현황작성 및 보고요령 지침

이 지침은 상급자의 산하기관 순시 시 현황작성 및 보고요령을 규정하여 행정 간소화 및 기관 간의 통일성을 기함을 목적으로 한다.

이 지침은 본부 실·국·본부장 이상 및 감독기능을 가진 상급기관의 주요인사 순시와 순회점검 시 적용한다.

① 현황은 일반현황, 요약현황(당직실 비치용)등 2종류로 한다.

② 보고구분 및 작성 시 유의사항은 다음과 같다.

1. 일반현황

○ 직속상관 및 본부 실·국·본부장 이상의 인사와 감독 기능을 가진 상급기관의 주요인사 순시 시 또는 유관기관의 주요인사 방문 시 보고용으로 활용하고, 보고시간은 10∼20분 이내로 한다.

○ 업무현황은 각소의 주요업무 추진상황 등을 개조식으로 작성하며, 분량은 10매 이내로 한다.

○ 연혁, 수용구분, 직원, 수용인원, 거실, 토지, 건물, 예산 등 각 기관 공통사항은 총계 숫자만 간단히 언급하거나 생략하는 등 보고시간과 장소에 따라 실효성 있게 보고한다.

○ 업무 추진실적은 교정행정 역점 시책에 부합되도록 제목과 내용을 기술하여 숫자 위주의 보고를 지양하고 업무단위별 기능명에 중점을 두어 보고한다.

○ 현황은 매월 1일을 기준으로 작성함을 원칙으로 하고, 본부장 순시 등 일자가 지정된 경우는 당일을 기준으로 작성한다.

2. 요약현황(당직실 비치용)

○ 유관기관의 주요인사 불시 방문시 보고용으로 사용함을 원칙으로 하며, 상황에 따라 직속상관 및 감독기관의 주요인사 불시 순시 시 보고용으로도 활용한다.

○ 현황은 변동사항을 수시 정비하여 간부직원은 어떠한 상황에서도 정확한 보고를 할 수 있도록 업무현황을 숙지하여야 한다.

① 직속상관 및 본부 실·국·본부장 이상의 주요인사 순시 시는 소장실에서 업무현황을 보고하고, 과장 이상이 함께 배석한다.

② 소장은 보고 전에 인사를 한 후 발언대에 서서 보고하되, 내용설명은 그대로 낭독하지 말고 중요 요지만 설명될 수 있도록 한다.

③ 보고는 문서, 사진, 영상 등을 활용하여 내용이 충분히 전달될 수 있도록 한다.

④ 업무현황 보고 후 질문사항에 대하여는 보고자(소장)가 일괄 답변하되 구체적인 사항은 소관 과장이 보충하여 설명한다.

실·국·본부장 이상 순시 및 순회점검 시 좌석배치는 아래와 같이 한다. 다만, 필요 시 기관사정에 따라 좌석배치를 적절히 변경할 수 있다.

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