비밀경유문서 처리에 관한 지침

본 예규는 보안업무규정(대통령령 제10478호), 보안업무규정시행규칙(대통령훈령 제46호), 행정업무의효율적운영에관한규정(대통령령 제23383호) 및 외무부보안업무규정시행세칙(외무부훈령 제199호)에 따라 실시되고 있는 경유문서의 수발 중 비밀문서의 처리에 관하여 필요한 세부사항을 규정함을 목적으로 한다.

비밀경유문서란 재외공관의 장이 외교부장관을 경유하여 외교부장관 이외의 행정각부의 장에게로 발송하는 비밀문서와 외교부장관 이외의 행정각부의 장이 외교부장관을 경유하여 재외공관의 장에게로 발송하는 비밀문서를 말한다.

① 재외공관의 장이 외교행낭의 수발계통에 의해 발송한 비밀경유문서와 외교부장관 이외의 행정각부의 장이 문서수발계통에 의해 발송한 비밀경유문서는 운영지원담당관실 문서계 비밀문서전담직원에게 접수된다.

② 운영지원담당관실 문서계 비밀문서전담직원은 접수된 비밀경유문서를 지체 없이 각실·국주무과(취급자)에 인계하고 접수대장 수령자란에 수령자의 성명을 기입하고 날인(서명)을 받아야 한다.

③ 각 실·국 주무과(취급자)는 운영지원담당관실 문서계로부터 수령한 비밀경유문서를 즉시 처리과(취급자)에 인계하고 비밀경유문서접수대장 수령자란에 수령자의 성명을 기입하고 날인(서명)을 받아야 한다.

비밀경유문서를 수령한 처리과는 비밀경유문서의 경유 표시인의 경유란에 결재권자 및 그 직근 하급자의 서명을 받아 운영지원담당관실 문서계로 보내야 하며, 비밀문서담당직원은 비밀문서 접수대장에 등록하고 재외공관의 장이 수신기관일 경우에는 외교행낭의 수발계통에 의해, 외교부장관 이외의 행정각부의 장이 수신기관일 경우에는 문서수발계통에 의해 각각 수신기관에 발송한다.

각 실·국의 주무과는 별지 제1호서식의 비밀경유문서접수대장을 비치하여 문서의 접수와 발송사항을 기록·유지하여야 한다.

문서계장은 분기 1회 운영지원담당관실 문서계의 접수대장과 각 실·국 주무과의 비밀경유문서접수대장의 기록내용을 점검하여야 한다.