정부 클라우드저장소(G드라이브) 이용 지침

제1장 총 칙

이 지침은 중앙행정기관(대통령 소속 기관과 국무총리 소속 기관을 포함한다. 이하 같다)이 공동으로 사용하는 클라우드 기반 자료 저장소(이하 "G드라이브"라 한다)의 효율적 이용에 관한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.

① 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "G드라이브"란 공무원 등이 직무상 생산하거나 취득한 업무자료를 클라우드 컴퓨팅을 활용하여 체계적으로 저장하고 관리할 수 있는 정보시스템을 말한다.

2. "이용기관"이란 G드라이브를 이용하는 중앙행정기관을 말한다.

3. "내문서함"이란 개인별로 업무자료를 저장하고 수정, 삭제, 공유할 수 있는 G드라이브의 저장공간을 말한다.

4. "조직공유함"이란 조직정보에 의해 이용기관의 국·부서 등 조직단위로 자동적으로 생성되어 조직 구성원 간에 업무자료를 공유할 수 있는 G드라이브의 저장공간을 말한다.

5. "온-나라과제함"이란 클라우드 온-나라 전자문서시스템과 연계되어 과제관리카드별로 업무자료를 저장하는 G드라이브의 저장공간을 말한다.

6. "협업문서함"이란 부서 간, 기관 간 협업을 목적으로 협업 구성원 간에 업무자료를 공유할 수 있는 G드라이브의 저장공간을 말한다.

② 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 제1항에서 정한 것을 제외하고는 다른 법령 및 고시 등이 정하는 바에 따른다.

이 지침은 G드라이브를 이용하는 이용기관에 한하여 적용한다.

이용기관은 G드라이브를 이용함에 있어 다음 각 호의 사항을 준수하도록 노력하여야 한다.

1. 생산·관리되는 모든 업무자료는 PC에 저장하지 않고 G드라이브에 저장하여야 한다. 단, 도입초기 등 불가피한 경우에는 한시적으로 PC에 저장할 수 있다.

2. G드라이브에 저장된 업무자료는 특별한 경우를 제외하고 공유하여야 한다.

3. 업무 수행과정에서 기관 간, 기관 내 협업이 필요할 경우에는 G드라이브를 이용하여 적극적으로 협업하여야 한다.

G드라이브 이용에 대하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 지침에서 정하는 바에 따른다.

제2장 G드라이브의 구축·운영

행정안전부장관은 클라우드 컴퓨팅을 활용하여 중앙행정기관의 문서 및 보고서를 통합하여 저장 및 관리하는 클라우드 저장소 서비스를 구축·운영하고 개선한다.

① 이용기관에서 문서관리시스템, 이메일시스템 등 각종 행정정보시스템과 연계하여 G드라이브에 저장된 업무자료와 목록을 연계·활용하고자 할 경우에는 행정안전부에서 제공하는 연계 API를 활용할 수 있다.

② 행정안전부장관은 이용기관에서 연계 API를 요청할 경우 적극 지원한다.

③ 연계를 위한 API와 연계절차 및 방법 등은 G드라이브 홈페이지에 별도로 게시한다.

제3장 G드라이브 사용신청

G드라이브를 사용하고자하는 이용기관의 장은 해당 기관의 조직 및 정원 규모, 업무량 등을 고려하여 행정안전부장관에게 적정한 총 저장 용량을 신청하여야 한다.

제8조에 따라 이용기관이 자원의 사용을 신청한 경우 행정안전부장관은 G드라이브 사용신청 내역을 검토하여 적정한 저장 용량을 할당하여야 한다.

제4장 권한 관리

① G드라이브의 안정적 운영을 위하여 시스템관리자, 기관관리자, 소속기관관리자, 문서함별 관리자를 두며, 각각의 관리자는 1명 이상으로 지정할 수 있다.

② 제1항에 따른 관리자의 소속과 역할은 다음 각 호와 같다.

1. "시스템관리자"는 행정안전부에 두는 최상의 관리자로서, G드라이브의 총괄적인 운영을 담당한다.

2. "기관관리자"는 이용기관별 운영자로서, 저장 용량의 증설 신청 및 할당, 자료이관을 할 수 있으며, 소속기관관리자를 지정할 수 있다.

