선거관리위원회 기록물관리 규칙 시행규정

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 및 「선거관리위원회 기록물관리 규칙」(이하 "규칙"이라 한다)에서 위임된 사항과 그 시행에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 정한 각종 서식은 특별한 사유가 없는 한 전자기록생산시스템, 기록관리시스템, 영구기록관리시스템으로 관리하여야 한다.

규칙 제12조제1항 및 제13조제2항에 따라 전자기록생산시스템에 기록물을 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각 호의 어느 하나에 따른다.

1. 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물에 대하여는 결재 또는 보고가 끝난 후 생산등록번호를 부여한다.

2. 규칙 제13조제1항제2호에 따라 등록하여 관리하여야 하는 반려된 문서 또는 재작성 전의 원본문서의 경우에는 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후에 생산등록번호를 부여한다. 다만, 전자기록생산시스템이 반려 또는 재작성전 문서를 원본의 첨부형태로 관리하는 경우에는 별도의 등록번호를 부여하지 않을 수 있다.

3. 사진ㆍ필름류의 시청각기록물에 대하여는 촬영물 중 보존대상 기록물로 적합한 작품을 선정한 후 생산등록번호를 부여한다.

4. 영화ㆍ비디오ㆍ오디오류의 시청각기록물에 대하여는 촬영ㆍ녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여한다. 다만, 편집장비를 보유하지 않은 위원회의 경우에는 편집되지 않은 상태의 기록물을 그대로 등록할 수 있다.

5. 접수기록물에 대하여는 접수와 동시에 접수등록번호를 부여한다.

6. 기록관이 직접 수집한 기록물의 경우에는 획득된 시점에 기록관리시스템에 따라 등록번호를 부여한다. <개정 2015. 6. 9.>

① 규칙 제12조제1항에 따른 기록물의 생산기관에서 부여하는 생산등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다.

1. 기안문ㆍ시행문 등 생산등록번호란 또는 문서번호란이 설치되어 있는 기록물은 생산등록번호란 또는 문서번호란에 생산등록번호를 표기한다.

2. 생산등록번호란 또는 문서번호란이 설치되어 있지 않은 문서ㆍ카드류ㆍ도면류 등의 기록물은 그 기록물의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 표시를 하여 생산등록번호를 표기한다.

3. 사진 또는 필름류의 기록물은 사진 뒷면이나, 그 사진ㆍ필름 등을 넣은 봉투 또는 그 사진ㆍ필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다. 다만, 동일한 내용의 사진과 필름 등에 대하여는 동일한 생산등록번호를 표기한다.

4. 테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류의 기록물에 대하여는 그 기록물과 그 보존용기에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다.

5. 그 밖에 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물에 대하여는 그 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다.

② 규칙 제12조제1항에 따라 기록물의 접수기관에서 부여하는 접수등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다.

1. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물은 접수번호란에 접수등록번호를 표기한다.

2. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물 외의 접수기록물에 대하여는 제1항 각 호와 동일한 방법으로 우측 상단의 여백에 별표 1의 표시방법에 따라 접수등록번호를 표기한다.

③ 제1항과 제2항에 따라 생산등록번호 또는 접수등록번호를 그 기록물에 표기하는 경우에는 규칙 제12조제3항에 따른 처리과 기관코드에 갈음하여 처리과명을 표기한다.

④ 제1항 및 제2항에도 불구하고 기록물 등록번호를 그 기록물에 표기할 수 없는 전자기록물의 경우에는 등록번호를 표기하는 대신 그 등록번호를 등록정보로 관리할 수 있다.

규칙 제12조제1항에 따라 관리하는 등록정보를 수정하고자 할 때에는 기록물관리책임자의 확인하에 조치할 수 있으며 수정일자, 수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리하여야 한다.

규칙 제14조 및 규칙 제15조제1항에 따른 기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 실시하여야 한다.

① 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물철을 신규로 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로부터 별표 2의 기록물철 표지를 전산으로 출력하여 그 기록물철의 표지로 사용하여야 한다.

② 규칙 제15조제2항에 따라 관리하는 기록물철의 등록정보를 수정하고자 하는 경우에는 기록물관리책임자의 확인하에 조치할 수 있으며 수정일자, 수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리하여야 한다.

① 처리과에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 별표 3의 규격에 따른 진행문서파일에 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.

② 제1항에 따른 편철시 기록물철의 맨 위에는 별표 2의 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.

③ 일반문서류의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하되, 편철하여야 할 기록물의 양이 지나치게 많은 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하고, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호 안에 권 호수만 다르게 표시하여야 한다.

