행정중심복합도시건설청 행정자료실 관리규정

제1장 총칙

이 규정은 행정중심복합도시건설청(이하 "건설청"라 한다) 행정자료실(이하 "자료실"라 한다)의 효율적인 이용과 관리에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

① 자료실은 건설청 운영지원과에 설치하며, 이의 효율적 운영을 위하여 운영책임자와 운영요원을 둘 수 있다. <개정 2008. 4. 2.>

② 제1항의 규정에 의한 운영책임자는 운영지원과장이 되며 운영요원은 운영지원과 직원으로 한다. <2008. 4. 2.>

③ 운영책임자 및 운영요원은 다음 각호의 업무를 관장한다.

1. 자료의 수집에 관한 사항

2. 자료의 관리 및 보존에 필요한 사항

3. 자료의 열람 및 대출에 관한 사항

4. 자료실 이용자범위에 관한 사항

5. 기타 자료실의 운영에 필요한 사항

① 자료실에 비치할 자료는 비밀이나 대외비로 분류하지 아니한 것으로 건설청 업무달성에 필요한 자료를 우선함을 원칙으로 한다.

② 자료는 그 성질에 따라 다음 각 호와 같이 구분한다.

1. 행정 간행물 : 행정기관이 발간하여 배포하는 행정업무에 관한 간행물

2. 행정자료 : 행정기관, 국가 또는 지방자치단체의 지도·감독을 받는 기업체, 단체 또는 외국의 행정기관이 생산한 행정업무에 관한 자료로서 제1호에 해당하지 아니하는 각종 자료

3. 일반자료 : 행정기관에서 생산한 것이 아닌 전문서적·교양서적 등 도서류와 기타 각종 형태의 자료로서 제1호 및 제2호에 해당하지 아니하는 자료

4. 비도서자료 : 절취자료, 소책자, 단매자료, CD, 테이프(비디오 포함), 그림·사진·청사진 등

5. 기타자료 : 국외여행자의 귀국보고서와 국외파견자 송부자료 및 각종 회의시 취득한 자료

제2장 자료의 수집

① 각 부서에서 소관업무 수행 상 필요한 자료가 있을 때에는 운영요원에게 구입을 의뢰한다.

② 운영요원은 자체선정자료 및 제1항에 의하여 구입을 의뢰받은 자료에 대하여 보관중인 자료와의 중복, 구입필요성 및 기존자료의 이용가능성 여부 등을 검토하여 구입여부를 결정하고, 운영책임자의 승인을 얻어 자료를 구입한다.

③ 자료의 구입은 연2회 정기 구입을 원칙으로 하되 필요에 따라 수시로 구입할 수 있다.

운영책임자는 건설청 추진에 필요한 자료의 수집을 위해 추진·자문위원 및 유관기관, 연구단체, 대학 등에 협조 요청하여 필요한 자료를 수집하여야 한다.

① 각 과는 정기 또는 부정기적인 간행물을 발간 할 시에는 발간 즉시 3부 이상을 자료실에 납본하여야한다. <개정 2008. 4. 2.>

② 국·과·단장은 외부에서 취득한 자료 중 전 직원이 활용할 가치가 있다고 판단되는 자료는 자료실에 납본하여 공용토록 협조해야 한다. <개정 2008. 4. 2.>

③ 운영책임자는 자료실 운영에 필요한 경우 국·과·단에서 보유하고 있는 자료에 대하여 제출을 요구할 수 있다. <개정 2008. 4. 2.>

④ 제3항의 규정에 의한 자료제출요구를 받은 국·과·단장은 특별한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다. <개정 2008. 4. 2.>

제3장 자료의 정리 및 보관

보유하고 있는 모든 자료는 다음 각 호의 방식에 따라 분류한다.

1. 운영요원은 기증이나 구입 등을 통하여 수집한 자료를 등록인·장서인(건설청 소장 자료임을 증명하는 인장)을 찍고 분류기준에 따라 분류한 다음 등록번호를 붙여 정리한다. 다만, 신문·통신문 등 등록에 적합하지 아니한 것은 그러하지 아니한다.

2. 기증 및 교환계획에 의하여 입수된 자료는 이용가치가 인정될 때에만 등록·정리한다.

① 자료의 분류에 있어서는 "한국십진분류법(KDC)"을 적용하되 필요에 따라 수정하여 건설청 실정에 맞게 분류한다.

② 도서기호의 부여에 있어서는 "이재철저자기호표"를 적용하되 필요에 따라서 수정할 수 있다.

③ 자료의 효율적인 관리를 위하여 필요에 따라 별치기호를 부여할 수 있다.

④ 분류된 자료는 주제별·출처별·형태별 특성에 따라 서가에 배열한다.

① 자료의 보존기간은 각호와 같다. 다만, 필요한 경우에 운영책임자가 그 가치에 따라 보존기간을 따로 정할 수 있다.

1. 서적 및 특수자료 : 영구보존

2. 신문·잡지 : 1년 보존

② 운영책임자는 보존기간의 경과 후에도 계속 보관하여야 할 필요가 있는 자료의 보존기간을 연장할 수 있다.

운영요원은 새로 수집한 자료의 목록을 수시로 자체 홈페이지 상에 게재하거나 기타 일정한 방법에 의하여 전 직원에게 주지시켜야 한다.

제4장 도서의 열람 및 대출

① 자료의 열람은 개가식으로 한다.

