행정지원관리 예규

제1장 총칙

이 규정은 국방부 업무 수행에 요구되는 각종 행정지원관리 업무의 제반규정을 정하여 각 규정별 원활한 지원체계를 수립하며 세부 사항은 다음 각 호와 같다.

1. 회의실 운영 규정 : 국방부 회의실 관리 및 사용에 관한 제반 사항을 정하여 회의실의 원활한 운영을 목적으로 한다.

2. 방송운영 규정 : 국방부 방송실의 원활한 운영을 위한 제반 사항을 정함을 목적으로 한다.

3. 디지털 홍보시스템 및 전자 게시판 관리 규정 : 국방부 영내 홍보시스템 및 전자 게시판의 설치관리 및 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다

이 예규에서 사용되는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "회의실 운영"이라 함은 국방부 청사 내의 회의실 운영 및 관리를 말한다.

2. "방송"이라 함은 긴급 상황 및 공지사항 발생 시 관련 내용을 음향장비를 통해 직원들에게 전파하는 것을 말한다.

3. "디지털 홍보시스템"이라 함은 국방 관련 홍보 영상과 공지사항, 국방TV, 대강당 행사 등의 영상을 표출하여 직원 및 방문자들에게 널리 알리기 위한 디스플레이 장치를 말한다.

4. "전자 게시판"이라 함은 공공기관이 이해관계가 있는 제3자 또는 일반인(직원)에게 널리 알리기 위한 홍보물을 부착하는 디스플레이 장치를 말한다.

이 예규는 국방부 본부 및 한시조직에 한하여 적용한다. 다만 제3장(방송운영 규정) 및 제4장(디지털 홍보시스템 및 전자 게시판 관리 규정)은 영내 전 기관에 적용할 수 있다.

제2장 회의실 운영 규정

국방부 청사내의 회의실(이하"회의실"이라 한다.) 명칭은 다음과 같다.

1. 중요회의실은 다음 각 목과 같다.

가. 대회의실(209호실)

나. 중회의실(206호실)

다. 대강당(B1-23호실)

라. 정책회의실(908호실)

마. 화상회의실(709호실)

바. 7층 소회의실(704호실)

사. 국방상황실(B2-13호실)

2. 일반회의실은 다음 각 목과 같다.

가. 위기관리실(316-1호실)

나. 인사소회의실(406호실)

다. 5-1 소회의실(508호실)

라. 5-2 소회의실(516호실)

마. 6-1 소회의실(605호실)

바. 8-1 소회의실(802-1호실)

사. 반딧불이(205-3호)

아. 창조마루(10층)

① 중요회의실 사용 요건은 다음 각 호와 같다.

1. 대회의실 : 장관, 차관, 실장급 이상이 주관하거나 참석하는 중요한 회의, 각종 신고식. 교육 등으로 참석 인원이 50명 이상인 경우

2. 중회의실 : 국장급 이상이 주관하거나 참석하는 중요회의로서 참석인원이 50명 이내인 경우

3. 대강당 : 각종 이ㆍ취임식, 창설기념식, 강연회, 영화상영, 교육 등으로 참석인원이 100명 이상인 경우

4. 정책회의실 : 과장급 이상이 주관하거나 참석하는 중요한 회의로서 참석 인원이 35명 이내인 경우

5. 화상회의실 : 과장급 이상이 주관하거나 참석하는 중요한 회의로서 참석인원이 70명 이내인 경우

6. 7층 소회의실 : 과장급 이상이 주관하거나 참석하는 회의로서 참석인원이 25명 이내인 경우

7. 국방상황실 : 각종 훈련 또는 재난상황 및 직원교육, 동아리학습, 과장급 이상이 주관하거나 참석하는 중요회의로서 참석 인원이 70명 이내인 경우

② 일반회의실은 소관부서의 장이 자체 실정에 맞는 규정을 수립하여 관리ㆍ운영한다.

회의실의 유지, 관리 및 운영의 효율성을 높이고 책임을 명확히 하기 위하여 다음 각 호와 같이 업무분장을 한다.

1. 운영지원과장은 회의실 관리ㆍ운영에 따르는 다음 각 목의 사항에 대하여 책임을 진다. 다만, 일반회의실 통제ㆍ개폐 및 청결유지는 소관부서의 장의 책임으로 한다.