④ 제3항에 불구하고 소청ㆍ소송 및 회계관련 서류 등 비전자기록물 1건의 양이 많아 분철시 이용(활용)에 상당한 지장을 초래하거나 내용파악이 어려울 것으로 판단되는 경우에는 분철하지 않을 수 있다. <개정 2015. 6. 9.>

⑤ 처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 별표 4의 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정시킨 후 별표 5의 규격에 따른 보존상자에 단위업무별로 넣어 관리한다.

⑥ 제5항에 따른 보존상자의 측면에는 별표 6의 보존상자 표지를 붙여야 한다.

① 카드류는 처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않은 상태로 카드보관함에 넣어 관리한다.

② 처리과에서 비치활용이 끝난 카드류는 별표 7의 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리한다.

③ 제2항에 따라 카드류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우에는 각 보존봉투의 맨 위에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 카드를 배열하여야 하며, 보존봉투당 카드의 편철량은 30건 이내로 함을 원칙으로 한다.

① 도면류는 기록물철 단위로 별표 8의 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리한다.

② 제1항에 따라 도면류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열하여야 하며, 보존봉투당 도면의 편철량은 30매 이내로 함을 원칙으로 한다.

③ 편철된 도면류의 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀서 관리한다.

① 사진ㆍ필름류는 기록물철 단위로 그 사진ㆍ필름의 규격에 적합한 별표 9의 사진ㆍ필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.

② 제1항에 따라 사진ㆍ필름류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제1호서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열하여야 한다.

① 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물은 기록물철의 표지, 보존상자 또는 보존봉투와 색인목록에 그 기록물철의 분류번호를 표시하여야 한다.

② 테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류의 기록물에 대하여는 본체와 보존상자에 적합한 규격으로 별표 10에 따른 분류번호 표시를 하여 그 기록물철의 분류번호를 표시하여야 한다.

③ 전자기록물로 구성되어 있는 기록물철의 분류번호는 해당 전자기록물철의 등록정보로 관리한다.

① 규칙 제16조에 따른 기록물의 정리는 다음 각호의 사항을 포함하여 실시한다.

1. 전자기록생산시스템에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락기록물을 추가로 등록한다.

2. 등록정보와 실제 기록물 상태가 일치되는지 여부를 확인하여 미비사항을 보완한다.

3. 공개여부, 비밀여부를 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우에는 등록정보를 수정한다. <개정 2015. 6. 9.>

4. 생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락된 기록물의 생산등록번호 또는 접수등록번호를 표기한다.

5. 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 경우 등록정보상의 쪽수와 실제기록물의 쪽수가 일치되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확정ㆍ표기한다.

6. 기록물철을 생산연도별ㆍ보존기간별로 구분하여 보존상자에 담는다. 이 경우 생산연도는 그 기록물철의 종료연도를 기준으로 한다.

7. 비치활용이 종료된 카드류를 보존봉투에 담아 이관할 수 있도록 편철ㆍ정리한다.

8. 그 밖에 영구기록물관리기관의 장이 정하는 기록물의 정리에 관한 사항을 행한다.

② 영구기록물관리기관의 장은 필요하다고 인정되는 경우 각급선거관리위원회(소속기관을 포함하며, 읍ㆍ면ㆍ동선거관리위원회를 제외한다. 이하 "각급위원회"라 한다)별 또는 처리과별로 기록물 정리일정을 달리하여 실시할 수 있다.

① 처리과는 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과별로 기록물관리책임자를 지정하여야 한다. <개정 2015. 6. 9.>

② 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ관리에 관한 사항

2. 삭제 <2010. 11. 25.>

3. 삭제 <2010. 11. 25.>

4. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항

5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항

6. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항

삭제 <2010. 11. 25.>

① 규칙 제19조에 따른 기록물의 공개여부 구분표시는 "공개, 부분공개, 비공개" 중 하나를 선택하여 표시하여야 한다.

② 제1항 중 부분공개 또는 비공개의 경우에는 해당 정보를 "부분공개( )" 또는 "비공개( )"로 표시하고, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항 각 호의 번호 중 해당 번호를 괄호 안에 표시하여 함께 관리하여야 한다.

규칙 제24조제2항, 규칙 제32조제1항 단서에 따라 기록물의 이관시기를 연장하고자 하는 경우에는 영구기록물관리기관의 장에게 별지 제2호서식의 기록물이관시기 연장신청서를 제출하여야 한다.

