금융정보분석원 기록관 운영지침

제1장 총칙

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법”이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 금융정보분석원 기록관(이하 "기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "기록물”이라 함은 금융정보분석원(이하 "분석원”이라 한다) 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. "기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. "기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

4. "기록물관리시스템”이라 함은 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규정은 위원회에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제2장 구성 및 분장업무

①기록관은 기획행정실에 설치하고, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다.

②기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.

③기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

①기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행

2. 소관기록물 수집·관리 및 활용

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리

9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류

10. 기록물 서고 관리

11. 기록물 정수점검 및 실태조사

12. 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

14. 기록관의 시설 및 장비관리

15. 기록물관리시스템의 운영

16. 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공

17. 소관 비전자기록물의 전자화

18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

19. 소관 기록물의 검색·열람 제공

20. 정보공개 접수 및 배부

22. 기록물 편찬·전시·홍보

23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리

24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

②제1항 각호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 처리부서의 기록물 관리

①처리부서의 장은 당해 부서가 수행하는 업무의 입안단계부터 종결단계까지의 모든 업무수행 과정 및 결과가 기록물로 생산·등록되도록 관리하여야 한다.

②처리부서의 장은 「공공기록법 시행령」제17조 내지 제19조의 각항 및 각호의 어느 하나에 해당되는 업무를 수행하는 경우 반드시 조사·연구·검토서, 회의록, 시청각물을 생산하여 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다.

①처리부서의 장은 업무수행과 관련하여 생산·접수한 모든 유형의 비전자 기록물의 생산·접수등록번호[별지 제1호 서식]를 부여하고, 전자기록생산시스템에 등록·관리하여야 한다.

②처리부서의 장은 당해 부서의 비전자기록물철이 기록물생산시스템상의 기록물철과 일치하도록 편철·관리하여야 한다.

처리부서의 장은 전년도에 생산·종결한 기록물을 분류·정리하여 생산현황을 당해연도 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통해 통보하여야 한다.

①처리부서의 장은 간행물을 발간하고자 할 때 중앙기록물관리기관(http://www.archives.go.kr, "간행물발간등록번호신청하기”)으로부터 발간등록번호를 발급받아야 한다.

②재무관 또는 지출관은 간행물 발간경비를 지출하기 전 발간등록번호의 인쇄 여부를 확인하여야 한다.

③처리부서의 장은 「공공기록법」 제22조 및 동 법률 시행령 제55조 제4항이 정한 바에 따라 간행물의 발간 완료 후 15일 이내에 당해 간행물 3부와 간행물 원고(hwp 파일) 및 PDF 전환파일을 수록한 CD(또는 DVD) 3매를 각각 국가기록원과 기록관에 송부하여 보존·활용되도록 하여야 한다.

①처리부서의 장은 업무수행 과정에서 생산·종결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 기록관 보존서고로 이관[별지 제2호 서식]하여야 한다. 단, 온-나라(업무관리)시스템의 생산 기록물은 매년 1월 31일까지 기록관리시스템으로 이관한다.

②처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 기록물을 이관할 때 영구기록물관리기관의 이관 지침에 따라 정리·분류·편철 등을 선행하고, 이관에 따른 일정·절차·장소 등을 기록관장과 협의하여야 한다.

③처리부서의 장은 제1항의 규정에도 불구하고 업무활용을 목적으로 이관을 연기할 경우 이관연기신청서[별지 제3호 서식]를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다. 이때, 이관이 연기된 기록물은 당해 처리부서에서 보관·관리하고, 활용목적이 달성되면 즉시 기록관 보존서고로 이관하여야 한다.

④처리부서의 장은 직제개편 등에 따라 당해 부서의 기록물을 인계인수할 부서가 존재하지 않을 경우에는 관할 기록관 보존서고로 해당 기록물을 이관하여 보존·관리되도록 하여야 한다.

⑤처리부서의 장은 소속직원의 인사이동 시 해당 직원이 전자기록생산시스템 및 오프라인에서 생산한 기록물 일체를 인계인수하고, 인계인수확인서[별지 제4호 서식]를 작성·관리하여야 한다.

⑥처리부서의 장은 소속 직원이 기록물을 임의로 폐기하지 않도록 관리·감독하고, 제17조(기록물의 평가 및 폐기)의 규정을 반드시 준수하도록 하여야 한다.

제4장 기록관의 기록물 관리

①기록관장은 관할 처리부서에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록·관리·보존·활용되도록 기본계획을 수립·시행하여야 한다.

①기록관장은 처리부서에서 이관된 모든 유형의 기록물을 기록관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리되도록 필요한 조치를 강구하여야 한다.

②기록관장은 당해 기관 및 처리부서와 관련된 기록물의 수집계획을 수립·시행하고, 수집된 모든 유형의 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리되도록 전자화 계획을 수립·시행하여야 한다.