가. 회의실 운영과 사용 조정ㆍ통제 그리고 시설 및 장비 개선에 대한 업무를 관장한다.

나. 회의실에 대한 통신, 음향, 영상(화상, LED 큐브장비)등 회의 운영 장비를 제외한 비품을 확보 유지 관리한다.

다. 회의실 출입문 잠금장치를 통합 관리하고 개폐를 통합 관장한다.

라. 중요회의실(카페트, 의자 등 포함)에 대한 청결유지 관리를 위해 분기별 대청소 계획을 수립하여 외부업체에 위탁하여 실시한다.

마. 대강당 디지털 영상장비의 운영에 대한 책임 및 관련 기술을 지원한다.

바. 회의실 시설에 대한 개선 발전방안을 계획, 수립해야 한다.

2. 정책기획과장은 국방상황실 관리ㆍ운영에 따르는 다음 각 목의 사항에 대하여 책임을 진다.

가. 국방상황실 사용 조정ㆍ통제에 대한 책임을 진다.

나. 국방상황실 출입문 잠금장치 관리 및 개폐를 관장한다.

다. 회의실 내 국가지도통신망 관리ㆍ운영에 대한 책임을 진다.

3. 국군지휘통신사령관은 방송ㆍ통신장비 관리운영에 대한 다음 각 목의 사항을 책임진다.

가. 회의실 운영에 대한 통신, 음향, 영상(화상, LED 큐브장비)장비의 관리 및 운영 그리고 관련기술 지원을 한다.

나. 회의실에 사용되는 음향 및 영상장비의 중ㆍ장기 교체계획 수립 및 시행에 대한 전반적인 책임을 진다.

다. 회의실 음향 및 영상장비 지원은 국방부 운영지원과의 승인을 얻은 계획된 회의에 한해서만 지원함을 원칙으로 한다.

라. 회의실 음향 및 영상장비 교체 또는 개선 시 관련 사항에 대해 국방부 운영지원과에 사전 협조 또는 승인을 받아 실시해야 한다.

4. 국방부 근무지원단장은 회의실 관리운영에 대한 다음 각 목의 사항을 책임진다.

가. 회의실 시설물 개ㆍ보수 관련 중ㆍ장기 계획수립 및 시행에 관한 책임을 지며, 국방부 운영지원과의 요구사항을 적극 반영하여 개선하여야 한다.

나. 국방부 근무지원단장은 회의실 시설물 개ㆍ보수에 대한 전반적인 책임을 지며 시설물 개ㆍ보수 소요 발생 시 관련 내용에 대해서 반드시 국방부 운영지원과의 사전 협조 또는 승인을 받아 실시해야 한다.

다. 장관ㆍ차관 주관 및 국방부의 주요 행사를 위해 요구되는 인력과 기타 주관부서의 요청사항 등을 적극 지원한다.

라. 제4조에 명시된 회의실에 대한 일일 또는 주간 청소계획을 수립하여 실시해야 한다.

마. 중요회의실에 대하여는 예방적 차원의 정기(월간) 방역 계획을 수립하여 실시해야 하며, 추가 방역 필요성 제기 시 요청사항을 적극 지원하여야 한다.

5. 국방전산정보원장은 전산장비 관리운영에 대한 다음 각 목의 사항을 책임진다.

가. 국방부 회의실 전산장비(PC)의 수급 계획을 수립하고 관련된 기술을 지원한다.

나. 회의용 전산장비(PC)의 교체주기는 가용한 최단계획에 우선적으로 반영하여 장비운영 및 활용에 만전을 기해야 한다.

① 각 회의실에 설치된 화상회의 종류는 다음 표와 같다.

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② 화상회의 운영 및 사용방법은 다음 각 호와 같다.

1. VTC : 군 내부망으로 군 내부 기관(부대)간 화상회의를 위해 운영되며, 국군지휘통신사령부(60통신대대 화상회의담당)와 협조 후 신청하여야 한다.

2. 나라e음 영상회의(행정망) : 행정안전부에서 관리하는 정부망으로 정부 부처 및 지방자치단체 공무원 전용 영상회의 망이므로 ID, 비밀번호를 사전에 발급받아 사용 신청하여야 한다.