규칙 제24조제4항 및 제32조제3항에 따른 기록물의 이관목록은 별지 제3호서식에 의한다.

규칙 제25조 및 규칙 제33조에 따른 기록물 생산현황은 기록물의 정리가 완료되어 그 결과가 전자기록생산시스템의 등록정보에 반영된 후 작성하여야 한다.

영구기록물관리기관의 장은 규칙 제35조제1항에 따라 수립한 기록물 수집계획에 따라 각급위원회에 그 기록물 수집일정 및 대상을 통보하여야 한다. <개정 2010. 11. 25., 2015. 6. 9.>

기록물관리기관의 장은 규칙 제28조 및 규칙 제36조에 따른 전자기록물의 저장ㆍ이관ㆍ백업ㆍ복원ㆍ보존 등을 위한 기록매체 및 장치는 다음 각 호의 일반 기준을 충족하여야 한다. <개정 2021. 7. 8.>

1. 전자기록물을 정확하고 신뢰성 있게 수록 및 재생할 수 있어야 한다.

2. 전자기록물을 현재의 저장환경으로부터 새로운 저장환경으로 손상 없이 옮길 수 있어야 한다.

3. 동일한 매체로 복제본 제작이 가능하여야 한다.

4. 수록된 전자기록물을 임의 수정ㆍ삭제ㆍ위조ㆍ변조 등으로부터 보호할 수 있어야 한다.

규칙 제31조 및 규칙 제39조에 따른 보존매체의 종류와 규격은 별표 11과 같다.

① 기록물관리기관이 규칙 제31조 및 규칙 제39조에 따라 기록물을 전자매체에 수록하여 보존하고자 하는 경우에는 한 번 입력후 삭제ㆍ수정 또는 재수록이 불가능한 형태의 보존매체를 사용함을 원칙으로 한다. <개정 2015. 6. 9., 2021. 7. 8.>

② 기록물관리기관이 기록물을 전자매체에 수록하는 경우에는 그 보존매체 및 입력자료의 이상 유무를 검사한 후에 수록하여야 한다. <개정 2015. 6. 9., 2021. 7. 8.>

③ 제2항에 따라 기록물을 전자매체로 옮겨 수록하는 때에는 별지 제4호서식의 전자매체 수록계획서를 작성하고 이에 따라 수록하여야 한다. 이 경우 전자매체는 공개구분 종류별로 구분하여 수록한다. <개정 2015. 6. 9., 2021. 7. 8.>

④ 기록물관리기관에서 생산한 전자기록물이 수록된 전자매체와 그 보존용기에는 별표 12의 전자매체ㆍ마이크로필름 표지를 부착하여야 한다. <개정 2015. 6. 9.>

[제목개정 2015. 6. 9.]

① 기록물관리기관이 규칙 제31조 및 규칙 제39조에 따라 기록물을 마이크로필름에 수록하여 보존하고자 하는 때에는 별지 제5호서식의 마이크로필름 촬영계획서를 전산으로 작성하고, 이에 따라 촬영하여야 한다.

② 기록물관리기관이 마이크로필름으로 촬영하는 때에는 촬영 시작부분에 별표 13의 시작표지와 별지 제5호서식의 마이크로필름 촬영계획서를 삽입하고, 그 마이크로필름 촬영계획서상의 순서대로 기록물을 수록한 후 그 마이크로필름의 촬영이 끝나는 부분에 별표 13의 촬영끝 표지를 넣어야 하며 마이크로필름의 컷(cut)번호는 시작표지부터 부여한다.

③ 기록물관리기관은 촬영이 끝난 마이크로필름의 촬영상태를 검사하여야 하며, 촬영상태가 불량한 부분이 발견된 때에는 제1항 및 제2항에 따라 재촬영하여야 한다.

④ 기록물관리기관에서 생산한 마이크로필름과 그 보존용기에는 별표 12의 전자매체ㆍ마이크로필름 표지를 부착하여야 한다.

⑤ 기록물이 수록된 마이크로필름의 원본은 시청각기록물 전용서고에 보존하고 열람 등에 사용하는 마이크로필름은 복제본을 제작하여 사용함을 원칙으로 한다.

기록물관리기관의 장은 기록물을 관리하는 서고에는 서고번호와 서가번호를 표시하고 이를 등록하여 기록물의 보존위치를 식별할 수 있게 하여야 한다.

기록물관리기관의 장은 서고별로 관리책임자를 지정하고, 그 관리책임자에 의하여 서고의 출입과 기록물의 입ㆍ출고가 통제되도록 하여야 한다.