3. "소속기관관리자"는 이용기관의 하위 소속기관별 운영자로서, 해당 소속기관의 저장용량 증설 신청 및 할당, 자료이관을 할 수 있다.

4. 문서함 중 조직공유함은 이용기관의 부서 등 각 조직별로 관리자를 두며, 문서함에 대한 용량 증설을 신청할 수 있고 업무자료를 체계적으로 관리하기 위하여 폴더 및 업무자료의 생성, 수정, 삭제에 관한 지도·감독 권한을 갖는다.

5. 문서함 중 온-나라과제함은 이용기관의 클라우드 온-나라 전자문서시스템의 과제카드별로 관리자를 두며, 과제별 G드라이브 저장공간의 생성 및 용량 증설을 신청할 수 있고 업무자료를 체계적으로 관리하기 위하여 폴더 및 업무자료의 생성, 수정, 삭제에 관한 지도·감독 권한을 갖는다.

6. 문서함 중 협업문서함은 이용기관의 협업 업무별로 관리자를 두며, 문서함을 사용할 수 있는 사용자의 추가·삭제 및 권한관리와 저장공간의 용량 증설을 신청할 수 있고 업무자료를 체계적으로 관리하기 위하여 폴더 및 업무자료의 생성, 수정, 삭제에 관한 지도·감독 권한을 갖는다.

① 제10조제1항 및 제2항에 따른 관리자는 다음 각 호의 방법으로 지정한다.

1. "시스템관리자"는 행정안전부장관이 지정한다.

2. "기관관리자"는 이용기관의 업무담당자가 시스템관리자에게 권한을 신청하면 시스템관리자가 승인하여 지정한다.

3. "소속기관관리자"는 기관관리자가 지정한다.

4. 문서함별 관리자는 조직공유함의 경우 그 조직별 서무가 관리자가 되고, 온-나라과제함은 온-나라과제 담당자가 관리자가 되며, 협업문서함은 해당 문서함의 생성 신청자가 관리자가 된다.

② 제1항제4호에도 불구하고 이용기관의 업무특성상 문서함별 관리자를 다르게 할 필요가 있는 경우에는 다른 사용자를 지정하여 운영할 수 있다.

③ 제10조제2항제4호에 따른 조직공유함 용량 증설 신청은 제1항제4호에 따른 조직공유함 관리자뿐만 아니라 해당 조직공유함 구성원 누구나 신청할 수 있다.

제5장 문서함 및 업무자료 관리

① 내문서함은 사용자별로 자동 생성되며 사용자는 생산·수집된 업무자료를 내문서함에 저장하여 관리한다.

② 내문서함 소유자는 업무자료를 효율적으로 저장·활용하도록 체계적으로 관리하여야 하며 이용기관은 내문서함의 폴더 구성방식을 별도로 정하여 운영할 수 있다.

① 조직공유함은 조직정보에 의해 기관, 부서별로 자동 생성되며 조직 구성원이 공유할 목적으로 업무자료를 저장·관리한다.

② 행정안전부장관은 조직공유함을 체계적으로 관리·활용할 수 있도록 업무자료를 유형별로 구분하여 저장할 수 있는 하위 폴더를 일괄적으로 생성할 수 있다. 다만, 이용기관 또는 부서는 업무 특성상 조직공유함의 체계적인 관리·활용을 위해 필요한 경우 적합한 폴더 구성방안을 따로 정하여 운영할 수 있다.

③ 조직공유함에는 개인정보가 포함된 업무자료 또는 개인적인 자료 등을 저장해서는 아니 된다.

① 온-나라과제함은 온-나라 문서시스템과 연계되어 단위과제카드별로 필요시 생성할 수 있으며 단위과제에 필요한 업무자료를 저장·관리한다.

② 온-나라과제함에 저장된 업무자료는 온-나라 단위과제카드에서 과제 담당자가 열람할 수 있다.

① 협업문서함은 기관 내와 기관 간 운영할 수 있으며, 기관 간 협업문서함은 협업문서함 관리자가 부서장의 승인을 거쳐 기관관리자의 승인을 받아 생성하고 운영·관리한다. 단, 부서장 승인권한은 위임할 수 있다.

