외교부 외교정책자료실 설치·운영 규정

제1장 총칙

이 규정은 외교정책 수립 등 외교업무 관련 자료의 효율적 관리와 정보 제공을 위하여 「외교부와 그 소속기관 직제 시행규칙」관련조항에 따라 외교정책자료실(이하"자료실"이라 한다)의 설치·운영 등에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. 자료는 도서와 비도서를 말한다.

2. 도서는 책, 서적 형태의 간행물을 말한다.

3. 비도서는 DVD, CD, 비디오테이프 등 시청각자료 및 디지털 파일 등 전자자료 등 지식정보자원 전달을 목적으로 정보가 축적된 모든 자료(온라인 자료를 포함한다)를 말한다.

4. 온라인 자료는 정보통신망(「정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률」제2조제1항제1호의 정보통신망을 말한다. 이하 같다)을 통하여 공중송신(「저작권법」제2조제7호의 공중송신을 말한다)되는 자료를 말한다.

5. 자료관리전산시스템(이하"자료관리시스템"이라 한다)은 자료의 신청·수집·등록·분류·편목·보존·접수·검색·폐기 등 자료 처리 및 관리의 전 과정이 전자적으로 처리되는 시스템과 자료를 활용하기 위한 하드웨어·소프트웨어·데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시스템을 말한다.

① 자료실은 외교부 기획조정실 혁신행정담당관실 소속으로 한다.

② 자료실의 운영을 위하여 운영관리자(이하"자료실장"이라 한다) 등 전문 인력을 배치한다.

③ 자료실은 다음 각 호의 기능을 수행한다.

1. 자료의 수집, 정리 및 보존 관리

2. 자료의 열람 및 대출 등 이용서비스 제공

3. 자료의 등록, 검색 등 자료관리시스템 도입 및 운용

4. 기타 자료실 운영에 필요한 사항

제2장 자료의 수집 및 관리

자료의 수집 범위는 다음 각 호와 같다.

1. 국내·외 외교정책 및 국제관계 전문 도서, 비도서

2. 직원들의 업무능력 제고를 위한 자기개발·교양 도서, 비도서

3. 외교부 및 그 소속기관에서 발간·배포한 외교부 간행물

4. 기타 국내행정기관 등에서 발간한 정부간행물 등

① 자료의 수집은 구입, 수증, 교환 및 기타의 방법으로 할 수 있다.

② 자료실장은 매년 체계적이고 합리적인 자료 수집을 위하여 연간 자료수집계획을 수립하고 이용자 대상으로 자료 수요에 대한 의견을 조사하여 반영할 수 있다.

③ 상기 제2항의 연간 자료수집계획은 다음 각 호의 사항을 감안하여 수립한다.

1. 소장 자료 현황

2. 자료 이용 현황

3. 출판 현황 및 자료 구입 실적

4. 기타 예산 및 이용자 분석 등

④ 자료실장은 외교부 및 그 소속기관 직원이 신청한 희망도서 등을 구입 등의 방법으로 수집할 수 있다.

⑤ 국내외 도서 및 비도서는 월 1회, 연속간행물은 연 1회 구입하는 것을 원칙으로 하되, 필요에 따라 수시 구입할 수 있다.

⑥ 외교부와 그 소속기관에서 발간한 자료는 내용·매체의 유형에 관계없이 수집 관리한다.

⑦ 기타 중앙부처 및 공공기관 등에서 발간한 자료는 업무 연관성을 고려하여 수집 관리한다.

① 수집된 자료는 다음 각 호의 절차에 따라 등록, 분류, 편목 관리한다.

1. 수집된 자료는 먼저 등록여부를 판단하여 자료관리시스템에 입력·등록하고 장서인(藏書印)을 자료의 내표지 좌측 상단에, 기관인은 자료의 측면에 날인한다.

2. 등록된 자료는 자료관리시스템으로부터 등록현황을 출력 또는 조회하여 점검·관리한다.

3. 자료의 분류는 원칙적으로‘듀이십진분류표(DDC)’에 따른다. 다만, 어학 및 문학 자료는 듀이십진분류법 동양관계세분전개표에 따라 분류한다.

4. 도서와 비도서의 편목은 동서의 경우‘KORMAC’를, 양서의 경우‘USMARC’를 사용하며 연속간행물은 기본서지 및 각호의 발행·입수사항을 입력하고, 주요간행물의 목차로 데이터베이스를 구축할 수 있다.

② 입수된 신착자료 목록은 이용자가 쉽게 접근할 수 있도록 주기적으로 홈페이지 등에 공지한다.

제3장 자료 이용

① 자료의 이용 대상자는 원칙적으로 외교부 및 그 소속기관 직원에 한하며, 외교부 직원이 아닌 경우 자료실 방문자에 한하여 열람할 수 있다.

② 자료 열람 및 이용은 공무원의 근무시간에 한한다. 다만, 자료실장이 필요하다고 인정하는 경우에는 이용시간을 조정할 수 있다.

③ 자료의 열람 장소는 자료실 내로 한정한다.