① 보존기간이 30년 이상인 기록물은 미생물과 해충에 의하여 손상이 발생되지 않도록 서고에 입고하기 전에 소독을 실시하여야 한다.

② 보존기간이 30년 이상인 종이류 기록물 중 산성화 정도가 수소이온농도(pH) 6.5 이하인 기록물은 탈산(脫酸)처리를 하여야 한다. <개정 2015. 6. 9.>

③ 시청각기록물 및 행정박물은 안전한 보존 및 활용을 위하여 매체변환, 매체수록, 복제본 제작 등 필요한 조치를 취하여야 한다.

④ 기록물관리기관의 장은 제1항 내지 제3항에 따라 보존처리를 행하는 경우 별지 제6호서식의 기록물보존처리서를 작성하여야 한다.

① 규칙 제30조제3항 및 제38조제3항에 따른 보존기록물에 대한 점검 및 검사주기는 별표 14와 같다. <개정 2021. 7. 8.>

② 기록물관리기관의 장은 제1항에 따라 기록물을 정기적으로 점검ㆍ검사하고 별지 제7호서식의 기록물점검ㆍ검사서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 점검하여야 한다. <개정 2021. 7. 8.>

③ 기록물관리기관의 장은 제2항에 따른 기록물검사 결과에 따라 복원 및 탈산처리 등 기록물 보존을 위해 필요한 사후조치를 실시하여야 한다. <신설 2021. 7. 8.>

① 보존기간이 30년 이상인 기록물은 서고 외의 장소로의 반출을 금함을 원칙으로 한다.

② 제1항에도 불구하고 보존기간이 30년 이상인 기록물을 업무에 사용하기 위해 서고 외의 장소로 반출하고자 하는 때에는 반출ㆍ반입에 관한 이력을 남겨야 한다. 이 경우 기록물관리기관 외로 반출하려는 경우에는 기록물관리기관의 장의 승인을 받은 별지 제8호서식의 기록물반출ㆍ반입서를 그 서고관리책임자에게 제출하여야 한다. <개정 2021. 7. 8.>

보존기간이 30년 이상이고, 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 열람은 그 기록물이 수록된 보존매체를 사용하여야 하며, 부득이한 사유로 원본을 열람에 제공하는 때에는 기록물의 열람업무를 담당하는 자가 계속하여 입회하여야 한다.

① 규칙 제41조에 따라 영구기록물관리기관이 기록물 복원작업을 실시하는 때에는 별지 제9호서식에 따른 기록물복원처리서를 작성하여야 하며 복원작업과정을 기록으로 남겨 관리하여야 한다. 이 경우 기록물의 복원 전 형상을 보존매체에 수록하여 보존하여야 한다.

② 기록물을 전시하는 경우에는 복제본을 사용하는 것을 원칙으로 한다.

기록물관리기관의 장이 규칙 제34조 및 규칙 제42조에 따라 기록물을 평가 및 폐기하고자 하는 때에는 별지 제10호서식에 따른 기록물평가심의서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 폐기하여야 한다.

① 법 제22조제1항에 따른 간행물의 발간등록번호부여의 신청서식은 별지 제11호서식에 의한다.

② 영구기록물관리기관의 장은 각급위원회가 발간한 간행물 중 등록되지 않은 간행물이 발견되는 경우에는 이를 직접 등록하여 보존할 수 있다.

규칙 제58조에 따른 비밀기록 생산ㆍ해제 및 재분류 현황 통보서식은 별지 제12호서식에 의한다.

삭제 <2015. 6. 9.>

법 제35조제4항 후단에 따라 공고하여야 하는 비공개로 재분류된 기록물의 비공개 유형별 현황은 별지 제13호의2서식에 따른다.

[본조신설 2010. 11. 25.]

규칙 제60조제5항에 따른 열람신청서 및 재심의 요청서는 별지 제14호서식에 의한다.

법 제26조제2항에 따른 조사를 하는 공무원의 신분증표는 별지 제15호서식에 의한다.

① 규칙 제66조제1항에 따라 민간기록물을 위탁하고자 하는 경우에는 별지 제16호서식에 따른 위탁보존신청서를 제출하여야 하며, 영구기록물관리기관의 장은 별지 제17호서식에 따른 위탁기록물 확인서를 위탁자에게 발급한다.

② 규칙 제66조제3항에 따라 위탁기록물을 회수하고자 하는 경우에는 별지 제18호서식에 따른 위탁기록물회수요청서를 제출하여야 한다.