업무관리시스템 운영규정
본문
이 규정은 중앙행정기관 등의 업무관리시스템의 운영에 필요한 사항을 정함으로써, 행정업무의 전 과정을 전자적으로 관리하고, 정책의 추진과정을 기록·관리하도록 하여 행정의 효율성, 책임성 및 투명성을 높이는 것을 목적으로 한다.
이 훈령은 중앙행정기관 및 그 소속기관(대통령 및 국무총리 직속기관을 포함한다. 이하 "행정기관"이라 한다)에 대하여 적용한다.
이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. "업무관리시스템"이란 행정기관이 업무처리의 전 과정을 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템을 말한다.
2. "행정정보시스템"이라 함은 행정기관이 행정정보를 생산·수집·가공·저장·검색·제공·송신·수신 및 활용하기 위한 하드웨어·소프트웨어·데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시스템을 말한다.
3. "단위과제"란 행정기관이 늘 수행하는 업무를 기능에 따라 분류하여 관리하기 위한 최하위 단위를 말한다.
4. "관리과제"란 행정기관이 성과목표 달성을 위하여 계획된 기간에 추진하고자 하는 업무를 말한다.
5. "과제관리카드"란 단위과제 및 관리과제를 효율적으로 관리하기 위하여, 과제담당자, 내용 및 추진실적 등을 기록·관리하는 카드를 말한다.
6. "문서관리카드"란 문서의 작성, 검토, 결재, 등록, 공개 등 문서처리의 전 과정을 기록·관리하는 카드를 말한다.
7. "보고경로"란은 문서관리카드에 의하여 보고하거나 협조를 받아야 하는 사람 또는 회의를 말한다.
①행정기관의 장은 업무처리의 전 과정을 효율적으로 관리하기 위하여 업무관리시스템을 구축·운영하여야 한다. 다만, 업무의 특수성, 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.
②행정자치부장관은 제1항에 따른 업무관리시스템의 구축·운영을 지원하기 위한 계획을 수립·시행할 수 있다.
③행정자치부장관은 제2항에 따라 지원계획을 수립하는 경우에는 관계 행정기관의 장에게 관련 자료 및 필요한 의견의 제출을 요청할 수 있다.
④행정기관의 장은 소관 업무를 처리함에 있어, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서면보고나 대면보고를 피하고 업무관리시스템을 사용하여 온라인으로 처리하도록 노력하여야 한다.
①행정자치부장관은 업무관리시스템의 효율적 관리 및 활성화를 위하여 업무관리시스템의 운영원칙, 사용 방법 등을 정한 기본 운영지침을 작성하여 행정기관의 장에게 알려야 한다.
②행정기관의 장은 제1항에 따른 운영지침 등을 참고하여 소관업무의 특성 및 업무환경을 반영하여 자체적으로 업무관리시스템 운영지침을 작성할 수 있다.
①공무원은 업무 수행과 관련된 정보를 적극적으로 수집·분석하여야 하며, 수집된 정보를 전자적으로 관리하여야 한다.
②공무원은 제1항에 따라 수집된 정보 중 의제화(의제화) 등 조치가 필요한 사항은 문서관리카드 또는 메모보고를 통하여 보고하여야 한다.
③행정기관의 장은 그 기관의 정보가 효율적으로 관리되고 공유될 수 있도록 정보관리 실태를 점검하고, 의제화 등 필요한 조치를 하여야 한다.
①행정기관의 문서는 업무관리시스템의 문서관리카드로 작성함을 원칙으로 한다. 다만 업무의 특수성, 그 밖에 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.
②문서관리카드에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다.
1. 제목
2. 관련 과제명
3. 정보 출처
4. 기안한 내용
5. 보고 경로
6. 의사결정 과정에서 제기된 의견, 수정된 내용 및 지시사항
7. 의사결정 내용
8. 공개 여부
③문서관리카드의 구성 및 운영에 관한 세부적인 사항은 행정자치부장관이 정한다.
①문서관리카드를 작성하여 보고하는 경우에는 다음 각 호의 구분에 따른 보고유형을 선택하여야 한다.
1. 지시 바랍니다 : 상급자의 의사결정이 필요하여 명확한 지시를 필요로 하는 경우
2. 업무보고입니다 : 구체적인 업무 진행과정, 지시사항 등을 보고하는 경우
3. 참고 바랍니다 : 업무와 관련된 참고자료를 보고하는 경우
②제12조에 따라 등록한 회의에 문서관리카드를 안건으로 상정하는 경우에는 그 회의를 문서관리카드의 보고경로에 지정하여야 한다.
①업무를 수행할 때 의사결정과정이 필요 없는 현안사항 등을 공지하거나 일정한 사안에 대하여 의견수렴이 필요한 경우에는 다수인에게 메모의 형태로 보고할 수 있다.
②메모보고에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다.
