선거ㆍ정당 기록물 수집ㆍ관리에 관한 규정

제1장 총 칙

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제24조(행정박물의 관리)와 「선거관리위원회 기록물관리 규칙」(이하 "규칙"이라 한다) 제46조(행정박물의 관리) 및 제66조(민간기록물의 위탁 관리)에 따른 선거ㆍ정당 기록물을 발굴ㆍ수집하여 보존하는데 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2022. 8. 25.>

① "구입(購入)"이란 각급선거관리위원회(소속기관을 포함하며 읍ㆍ면ㆍ동선거관리위원회를 제외한다. 이하 "각급위원회"라 한다)에서 개인 또는 기관, 단체로부터 자료를 사들이는 것을 말한다. "현지 구입"이란 국외에서 자료를 사들이는 경우를 말한다. <개정 2022. 8. 25.>

② "복제(複製)"란 각급위원회의 소장자료를 직접 촬영, 모사, 모조하는 것을 말하며, 각급위원회가 타 기관 또는 단체의 소장자료를 직접 촬영, 모조하는 경우도 포함한다. <개정 2022. 8. 25.>

③ "기증(寄贈)"이란 개인 또는 기관, 단체가 소유한 자료를 각급위원회에 양도(소유권, 저작권 등을 포함한다)하는 것을 말하며, 이를 양도 받는 것을 "수증(受贈)"이라 한다. <개정 2022. 8. 25.>

④ "위탁(委託)"이란 개인 또는 기관, 단체가 소유한 자료를 중앙선거관리위원회(이하 "중앙위원회"라 한다)에 일정 기간 위임하는 것을 말하며, 이를 위임받아 보관하고 활용하는 것을 "수탁(受託)"이라 한다. <개정 2022. 8. 25.>

⑤ "이관(移管)"이란 각급위원회가 관리하는 자료를 영구기록물관리기관에 이전하는 것을 말한다. <개정 2022. 8. 25.>

⑥ "출납(出納)"이란 자료의 반입, 반출 등에 관한 제반 사항을 말한다. 반출은 소장 자료가 행정박물서고에서 관내ㆍ외로 이동하는 경우를, 반입은 반출된 소장 자료가 회수되어 행정박물서고로 들어오는 경우를 말한다.

⑦ "대여(貸與)"란 영구기록물관리기관의 장이 각급위원회 및 타 기관에 자료를 빌려주는 것을 말한다. <개정 2022. 8. 25.>

⑧ "행정박물서고"란 "영구기록물관리기관에 행정박물자료가 소장되어 있는 특정 보관장소"를 말한다. <개정 2022. 8. 25.>

⑨ "사료관리시스템"이란 영구기록물관리기관에서 행정박물자료 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

① "선거ㆍ정당 기록물"이란「선거관리위원회법」제3조 각 호의 사무(읍ㆍ면ㆍ동선거관리위원회를 제외한다.)와 관련한 내ㆍ외부의 각종 자료 중에서 사료적 가치가 있는 자료를 말한다. <개정 2022. 8. 25.>

② 선거ㆍ정당 기록물은 다음과 같이 기록물류와 행정박물류로 구분한다. <개정 2022. 8. 25.>

1. 기록물류 : 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드 및 각종 저장장치에 전자적 형태로 변형된 문서 등

2. 행정박물류(이하 "박물류"라 한다) : 각급위원회의 사무기구, 관인, 현판, 명패, 기념품, 선거관리 용구ㆍ용품, 후보자ㆍ정당 선전홍보물, 투표용지ㆍ투표지, 현수막ㆍ깃발, 홍보용품(포스터, 리플릿 등을 포함한다), 단속장비, 주요직위자가 업무수행에 사용한 사무집기류, 용품류, 그 밖에 역사적 가치가 있는 물품류 등

3. 각급위원회가 수집해야 하는 선거ㆍ정당 기록물은 별표 1 및 별표 2와 같다.

영구기록물관리기관의 장은 외부 기관ㆍ단체 또는 개인 등이 소장하고 있는 선거ㆍ정당 기록물을 발굴ㆍ조사하여 구입ㆍ복제ㆍ기증ㆍ위탁 받는 등의 방법으로 이를 수집할 수 있다.

[제목변경 2022. 8. 25.]

