기술도서 관리 및 도서실 운영 지침

제1장 총칙

이 규정은 항공철도사고조사위원회(이하 ‘위원회’라 한다.)가 보유 또는 확보하는 기술도서의 관리와 이를 보관하기 위해 설치한 "열린기술도서실(이하 ‘도서실’이라 한다.)"의 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "기술도서"라 함은 다음 각 목의 것을 말한다.

가. 국제민간항공기구(ICAO)에서 정기 또는 부정기적으로 발행하는 도서(이하 ‘ICAO 도서’라 한다.)로써 다음을 말한다.

1) 국제민간항공협약(이하 ‘ICAO 협약’이라 한다.)

2) ICAO 협약 부속서, Document 및 Circular(이하 ‘부속서 등’이라 한다.)

3) ICAO 총회, 이사회 및 각종 위원회 보고서(이하 ‘ICAO 보고서’라 한다.)

4) ICAO 연구·통계자료 및 기타 문서류를 말하며, 컴퓨터 디스켓 또는 CD 등 전자적 형태의 자료를 포함한다.

나. 항공·철도 관련 국내외 매뉴얼, 간행물, 연구·통계자료 및 기타 교육·학술자료를 말하며, 컴퓨터 디스켓 또는 CD 등 전자적 형태의 자료를 포함한다.

다. 법령, 훈령, 고시 및 지침

라. 기타 업무 관련 자료

2. "관리부서"라 함은 기술도서 관리와 도서실 운영을 총괄하는 부서를 말한다.

3. "관리담당자"라 함은 관리부서의 장의 명을 받아 기술도서 관리와 도서실 운영의 실무를 담당하는 자를 말한다.

4. "도서관리프로그램"이라 함은 도서실에 보관되는 기술도서의 등록, 검색 및 효율적인 관리를 목적으로 제작한 컴퓨터 프로그램을 말한다.

① 관리부서의 장은 기술도서 및 도서실의 관리·운영을 총괄하며 이를 효율적으로 하기 위해 관리부서 내의 직원 중 1인을 관리담당자로 지정·운영하여야 한다. 다만, 관리담당자가 장기간의 부재 또는 인력운영 등의 불가피한 사유가 있을 경우에는 위원회 직원 중 1인을 관리담당자로 겸직시킬 수 있다.

② 제1항에 따라 지정된 관리담당자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기술도서의 수집, 분류, 등록, 보관 및 관련 기록유지

2. 기술도서의 열람, 대출 등에 관한 업무

3. 도서실의 설치, 관리 등 운영에 관한 사항

4. 기타 기술도서 및 도서실의 관리·운영에 관하여 관리부서의 장이 지시한 사항

기술도서 및 도서실의 관리·운영을 총괄하는 관리부서는 기준팀으로 하며 관리담당자는 관리부서의 장이 별도로 지정하지 않는 한 기준팀의 담당 주무관으로 한다.

제2장 기술도서 수집 및 보관

① 관리부서의 장은 다음의 방법으로 기술도서를 수집할 수 있다.

1. 외부 기관 등으로부터 접수

2. 자체 발간

3. 기증 또는 구입

4. 기타 인터넷 등 정보통신망을 통한 수집

② 위원회 소속 직원은 국내 또는 국외 교육훈련을 실시한 후 관련 교육자료 1부를 도서실에 보관할 수 있도록 관리담당자에게 제출하여야 하며, 관리담당자는 제출된 교육 관련 자료가 복수인 경우에는 1부만 접수하여 보관할 수 있다.

①기술도서를 구입하고자 하는 자는 별지 제1호 서식에 따라 구입신청서를 작성하여 관리부서의 장에게 신청하여야 한다.

② 관리부서의 장은 제1항에 따른 구입신청이 있을 경우 다음 각 호의 사항을 고려하여 구입 여부를 결정하여야 한다.

1. 보관 중인 기술도서와의 중복 여부

2. 학술적 가치, 실무 등에 필요 여부

3. 예산 확보 여부 등

① 관리부서의 장은 인터넷 등 정보통신망을 통한 기술도서의 수집 및 CD 등 전자적 형태의 기술도서 열람을 위하여 도서실 내에 인터넷이 가능한 컴퓨터를 설치하여야 한다.

② 관리담당자는 제1항의 규정에 따라 설치된 컴퓨터를 통해 기술도서의 수집 및 CD 등 전자적 형태의 기술도서 열람이 용이하도록 주요 자료 출처로 이용하는 인터넷싸이트의 주소, 이용방법 등을 포함한 목록을 비치하여야 하며, ID 및 비밀번호를 포함하여 항상 활용 가능한 상태로 유지·관리하여야 한다.

