국립중앙과학관 아카이브 운영 규정

제1장 총칙

이 규정은 국립중앙과학관 아카이브의 효율적인 자료수집·등록 및 활용과 아카이브의 체계적인 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규정은 국립중앙과학관(이하 "과학관"이라 한다)의 아카이브 자료관리 업무와 소관 자료에 대해 적용한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "자료"란 자체발간, 납본, 기증 등 그 밖의 방법에 따라 수집된 과학관만의 고유한 전문서적, 연속간행물, 논문집, 도면, 브로슈어, 리플릿, 포스터·사진·동영상 등의 시청각자료 및 디지털자료 등을 통칭한다.

2. "수집"이란 과학관이 개인 및 기관·단체 소유의 자료를 제출, 납본, 이관, 기증 등의 방법을 통해 양수하는 것을 말한다.

3. "납본"이란 과학관자료를 발행하거나 제작한 자가 일정 부수를 아카이브에 의무적으로 제출하는 것을 말한다.

4. "등록"이란 아카이브 보존자료 및 소장자료를 관리대장에 기록하는 것을 말한다.

5. "폐기"라 함은 이용 및 보존의 측면에서 소장가치가 상실된 자료를 아카이브에서 제거하는 것을 말한다.

6. "제적"이라 함은 보존 자료의 물리적 상태가 너무 나빠서 보존할 가치가 상실되었거나 분실 등의 사유로 더 이상 실물을 보존하고 있지 않을 때 아카이브 목록에서 제거하는 것을 말한다.

7. "기증"이란 개인 및 기관·단체 소유의 자료를 대가 없이 과학관에 양도하는 것을 말하며, 이를 과학관이 양도받아 자료로 소장·등록하는 것을"수증"이라 한다.

8. "원본"이란 자료가 수집될 당시 기록된 최초의 정보가 자료유형·규격·저장매체·내용 등의 변경행위 없이 보존되어 있는 것을 말한다.

9. "사본"이란 수집된 원본자료의 보존성 강화 또는 서비스 등을 이유로 원본자료의 유형·규격·저장매체·내용 등을 변경한 자료를 말한다.

제2장 아카이브자료 수집 및 관리

① 과학관의 설립·운영 및 육성에 관한 법률 제2조의 기초과학·응용과학·산업기술·과학기술사 및 자연사에 관한 과학기술자료와 과학관법시행령 제2조의 시설물 또는 영상매체 등을 이용하여 과학기술에 대한 이해와 흥미를 유발시키기 위한 자료 중 역사적·교육적 가치가 있는 국립중앙과학관 생산 자료의 수집에 우선순위를 둔다.

② 자료의 수집은 제출, 납본, 기증, 이관 등의 방법에 의한다.

③ 효율적이고 체계적인 아카이브자료 수집을 위해 아카이브운영위원회(이하 위원회)를 구성하여 운영하고, 구성과 기능은 별도로 정한다.

① 자료의 수집은 제출, 납본, 수증, 이관 등의 방법에 의한다.

② 자료의 수집은 원본을 수집하는 것을 원칙으로 한다. 단, 원본 수집이 어려운 경우에는 저작자의 사전 승인을 얻어 복제하거나 디지털화하여 수집하되, 복본임을 명확히 기록하여 보관한다.

① 국내외 기관, 단체 및 개인으로부터 과학관과 직접 관련된 아카이브자료를 기증 받을 수 있다.

② 기증은 무상으로 함을 원칙으로 한다. 다만 관장은 예산의 허락하는 범위 내에서 기증자, 기증단체 예우를 위해 자료집 발간, 전시 개최, 사례비 지급 등을 할 수 있다.

③ 소장경위, 출처, 소유권 등이 기증과 관련하여 논란의 여지가 현저하거나 과학관에서 필요치 않은 아카이브자료와 가치가 없다고 판단될 경우 기증을 받지 않을 수 있다.

④ 아카이브자료를 기증하고자 하는 개인, 단체가 기증의사를 밝힐 경우 관장은 필요시 사전 조사 및 아카이브운영위원회를 개최하여 수증여부를 결정하고, 아카이브자료수집 검토서(별지 제1호 서식)를 작성한다.

⑤ 수증이 결정되면 관장은 기증자 또는 기증단체로부터 아카이브자료기증원(별지 제2호 서식)을 받으며, 이에 따라 자료관리자는 가인수증(별지 제3호 서식)을 발급하고 수증을 추진한다.