3. 나라e음 영상회의(인터넷망) : 행정안전부에서 관리하는 정부망으로 정부 부처 및 지방자치단체 공무원과 민간인이 포함될 경우 사용되는 영상회의 망이므로 GPKI(공무원 공인인증서) 발급받아 사용 신청하여야 한다.

4. 국가지도통신망 : 과기정통부에서 관리하는 정부망으로 각 군 및 정부 부처 간에 이루어지는 영상회의(비밀회의)로써 암호통신을 원칙으로 한다.

5. 국가정보통신망 : 행정안전부에서 관리하는 정부망으로 총리 주관 중앙재난안전대책본부 회의 시 운영되는 영상회의로써 코덱 장비를 활용한다.

6. 국제화상회의 : 상용 웹을 활용하여 국가 간 회의를 목적으로 사용한다.

① 회의실을 사용하고자 할 경우 회의 주관부서에서 e知샘 회의실관리시스템에 접속하여 다음 각 호의 사항을 명시하여 사용신청을 하여야 한다.

1. 회의실 명 및 회의 제목

2. 행사분류(회의, 교육, 기타) 사용일시

3. 주재자, 참석인원 수

4. 녹음, 음향, 명패, 의사봉, 영상(파워포인트), 무선장비, 화상회의 등의 사용 여부

5. 그 밖에 필요사항

② 평일 근무시간 외 또는 공ㆍ휴무일 사용을 요청할 때에는 주관기관(부서)의 장이 제1항의 제1호부터 제5호까지의 사항을 명시하여 운영지원과장에게 회의실 사용 7일 전까지 문서로 신청하여야 한다.

③ 국제화상회의는 과장급 이상이 주관하거나 참여 인원이 5인 이상인 경우 7층 소회의실을 신청하고, 실무자 및 소수(1～2인) 인원이 참여하는 국가 간 화상회의는 창조마루 이용을 원칙으로 한다.

① 운영지원과장은 회의 주관부서의 요구 내용을 e知샘 회의실 관리시스템에서 확인 후 사용 가능 여부를 실시간으로 해당부서에 메일로 통보 한다.

② 문서에 의한 회의실 사용 신청서를 접수한 운영지원과장은 사용 가능 여부를 결정하여 회의 주관부서의 장에게 통보하여야 한다.

① 제9조에 의해 결정된 일정의 취소는 주관부서의 장이 운영지원과장에게 유선 또는 메일로 통보해야 한다.

② 사용 일정의 변경은 제7조의 규정에 따라 재사용 신청을 해야 한다.

① 사용일시가 중복되는 경우에는 신청순으로 승인하되 회의목적 및 참석 범위 등을 고려하여 회의일시 및 회의 장소를 운영지원과장이 조정ㆍ결정할 수 있다.

② 장관ㆍ차관 주재 회의와 각종 정기회의는 일반회의보다 우선한다.

운영지원과장은 매주 금요일 주간회의 계획을 수립하여 e知샘 회의실관리시스템 공지사항에 게시한다.

① 회의 진행을 위해 필요한 준비 사항은 회의 주관부서에서 담당한다. 특히 중요 행사(신고식, 워크숍, 수상식)로 인한 회의실 내 테이블 조정을 위한 인력이 요구되는 경우에는 주관부서에서 필요 인원을 제공하여야 한다.

② 운영지원과장은 제공된 인원을 활용하여 회의실 준비를 지원한다.

③ 중요행사 또는 회의 시 요구되는 전산장비(PC 및 파워포인트)의 사용은 주관부서의 책임하에 실시한다.

④ 예행연습(PPT시연)은 중요한 행사에 한해서 1회 지원을 원칙으로 한다.

회의실 사용주관 부서의 장은 다음 각 호의 사항을 준수하여야 한다.

1. 사용시간 준수

2. 회의에 사용된 중요 자료와 네트워크(인터넷)는 회의 종료 후 반드시 주관부서의 책임 하에 삭제ㆍ제거하여야 한다.

3. 회의 종료 후 사용 물품 회수 및 정리정돈

4. 대여 비품 이상 유무 확인 후 반납

5. 금연구역 준수

6. 회의실 내 사용 금지 물품(커피, 과자 기타음식물) 반입 및 음료대 설치는 불허한다. 다만 회의실 외부 공간에 설치는 가능하다.

회의실의 사용제한 사항은 다음 각 호와 같다.

