행정안전부 협상에 의한 계약 제안서 평가 업무처리 규정

이 규정은 기획재정부 계약예규「협상에 의한 계약체결기준」제7조에 따라 행정안전부가 협상에 의한 계약 방식으로 체결하는 물품 및 용역계약의 제안서 평가와 관련하여 필요한 세부사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정은 행정안전부에서 수행하는 제안서 평가를 적용대상으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1.‘제안요청서’라 함은 계약담당공무원이 협상에 의한 계약으로 진행하는 입찰에 참가하고자 하는 자에게 제안서의 제출을 요청하기 위하여 교부하는 서류를 말한다.

2.‘제안서’라 함은 협상에 의한 계약으로 진행하는 입찰에 참가하고자 하는 자가 제안요청서 및 입찰공고에 따라 작성하여 계약담당공무원에게 제출하는 서류를 말한다.

3.‘제안서 평가’라 함은 협상에 의한 계약으로 진행하는 입찰에 참가하고자 하는 자가 제출한 제안서를 평가위원이 평가항목에 따라 기술능력을 종합적으로 평가하는 것을 말한다.

4.‘제안서 평가위원’이라 함은 제4조에 따라 선정된 위원을 말하며, ‘외부위원’이란 행정안전부 외부 평가위원을 말한다.

① 제안서의 심사 및 평가를 위하여 공무원·학계·연구계 등의 해당 분야 전문가로 구성된 평가위원회를 구성·운영할 수 있다.

② 위원회의 위원 수는 위원장을 포함하여 다음 각 호로 구성한다.

1. 추정가격 5천만원 미만 : 5인 이상

2. 추정가격 5천만원 이상 : 7인 이상

③ 평가위원은 외부위원을 과반수로 한다.

④ 위원회는 위원장 1인을 두며, 위원장은 위원회의 호선에 의하여 외부위원 중 과반수의 동의를 얻은 외부 평가위원으로 선임한다. 다만, 사안에 따라 위원장 선임 없이 평가를 실시할 수 있다.

⑤ 평가위원 선정 시 제안업체와 특수한 이해관계가 있는 자가 위촉되지 않도록 주의하여야 한다.

① 사업부서는 평가위원회를 구성하기 전에 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 평가위원이 포함되지 않도록 하여야 한다.

1. 본인 또는 소속단체가 평가일 기준 최근 3년 이내 평가대상 업체로부터 평가대상 사업과 관련된 용역, 자문, 연구 등을 의뢰받아 이를 수행한 경우

2. 당해 평가대상 사업의 시행으로 인하여 이해당사자가 되는 경우

3. 평가일 기준 최근 3년 이내 당해 평가대상 업체에 재직한 경력이 있는 경우

4. 기타 공정한 심사를 수행할 수 없다고 판단될 경우

② 평가위원은 제1항에 해당하면 위원장에게 회피사유를 알리고 스스로 그 안건의 평가를 포기하여야 한다.

③ 평가위원이 제2항을 위반한 사실이 확인된 경우 향후 3년간 행정안전부에서 주관하는 평가위원회에 참여할 수 없다.

① 누구든지 위원장 및 평가위원 전원의 동의 없이 제안서 평가 진행과정을 녹취하거나 촬영 또는 외부에 공개할 수 없다.

② 사업부서에는 평가위원들로부터 보안유지를 위하여 서식 1의 평가위원 보안서약서를 제안서 평가 전에 제출받아야 한다.

① 입찰참가업체로부터 제안서를 접수한 날로부터 7일 이내에 제안서 평가를 실시하여야 한다. 다만, 사업부서에서 사업시기 등을 고려하여 평가일을 연기하고자 할 경우에는 5일 이내에 평가시기를 연장할 수 있다.

② 위원회는 위원장을 포함하여 3분의 2 이상의 출석으로 개회하며, 사업부서의 장은 필요한 경우 평가위원에게 사업의 특성, 용역개요, 중점평가사항 등을 설명할 수 있다.