①관리담당자는 제5조의 규정에 따라 수집된 기술도서의 원본 또는 사본 1부를 별표 1에 따라 분류하여 도서실 내 보관하여야 한다.

②관리담당자는 도서실 내 컴퓨터에 기술도서관리프로그램을 설치하고 제1항에 따라 분류된 모든 기술도서에 대하여 다음 각 호의 사항을 입력·관리하여야 하며, 항상 최신의 상태를 유지하여야 한다. 다만, 별표 1의 공동도서는 제외한다.

1. 관리번호(프로그램에 의해 자동으로 일련번호 부여)

2. 관리코드(별표 1 참조)

3. 도서형태(인쇄본, 바인더, CD 등)

4. 도서명

5. 도서번호(ANX 13, DOC 9156, CIR 263 등)

6. 제·개정 내용(10th Edition, Amend 10 등)

7. 제·개정 일자

8. 분류형태(별표 1의 ‘중분류체계’ 참조)

9. 부수

10. 관리여부(관리본 또는 보관본)

11. 발행처

12. 발행일자

13. 기타 특이사항 등(‘비고’란에 작성)

제3장 ICAO 도서 관리

①제5조의 규정에 따라 수집된 ICAO 도서는 관리부서에서 일괄 수령 후, 업무분장에 따라 해당 팀에 배포하여야 한다.

②제1항의 규정에 따른 ICAO 도서 배포 시, 해당 도서가 다수의 팀에 관련되어 있어 배포가 곤란한 경우에는 관련 업무의 비중이 가장 높은 팀에 배포하고, 업무 비중의 경중을 가릴 수 없는 경우에는 직제상 선임 팀에 배포하여야 한다.

③관리담당자는 제1항 및 제2항에 따른 ICAO 도서 배포 시 및 위원회에서 자체 발간하는 ‘항공·철도사고조사에 관한 법령집’ 등 "사고조사업무 수행에 직접적으로 필요한 도서(이하 ‘사고조사업무 도서’라 한다.)"에 대해서는 관리코드, 사본번호, 발행처, 제목, 제·개정일자, 접수(생산)일자, 배포일자, 수신처, 수신일자 등을 별지 제3호 서식에 따라 기록·관리하여야 한다.

④제3항의 규정에 따른 사고조사업무 도서는 다음과 같다.

1. ICAO Annex 13, Document 9156·9422·9756(Part 1 & 4)

2. 항공·철도사고조사에 관한 법규집

3. 항공사고조사매뉴얼

4. 기타 사고조사업무에 필요하다고 관리부서의 장이 인정한 도서

제9조의 규정에 따라 ICAO 협약 및 부속서 등의 제정 또는 개정에 관한 사항을 접수한 해당 팀의 장은 제정 또는 개정에 관한 사항에 대해 검토하고 당해 업무와 관련된 모든 부서 및 관련자에게 전파하여 필요한 조치를 취할 수 있도록 하여야 한다.

①관리부서의 장은 제10조의 규정에 따라 통보받은 ICAO 협약 및 부속서 등의 제·개정에 관한 사항과 관련하여 "관계 법령 또는 규정(이하 ‘국내 규정’이라 한다.)"의 제정 또는 개정 등 입법조치가 필요한 경우 관련 절차에 따라 조치하여야 한다. 다만, 국내 규정에 반영이 곤란한 경우에는 제12조의 규정에 따라 ICAO에 차이점을 통보하여야 한다.

②관리부서의 장은 제10조의 규정에 따라 통보받은 ICAO 협약 및 부속서 등의 제·개정에 관한 사항에 대하여 우리 정부 의견 등을 ICAO에 통보할 필요가 있는 경우 위원회 해당 팀, 관계기관 등과 협의 후 항공안전본부를 경유하여 ICAO에 통보될 수 있도록 조치하여야 한다.

①위원회 각 팀(철도조사팀을 제외한다. 이하 같다.)의 장은 ICAO 협약 및 부속서 등과 국내 규정을 비교·검토하여야 하며, 관리부서의 장은 다음 중 어느 하나의 경우 ICAO에서 정하는 서식에 의거 관련 내용을 항공안전본부를 경유하여 ICAO에 통보할 수 있도록 조치하여야 한다.