1. 회의실 사용의 우선권 확보를 목적으로 다수의 회의실을 중복 접수하여 타부서의 사용에 지장을 주는 경우

2. 약속된 회의 시간을 준수하지 않아 다른 회의 일정에 지장을 초래하는 경우

3. 제10조, 제14조의 사항을 준수하지 않아 회의실 관리운영에 심각한 지장을 초래한 경우

4. 제1호 내지 제3호를 위반한 부서는 다음 각 목과 같이 회의실 사용을 제한한다.

가. 3회 이상 위반한 부서에 2개월 간 회의실 사용을 중지한다.

나. 위반 시 페널티는 위반자가 소속된 해당 부서에 부여한다.

5. 위반 건별 페널티 적용 기간은 각 사항별 발생일로부터 1년을 원칙으로 하며 4호 가목에 의거한 회의실 사용중지 사유 발생 시 운영지원과장은 해당 부서(기관)에 위반사항을 문서로 통보한다.

회의 주관부서는 회의 시「국방보안업무훈령」에 의거 보안대책을 강구 하여야 한다.

제3장 방송운영 규정

국방부 방송실은 긴급 상황 및 공지사항 등을 직원들에게 신속히 전달한다.

국방부 부내에 설치된 방송실을 국방부 방송실(이하 "방송실" 이라 한다)이라 한다.

방송실은 운영지원과장 소관 하에 둔다.

① 운영지원과장의 책임은 다음 각 호와 같다.

1. 방송내용의 편성

2. 방송내용의 기록유지

3. 그 밖에 방송에 필요한 행정사항

② 국군지휘통신사령관(60정보통신운용대대장)의 책임은 다음 각 호와 같다.

1. 방송기술 제공

2. 방송기재의 정비 및 운영유지

방송내용은 다음 각 호와 같다.

1. 공지사항 및 전달사항

2. 방공 및 화재경보의 취명

3. 그 밖에 사항

방송은 평시와 긴급으로 구분한다.

1. 평시방송은 다음 각 목과 같다.

가. 정규방송과 수시방송으로 구분한다.

나. 정규방송의 시간과 내용은 운영지원과장이 별도로 정한다.

다. 수시방송은 전 직원에게 신속히 알려야 할 공지 및 지시사항과 같은 방송을 말한다.

2. 긴급방송(공, 휴무일, 근무시간 이후)은 다음 각 목과 같다.

가. 긴급 비상 방송은 비상통제관의 승인을 받아 비상통제관이 지정하는 자가 실시한다.

나. 국군지휘통신사령관(60정보통신운용대대장)은 국방부 비상통제관의 지시에 따라 방송에 필요한 장비와 기술을 지원해야 한다.

다. 긴급 비상 방송을 실시한 기관(부서)에서는 방송 후 그 결과를 운영지원과장에게 통보해야 한다.

① 공지사항 및 전달사항이 있을 때는 해당 기관(부서)의 장은 방송일 1일 전까지 방송신청서(별지서식)를 운영지원과장에게 제출해야 한다.

② 수시방송의 경우 해당기관(부서)의 장은 방송일 당일에 메모 보고나 국방메일로 방송신청서(별지서식)를 운영지원과장에게 제출할 수 있다.

③ 운영지원과장은 방송요청 사항을 방송하여야 한다. 다만, 방송이 적합하지 않은 사항에 대해서는 운영지원과장이 해당 부서의 장에게 신속히 통보하여야 한다.

방송실의 조직 및 임무는 다음 각 호와 같다.

1. 운영지원과 방송관리담당 : 방송공문서의 처리, 방송 프로그램 편성, 방송 원고 작성, 방송 실시, 방송 원고 보관과 방송실 비품관리

2. 국군지휘통신사령부(60정보통신운용대대) 방송기재담당 : 방송기재 정비, 관리, 방송기재의 작동

제4장 디지털 홍보시스템 및 전자 게시판 관리 규정

① 디지털 홍보시스템 명칭 및 설치 위치는 다음 각 호와 같다.

1. 제1 홍보시스템 : 국방부 청사 지하1층 대강당 벽면

2. 제2 홍보시스템 : 국방부 청사 지하1층 직원식당 앞

② 전광판 및 전자 게시판의 명칭 및 설치 위치는 다음 각 호와 같다.