⑥ 관장은 아카이브자료를 기증받은 후 아카이브자료수증증서(별지 제4호 서식)를 기증목록과 함께 기증자 또는 기증단체에 교부한다.

① 위원회는 위원장을 과학관 단장으로 하고, 각 과의 부서장 등 5인 이내의 위원으로 구성하며 아카이브담당자가 간사를 맡는다.

② 위원회는 필요시마다 운영한다.

③ 위원회는 다음 각 호의 기능을 수행한다.

1. 아카이브자료 수집·기증에 관련된 사항

2. 아카이브자료의 보존기간 결정에 관련된 사항

3. 기타 아카이브 운영과 관련된 사항

④ 아카이브자료의 수집을 위해 위원들은 아카이브자료수집 검토서(별지 제1호 서식)에 자료의 역사적·교육적 가치 및 공공기록물관리에관한법률시행령 별표1 기록물의 보존기간별 책정기준을 참조하여 작성하여 위원장에게 제출한다.

⑤ 아카이브운영위원회의 안건에 대한 결정은 위원 과반수 이상의 찬성으로 의결하되 가부동수인 경우 위원장이 결정한다.

① 아카이브자료 관리에 관한 모든 사항은 국립중앙과학관장(이하 "관장"이라 한다)이 총괄한다.

② 과학관 아카이브관리 담당자는 자료의 수집·등록·보존·서비스 등 자료관리 업무를 수행한다.

③ 아카이브담당자는 아카이브자료가 대출로 인해 반출될 때에는 당시의 자료 상태를 점검하여야 하며, 동 아카이브자료가 수장고로 반입될 때에는 반출 당시와 비교하여 상태 점검을 하여야 한다.

④ 아카이브담당자는 아카이브자료 열람 및 대출시 아카이브자료 출납사항을 기록, 관리하여야 한다.

⑤ 아카이브담당자는 수장고 소장 아카이브자료의 분실, 도난, 훼손 등 이상이 발생했을 때에는 관장에게 보고하여야 한다.

⑥ 담당자, 대출자, 열람자 등의 명백한 과실로 아카이브자료의 분실, 도난, 훼손 등이 발생했을 경우, 해당자에게 수리, 복원, 변상책임 등을 물을 수 있다.

⑦ 제6항의 규정에 의한 변상의 경우 위원회의 심의를 통해 확정된 금액을 변상하여야 한다.

과학관 아카이브는 다음 각 호의 자료관리 기능을 수행한다.

1. 자료의 수집, 분류, 관리, 보존, 서비스

2. 기타 국립중앙과학관 아카이브 운영에 필요한 사항

① 과학관의 직원은 업무수행 중에 아카이브에서 소장할 가치가 있는 자료를 수집하거나 생산한 경우 당해 업무가 종료된 후 아카이브에 자료를 제출한다.

② 과학관의 소속 부서는 업무상 제작하여 공표한 자료를 아카이브로 납본 및 제출하여야 한다. 도서의 경우 납본 수량은 두 부로 하며 디지털파일과 동시 생산했을 경우에는 디지털파일도 함께 제출한다. 시청각자료(사진·동영상)는 디지털파일로 제출하여야 한다. 제출해야 하는 자료는 다음 각호와 같다.

1. 건물 신축 및 리모델링 : 건축기본계획, 건축설계도면 및 내역서, 건축 인허가 승인 서류 및 관련 공문, 준공도면 및 준공내역서, 사용승인 서류 및 관련 공문, 각종 인증서(녹색인증, 에너지효율등급, BF인증 등), 공사 전·후 시청각자료

2. 전시품 제작 : 전시품 설계도, 전시품 사진·동영상 등의 디지털 자료

3. 상설·특별 전시 : 홍보용 리플릿, 전시도록, 자료집, 전시 사진·동영상 등

4. 과학관 교육프로그램 : 교육용 서적류 및 디지털 콘텐츠 등

5. 경진대회 : 발간 서적류(작품설명서, 작품요약서, 수상작품요약집, 지도논문대회작품요약서, 선행기술조사서 등), 행사별 포스터 사진·동영상 등

6. 과학관 내·외부 R&D : 연구보고서, 연구결과물인 서적류 등

7. 국제과학관심포지엄(ISSM) : 홍보 포스터, 행사 사진·동영상 등의 시청각기록물, 학술대회 발간물 등

8. 과학관연보, 과학관사, 백서, 과학관지(가칭) 등

9. 기타 관장이 지정하는 중요기록물

③ 과학관 직원은 기증된 자료 중 과학관과 직접 관련된 자료 중 아카이브자료로 활용될 수 있는 것은 아카이브로 이관한다.