② 자료를 열람할 수 있는 자는 다음 각 호에 해당하는 자로 한다.

1. 건설청 및 소속기관의 직원

2. 기타 건설청 관련 업무에 종사하거나 관련이 있는 자로 운영책임자가 인정하는 자

③ 자료를 열람하고자 하는 자는 다음 사항을 준수하여야 한다.

1. 자료실 내에서는 타인의 자료열람에 방해가 되지 않도록 정숙하여야 한다.

2. 자료실 내에서는 금연하여야 한다.

3. 자료를 절취 또는 훼손하여서는 아니 된다.

4. 자료실에서는 운영요원의 지시에 따라야 한다.

① 열람시간은 공무원 근무시간에 준하되 운영 책임자가 필요하다고 생각하는 경우 이를 조정할 수 있다.

② 자료는 지정장소에서 열람하여야 한다. 다만, 자료를 지정장소 외에서 열람하고자 한 때에는 소정의 대출허가를 받아야 한다.

자료실 소장 자료는 연구 및 정책 참고자료로 활용할 목적에 한하여 이를 복사할 수 있다. 다만 자료복사는 저작권을 침해하지 않는 범위 안에서 하여야 하며 그 책임은 복사한 자가 진다.

자료실의 운영책임자는 자료를 생산한 부서로부터 열람제한요구가 있거나 기타 특별한 사유로 열람을 제한할 필요가 있다고 인정하는 자료에 대하여는 열람 또는 복사를 제한할 수 있다.

① 자료의 대출은 건설청 직원에 한하고 외부인에 대해서 원칙적으로 대출을 금한다.

② 자료의 대출은 1인3권 이내로 하고 대출기간은 10일 이내로 한다.

③ 각호에 해당하는 자료는 복본이라도 대출하지 아니한다.

1. 정기간행물

2. 희귀자료

3. 사전류

4. 건설청 업무관련 자료

5. 기타 운영책임자가 지정한 자료

① 자료를 대출받고자 하는 자는 도서목록, 대여기간 등에 대해 운영요원에게 신고하여야 한다. <개정 2009. 10. 26.>

② 운영요원은 전항에 의한 신고가 있을 때에는 전산매체를 활용하여 동 내용을 전자적으로 기록 관리한다. <개정 2009. 10. 26.>

대출된 도서를 예약할 경우 반납 즉시 대출받을 수 있으며 도서예약에 관한 사항은 다음과 같다.

1. 1인당 예약 권수: 2권

2. 1책당 예약 인수: 3명

3. 도착한 예약도서 보유기간: 3일

① 열람자가 자료의 열람을 마쳤을 때에는 운영 요원에게 반납하여야 한다.

② 자료를 대출받은 자는 대출기한 내에 자료를 반납하여야 한다.

③ 자료를 대출받은 자가 해직·휴직·전직·해외파견등과 같은 신분상 변동이 있을 때는 자료의 대출기간 내라도 지체 없이 반납하여야 한다.

④ 운영책임자는 대출한 자료에 대하여 필요한 경우에는 대출기한중이라도 그 반납을 요구할 수 있다.

⑤ 운영요원은 자료의 반납을 받을 경우 반납자료의 낙장, 절취, 훼손 등의 유·무를 확인한 후 반납 받아야 한다.

① 운영책임자는 대출 자료의 대출기한이 경과한 때는 대출받은 자에게 자료를 반납토록 독촉하여야 한다.

② 제1차 독촉은 대출기한 3일이 경과한 후, 제2차 독촉은 제1차 독촉 반납기한 3일이 경과한 후에 한다.

제15조에 규정된 대출기간을 어긴 자는 그 지정일 까지 대출이 중지된다.

1. 도서 무단 방출자 : 1년

2. 장기 연체자(60일이상) : 6개월

3. 도서절취·훼손자 : 6개월

자료를 열람 또는 대출받은 자가 자료를 분실 또는 내용의 일부를 훼손하였을 때는 다음 각호와 같이 변상하여야 한다.

1. 분실·훼손한 이용자에게는 도서를 찾거나 구입할 수 있도록 국내서는 10일간, 외국서는 30일간 변상을 유예한다. 다만, 이 기간 중 대출은 중지된다.

2. 현품변상이 불가능한 자료는 훼손, 분실이 확인된 날로부터 국내서는 10일 이내, 외국서는 30일 이내에 현금으로 변상하되, 비매품인 경우에는 운영책임자는 그에 상응하는 가치가 있다고 인정되는 자료로서 대체할 수 있다.

제5장 자료의 정기점검 및 폐기

운영책임자는 소장 자료에 대하여 다음사항을 연1회 이상 점검하여야 한다.

1. 현품과 자료등록대장을 대조하여 분실, 훼손 및 미 반납 자료 등의 유·무 확인

2. 폐기대상 자료의 색출

3. 오분류 자료의 재분류

4. 변상명령 자료의 변상조치사항

자료가 다음 각호에 해당될 때는 필요에 따라 운영책임자의 결정으로 폐기처분한다.

1. 오손, 파손, 낙장 등 훼손상태가 심하여 원상회복이 불가능한 자료

2. 불필요한 복본

3. 기타 운영책임자가 보존이 불필요하다고 인정되는 자료

폐기자료 중 타 기관에서 재활용을 위해 요청할 경우 해당 기관에 기증할 수 있다.

폐기처분한 자료는 제적한다.