산업통상자원부 기록관 운영 및 기록물관리에 관한 규정

제1장 총칙

이 규정은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록물법"이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조에 따라 산업통상자원부와 그 소속기관(이하 "소속기관"이라 한다)의 기록물관리 및 기록관 설치ㆍ운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정은 산업통상자원부와 그 소속기관에 적용되며 기록물관리 및 기록관 설치ㆍ운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "기록물"이란 산업통상자원부와 그 소속기관에서 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. "기록물관리"란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.

3. "처리부서"라 함은 문서의 수발과 사무처리를 주관하는 과ㆍ담당관 등의 단위를 말하며 과ㆍ담당관 등과 같은 단위가 없는 소속기관에서는 당해 기관 자체를 처리부서로 본다.

4. "전자기록물"이라 함은 컴퓨터 등의 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신ㆍ수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다.

5. "종이기록물"이란 컴퓨터로 출력하거나 또는 필기구 등 수기로 작성하여 보관되는 원본 기록물을 말한다.

6. "비치기록물"이라 함은 카드ㆍ도면ㆍ대장 등과 같이 주로 사람ㆍ물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어 처리부서에서 계속 비치ㆍ활용하여야 하는 기록물을 말한다.

7. "기록물철"이라 함은 기록물관리의 기본단위로서 단위과제의 범위 안에서 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 말한다.

8. "기록관리기준표"란 업무에 기반한 기록관리를 위하여 정부기능분류체계의 단위과제 별로 보존기간 등 기록관리기준을 제시한 표를 말한다.

산업통상자원부와 그 소속기관의 임직원은 이 훈령에서 정하는 바에 따라 기록물을 보호ㆍ관리할 의무를 갖는다.

제2장 기록관 설치ㆍ운영 및 업무

① 기록관은 「공공기록물법」제13조 및 동법 시행령 제10조에 따라 산업통상자원부와 그 소속기관의 기록관리 부서에 각각 설치ㆍ운영하고, 기록관리 부서의 장이 기록관장이 된다.

② 산업통상자원부의 기록관은 운영지원과 소속으로 하며, 기록관의 장은 운영지원과장이 된다. 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물관리ㆍ간행물관리ㆍ시청각기록물관리ㆍ정보공개접수ㆍ기록관리시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 인력을 배치한다.

③ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 당해 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 하며, 이 경우 산업통상자원부 본부 기록관장(이하 본부 기록관장)과 협의 하여야 한다.

① 본부 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 수행한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행

2. 소관기록물 수집ㆍ보존 및 활용

3. 기록물관리에 관한 교육

4. 기록관리기준표 관리 및 조정

5. 기록물생산현황 취합 및 중앙기록물관리기관으로의 통보

6. 보존기간 30년 이상 기록물의 중앙기록물관리기관으로의 이관

7. 기록관리시스템 운영

8. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공

9. 간행물 관리

10. 기록물평가심의회 운영

11. 기록물 보존서고 관리

12. 정보공개 청구의 접수

13. 기록관이 설치되지 아니한 관할 소속기관의 기록물관리

14. 산업통상자원부(본부) 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원

15. 기타 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관의 장이 정한다.

제3장 처리부서의 기록물관리

① 처리부서의 장은 해당 부서가 수행하는 업무의 입안단계부터 종결단계까지 모든 업무수행 과정 및 결과를 기록물로 생산ㆍ등록되도록 관리하여야 한다.

② 처리부서의 장은 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

① 처리부서의 장은 다음 각 호에 해당하는 사항을 추진하고자 하는 경우에는 미리 조사ㆍ연구 또는 검토를 하고, 이를 전자기록생산시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산ㆍ등록하거나 또는 간행물 형태의 기록물로 제작하여 보존하여야 한다 .

1. 법령의 제정 또는 개정관련 사항

2. 주요정책의 결정 또는 변경 사항

3. 「행정절차법」에 따라 행정예고를 하여야 하는 사항

4. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약ㆍ협약ㆍ협정ㆍ의정서 등

5. 「국가재정법」제38조제1항에 해당하는 대규모사업 또는 동법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 개발사업

6. 그 밖에 본부 기록관장이 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산할 필요가 있다고 인정하는 사항

② 제1항에 따라 생산ㆍ관리하는 기록물에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다.

