민주평화통일자문회의 회의록작성 및 취급에 관한 규정

이 규정은 민주평화통일자문회의법 제27조, 동법시행령 제15조 및 제20조의 규정에 의한 회의록의 작성 및 취급에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

민주평화통일자문회의 전체회의, 지역회의, 상임위원회 및 운영위원회의 회의는 회의록을 작성한다. 다만, 상임위원회의 분과위원회(이하 "분과위원회"라 한다) 위원장이 회의록을 작성할 필요가 있다고 인정할 때에는 이 규정을 준용하여 분과위원회의 회의록도 작성할 수 있다.

①회의록은 별지 제1호 서식에 의하여 작성하고 다음 사항을 기재한다.

1. 개회일시

2. 회의장소

3. 출석위원수

4. 개회식에 관한 사항

5. 의사일정

6. 회의중지와 계속, 개의시간 및 산회일시

7. 부의 안건과 그 내용

8. 의사 및 표결수

발언내용의 정확한 기록관리를 위하여 필요한 때에는 녹음을 할 수 있다.

①위원이 그 발언을 보충하고자 하거나 간단한 참고문서를 회의록에 게재하고자 할 때에는 별지 제2호 서식의 발언 보충게재 요구서 또는 별지 제3호 서식의 참고문서 게재요구서를 당해 회의의 의장 또는 위원장에게 제출하여야 한다.

②제1항 규정에 의한 발언보충서 및 참고문서는 당해 회의의 의장 또는 위원장의 허가를 받아 별지 제4호 서식에 의한 부록으로 작성한다.

발언한 위원 또는 기타 발언자가 그 발언한 내용에 대하여 자구정정을 하고자 할 때에는 별지 제5호 서식의 자구정정요구서를 당해 회의의 의장 또는 위원장에게 제출하여 허가를 받아야 한다.

①위원 및 기타의 자가 회의록을 복사 또는 복제(발췌복제를 포함한다)를 하고자 할 때에는 별지 제6호 서식의 회의록 복사(복제)신청서를 민주평화통일자문회의사무처장(이하 "사무처장"이라 한다)에게 제출하여야 한다. 다만, 비공개회의의 회의록은 복사 및 복제할 수 없다.

②제1항에 의한 복사 또는 복제에 소요되는 경비는 신청자의 부담으로 한다.

회의록의 정본은 영구보존한다.

①비공개회의의 회의록은 비밀문서에 준하여 보존한다. 운영위원회 및 분과위원회의 회의록 중 비밀에 준하는 사항의 경우에도 또한 같다.

②제1항의 비밀보존의 필요성이 소멸된 때에는 이를 재분류 보관한다.

회의록은 가로쓰기, 한글표기를 원칙으로 한다. 다만, 각호의 1에 해당하는 경우에는 한자, 기타 외국어를 병용하거나 한글로 표기하고 괄호안에 한자 또는 외국어를 표기한다.

1. 인명 및 지명

2. 한글로 표기가 곤란한 경우

3. 인용되는 외국어

4. 외국어로 표기된 참고문서

5. 숫자 및 각종 기호

6. 각종 도면 및 사진

①회의록은 위원 또는 관계기관에 송부하여 참고하게 할 수 있다.

②비밀에 관한 사항이 게재된 회의록은 비밀문서에 준하여 배포하되 최소한의 관계기관에만 배포하여야 한다.