수도권대기환경청 기록물 관리 및 기록관 운영에 관한 규정

제1장 총칙

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록물법"이라 한다) 제13조 및 같은 「같은 법 시행령」 제10조에 「환경부 기록관 및 기록관 운영에 관한 규정(환경부 훈령 제884호)」 제5조에 따라 수도권대기환경청 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "기록물"이란 수도권대기환경청에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 간행물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 등록, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

4. "전자기록생산시스템"이란 「행정효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 행정정보시스템 및 업무관리시스템을 말한다.

5. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

제2장 기록관 구성 및 업무

① 수도권대기환경청 기록관은 기획과에 설치하고, 기획과장이 기록관의 장(이하 ‘기록관장’이라 한다)이 된다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 기록관리시스템 운영, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 인력을 배치하여야 한다.

③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리담당자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.

② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 기록관장이 위촉하며, 위촉기간은 3년으로 하고 연임할 수 있다.

③ 자문위원을 소집하거나 자료검토 의뢰 시 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행

2. 기록물관리에 관한 규정 및 지침 등 제·개정

3. 기록관리기준표의 관리

4. 국가기록원으로의 기록물 생산현황 통보

5. 처리과 보유기록물 인수 및 보존기간 30년이상 기록물 국가기록원 이관

6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집·등록관리

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 집행

9. 기록관 보존시설 및 장비관리

10. 기록물 정수점검 및 실태조사, 보유기록물 목록 및 통계의 작성 관리

11. 기록물관리 교육·훈련

12. 처리과 기록물관리 지도·감독 및 지원

13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

14. <삭제> (2020.12.07)

15. <삭제> (2020.12.07)

16. <삭제> (2020.12.07)

17. <삭제> (2020.12.07)

18. 소관 비공개 기록물의 공개 재분류

19. <삭제> (2020.12.07)

20. 소관 기록물의 검색·열람제공

21. 기록물 편찬·전시·홍보

22. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

제3장 처리부서의 기록물관리

처리부서의 장은 해당 부서가 수행하는 업무의 입안단계부터 종결단계까지의 모든 업무수행 과정 및 결과가 기록물로 생산·등록되도록 관리하여야 한다.

① 다음 각 호에 해당하는 사항을 추진하고자 하는 경우에는 미리 조사·연구 또는 검토를 하고, 이를 업무관리시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산·등록하거나 또는 간행물 형태의 기록물로 제작하여 보존하여야 한다.

1. 법령의 제정 또는 개정관련 사항

2. 주요정책의 결정 또는 변경 사항

3. 「행정절차법」에 따라 행정예고를 하여야 하는 사항

4. 그 밖에 기록관장이 조사·연구서 또는 검토서 작성이 필요하다고 인정하는 사항

② 제1항에 따른 기록물을 생산할 때에는 조사·연구 또는 검토의 배경, 제안자 등 관련자의 소속·직급 및 성명, 관련 책임자의 지시·지침이나 의견, 관련 현황과 검토내용, 각종 대안과 조치의견, 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등이 포함되도록 한다.

③ 다음 각 호의 회의를 개최하는 경우에는 별지 제1호서식의 회의록을 작성하여야 하며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산 또는 등록하여 관리하여야 한다.

1. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 수도권대기환경청장이 참석하는 회의

2. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의

3. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의

④ 제3항에 따른 회의록을 생산할 때에는 회의명, 회의개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 회의진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용에 관한 사항 등이 포함되도록 한다.

⑤ 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여는 시청각기록물을 생산하여야 하며, 시행 전, 시행과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산하여야 한다.

1. 수도권대기환경청장의 주요직위자의 업무 관련 활동과 인물사진

2. 수도권대기환경청장의 주요행사

3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고로 시청각기록물의 작성·보존이 필요하다고 인정되는 사항

4. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항

5. 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항

6. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

① 업무인계인수 시에는「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙」제45조 별지 제12호서식의 업무 인계·인수서를 작성하여야 한다.

② <삭제> (2020.12.07)

① 처리부서의 장은 업무수행과 관련하여 생산·접수한 모든 유형의 기록물을 전자기록생산시스템에 등록하여 생산 또는 접수등록번호가 부여되도록 하여야 한다.