1. 조사ㆍ연구 또는 검토 배경

2. 제안자 등 관련자의 소속ㆍ직급 및 성명

3. 기관장 또는 관계기관의 지시ㆍ지침 또는 의견

4. 관련 현황과 검토 의견

5. 각종 대안과 조치 의견

6. 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등

처리부서의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 한다.

1. 대통령이 참석하는 회의

2. 국무총리가 참석하는 회의

3. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의

4. 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의

5. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의

6. 제8조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의

7. 그 밖에 회의록 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의

처리부서의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다. 이 경우 시청각기록물은 전자기록생산시스템에 등록ㆍ관리함을 원칙으로 하며, 시행 전ㆍ시행 과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악 할 수 있도록 생산하여야 한다.

1. 산업통상자원부장관 등 주요직위자의 업무 관련 활동과 인물사진

2. 산업통상자원부의 주요행사

3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 시청각기록물의 작성ㆍ보존이 필요하다고 인정하는 사항

4. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항

5. 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항

6. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

① 처리부서의 장은 업무수행과 관련하여 생산ㆍ접수한 모든 유형의 기록물을 전자기록생산시스템에 등록하여 생산 또는 접수등록번호가 부여되도록 하여야 한다.

② 처리부서의 장은 업무 수행 과정에서 비전자기록물을 생산ㆍ접수ㆍ수집한 때에는 전자기록생산시스템에 등록하여 전자적으로 관리하여야 한다.

③ 제2항에 따라 시스템에 등록을 완료한 비전자기록물은 해당 기록물의 표지 좌측 상단에 별지 제1호 서식에 따른 생산ㆍ접수등록번호를 표기하여야 한다.

처리부서의 장은 생산ㆍ접수한 기록물에 대하여 기록관리기준표에 따라 처리부서별ㆍ단위과제별로 해당 기록물을 분류 및 편철하여 관리하여야 한다.

① 처리부서의 장은 전년도에 생산ㆍ접수ㆍ수집한 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물, 일반문서로 전환된 비밀문서, 간행물 등의 기록정보자료와 행정박물을 단위과제별로 정리한 후 별지 제2호 서식에 따라 기본목록을 작성하여 관리하여야 한다.

② 처리부서의 장은 매년 2월말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 하여야 한다.

③ 처리부서의 장은 전년도에 생산된 기록물을 단위과제별로 분류ㆍ정리하여 그 결과를 5월 31일까지 전자기록생산시스템을 통해 기록관장에게 통보하여야 한다.

처리부서의 장은 생산ㆍ접수ㆍ수집한 기록물이 훼손 또는 멸실되지 않도록 안전한 장소를 지정하여 보관ㆍ관리하여야 한다.

① 처리부서의 장은 해당 부서의 업무수행과정에서 생산ㆍ종결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위 이내에 기록관으로 이관하여야 한다. 단, 전자기록생산시스템에서 생산된 기록물은 매 1년 단위로 단위과제 카드 종결 즉시 기록관리시스템으로 이관하여야 한다.

② 처리부서의 장은 제1항에 따라 해당부서에서 보관중인 기록물을 기록관으로 이관할 때에는 반드시 공공기록물법과 (구체적으로)기록물 이관 지침에 따라 정리ㆍ분류ㆍ편철 등을 선행하고, 이관에 따른 일정, 절차, 장소 등을 기록관장과 협의하여야 한다.

③ 기록관으로 기록물을 이관하고자 하는 때에는 별지 제3호 서식의 이관 목록을 작성하여야 한다.

④ 처리부서에서는 보존기간이 경과한 기록물이라 하더라도 임의로 폐기할 수 없으며, 반드시 기록관으로 이관하여야 한다.

⑤ 처리부서의 장은 제1항에도 불구하고 업무참고 등의 활용을 목적으로 이관을 연기하고자 할 경우 사전에 별지 제4호 서식의 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. 이 경우, 이관연기가 결정된 기록물은 활용목적이 달성될 때까지 처리부서에서 보관ㆍ관리하고, 활용 목적이 달성된 후에는 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다.

