외교부 간행물 발간 및 관리에 관한 예규

본 규정은 공공기록물 관리에 관한 법률 등에 따라 외교부와 그 소속기관에서 발간하는 정부간행물(이하 "간행물”이라 한다)의 발간등록과 보존관리에 관한 세부사항을 정하여 각종 간행물 발간 업무의 효율성을 향상하는 것을 목적으로 한다.

이 규정은 외교부와 그 소속기관에서 업무와 관련하여 생산한 간행물에 적용하며, 대외비 이상 비밀자료에 관한 사항에는 적용하지 아니한다.

간행물이라 함은 기관의 목적이나 업무수행을 위하여 여러 부를 간행하여 기관내부나 일반인에게 그 내용을 전달하기 위하여 책자, CD, 전자파일 등의 형태로 발간하는 자료를 말한다.

①각 부서에서는 간행물을 발간하고자 할 때에는, 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제7조에 따라, 최종 인쇄를 하기전 국가기록원에서 발간등록번호를 부여받아야 한다.

②연속적으로 발행되는 간행물은 최초에 한번 발간등록신청을 하며, 그 이후 발간되는 동종 간행물은 최초 부여받은 동일한 발간등록번호를 계속 사용한다. 단, 제목, 발행기관, 발간주기의 변경사유 발생시에는 변경신청을 해야한다.

③50페이지 미만의 단순 홍보용 소책자 등 국가기록원 지침에서 정하는 발간등록 생략대상 간행물에 대해서는 발간등록번호를 신청하지 아니한다.

발간등록번호의 표기는 별지 제1호 서식에 따라 식별이 용이한 정도의 규격으로 간행물의 앞표지 좌측 상단에 기재하는 것을 원칙으로 하며, "발간등록번호”라고 쓰고 그 아랫줄에 발간등록번호를 표기하는 방법으로 한다.

모든 간행물의 마지막면에 간행물제목, 인쇄 및 발행일자, 편집부서, 참여자 등을 명시한다.

발간 부서에서는 간행물의 인쇄를 완료한 후 30일이 경과하기 전까지 다음의 배포처에 해당 부수를 배포하여야 한다.

1. 외교부 외교정책자료실 (2부)

2. 국립외교원 도서관 (2부)

3. 국가기록원 (3부)

4. 국립중앙도서관 (2부)

5. 국회도서관 (10부)

외교정책자료실은 수집한 2부의 간행물에 대하여 목록을 관리하고, 열람비치용(1부), 보존용(1부)으로 각각 활용하여야 한다.