③ 사업부서는 평가대상 업체가 작성한 제안서를 평가 당일 평가위원에게 배부하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 제안서의 심도 있는 검토를 위하여 필요한 경우 사전에 평가위원에게 배부할 수 있다.

④ 제안서의 평가는 대면심사를 원칙으로 하되 계약유찰로 인한 단일 업체의 제안서 심사 및 추정가격 5천만원 미만 사업의 경우에는 제안 설명회를 생략하고 서면심사로 대체 할 수 있다.

⑤ 사업부서는 유찰로 인하여 단일 제안업체와 수의계약을 체결하려는 경우 단일업체의 제안서에 대한 평가를 실시하여 평가결과 기술능력평가 점수가 기술평가분야 배점한도의 85% 이상일 경우이어야 한다.

⑥ 사업부서는 제안서 평가결과를 평가일로부터 3일 이내에 계약담당공무원에게 송부하여야 한다.

① 사업부서는 평가일 당일 평가의 효율성 및 신속성을 위하여 입찰참가 업체에 제안 설명회를 실시할 수 있으며, 제안 설명회를 개최하고자 하는 경우에는 입찰참가업체에 제안 설명회 일자·장소 및 준비사항 등을 사전에 공지하여야 한다.

② 제안서 발표순서는 제안서 접수 순서로 하며 참가업체는 다른 경쟁업체의 제안서 설명을 청취할 수 없다.

③ 제안서의 발표는 제안서에 명시된 사업책임자 또는 입찰참가업체 대표가 발표하는 것을 원칙으로 하며, 1인 이내에서 보조자가 배석하여 평가위원의 질의에 응답하게 할 수 있다.

④ 제안 설명회 개최를 제안요청서 등에 사전 공지하였음에도 불구하고 설명회에 참석하지 않은 입찰참가업체의 경우에는 위윈회에 보고하고 제출된 제안서만으로 평가를 실시하되 평가 시 감점 처리할 수 있다.

⑤ 사업부서 담당공무원은 평가장소에서 성적을 집계하여 다음 각 호의 사항을 확인 후 평가를 종료하여야 한다.

1. 평가위원별로 작성된 평가표에 서명이 되어 있는지 여부

2. 평가표에 점수가 정정된 항목은 날인 또는 서명이 되어 있는지 여부

3. 평가표의 점수 합계가 정확히 계산되어 있는지 여부

4. 평가점수 집계표에 평가위원장의 서명을 받았는지 여부

① 기술평가점수는 각 평가위원의 기술평가점수 중에서 최저 및 최고점을 제외한 후 산술 평균하여 산출한다. 다만, 최저 또는 최고 점수가 2개 이상일 때는 하나만 제외한다.

② 평점을 계산한 결과 소수점 이하의 숫자가 있는 경우에는 소수점 셋째 자리에서 반올림한다.

외부위원에 대한 수당은 예산의 범위 내에서 매년도 예산 및 기금운용계획 집행지침에 따른다.

① 심사·평가 중에는 전화(휴대전화) 사용을 금지하며 불가피하게 전화를 사용할 경우에는 위원장의 동의를 얻어 공개된 장소에서 사용한다.

② 평가 종료 후 평가결과서에 평가위원 전원이 서명할 때까지는 평가관련자(평가위원 및 평가진행자)의 외부출입을 제한한다.

이 규정에 정하지 않은 사항에 대하여는 「협상에 의한 계약체결기준」 등 관련 계약예규를 적용하며, 물품·용역의 특성에 따라 이 세부기준을 적용하기 곤란하다고 인정되는 사항에 대하여는 제안요청서 등에 별도로 정할 수 있다.

행정안전부장관은「훈령·예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 이 훈령에 대하여 2021년 1월 1일을 기준으로 매3년이 되는 시점(매3년째의 12월 31일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.