② 시청각기록물의 등록 시기는 다음 각 호와 같고, 행사·회의·사안 등 하나의 주제 하에 일관성이 유지되도록 정리한 후 등장인물 및 상황에 대한 설명을 기재하여 등록한다.

1. 사진·필름류 : 촬영물 가운데 보존대상물로 적합한 작품을 선정한 후에 등록

2. 녹음·동영상류 : 촬영물을 편집하여 완성된 후 등록

처리부서의 장은 전년도에 생산완결된 기록물을 단위과제별로 분류·정리하여 그 결과를 5월31일까지 전자기록생산시스템을 통해 기록관장에게 통보하여야 한다.

처리부서의 장은 일반문서 및 카드류, 도면류, 사진·필름류 등의 기록물이 훼손 또는 멸실되지 않도록 「공공기록물법 시행규칙」제9조부터 제12조까지의 규정에 따라 기록물 유형별로 적합한 보존용품을 사용하여 편철한 후 안전한 장소를 지정하여 보관·관리하여야 한다.

① 처리부서의 장은 해당 부서의 업무수행과정에서 생산·종결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위 이내에 기록관 보존서고로 이관하여야 한다. 단, 업무관리시스템에서 생산된 기록물은 매 1년 단위로 단위과제카드 종결 즉시 기록관리시스템으로 이관하여야 한다.

② 처리부서의 장은 제1항에 따라 해당부서 보관 기록물을 기록관 보존서고로 이관할 때에는 반드시 공공기록법과 기록물 이관 지침에 따라 정리·분류·편철 등을 선행하고, 이관에 따른 일정, 절차, 장소 등을 기록관장과 협의하여야 한다.

③ 기록관으로 기록물을 이관하고자 하는 때에는 별지 제2호서식의 이관목록을 작성하여야 한다.

④ 처리부서에서는 보존기간이 경과한 기록물이라 하더라도 임의로 폐기할 수 없으며, 반드시 기록관으로 이관하여야 한다.

⑤ 처리부서의 장은 제1항에도 불구하고 업무참고 등의 활용을 목적으로 이관을 연기하고자 할 경우 사전에 별지 제3호서식의 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. 이 경우, 보존기간의 기산일부터 10년의 범위내에서 기록물철 단위로 이관시기를 연장할 수 있다. 단, 활용목적이 달성된 후에는 지체없이 기록관으로 이관하여야 한다.

⑥ 직제개편, 한시조직의 해산 등에 따라 해당 부서의 기록물을 인계인수하는 경우 인계인수 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 즉시 기록관으로 이관하여야 한다.

제4장 기록관의 기록물관리

기록관장은 수도권대기환경청에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록·관리·보존·활용될 수 있도록 교육, 지도, 점검 등 필요한 조치를 마련하여야 한다.

① 기록관장은 처리부서에서 이관된 모든 유형의 기록물을 기록관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리되도록 하여야 한다.

② 전자기록생산시스템에 등록되지 아니하고 기록관에서 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물은 적극 활용할 수 있도록 데이터베이스 구축 및 스캐닝 등의 전산화 작업을 추진 할 수 있다.

① 기록관장은 처리부서의 전년도 생산·종결된 기록물의 체계적 분류 및 정리를 위하여 필요한 기준과 절차, 교육 계획 등을 매년 2월말까지 수립·시행하여야 한다.

② 기록관장은 제1항에 따라 처리부서의 전년도 생산·종결 기록물의 체계적 분류 및 정리를 지원하고, 관리·감독하여야 한다.

③ 기록관장은 처리부서의 전년도 생산·종결된 기록물의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 국가기록원장에게 통보하여야 한다.

① 기록관장은 처리부서에서 이관된 비전자 기록물의 형태, 생산부서, 생산연도 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물의 서고배치와 관련하여 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.

기록관장은 기록관 보유 기록물 중 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 보존기간 30년 이상 기록물에 대하여 국가기록원으로의 이관계획을 수립·시행하여야 한다.

① 기록물의 폐기는 기록관장의 책임 하에 실시한다.