제2장 수 집

제1절 구 입

① 각급위원회는 개인 또는 기관, 단체 등으로부터 공개 구입(공모 구입), 경매, 현지 구입 등으로 자료를 구입할 수 있다. <개정 2022. 8. 25.>

② 공개 구입(공모 구입)을 하고자 할 때는 일간지 또는 해당 위원회 누리집 등에 구입 대상 분야와 일정 등을 공고할 수 있다.

③ 삭제 <2022. 8. 25.>

① 영구기록물관리기관의 장은 구입 대상 자료를 심의하기 위해 자료선정위원회(이하 "선정위원회"라 한다), 자료평가위원회(이하 "평가위원회"라 한다), 자료구입심의위원회(이하 "심의위원회"라 한다)를 각각 설치하여 운영한다.

② 자료를 구입할 때는 자료의 적정 가격과 출처, 진위여부 등을 고증하기 위하여 선정위원회, 평가위원회, 심의위원회의 순으로 심의를 실시하여야 한다.

[전문개정 2022. 8. 25.]

① 선정위원회는 중앙위원회 소속 공무원 중에서 영구기록물관리기관의 장이 지명하는 3인 이상 5인 이하의 위원으로 구성하며, 위원장은 위원 중에서 호선한다. 다만, 필요한 경우 중앙위원회 소속 공무원을 대신하여 관련 분야 외부 전문가를 위원으로 위촉할 수 있다.

② 선정위원회 위원의 임기는 해당 연도 자료의 구입이 완료되는 때까지로 한다.

③ 선정위원회는 재적 위원의 과반수 출석으로 개회하며, 제10조에 따라 자료를 매도하려는 사람(이하 "매도 신청자"라 한다)이 제출한 매도 대상 자료 중에서 구입 대상 자료를 선정한다.

④ 선정위원회는 심사 결과를 별지 제1호 서식의 자료선정평가서에 작성하여 영구기록물관리기관의 장에게 제출하여야 한다.

[전문개정 2022. 8. 25.]

① 평가위원회는 역사학ㆍ민속학ㆍ박물관학ㆍ정치학 등에 전문적인 지식과 경험이 풍부한 외부전문가 중에서 영구기록물관리기관의 장이 위촉하는 3인 이상 5인 이하의 위원으로 구성하며, 위원장은 위원 중에서 호선한다.

② 평가위원회 위원의 임기는 제7조제2항을 준용한다. 이 경우 "선정위원회 위원"은 "평가위원회 위원"으로 본다.

③ 평가위원회는 재적 위원의 과반수 출석으로 개회하며, 제7조제4항에 따른 구입대상 자료의 진위 여부, 평가액, 등급을 심의하되, 매도 신청자의 요구액을 초과하여 평가액을 산정할 수 없다. 등급은 상ㆍ중ㆍ하로 표시하며, 등급 평가에서 출석위원 과반수가 ‘하’ 등급으로 평가한 경우 해당 자료는 심의 대상에서 제외한다.

④ 평가위원회는 평가 후 별지 제2호 서식의 자료구입평가서를 작성하여 영구기록물관리기관의 장에게 제출하여야 한다.

[전문개정 2022. 8. 25.]

① 심의위원회는 각급위원회 소속 4급 이상 공무원 중에서 영구기록물관리기관의 장이 지명하는 위원장을 포함한 3인 이상 5인 이하의 위원으로 구성하고, 위원장은 영구기록물관리기관의 장이 된다. <개정 2022. 8. 25.>

② 심의위원회 위원의 임기는 제7조제2항을 준용한다. 이 경우 "선정위원회 위원"은 "심의위원회 위원"으로 본다. <개정 2022. 8. 25.>

③ 심의위원회에서는 평가위원회를 거친 매도 신청 자료의 가격과 구입 여부에 관한 사항을 심의하며, 재적 위원 과반수의 출석으로 개회하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 단, 사안의 시급 또는 기타 사유 등 위원장이 승인하는 경우 심의위원회의 심의ㆍ의결을 서면으로 대체할 수 있다.

④ 심의위원회의 심의 결과는 자료구입심의서([별지 제3호 서식])에 작성하여, 위원의 서명 또는 날인을 받아 보관하여야 한다.