② 협업문서함은 협업과제 수행 시 공유하고자 하는 업무자료를 저장·관리한다.

③ 협업문서함 관리자는 협업 참여자에 대한 권한 관리와 용량 증설 신청 등을 처리한다.

① 이용기관 전체의 용량은 제9조에 따라 최초 할당되며, 이용기관이 용량 증설을 원할 경우 기관관리자가 시스템관리자에게 증설을 신청하고 시스템관리자가 승인하여 증설 할 수 있다.

② 제1항에 따라 이용기관이 용량증설을 신청할 때에는 미사용 계정·폴더·파일 등에 대한 삭제 및 중복파일·용량과다파일 등에 삭제를 통해 자체적으로 용량확보 시도를 선행하여야 한다.

③ 각종 문서함 용량은 이용기관이 정한 기본용량이 제공되며 추가적으로 필요할 경우 사용자가 신청하면 기관관리자 승인에 의해 증설할 수 있다.

① G드라이브에 저장하는 업무자료는 검색·활용이 용이하도록 생산일자, 업무자료명, 이력, 상태, 작성자 등을 조합한 명명규칙으로 저장하여야 하며, 이러한 명명규칙은 다음 각 호의 어느 하나를 사용하거나 이를 조합하여 사용할 수 있다.

1. 생산일자 + 업무자료명 + 이력

2. 생산일자 + 업무자료명 + 이력 + 작성자

3. 생산일자 + 업무자료명 + 상태 + 이력

4. 생산일자 + 업무자료명 + 상태 + 이력 + 작성자

② 제1항에도 불구하고 이용기관 또는 사용자는 업무 특성상 명명규칙을 다르게 할 필요가 있는 경우 적합한 명명규칙을 따로 정하여 운영할 수 있다.

③ 사용자는 업무자료 파일이 변경될 경우 파일별 변경이력을 조회할 수 있으며, 변경이력에서 이전 파일을 찾아 열람할 수 있다.

제6장 G드라이브 접속 및 활용

① G드라이브는 웹, 윈도우 탐색기 프로그램, 모바일 앱을 통해 사용할 수 있고, 각각의 접속방법은 다음 각 호와 같다.

1. 웹은 단말기에 설치된 웹 브라우저를 이용하여 망분리에 따른 업무망으로 G드라이브에 접속

2. 윈도우 탐색기 프로그램은 G드라이브 홈페이지에서 제공하는 설치 프로그램을 PC에 설치하여 업무망으로 G드라이브에 접속

3. 모바일 앱은 전자정부 모바일 가상화 서비스를 통해 스마트폰, 태블릿 등을 이용하여 G드라이브 접속

② 이용기관의 장은 제1항 제3호에 따라 기관 소속 사용자에게 모바일 단말기를 통해 G드라이브에 접속할 수 있게 하려는 경우 내부 검토를 거쳐 허용 여부를 결정하여야 한다. 단, 사용자가 모바일 앱 서비스를 신청한 경우에는 사용자 보안서약 후 허용한다.

③ 제2항에도 불구하고 외교·국방·통일·안보 등의 중요 기관이 모바일 단말기를 통해 G드라이브에 접속할 수 있게 하려는 경우 국가정보원과 협의하여 별도의 보안대책을 마련하여야 한다.

④ 공공장소 또는 공동으로 이용하는 단말기에서 G드라이브에 접속할 때에는 자료·정보유출 등 보안에 각별히 주의하여야 하고 반드시 로그아웃 등 안전 조치를 하여야 한다.

① 문서함의 폴더 또는 업무자료 파일은 공유대상자를 지정하여 다음 각 호와 같이 공유할 수 있다. 단, 기관 간에 공유하기 위해서는 기관 간 공유 승인자의 승인을 득하여야 한다.

1. 폴더 공유는 내문서함의 특정 폴더를 공유

2. URL 공유는 내문서함, 조직공유함, 온-나라 과제함 또는 협업문서함에서 공유하고자 하는 폴더 또는 업무자료가 위치한 경로(URL)를 공유대상자에게 제공하여 공유

② 폴더 또는 업무자료를 공유하고자 할 때에는 공유대상자에 대한 편집 권한, 공유기간, 비밀번호 등을 설정할 수 있다.