①기록관장은 제9조에 따른 처리과의 생산현황을 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

①기록관장은 기록관 보존서고의 보유 기록물 중 보존기간 기산일로부터 10년이 경과한 보존기간 30년 이상 기록물을 대상으로 영구기록물관리기관으로의 이관 계획을 수립·시행하여야 한다.

②기록관장은 제1항의 규정에도 불구하고 처리부서로부터 이관 연기 요청이 있는 경우에는 영구기록물관리기관의 장과 협의를 거쳐 이관 연기에 따른 필요한 조치를 강구하여야 한다.

③기록관장은 소관 기록물 중 원본의 영구 보존이 시급할 경우 영구기록물관리기관장과 협의를 거쳐 조기 이관하여야 한다.

①기록관장은 소관 기록관에서 인수한 기록물의 형태·생산연도·보존기간·생산부서 등을 구분하여 기록관 보존서고의 서가에 배치하고, 매년 1회 이상 정수점검 및 상태점검을 실시하여야 한다.

②기록관장은 소관 기록관이 보유하고 있는 기록물의 체계적 보존·관리를 위해 기록관 보존시설·장비 및 환경기준의 관리책임자를 지정하고, 기록물의 보존환경 및 열람환경 개선 등에 필요한 조치를 강구하여야 한다.

기록관장은 기록물평가심의회를 구성하여 「공공기록법」 제27조 제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 보유 기록물의 평가 및 폐기를 집행해야 한다.

①보존기간 1년, 3년, 5년, 10년에 해당하는 기록물은 보존기간 종료 시까지 소관 기록관 보존서고에서 보존한다.

②보존기간이 30년(구 보존기간 20년 포함), 준영구, 영구에 해당하는 기록물은 소관 기록관 보존서고에서 10년간 보존하고, 다음 해 영구기록물관리기관으로 이관하여 보존한다.

③위원회의 업무와 관련하여 생산·접수·구입한 도서, 간행물, 시청각물은 기록관에서 보유·관리·활용한다.

제5장 기록물평가심의회

①기록관장은 위원회 보유 기록물의 평가를 위하여 기획행정실장을 위원장으로 하는 기록물평가심의회를 설치·운영하여야 한다.

②심의회는 위원장을 포함하여 4인의 위원으로 구성한다.

③위원은 정보관리팀장, 외부 민간전문가 중 금융정보분석원장이 위촉하는 2인으로 하며, 심의회 사무처리를 위한 간사는 기록물관리 전문요원으로 한다.

④위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다. 다만, 공무원이 아닌 위원의 임기는 2년으로 하며, 1차에 한하여 연임할 수 있다.

심의회는 다음 각호의 사항을 심의한다.

1. 폐기대상 기록물에 대한 폐기의 적정성 여부

2. 기록물 보존기간 재분류의 적정성 여부

3. 기타 기록관리와 관련된 중요한 사항

①위원장은 필요하다고 인정되거나 처리부서장의 요청이 있을 경우 심의회를 소집할 수 있다.

②심의회는 위원장을 포함하여 재적위원 과반수의 출석으로 개회하며, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③위원장은 의결 내용을 포함하는 기록물평가심의서[별지 제5호 서식]를 작성한다.

제6장 기록물의 전산화 관리

①기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록법 시행령」별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

②기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고·자료실(열람)공간·작업공간·사무공간을 확보하여야 하며, 기록정보의 검색·활용·정보공개 등에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

①기록관장은 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

②기록관리시스템은 처리부서의 전자기록생산시스템 및 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물관리가 전자적으로 수행되도록 구축 ·운영되어야 한다.

①기록관장은 문서(대장), 카드, 도면, 회의록, 조사·연구·검토서, 간행물, 시청각물 등 주요기록물 중 활용가치가 높은 기록물을 전산화하여 기록정보를 신속하게 검색·활용할 수 있도록 하여야 한다.

②기록관장은 제1항의 규정에 따라 기록물을 전산화하고자 할 경우에는 「공공기록법」과 영구기록물관리기관의 「기록물 정리 및 전산화 지침」을 준수하여야 한다.

①기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

②기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지보수를 실시하여야 한다.

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

①기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위해 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

②백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 보관하여야 한다.

제7장 보안관리 및 점검

①기록관장은 기록관 보존서고를 출입제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

②기록관 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입할 경우에는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 긴급사태에 대비한 재난대비시설을 갖추고, 재난대비계획을 수립하여야 한다.

①기록관 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 기록관 자료실 및 보존서고의 전원, 소화설비 등 각종 시설물의 작동 상태에 대한 점검

2. 중요 전산자료의 등록관리 대장 및 입·출력대장의 관리

3. 기록물의 열람 및 대출대장의 점검 및 관리

4. 보존기록물의 오손 및 해충의 발생 여부 등에 대한 점검

제8장 기록물의 대출 및 열람

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

①기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 금융정보분석원 직원

2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

②제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

①열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.

1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기

2. 무단으로 열람실 외로의 반출

3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴

4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

②기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

③기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 기록물반출반입서[별지 제6호 서식]를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

①기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우