자료실을 처음 이용하고자 하는 외교부 및 그 소속기관 직원은 자료실을 통해 자료관리시스템 이용자 등록을 하여야 한다.

① 자료의 대출은 외교부 및 그 소속기관 직원이 직접 신청하는 경우에 한하며, 외교부 직원을 대리하여 대출한 경우에도 자료에 대한 책임은 실제 이용한 대출자에게 있다.

② 외교부 직원이 아닌 외부이용자에 대해서는 원칙적으로 대출하지 아니하나, 외교부 업무와 관련하여 필요한 경우 외교부 직원이 동행하여 대출할 수 있으며, 자료에 대한 책임은 동행한 직원에게 있다.

③ 자료의 대출은 1인 5권 이내로 하고 대출기간은 다음 각 호와 같으며, 필요시 1회 연장할 수 있다.

1. 소장도서 14일 이내

2. 1개월 이내 신착도서 7일 이내

3. 연속간행물, 멀티미디어 등 비도서 자료 3일 이내

4. 일간지 1일 이내

④ 자료실장은 업무상 부득이하게 1개월 이상의 장기대출이 필요하다고 판단될 경우 승인할 수 있으며, 총 기간은 3개월을 초과할 수 없다.

자료실에 소장된 다음 각 호의 1에 해당하는 자료는 원칙적으로 대출할 수 없다.

1. 희귀자료

2. 사전류, 연감류 등 참고자료

3. 자료 생산기관으로부터 열람 및 대출이 제한된 자료

4. 기타 훼손이 심한 도서 등 열람 및 대출이 부적절한 자료

① 자료를 대출 받은 자는 제9조제2항에 따라 기간 내 반납 또는 연장 처리를 하여야 한다.

② 자료실장은 대출기간 중이라도 다음 각 호의 1에 해당하는 경우, 해당 자료의 반납을 요구할 수 있다.

1. 퇴직, 휴직, 전보 등 신분상의 변화가 있는 경우

2. 재외공관 발령 등 근무지의 변경이 있는 경우

3. 대출기간을 초과하는 휴가, 병가 또는 출장이 예상되는 경우

4. 기타 자료실장이 자료 반납이 필요하다 판단되는 경우

③ 자료실장은 대출기간이 경과한 경우 주기적으로 대출자에게 자료반납을 독촉하여야 한다.

① 대출받은 자는 임의로 타인에게 자료를 다시 빌려줄 수 없으며, 대출 또는 열람 자료를 절취 또는 훼손하여서는 아니 된다.

② 자료를 열람 또는 대출받은 자가 분실 또는 내용의 일부를 훼손하였을 경우에는 30일 이내에 다음 각 호의 1과 같이 변상하여야 한다.

1. 원칙적으로 동일한 자료로 변상한다.

2. 동일한 자료 변상이 불가능하다고 인정될 때에는 구입금액으로 변상하거나, 그에 상응한 가치가 인정되는 최신자료로 대체하여 변상할 수 있다.

3. 기타 비매품 등의 경우에는 자료실장이 변상금액을 별도로 정할 수 있다.

③ 천재지변, 기타 불가항력적 사유 등으로 발생한 경우에는 변상을 면제할 수 있다.

자료실장은 이용자의 범위확대 및 편의를 위하여 인터넷 등 정보통신을 통한 온라인 자료의 원격제공을 실시 할 수 있다.

제4장 자료 폐기·제적 및 장서점검

① 자료실장은 다음 각 호의 1에 해당하는 자료를 심사하여 폐기할 필요성이 있는 경우, 자료실 관리부서장의 승인을 얻어 폐기할 수 있다. 이 경우 폐기자료에 대한 일자와 사유 등은 자료관리시스템에 등재하고 폐기처분한다.

1. 더럽혀지거나 훼손되어 이용 상의 어려움이 있으며 복원이 불가능하다고 인정되는 자료

2. 이용가치를 상실하였거나 기타 복본자료로서 원문데이터베이스 구축 등으로 보존의 필요성이 없다고 인정되는 자료

② 천재지변, 불가항력의 사고, 그 밖에 이와 유사한 사유로 자료가 사라진 때에는 이를 제적할 수 있다.

자료실장은 필요시 소장 자료에 대하여 다음 각 호의 사항을 점검할 수 있다.

1. 자료와 소장목록을 대조하여 분실, 훼손 및 미반납 자료 등의 확인

2. 폐기대상 자료의 색출, 잘못 분류된 자료의 재분류 등

제5장 유관 기관 간 업무협력

자료실장은 외교부 및 그 소속기관 직원들의 자료 이용 등 자료실 운영의 효율화를 위해 국립외교원 도서관과 다음 각 호의 사항에 관하여 협력한다.

1. 소장 자료의 상호 대차

2. 자료관리시스템 등의 설치·운영

3. 전자저널 구독 및 상용 데이터베이스 이용

4. 기타 자료실 운영에 필요한 사항

자료실장은 외교부 및 그 소속기관 직원들의 자료 이용 등 자료실 운영의 효율화를 위해 다음 각 호의 기관과 협력한다.

1. 국립중앙도서관

2. 국회도서관

3. 국가정책정보협의회 등