정보자료실 운영규정

이 규정은 식품의약품안전처 정보자료실의 효율적인 운영과 그 이용에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "정보자료실"이라 함은 정보자료를 수집·분류·편목·보존하여 이용자에게 제공함으로써 정보의 이용, 조사 및 연구에 편익을 기위한 시설을 말한다.

2. "정보자료"라 함은 국내·외 단행본, 식품·의약품등 관계학술지, 소책자, 정기간행물, 연구논문집 및 학회지, 사전류, 핸드북류, 지도, 연감, 편입도서, 통계자료 및 기타 보건분야에 이용가치가 있고 연구업무를 지원할 수 있는 책자, 비도서자료 및 프로그램 등 각종 자료를 말한다.

3. "분류"라 함은 체계적으로 편성된 분류표에 의하여 자료의 내용, 주제 또는 형식에 일치하거나 유사한 번호를 찾아서 그 자료에는 행위를 말한다.

4. "편목"이라 함은 목록을 작성하는 과정으로서 광으로는 분류를 비롯하여 목록 작성에 관련된 모든 절차를 말하고, 협의로는 단순히 목록작성만을 말한다.

5. "열람"이라 함은 정보자료실 내에서 자료를 이용하는 것을 말한다.

6. "대출"이라 함은 이용자에게 자료를 대여하고, 필요한 기록을 유지하는 것을 말한다.

7. "편입자료"라 함은 연속간행물로서 일정기간의 자료를 합책하고, 제본하여 정보자료실 장서로 수입된 자료를 말한다.

사서는 다음 각호의 임무를 수행한다.

1. 분류 및 배열에 관한 사항

가. 단행본 중 양서는 듀이십진분류법(DDC)을, 동서는 한국십진 분류법(KDC)을 기준으로 한다.

나. 간행물은 알파벳 또는 가나다 순으로 배열하고, 논문집이나 보고서는 주제별로 배열한다.

2. 전산화에 관한 사항

정보자료의 신속·정확한 이용과 업무의 효율화를 위해서 분류 사항을 전산으로 입력한다.

3. 정보센타로서의 정보자료실 기능에 관한 사항

이용자들이 필요로 하는 각종 정보자료를 최대한 수집·제공 한다.

정보자료실의 원활한 운영과 효율적인 정보자료 관리를 위해서 다음 각호의 사항을 금지한다.

1. 정보자료의 일부를 절취하는 행위

2. 대출 금지된 정보자료에 대하여 대출을 강요하는 행위

3. 서고를 무단 출입하는 행위

4. 정보자료실에서의 잡담, 낮잠 및 기타 열람을 방해하는 행위

5. 정보자료를 무단 방출하는 행위

6. 기타 정보자료실 운영상 질서를 문란케 하는 행위

①식품의약품안전처 직원은 정보자료를 자유롭게 열람·대출할 수 있다. 다만, 다른 기관의 연구원이나 일반인은 운영지원과장의 승인을 받아 이용할 수 있다.

②열람시간은 공무원 근무시간을 원칙으로 한다. 다만, 운영지원과장이 이를 변경하여 운영할 수 있다.

③정보자료는 별지 1호서식에 의한 대출부에 기재한 후 대출하여야 한다.

④대출이 불가능한 자료는 해당부분의 복사본 혹은 프린터 출력 등으로 이용할 수 있다.

①자료대출은 1인당 3권 이하를 원칙으로 한다. 다만, 업무상 필요하다고 인정되는 경우에는 필요량 만큼 대출할 수 있다.

②제1항의 대출자는 타 이용자가 열람을 의뢰할 때에는 열람시켜야 할 의무가 있다.

③1회 대출기간은 2주로 하고, 업무상 필요한 경우에는 2주일 범위 내에서 연장할 수 있다.

④과단위로 동일 자료를 장기간 대출할 필요가 있을 때에는 담당과 장이나 연구관의 책임 하에 별지2호 서식에 의한 정보자료장기대출부에 소정사항을 기재하여야 하고, 대출기간은 6개월을 초과할 수 없다. 다만, 연구과제를 수행하기 위하여 필요한 경우에는 1개월 범위 내에서 연장할 수 있다.

⑤이용이 빈번하거나 분실할 우려가 있는 다음 각호의 자료는 대출 할 수 없다.