⑥ 직제개편, 한시조직의 해산 등에 따라 처리부서(용어통일)의 기록물을 인계인수하는 경우 인계인수 부서 간에 별지 제4호 서식의 기록물 인계인수서를 작성하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 즉시 기록관으로 이관하여야 한다.

① 기록관장은 필요하다고 인정하는 경우에 한하여 각 처리부서에 기록물을 분산보존할 수 있도록 할 수 있다. 다만, 해당 기록물의 보존상태 및 기록물의 중요도에 따라 기록관장이 수집ㆍ보존이 필요하다고 인정한 기록물의 경우에는 그렇지 아니하다.

② 처리부서의 장은 제1호의 분산보존을 시행하려는 경우에는 해당 부서의 서고관리담당자를 지정해야 하며, 기록물이 안전하게 보존하기 위한 환경을 구축하여야 한다. 그러하지 아니한 경우 기록관장은 분산보존을 허가하지 않을 수 있다.

① 처리부서의 장은 비밀기록물의 원본에 대하여 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유 발생 시 기록관으로 이관하여야 한다.

1. 일반문서로 재분류한 경우

2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우

3. 생산후 30년이 지난 경우

② 비밀기록물이 일반문서로 재분류된 경우에는 기록관리기준표의 해당 단위과제에서 생산된 기록물철에 편철하여 관리하여야 한다. 다만, 관련된 기록물철이 없거나 개별 기록물 단위로 별도 관리가 필요한 경우에는 그 비밀기록물을 기록물철로 보아 관리할 수 있다.

③ 비밀기록물이 일반문서로 재분류된 경우에는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조제1항에 따라 공개여부를 구분하여 관리하여야 한다.

제4장 기록관의 기록물관리

① 기록관장은 산업통상자원부와 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ등록ㆍ관리ㆍ보존ㆍ활용될 수 있도록 교육, 지도, 점검 등 필요한 조치를 마련하여야 한다.

② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 제12조의 실시를 위하여 처리부서를 대상으로 매년 기록물정리주간을 실시하여야 한다.

② 기록관장은 제1항에 따라 처리부서의 생산ㆍ종결된 기록물의 체계적인 분류 및 정리를 지원하고, 관리ㆍ감독하여야 한다.

③ 기록관장은 처리부서의 전년도 생산ㆍ종결된 기록물의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 국가기록원장에게 통보하여야 한다.

기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.

기록관장은 기록관 보유 기록물 중 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 보존기간 30년 이상의 기록물에 대하여 국가기록원으로 이관계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

① 기록관장은 기록물폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 설치ㆍ운영하며 각 심의회 위원수는 다음 각 호와 같다.

1. 산업통상자원부 심의회 : 위원장 1인을 포함하여 7인 이내로 하되, 위원 중 2명은 민간위원으로 위촉

② 산업통상자원부 심의회의 위원장은 기록관장이며, 당연직 위원은 산업통상자원부의 조직담당 부서(혁신행정담당관실) 및 법무담당 부서(규제개혁법무담당관실)의 부서장이 되고, 민간위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 민간 전문가 2인으로 구성하며, 기록물평가심의의 전문성을 보장하기 위해 평가대상 기록물 생산부서의 장을 참석시켜 의견을 청취할수 있다.

③ 심의회의 당연직 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 민간위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.

④ 심의회는 위원장이 소집하며, 회의는 재적의원 과반수의 출석으로 개회하고 출석의원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 부득이한 사정으로 참석할 수 없는 경우에는 서면으로 의견을 제출할 수 있으며, 이 경우 당해 위원은 심의회에 출석한 것으로 본다.

⑤ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 보존기간 10년 이하 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

2. 기록물의 보존기간 변경에 관한 사항

3. 그 밖에 위원장이 정하는 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

⑥ 회의록 작성, 업무협조 등 심의회의 원활한 업무처리를 위하여 본부와 소속기관의 기록관장(기록관장이 없는 경우 해당부서)의 서기관을 간사로 보한다.

⑦ 기록물평가심의회는 필요시 수시 소집하여 운영할 수 있으며, 민간 전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.

① 기록물의 폐기는 기록관장의 책임 하에 실시한다.