④ 납본대상 아카이브자료의 부수와 제출기한은 다음 각 호와 같다.

1. 도서 형태의 자료 : 3부, 사업완료 후 90일 이내

2. 서류 및 도면 등의 종이기록물 : 사업완료 후 60일 이내

3. 포스터, 리플릿 : 2부, 제작완료 후 30일 이내

4. 사진, 시청각자료, 전자매체자료 등의 사료 : 제작완료 후 30일 이내

5. 업무참조를 위해 각 과에 비치해야 하는 경우에는 비치등록대장(별지 제5호 서식)을 작성하여 아카이브로 제출한 후 자체 보관

과학관아카이브 소관자료는 자료등록대장(별지 제6호서식)에 작성하여 관리한다.

① 원본자료는 운영위원회에서 결정된 보존기간에 따라 보존에 적합한 시설에 보관한다.

② 중요기록물에 대하여는 디지털 사본을 제작하여 관리하며, 디지털자료는 대용량저장장치 또는 기관 서버에 안전하게 보관한다.

③ 저장장치에 보관된 디지털 자료는 정기적으로 백업을 시행하고 별도 보관해야 한다.

① 다음 각 호 어느 하나에 해당하는 경우에는 운영위원회의 승인 후 해당 자료를 폐기할 수 있다.

1. 불가항력적인 사유로 훼손되어 불용자료로 판단된 경우

2. 이용가치 또는 보존가치를 상실한 경우

② 다음 각 호 어느 하나에 해당하는 경우에는 운영위원회의 승인 후 해당 자료를 제적할 수 있다.

1. 열람 중 분실 등으로 현금 변상된 자료

2. 분실된 자료로서 그 책임소재가 불분명하여 특정인에게 해당 자료의 변상책임을 물을 수 없을 때

③ 폐기·제적된 과학관 아카이브 소관자료는 폐기·제적 자료대장(별지 제7호서식)을 통해 관리하여야 한다.

직원 및 이용자가 자료를 분실, 오손(汚損), 훼손하였을 경우에는 다음 각 호 중 어느 하나로 변상하게 할 수 있다.

1. 해당 자료와 동일한 자료

2. 유사하거나 동등한 가치를 지닌 대체 자료

3. 해당 자료의 가격에 상응하는 현금

제3장 열람

과학관 직원 및 연구원을 대상으로 한다. 단 외부기관에서 연구 목적 등으로 열람 요청하는 경우 자료열람신청서를 작성 후 아카이브 담당 직원의 동행 하에 열람할 수 있다.

① 자료의 열람시간은 과학관이 개관하는 날 10:00부터 17:00까지로 한다.

② 제1항에도 불구하고, 관장은 운영상 필요한 때에는 열람시간을 조정할 수 있다.

자료열람 방법은 자료열람신청서(별지 제8호서식)를 작성하여 제출한 후 자료를 수령하여 열람한다.

① 관장은 다음 각 호 어느 하나에 해당하는 자료의 열람을 제한한다.

1. 공개 제한된 자료

2. 훼손우려가 있는 자료

3. 기타 관장이 필요하다고 판단하는 경우

② 관장은 다음 각 호 어느 하나에 해당하는 사람에 대해서는 열람을 제한할 수 있다.

1. 자료의 훼손이나 안전관리에 지장을 초래할 우려가 있는 사람

2. 이 규정을 위반한 사실이 있는 사람이 열람을 요구하는 경우

3. 기타 특별한 사유가 있는 사람

제4장 대출

① 대출은 업무참고용 원내 대출로 한정한다.

② 업무참고용 대출은 업무참고용 자료대출 신청서(별지 제9호서식)를 작성하여 아카이브에 신청한다.

③ 업무용 비치자료의 대출기간은 최대 6개월로 한다. 다만, 대출기간의 연장이 필요하다고 인정될 때에는 1회(30일간)에 한하여 대출을 연장할 수 있다.

① 대출자료는 기한 내에 반납해야 한다.

② 반납기한이 남아 있더라도 자료점검 등 기타 사유로 반납요구가 있을 때에는 지체 없이 반납해야 한다.

제5장 아카이브 수장고 관리

아카이브 수장고에 소장되는 아카이브자료는 제4조의 규정에 따라 수집된 아카이브자료에 한한다.

① 아카이브담당과장은 아카이브 수장고 관리를 총괄한다.

② 아카이브담당자는 아카이브 소장자료의 관리 및 수장고 운영 등의 실무를 수행한다.