1. 사전류

2. 국내·외 법령집

3. 신착 정기간행물 (차호 입수일까지)

4. 당월 신문 및 잡지

5. 비도서자료 및 프로그램

① 운영지원과장은 반납일을 경과한 대출자에게 반납독촉장을 발부할 수 있다. 이 경우, 반납독촉기간은 1주일로 한다.

②다음 각호의 사유가 발행할 때에는 대출받은 정보자료를 즉시 반납하여야 한다.

1. 파면, 면직, 정직, 휴직, 직위해제 및 타 기관으로의 전보 등

2. 대출기간을 초과하는 출장의 명령

③정보자료관리상 필요하다고 인정할 때에는 대출기간 만료전이라도 대출한 자료의 반납을 요구할 수 있다.

①자료의 반납이 소홀하여 별지3호 서식에 의한 반납독촉을 받은 이용자에게는 3개월의 범위 내에서 자료의 대출을 금지할 수 있다.

②기타 정보자료실 운영규정을 위반한 이용자에게는 대출을 금지할 수 있다.

①열람자나 대출자가 자료를 훼손 또는 분실하였을 때에는 이를 현재의 가격을 기준으로 변상하여야 한다.

②대출자가 반납독촉기간 내에 정보자료를 반납하지 않을 때에는 분실한 것으로 간주한다.

③운영지원과장은 반납독촉기간이 지난 대출자에게 변상할 것을 통보하여야 하고, 변상통보를 받은 자는 10일 이내에 변상하여야 한다.

①정보자료의 변상은 동종동품으로 함을 원칙으로 한다. 다만, 동종동품으로 변상이 불가능할 때에는 총무과장이 인정하는 동등 이상의 가치가 있고 주제가 유사한 도서 및 정보자료로 변상할 수 있다.

②구입이 불가능한 정보자료를 분실하였을 때에는 원본 시가와 동일한 금액을 변상 받아 새로운 도서를 구입한다.

③변상통보를 받은 자가 변상하지 않을 때에는 운영지원과장은 변상금액을 급여에서 공제하도록 소속기관 경리담당 책임자에 의뢰하여 변상 조치한다.

①각 부서장은 별지4호 서식에 따라 필요한 정보자료의 목록을 작성하여 운영지원과장에 제출하고, 운영지원과장은 취합·검토하여 재무관에게 구입 의뢰한다.

②정보자료는 최근판을 우선적으로 구입한다. 다만, 기본서 (textbook), 연감, 통계 및 특정 정기간행물의 창간호 혹은 특정 호 부터 수집할 필요가 있다고 인정되는 자료는 해당 호부터 구입하되, 가능하면 전자 형태의 자료를 구입한다.

③정보자료는 원본자료를 선정하여 1부씩 구입하되, 여러 부가 필요하다고 인정되는 때에는 필요량만큼을 구입할 수 있고, 원본자료의 입수가 불가능할 때에는 총무과장과 협의하여 번역본을 구입할 수 있다.

정보자료를 수증하였을 때에는 수증자료 목록에 등재하고 기증자 혹은 기증기간에 감사장을 수여할 수 있다.

정보자료실에 이미 있었거나, 새로이 구입 또는 수증한 정보자료에는 반드시 별표의 장서인 날인 방법에 의하여 장서인 등을 날인하여야 한다.

①정보자료의 효율적 이용을 위하여 타 자료실(혹은 도서관)과 다음 각호의 사항에 관하여 협력망을 구성 할 수 있다.

1. 상호간 정보체계를 통한 정보 및 자료의 유통

2. 정보자료의 효율적 이용을 위한 상호교환이나 이관

3. 서지편찬, 정보처리, 봉사활동 및 시설 등의 표준화

4. 기타 상호 협력에 관한 사항

운영지원과장은 정보자료의 현황을 파악하기 위하여 년1회 이상 소장자료에 대한 점검을 실시하여야 한다.

운영지원과장은 정보자료의 점검결과 다음 각호에 해당된다고 인정될 때에는 식품의약품안전처 물품관리관에게 불용 결정을 받아 폐기·제적하여야 한다.

1. 정보자료로서 활용가치가 없다고 인정되는 경우

2. 정보자료가 오염 또는 훼손되어 재생이 불가능한 경우

3. 정보자료를 매각하는 것이 부적당하다고 인정되는 경우

4. 매각처분비용이 매각하고자 하는 정보자료의 가치를 초과하는 경우

5. 기타 소장할 필요가 없다고 인정되는 정보자료