③ 문서함 폴더 또는 업무자료 파일을 공유 받은 자는 공유 목적과 권한 범위 내에서 사용하여야 하며, 공유한 자는 공유의 필요성이 달성되면 공유를 해제하여야 한다.

행정안전부장관은 업무자료를 효율적으로 검색하여 활용할 수 있도록 업무자료 검색 인덱싱 등 편의를 제공하여야 한다.

① 사용자가 조직개편 또는 전출·파견 등 인사발령으로 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제61조에 따라 업무를 인계·인수할 때는 G드라이브의 업무자료도 인계·인수하여야 한다.

② 업무자료를 인계한 사람은 이미 인계한 자료를 중복하여 별도로 저장하지 않는다. 다만, 필요시에는 인수자에게 공유를 요청하여 활용한다.

③ 업무자료 인수자는 인수 받은 업무자료를 해당 문서함에 체계적으로 정리하여 저장하여야 한다.

④ 행정안전부장관은 인사발령이 있는 사용자가 G드라이브 업무자료를 인계·인수하지 않은 경우 해당 사용자의 접속을 제한하거나 이용기관의 장에게 조치를 요구할 수 있다.

이용기관 사용자가 문서함 업무자료를 직접 인계하지 못하는 경우에는 기관관리자가 이용기관 소속 사용자를 대신하여 업무자료를 이관할 수 있다.

제7장 단말기 도입

이용기관의 장은 PC를 교체할 경우에는 저장장치를 최소로 하는 경량화된 단말기를 우선적으로 도입하도록 노력하여야 한다.

기존 PC를 이용할 경우 제4조에 따라 업무자료가 단말기에 저장되지 않도록 노력하여야 한다. 다만, 이용기관의 단말기 도입상황을 고려하여 일정 기간에 한해 G드라이브와 단말기에 병행 저장할 수 있다.

제8장 문서보안 및 업무자료 관리

① G드라이브에 저장한 업무자료 중 개인정보가 포함된 업무자료는 공유되지 않도록 하되, 부득이 공유할 경우에는 해당 업무자료 프로그램이 제공하는 비밀번호 설정기능을 이용하여 해당 파일에 직접 비밀번호를 설정하여 관리하여야 한다.

② 보안이 요구되는 자료는 G드라이브에 저장하지 않는 것을 원칙으로 하되, 불가피하게 저장해야 하는 경우는 해당 파일에 직접 비밀번호를 설정하여 관리하여야 한다.

① G드라이브 사용자는 조직공유함 등 다수 사용자가 공유하는 업무자료가 최신 자료가 유지되도록 하여야 한다.

② G드라이브 사용자는 제17조제1항에 따른 업무자료 명명규칙을 준수하고, 업무자료가 중복 저장되지 않도록 하며, 사용하지 않는 폴더·파일 등이 없도록 하는 등 G드라이브의 효율적 사용을 위해 업무자료를 관리하여야 한다.

③ G드라이브 사용자는 삭제된 업무자료 파일이 저장된 휴지통을 수시로 확인하여 삭제하여야 한다.

제9장 보칙

① 행정안전부장관은 G드라이브 활용실태를 조사하여 G드라이브를 개선하고 이용기관 활성화에 노력한다.

② 행정안전부장관은 제1항에 따른 업무의 처리를 위하여 이용기관에 대하여 필요한 자료의 제출을 요구할 수 있으며, 이용기관은 특별한 사정이 없는 한 이에 응하여야 한다.

① 행정안전부장관은 지침으로 정한 사항 외에 G드라이브 이용에 관한 요령·절차·기준 등에 관한 매뉴얼을 개발하여 보급한다.

② 행정안전부장관은 G드라이브 활용 등 클라우드 업무환경 도입·활용에 관한 교육계획을 수립·시행하여야 한다.

③ 이용기관은 제2항에 따라 수립된 교육계획이 정하는 바에 따라 자체계획을 수립·시행하여야 한다.

행정안전부장관은 「훈령·예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 이 예규에 대하여 2018년 7월 1일 기준으로 매3년이 되는 시점(매 3년째의 6월 30일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.