1. 전광판 : 국방부 서문

2. 전자 게시판은 다음 각 목과 같다.

가. 제1 전자 게시판 : 국방부 청사 지하 1층

나. 제2 전자 게시판 : 국방부 종합민원실 앞

다. 제3 전자 게시판 : 서문 행정안내실 1층

① 디지털 홍보시스템의 게시 구분 및 내용은 다음 각 호와 같다.

1. 제1 홍보시스템 : 국방부 직원에게 공지하거나 홍보할 장관님 주요동정 및 군 홍보 영상, 공지사항, 국방TV, 대강당 행사내용 및 자막 표출

2. 제2 홍보시스템 : 국방부 직원에게 공지하거나 홍보할 장관님 주요동정 및 군 홍보 영상, 공지사항 표출

② 전광판 및 전자 게시판의 게시구분 및 내용은 다음 각 호와 같다.

1. 전광판 : 국방부 직원에게 공시하거나 홍보할 사항 및 대민 홍보사항

2. 전자 게시판 : 국방부 직원에게 공시하거나 홍보할 사항 및 대민 홍보ㆍ공고사항

③ 전광판에 게시할 내용 중 필요하다고 인정된 경우 국방부 후문에 동일한 내용의 현수막을 제작하여 설치할 수 있다.

홍보시스템 및 전자 게시판 게시물의 규격은 다음 각 호와 같다.

1. 홍보시스템 게시물(동영상)은 CD, DVD로 제공하여야 한다.

2. 전자 게시판 게시물은 파일(JPG, PDF 등)로 제공하여야 한다.

3. 현수막 규격은 가로 10m×세로 1.2m로 제작하고 연결 끈을 부착하여야 한다.

디지털 홍보시스템 및 전자 게시판의 유지ㆍ관리 및 운영의 효율성을 높이고 책임을 명확히 하기 위하여 다음 각 호와 같이 업무분장을 한다.

1. 운영지원과장은 디지털 홍보시스템 및 전자 게시판, 영내 홍보물 관리 및 운영에 따르는 다음 각 목의 사항에 대하여 책임을 진다.

가. 각종 홍보물 및 게시물 내용검토 및 통제

나. 디스플레이 장비와 시스템 운영에 필요한 장비(PC) 관리ㆍ운영 및 중ㆍ장기 교체계획 수립ㆍ시행

다. 디지털 홍보시스템 및 전자 게시판 운영에 필요한 관련장비(PC) 유지 보수, 증설, 철거에 대한 관리ㆍ통제

2. 군사보좌관(의전담당관)은 직원 및 외부인 청사 출입 시 장관님 주요동정 상황 등을 디지털 홍보시스템에 탑재하여 홍보할 수 있도록 사진 자료를 지원하며, 자료는 매월 셋째 주까지 운영지원과(행정계)로 제출한다.

3. 대변인(디지털소통팀장)은 직원 및 외부인 청사 출입 시 군 관련 홍보영상물을 디지털 홍보시스템에 탑재하여 홍보할 수 있도록 자료는 지원하며, 자료는 매월 셋째 주까지 운영지원과(행정계)로 제출한다.

4. 자료는 필요에 따라 주간 또는 격주로 추가 제공할 수 있다.

5. 국방부 근무지원단장은 다음 각 목의 사항에 대하여 책임을 진다.

가. 영내 전자 게시판 및 전광판 증설, 철거 사유 발생 시 운영지원과장의 사전 협조 및 승인을 받아 실시해야 한다.

나. 서문 전광판 게시내용 입력 및 삭제

다. 서문 전광판 장비의 관리ㆍ운영 및 중ㆍ장기 교체계획 수립ㆍ시행

① 각 부서의 장이 제 홍보시스템 및 전자 게시판에 게시 및 공시하고자 할 때에는 운영지원과장과 협의하여 게시하여야 한다.

② 디지털 홍보시스템, 전자 게시판 및 전광판 게시 신청은 게시내용, 게시 기간을 명시하여 운영지원과장에게 문서 또는 메모 보고로 제26조에 명시된 규격의 영상과 파일을 첨부하여 요청하여야 한다.

③ 운영지원과장은 게시내용 검토 및 승인 여부를 결정하여 요청한 부서에 통보하고, 전광판 게시내용은 근무지원단장에게 통보하여야 한다.