② 보존기간이 경과된 기록물 중 중요기록물의 멸실을 방지하기 위하여 처리부서의 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사 및 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기를 결정하여야 한다.

③ 제2항에 따른 의견조회결과, 기록물관리 전문요원의 심사서, 기록물평가심의 심의결과서는 별지 제6호서식의 기록물평가심의서에 따라 작성·보존하여야 한다.

④ 전자기록물을 폐기할 때에는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 완전히 삭제하여야 하고, 전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 소각, 파쇄 및 용해 등의 방식으로 하며, 폐기대상기록물이 유출되지 않도록 하여야 한다.

⑤ 폐기대상 기록물선정, 기록물관리 전문요원 심사 및 심의, 폐기 집행 등 기록물 폐기와 관련된 일련의 과정은 기록으로 작성·보존하여야 한다.

제5장 기록물평가심의회 설치·운영

공공기록법 시행령 제43조에 따라 기록관에 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 평가와 폐기 등에 대한 심의·조정을 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.

① 심의회는 위원장을 포함하여 5인 이내의 위원으로 구성하되, 위원장은 기록관장이 되고, 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 외부 전문가, 소속공무원 등으로 구성한다. 이 경우 외부전문가의 수는 2인 이상으로 하여야 한다.

② 심의회의 기록 및 회의 준비·관리 등 실무적인 업무처리를 위하여 간사를 두며, 간사는 기록물관리 전문요원이 담당한다.

① 위원장의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 내부위원은 심의회 개최 시 마다 지정한다.

② 외부위원의 위촉은 기록관장이 한다. 임기는 3년으로 하되 연임할 수 있으며, 사임이나 해촉 등으로 결원이 발생하는 경우 보궐위원의 임기는 전임자의 남은 기간으로 한다.

심의회는 기록관에서 보유중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.

1. 보존기간 10년 이하 기록물의 폐기와 관련한 사항

2. 보존기간 경과 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항

3. 그 밖에 기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항

① 위원장은 심의회가 개최되기 1주일 전에 심의안건, 처리과의견조회결과서 및 기록물평가심사결과서 등 필요한 자료를 위원들에게 송부하여야 한다.

② 위원은「공공기록물법 시행령」제26조의 보존기간별 분류기준과 역사·사료·증빙·행정가치를 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등의 타당성 여부를 심의한다.

① 심의회는 수도권대기환경청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.

② 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③ <삭제> (2020.12.07)

④간사는 심의회의 회의록을 작성·관리하고, 의결된 사항에 대하여 기록관리시스템에 반영하여야 한다.

심의회에 출석한 외부위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당·여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제6장 보존시설 및 장비 관리

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록물법 시행령」제60조제1항에서 제시하는 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간, 작업공간, 열람공간 및 사무공간을 확보하여야 한다.

제7장 보안관리 및 점검

<삭제> (2020.12.07)

<삭제> (2020.12.07)

① 기록관장은 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 출입인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

② 기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

③ 기록관장은 기록관 보존서고의 출입통제를 위하여 별지 제8호서식의 문서고 출입대장을 갖추고 인적사항 등을 작성하여 관리한다.

기록관장은 기록관 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 긴급 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성·운영하여야 한다.

기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 점검하여야 한다.

1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부

2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제8장 기록물의 대출 및 열람

기록관의 운영시간은 당일 정규근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 환경부 및 소속기관의 직원

2. 1호 외의 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하기위해 기록관장의 승인을 받은 자

② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기

2. 열람실 외부로의 무단 반출

3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴

4. 열람실 내로의 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 담당 직원의 지시에 따라야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제9호서식의 기록물 반출·반입서를 작성하여 제출하여야 한다.

4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우

2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

3. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물

6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물

7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하되, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

② 제1항에도 불구하고 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 퇴직, 파견, 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

③ 기록물을 대출받은 자는 기록물의 망실 또는 파손에 주의해야 하며 반납 시에는 대출 당시의 상태를 유지하도록 하여야 한다.

제9장 보칙

기록관장은 소속 처리부서에 대하여 기록물 관리실태 점검 및 교육을 실시할 수 있다.

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.