국가인권위원회 기록관 운영규정

제1장 총칙

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조에 따라 국가인권위원회 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "기록물"이라 함은 국가인권위원회(이하 "위원회"라 한다)가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. "기록관"이라 함은 기록물을 효율적으로 관리·보존·활용하기 위하여 필요한 기록물서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다) 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

4. "기록물관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규정은 위원회에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제2장 구성 및 분장업무

① 기록관은 행정법무담당관실에 설치하고, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.

③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 업무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.

② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 기록관장의 요청에 의해 국가인권위원회위원장이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하고, 연임할 수 있다.

③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행

2. 소관기록물 수집·관리 및 활용

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 기록물평가심의회의 운영 및 기록물폐기 관리

9. 소관 비공개기록물의 공개 재분류

10. 기록물 서고 관리

11. 기록물 정수점검 및 실태조사

12. 기록물관리 지도·교육, 운영계획의 수립 및 시행

13. 위원회의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

15. 기록관의 시설 및 장비관리

16. 기록관리시스템의 활용

17. 소관 비전자기록물의 전자화

18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

19. 소관 기록물의 검색·열람제공

20. 기록물 편찬·전시·홍보

21. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리

22. 정보공개 주관

23. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 기록물의 관리

① 기록관장은 위원회에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.

② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다)제17조 내지 제19조에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.

③ 위원회가 다음 각 호에 해당하는 사항을 추진하고자 하는 경우에는 미리 조사·연구서 또는 검토서를 작성하여 보존하여야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산·관리하는 경우에는 작성하지 아니할 수 있다.

1. 법령의 제정 또는 개정관련 사항

2. 주요정책의 결정 또는 변경 사항

3.「행정절차법」에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항

4. 그 밖에 기록관장이 조사·연구서 또는 검토서 작성이 필요하다고 인정하는 사항

④ 위원회가 다음 각 호의 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 하며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산 또는 등록하여 관리하여야 한다.

1. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의

2. 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요직위자가 참석하는 회의

3. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의

4. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의

⑤ 위원회는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다.

1. 국가인권위원회위원장 등 주요직위자의 업무 관련 활동과 인물사진

2. 위원회의 주요행사

3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고로 국가인권위원회위원장이 시청각기록물의 작성·보존이 필요하다고 인정하는 사항

4. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항

5. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

① 기록물을 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화 하여 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.

② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 이관 예정일 1월 전까지 이관연기신청서를 제출하여야 한다.

② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.

③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 보존중인 기록물중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회를 거쳐 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 "규칙"이라 한다) 제10호서식에 의한 기록물평가심의서를 작성·보존하여야 한다.

② 전문요원의 폐기심사 중 보존기간이 30년 이상으로 재분류되었을 경우에는 규칙 별지 제1호서식의 기준에 따라 기록물재분류평가서를 작성하여야 한다.

③ 기록관장은 폐기대상기록물이 유출되지 않도록 필요한 조치를 마련하여야 한다.

① 기록물폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.

② 심의회는 위원장을 포함하여 5인으로 구성하되, 위원장은 사무총장이 되고, 위원은 위원회 소속 국장(기획조정관 포함) 또는 과장(담당관·인권상담조정센터장·직제팀장 및 인권사무소장 포함) 중 국가인권위원회위원장이 지명하는 2인과 기록관리 업무에 관한 지식을 가진 민간전문가 중 국가인권위원회위원장이 위촉한 2인으로 구성한다. <개정 2018.7.24.>

③ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.

1. 보존기간 10년 이하 기록물의 폐기 등에 관한 사항

2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항

3. 기타 기록물의 폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

④ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 기록관장을 간사로 두고, 회의록 작성은 전문요원이 담당한다.

⑤ 심의회는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수 찬성으로 의결한다. 다만, 심의회의 위원장이 필요하다고 인정하는 경우 서면으로 심의·의결할 수 있다.

⑥ 심의회의 위원장은 필요하다고 판단할 경우 처리부서의 장, 관계공무원 등을 회의에 출석하게 하여 그 의견을 들을 수 있다.

⑦ 심의회는 필요시 수시 소집하여 운영할 수 있으며, 민간 전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.

제4장 기록물의 전산화관리

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 기록물서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.

기록관장은 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제5장 보안관리 및 점검

① 기록관장은 기록관의 기록물서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

② 기록관의 기록물서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 기록물서고에 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

기록관 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검

2. 기록물서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부

3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제6장 기록물의 대출 및 열람

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 위원회 직원

2. 타 부처 등의 공무원이 개인적 활용을 위해 기록물을 이용하고자 하는 자 또는 공무원이 아닌 자

② 제1항제2호의 경우 보존기간이 만료된 기록을 대상으로 하며, 대출은 금지한다.

다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우

2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

3. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제7장 보칙

① 기록관장은 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.

② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.