1. ICAO 협약 및 부속서 등의 제·개정 사항에 대해 관련 국내 규정의 반영조치가 곤란하여 차이점이 발생된 경우

2. 국내 규정의 제·개정 등으로 관련 ICAO 협약 및 부속서 등간 차이점이 발생한 경우

3. 제1호와 제2호 외에 ICAO 협약 및 부속서 등과 국내 규정간 차이점이 확인된 경우

②관리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 ICAO에 통보한 차이점에 대하여 필요한 경우 국내외 관계기관, 항공종사자 등이 인지할 수 있도록 항공정보간행물(AIP)에 등재 등의 조치를 취하여야 한다.

③항공정보간행물(AIP)에 등재절차는 항공안전본부에서 정한 항공정보업무규정에 의한다.

①관리담당자는 제5조의 규정에 따라 수집된 ICAO 협약 및 부속서 등을 항상 최신의 상태로 유지하여야 하며, 제·개정 등 변경사항이 있는 경우 기술도서관리프로그램에 입력하고 해당 도서에 대한 가제 등 필요한 조치를 취하여야 한다.

②위원회 각 팀의 장은 소관 업무에 필요한 ICAO 협약 및 부속서 등에 대해서는 항상 최신의 상태로 해당 팀 사무실 내에 일정한 장소를 지정하여 보관하여야 하며, 사고조사업무 수행 시 해당 팀의 사고조사관이 최신의 ICAO 협약 및 부속서 등을 사용하도록 하여야 한다.

③제2항의 규정에 따라 위원회 각 팀에서 ICAO 협약 및 부속서 등의 원본 보관이 곤란한 경우에는 사본 또는 전자출력문서로 대체할 수 있다.

제4장 도서실 운영 등

도서실의 운영시간은 09:00부터 18:00까지 평일에만 운영함을 원칙으로 한다. 다만, 사고조사업무 수행 등 연장운영이 필요한 경우에는 운영시간을 연장할 수 있다.

①기술도서의 열람은 도서실 내에서만 열람하는 것을 원칙으로 한다.

②기술도서의 대출은 1인 1회 3권 이하로 하고 대출기간은 10일 이하로 함을 원칙으로 한다. 다만, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 관리부서의 장에게 요청하여 대출기한을 연장할 수 있다.

③기술도서의 대출자는 제2항에서 정한 대출기간 내에 반드시 반납하여야 하며, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 대출기간이 만료되기 전이라도 지체없이 반납하여야 한다.

1. 퇴직, 전출 또는 휴직 시

2. 파견 또는 10일 이상의 출장·교육 시

3. 관리부서의 장의 요구 시

④관리담당자는 제2항의 규정에 따른 기술도서의 대출(반납을 포함한다.)에 대하여 별지 제2호 서식에 따라 기록을 작성·유지하여야 한다.

①도서실 이용자 및 기술도서의 열람·대출자가 도서실 내 집기, 기술도서의 훼손·분실 등으로 원상회복이 불가능한 경우에는 다음 각 호의 방법으로 즉시 변상하여야 한다. 다만, 천재지변 등 불가항력적인 사유로 인하여 훼손·분실한 경우에는 그러하지 아니하다.

1. 동일 집기, 기술도서 등으로 반납

2. 동일 집기, 기술도서 등의 시가에 상당하는 금액

②관리부서의 장은 제1항제2호에 따라 금액을 수수한 때에는 즉시 현품으로 구입·비치하여야 한다. 다만, 구입이 불가능한 경우에는 필요한 집기, 기술도서 등으로 대체 구입할 수 있다.

①도서실에 보관 중인 기술도서를 폐기하고자 할 경우에는 그 사유와 폐기방법 등에 대해 위원회 사무국장으로부터 승인을 얻어야 한다.

②제1항에 따라 폐기할 수 있는 기술도서는 다음 각 호와 같다.

1. 분실도서

2. 재사용이 불가능하게 훼손된 도서

3. 기타 활용가치가 없는 도서

③기술도서를 폐기한 때에는 도서관리프로그램에 폐기일자, 사유 등을 기록하고 제적 처리한다.

①관리부서의 장은 이 규정에 의한 ICAO 도서의 최신상태 유지 등 기술도서의 관리실태 및 도서실 운영에 대해 연 1회 이상 점검하고 점검결과를 위원회 사무국장에게 보고하여야 하며, ICAO 도서의 최신상태 유지 실태 점검에 대해서는 위원회 각 팀의 협조를 요청할 수 있다.

②점검기간 중에는 기술도서의 열람과 대출을 중지할 수 있으며, 이미 대출한 기술도서에 대해서는 반환을 요구할 수 있다. 이 경우 기술도서 대출자는 특별한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다.

③위원회 사무국장은 점검결과 중 미흡한 사항에 대해서는 관리부서의 장에게 필요한 조치를 취하도록 하여야 하며, 조치사항에 대해 확인하여야 한다.