1. 제목
2. 관련 과제명
3. 정보 출처
4. 보고 내용
5. 수신자
③공무원은 메모보고를 함에 있어 업무 관련성, 사안별 중요성 등을 고려하여 수신자를 지정하여야 한다.
①행정기관의 장은 소관 업무를 기능, 목적 등 일정한 기준에 따라 분류하여 관리하여야 한다.
②행정기관의 장은 소관 업무처리의 전 과정이 과제관리카드에 기록·관리되도록 하여야 한다.
①행정기관의 장은 소관 과제를 효율적으로 관리하기 위하여, 그 기관의 과제관리자 및 각 부서별 과제관리자를 지정하여야 한다.
②제1항에 따라 지정된 행정기관의 과제관리자는 소관 기관의 과제 조사·분석, 변경관리 및 과제관리 실태점검 등 그 기관 전체의 과제관리와 관련된 업무를 수행한다.
③제1항에 지정된 부서별 과제관리자는 소관 부서의 과제 변경 신청, 과제관리카드의 생성·이관·종료 등 소관 부서의 과제관리와 관련된 업무를 수행한다.
①행정기관의 장은 소관 업무를 효율적으로 관리하기 위하여 단위과제 및 관리과제별로 과제관리카드를 작성하여야 한다.
②과제관리카드에는 표제부(과제명, 내용 및 취지, 과제이력, 과제담당자 및 내부관계자, 열람범위 등)·실적관리·계획관리·품질관리·홍보관리·고객관리, 그 밖에 필요한 사항이 포함되어야 한다. 다만, 행정기관의 장이 특별한 사유가 있다고 인정하는 경우에는 일부 사항을 제외할 수 있다.
③과제관리카드는 단위과제 및 관리과제별로 작성함을 원칙으로 한다.
④과제관리카드의 구성 및 운영에 관한 세부적인 사항은 행정자치부장관이 정한다.
①담당과제를 효율적으로 추진하기 위하여 업무관계자와 공유할 필요가 있거나 그 과제의 추진실적을 관리할 필요가 있는 업무활동을 일정으로 등록하여 공유하여야 한다.
②제1항에 따른 일정을 마친 때에는 업무 추진내용 및 실적 등을 일지 등으로 등록하여 관리하여야 한다.
①행정기관의 내부에서 의사결정을 하기 위하여 주기적으로 개최되는 회의의 경우에는 회의 참석자, 안건 및 회의 결과 등을 업무관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.
②행정기관의 장은 그 기관의 회의를 효율적으로 관리하기 위하여 회의별로 관리자를 지정하여야 한다.
③제2항에 따라 지정된 회의관리자는 회의 등록, 안건 채택, 안건 및 회의 결과 등록 등 회의 운영과 관련된 사항을 기록·관리하여야 한다.
행정기관의 장은 업무상 지시할 사항이 있는 경우에는 지시내용, 처리 시한, 이행부서 및 담당자 등을 지시사항카드에 등록하여 그 이행상황 및 추진실적을 관리하여야 한다.
①행정기관의 장은 효율적인 업무관리를 위하여 업무관리시스템을 다른 행정정보시스템과 연계·운영하여야 한다. 다만, 업무의 성격, 그 밖에 특별한 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.
②행정기관의 장은 다수의 행정기관이 공동으로 사용하는 행정정보시스템을 구축·운영하는 경우에는 업무관리시스템과 연계될 수 있도록 설계·운영하여야 한다.
③행정자치부장관은 업무관리시스템과 다른 행정정보시스템간의 연계가 효율적으로 이루어질 수 있도록 노력하여야 하며, 필요한 경우에는 연계 대상 행정정보시스템 주관기관의 공무원으로 구성된 협의회를 운영할 수 있다.
행정기관의 장은 업무관리시스템에 따라 관리되는 전자문서 및 데이터베이스의 위조·변조·훼손·누출·멸실 등을 방지하기 위하여 적절한 조치를 하여야 한다.
행정기관의 장은 과제관리카드 및 문서관리카드 등 업무관리시스템으로 관리한 업무 실적을 성과평가 및 인사 등에 효과적으로 활용하도록 노력하여야 한다.
①행정자치부장관은 업무관리시스템의 이용을 촉진하고 개선사항을 발굴하기 위하여 각 행정기관의 업무관리시스템 활용실태를 점검할 수 있다.
②행정자치부장관이 제1항에 따른 점검을 실시하는 경우에는 행정기관의 장은 자료의 제출 등 필요한 사항에 대하여 적극 협조하여야 한다.
행정기관의 장은 새로운 업무처리절차, 방식 및 관리기법 등에 관하여 소속 공무원에게 주기적으로 교육을 실시하여야 한다.
행정자치부장관은 업무관리시스템의 운영에 필요한 시책을 수립하고, 교육 등 각급 행정기관의 활동을 적극 지원하여야 한다.