② 보존기간이 경과된 기록물은 중요기록물의 멸실을 방지하기 위하여 생산부서 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사와 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기여부를 결정하여야 하며, "별지 5호 서식"에 따른 기록물평가심의서를 작성ㆍ보존하여야 한다.

③ 전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 소각ㆍ파쇄 및 용해 등의 방식으로 하며, 기록관장은 폐기대상 기록물이 유출되지 않도록 필요한 조치를 마련하여야 한다.

① 기록관에는 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 모든 기록물을 효율적으로 전산관리 할 수 있도록 전산시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

② 기록관리시스템은 처리부서와 중앙기록물관리기관을 연계하여 기록물 생산현황 통보, 이관목록 제출, 주요 기록물의 행정참고자료 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.

③ 기록물의 전자적 관리에 필요한 기록관리시스템의 구축, 유지ㆍ보수 등에 관한 업무는 정보화담당부서에서 수행하며 기록관에서는 동 시스템을 운영하여 기록물을 관리한다.

본부 기록관장은 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 당해기관의 처리부서 또는 기록관 및 소속기관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 각종 기록정보로 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

제5장 기록관의 보안관리

① 기록관장은 기록물 서고를 제한구역으로 지정하고 「산업통상자원부 보안업무처리지침」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

② 기록물 서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 필요에 의하여 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

③ 기록관장은 별지 8호 서식의 기록관 출입대장을 기록관에 비치하며 제2항에 따라 기록관에 출입하는 자의 인적사항 등을 작성하여 관리한다.

④ 기록물 보존서고 담당자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검

2. 전원ㆍ소화설비 등 각종 시설물 작동상태와 보존기록물의 훼손 여부 등 확인

3. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검

기록관장은 화재 또는 천재지변 등의 재난에 대한 대비계획(예방, 대비, 대응, 복구에 대한 행동지침)을 작성하고, 소화 및 방화설비 등의 시설을 구축하여 관리해야 한다.

제6장 기록물의 공개 및 열람

① 처리부서의 장 및 기록관장은 기록물을 이관하려는 경우 그 기록물의 공개 여부를 재분류하여 이관하여야 한다. 다만, 기록물을 이관하기 전 최근 5년의 기간 내에 해당 기록물의 공개 여부를 재분류한 경우에는 공개여부 재분류 절치를 생략하고 이관할 수 있다.

② 기록관장은 비공개로 재분류된 기록물에 대하여 재분류된 연도부터 5년마다 공개 여부를 재분류하여야 한다. 다만, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항제6호에 해당하여 비공개로 재분류한 기록물에 대해서는 생산연도 종료 후 30년까지 공개여부 재분류를 실시하지 아니할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 산업통상자원부 및 소속기관의 직원

2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하기 위해 기록관장의 승인을 받은 자

② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출하려는 자는 별지 제7호 서식에 따른 열람 및 대출신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.

② 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기

2. 열람실 외부로의 기록물 무단 반출

3. 기록관 시설 및 장비의 훼손 또는 파괴

4. 기록관 내의 음식물 등의 반입행위

① 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 최대 14일 연장할 수 있다.

② 기록물을 대출한 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하되, 대출 기간의 연장이 필요한 경우 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우 추가 대출을 금지할 수 있다.

③ 제2항에도 불구하고 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 퇴직, 파견, 전출

2. 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시

3. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

다음 각 호에 해당하는 경우 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우

2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

3. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물

6. 열람ㆍ대출로 인하여 정상적인 업무 추진에 지장을 초래하는 기록물

7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 다른 사람이나 기관에 전대(轉貸)할 수 없다.

제7장 보칙

① 본부 기록관장은 관할 소속기관의 기록관과 처리부서의 보유기록물 및 보존시설ㆍ장비의 작동상태, 보존환경 등을 매년 1회 이상 점검하여야 하고 그에 따른 조치계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

② 처리부서의 장은 기록물관리 실태점검에 적극적으로 협조하여야 한다.

본부 기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 산업통상자원부 및 그 소속기관의 임직원 및 직원(구성원)을 대상으로 연 1회 이상 교육을 실시하여야 한다.

기록관의 장은 기록물관리에 공적이 있는 소속기관 또는 개인을 발굴하여 포상을 할 수 있다.

이 규정의 운영에 관한 세부사항은 기록관의 장이 정한다.