⑤ 심의위원회에는 간사와 서기 각 1인을 두고, 간사는 영구기록물관리기관의 5급 이상 공무원으로, 서기는 영구기록물관리기관의 6급 이하 공무원으로 한다. <개정 2022. 8. 25.>

⑥ 간사는 위원장의 명을 받아 심의위원회에 상정할 의안의 정리, 회의록의 작성 등 심의위원회의 사무를 처리하고, 서기는 의안 배부, 심의위원회 관계문서의 편철, 그 밖에 필요한 사무를 처리한다.

⑦ 그 밖에 심의위원회의 운영에 관한 세부사항은 위원장이 정한다. <개정 2022. 8. 25.>

[제목변경 2022. 8. 25.]

① 매도 신청자는 해당 자료와 함께 다음 각 호의 서류를 제출하여야 한다. <개정 2022. 8. 25.>

1. 자료 매도 신청서([별지 제4호 서식]) 1부

2. 매도 대상 자료 명세서([별지 제5호 서식]) 1부

3. 문화재 매매업자의 경우 문화재 매매업 허가증 또는 사업자등록증 사본 1부

4. 개인의 경우 주민등록증 등 신분을 증명할 수 있는 서류 사본 1부

5. 그 밖에 필요에 따라 영구기록물관리기관이 지정하는 서류 각 1부

② 매도 목적으로 영구기록물관리기관에 매도 신청 실물 자료를 임시 보관할 경우 별지 제6호 서식의 자료 임시 보관증 2부를 작성하여, 1부는 자료 구입 담당부서에서 보관하고, 1부는 매도 신청자가 보관하도록 한다. <개정 2022. 8. 25.>

③ 매도 목적으로 자료를 지정장소에 임시 보관하거나 자료가 구입 대상에서 제외되어 반환될 경우 이에 따른 일체의 비용은 매도 신청자가 부담한다.

각급위원회는 다음 각 호에 해당하는 사유가 있을 경우 자료의 매도 신청을 제한할 수 있다. <개정 2022. 8. 25.>

1. 소장 경위나 출처, 소유권(저작권 포함) 등이 분명하지 않을 때

2. 도난ㆍ도굴 등 불법적인 행위와 관련 있는 자료로 의심될 때

3. 매도 신청자가 문화재 등의 도굴, 불법 거래 또는 외국 반출 등으로 전과 사실이 있는 경우

4. 선거관리위원회에 필요하지 않은 자료이거나 역사적으로 수집ㆍ보존 가치가 없는 자료라고 판단될 때

매도 신청자는 제6조제1항의 위원회의 위원이 될 수 없다. <개정 2022. 8. 25.>

① 각급위원회는 심의위원회의 심의결과에 따라 지체 없이 구입 자료를 결정하고 결정일로부터 15일까지 모든 매도 신청자에게 결과를 통보하여야 한다.

② 각급위원회는 제1항에 따라 구입하지 아니하는 자료는 별지 제7호 서식의 자료반환증을 작성하여 매도 신청자에게 지체 없이 반환하여야 한다.

[전문개정 2022. 8. 25.]

구입 절차가 완료된 이후라도 그 자료가 도난, 도굴 등의 불법행위와 관련된 것으로 판명 될 경우 매도자로부터 매도대금을 전액 환수하며, 자료는 관계법규에 따라 처리토록 한다.

자료를 경매 또는 현지 구입할 경우 및 금액ㆍ수량ㆍ희소성 등에 따라 영구기록물관리기관의 장이 허가한 경우는 제6조부터 제9조까지의 규정을 적용받지 않을 수 있다.

① 각 위원회 회의에 출석한 위원에게 예산의 범위 내에서 수당ㆍ여비 및 그 밖에 필요한 경비 등 실비를 지급할 수 있다.

② 자료의 구입과 관련하여 이 규정에서 정하지 않은 사항은 영구기록물관리기관의 장이 정할 수 있다. <개정 2022. 8. 25.>

[제목변경 2022. 8. 25.]

제2절 기 증

① 각급위원회는 업무활용ㆍ전시ㆍ연구ㆍ교육ㆍ출판 등에 필요한 자료를 기증받을 수 있다. <개정 2022. 8. 25.>

② 자료를 기증하려는 개인 또는 기관, 단체(이하 '기증자’라 한다)는 자료 기증원([별지 제8호 서식])을 작성하여 영구기록물관리기관의 장에게 제출하여야 한다.

③ 기증은 조건 없이 무상으로 함을 원칙으로 한다.

제11조의 어느 하나에 해당하는 사유가 있을 경우 수증하지 않는다.

자료를 수증할 경우 자료 기증 증서(([별지 제9호 서식])를 기증자에게 발급하여야 한다.

각급위원회는 선거ㆍ정당 기록물을 기증한 사람에게 예산의 범위 내에서 기념품ㆍ감사패 수여, 사례비를 지급할 수 있으며, 이와 별도로 기증자료 복제ㆍ자료집발간ㆍ전시 개최 등 기증자 예우를 할 수 있다. <개정 2022. 8. 25.>

수증 대상에서 제외된 자료는 제13조를 준용하여 처리한다.

제3절 위 탁

규칙 제66조 제1항에 따라 자료를 위탁하려는 개인 또는 기관, 단체(이하 '위탁자’라고 한다)는 자료 위탁 신청서([별지 제10호 서식])를 작성하여 영구기록물관리기관의 장에게 제출하여야 한다.

① 자료를 수탁한 경우에는 사료관리시스템에 관련 사항을 기재해 등록하고, 위탁자에게 자료 수탁 증서([별지 제11호 서식])를 발급하여야 한다.

② 수탁 증서가 분실되었거나 훼손된 경우 위탁자는 영구기록물관리기관의 장에게 재발급 사유를 기재한 문서를 신청하여 재발급 받아야 한다.

① 수탁 기간은 최초 2년 이내로 하며, 상호 협의하여 연장할 수 있다.

② 수탁 기간은 수탁 자료 반환 신청이 없는 경우 2년씩 자동 연장하는 것으로 한다.

③ 수탁 자료의 관리는 무상으로 하는 것을 원칙으로 한다.

① 수탁 자료의 소유권이 양도되어 위탁자가 바뀐 경우 구 소유자(유고 시 법정 상속인)가 소유권 변경일로부터 60일 안에 양도 사실을 영구기록물관리기관의 장에게 통보하고 수탁 증서를 갱신하여야 한다.

② 위탁자가 사망하여 수탁 자료가 상속된 경우 상속 확인 공증을 거쳐 위탁자를 변경할 수 있다.

① 위탁자가 위탁한 자료를 반환 받고자 할 때는 위탁 자료 반환 요청서([별지 제12호 서식])를 작성하여 영구기록물관리기관의 장에게 반환 신청을 하여야 한다.

② 제1항의 신청에 따라 수탁 자료를 반환할 경우 영구기록물관리기관의 장은 자료 수탁 증서를 회수하고, 위탁자는 위탁 자료 인수증([별지 제13호 서식])을 받아 보관하여야 한다.

수탁 자료의 복제를 요청하는 개인 또는 기관, 단체는 미리 위탁자에게 복제 동의서([별지 제14호 서식])를 받아 영구기록물관리기관의 장에게 제출하여야 한다.

제4절 이 관

① 각급위원회는 공직선거ㆍ위탁선거 및 주민투표 등 각종 선거를 관리할 경우 영구기록물관리기관의 장이 지정한 선거ㆍ정당 기록물을 수집해 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

② 각급위원회는 선거ㆍ정당 기록물의 이관사유 발생 시 규칙 제46조 제4항에 따라 규정된 기간 내에 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 공직선거 및 주민투표 등 각종 선거 실시에 따라 생산ㆍ접수 또는 취득되는 선거 관련 행정박물의 유형별 이관 시기는 별표 3과 같다.

③ 각급위원회에서 업무활용ㆍ전시ㆍ연구ㆍ교육ㆍ출판 등의 목적으로 구입ㆍ수증한 자료는 해당 목적을 달성 또는 해당 목적이 소멸한 경우 즉시 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 단, 규칙 제46조 제5항에 따라 필요한 경우 이관시기를 연장할 수 있다.

④ 영구기록물관리기관의 장은 필요한 경우 선거ㆍ정당 및 각급위원회와 관련한 각종 행사, 사건ㆍ사고 등에 관한 선거ㆍ정당 기록물의 조사ㆍ발굴을 각급위원회에 요청할 수 있고, 해당위원회가 수집한 자료를 이관 받아 관리할 수 있다.

제3장 자료의 보존

제1절 자료 보존 관리 일반

① 영구기록물관리기관의 장은 이 규정에 따라 각급위원회에 수집된 자료를 사료관리시스템에 등록하여야 한다. <개정 2022. 8. 25.>

② 규칙 제46조 제2항에 따라 각급위원회에서 선거ㆍ정당 기록물을 생산ㆍ접수 또는 취득한 경우 기록물류인 경우([별지 제15호 서식]), 박물류인 경우에는([별지 제16호 서식])서식의 자료수집ㆍ관리대장에 관리번호를 부여하여 등록하여야 한다.

③ 관리번호는 종류별로 자료수집ㆍ관리대장에 등재한 순서에 따라 누년일련번호를 부여하고 등록정보를 생산ㆍ관리하여야 한다.

④ 등록된 자료는 연 1회 이상 일정량의 자료에 대해 실사를 하고, 그 결과를 영구기록물관리기관의 장에게 서면으로 보고하여야 한다.

① 영구기록물관리기관의 장은 수집 및 보존ㆍ관리하고 있는 선거ㆍ정당 기록물을 제3조 제2항에 따른 종류별로 구분하여 다음과 같이 관리한다.

1. 기록물류는 별표 1의 기록물 자료목록표 중 자료유형별로 구분하여 생산순서대로 보관한다. 다만, 선거ㆍ정당 기록물은 선거별ㆍ정당별로 구분하여 생산순서대로 보관한다.

2. 박물류는 별표 2의 행정박물 목록표의 종류별로 보관하되, 같은 종류의 물품은 생산순서대로 보관한다.

② 수집한 자료 중 보관대상으로 선정되지 아니한 자료 또는 영구기록물관리기관의 장이 더 이상 보관할 가치가 없다고 인정하는 자료는 자료제출자에게 반환하도록 한다. 다만, 반환할 수 없거나 반환할 가치가 없는 등 특별한 사정이 있는 경우 이를 폐기할 수 있다.

③ 각급위원회는 자료의 분실, 도난, 훼손 등이 발생했을 경우 지체 없이 영구기록물관리기관의 장에게 보고하여야 한다. <개정 2022. 8. 25.>

제2절 자료의 출납ㆍ열람ㆍ행정박물서고 및 자료 보존

① 자료를 반출할 때는 영구기록물관리기관의 장의 승인을 받고 출납한다. <개정 2022. 8. 25.>

② 자료를 반출할 때 반출 담당자는 반출 당시의 자료 상태를 기록하여야 하며, 반입할 때는 반출 기록에 따라 자료 상태를 점검하여야 한다.

③ 영구기록물관리기관의 장은 사료관리시스템에 자료 출납 상황을 기록ㆍ관리하여야 한다. <개정 2022. 8. 25.>

① 자료를 열람 또는 촬영ㆍ복제하고자 하는 각급위원회 및 개인, 기관, 단체(이하 '열람자’라고 한다)는 사전에 별지 제17호 서식의 자료 열람ㆍ복제 신청서 등을 영구기록물관의 장에게 제출해야 한다. <개정 2022. 8. 25.>

② 영구기록물관리기관의 장은 소장품 훼손 또는 지시 사항을 위반한 사실이 있는 열람자, 열람ㆍ복제 등 목적이 공공의 이익에 위배될 우려가 있을 경우 열람 등을 제한할 수 있다. <개정 2022. 8. 25.>

③ 열람자가 열람ㆍ복제 등 도중 자료를 손상하였을 때는 영구기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 그에 상당하는 금액 변상을 요구할 수 있다. <개정 2022. 8. 25.>

① 행정박물서고를 출입하고자 할 때는 영구기록물관리기관의 장의 사전 승인을 받아야 한다, 다만, 화재ㆍ재난 등 비상시에는 사후에 보고할 수 있다. <개정 2022. 8. 25.>

② 행정박물서고를 출입할 경우 출입대장([별지 제18호 서식])에 출입사유ㆍ출입자 성명ㆍ일시 및 기타 관리에 필요한 사항 등을 기재하여야 한다.

① 해충, 미생물 등으로부터 자료의 피해를 방지하기 위해 연 1회 이상 행정박물서고와 전시실에 대한 방충, 방균 등 생물 방제 조치를 취하여야 한다.

② 자료를 보존 처리할 때는 영구기록물관리기관의 장의 승인을 얻어야 한다. <개정 2022. 8. 25.>