진실·화해를위한과거사정리위원회 사무관리규정

제1장 총칙

이 규정은 진실ㆍ화해를위한과거사정리위원회(이하 "위원회"라 한다) 사무관리에 관한 필요한 사항을 규정함으로써 사무절차의 간소화ㆍ표준화ㆍ과학화 및 정보화를 통하여 행정의 능률을 제고함을 목적으로 한다.

위원회의 사무관리에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "공문서"라 함은 위원회 내부 또는 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다) 및 위원회가 접수한 모든 문서를 말한다.

2. "문서과"라 함은 공문서의 분류ㆍ배부ㆍ수발업무지원 및 보존 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서를 말한다.

3. "처리부서"라 함은 문서의 수발 및 사무 처리를 주관하는 부서를 말한다.

4. "정보통신망"이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.

5. "전자문서"라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송ㆍ수신 또는 저장된 문서를 말한다.

6. "서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

7. "전자문자서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

8. "전자이미지서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.

9. "전자이미지관인"이라 함은 관인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 관인을 말한다.

10. "전자문서시스템"이라 함은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

위원회의 사무는 용이성ㆍ정확성ㆍ신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.

각 처리부서의 장은 사무의 능률적 처리와 책임소재의 명확을 기하기 위하여 소관 사무를 단위업무별로 분장하되, 소속직원간의 업무량이 균형되게 하여야 한다.

직원이 인사발령 또는 사무분장의 조정 등의 사유로 사무를 인계ㆍ인수하는 때에는 담당사무에 관한 진행상황ㆍ관계문서ㆍ자료 기타 업무와 관련되는 사항을 별지 제1호서식에 의하여 구체적으로 문서로 작성하여 인계ㆍ인수하여야 한다.

제2장 공문서관리

제1절 일반사항

공문서(이하 "문서"라 한다)는 다음과 같이 법규문서ㆍ지시문서ㆍ공고문서ㆍ비치문서ㆍ민원문서 및 일반문서로 나눈다.

1. 법규문서는 법률ㆍ대통령령ㆍ위원회 규칙 등에 관한 문서를 말한다.

2. 지시문서는 훈령ㆍ지시ㆍ예규 및 일일명령 등 진실ㆍ화해를위한과거사정리위원회위원장(이하 "위원장"이라 한다)이 소속직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3. 공고문서는 고시ㆍ공고 등 위원회가 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다

4. 비치문서는 비치대장ㆍ비치카드 등 위원회가 일정한 사항을 기록하여 위원회 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서를 말한다.

5. 민원문서는 민원인이 위원회에 대하여 진실규명신청ㆍ허가ㆍ기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.

6. 일반문서는 제1호 내지 제5호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

① 문서는 당해 문서에 대한 서명(전자문자서명ㆍ전자이미지서명을 포함한다. 이하 같다)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다.

② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 화일에 기록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 공고문서에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력을 발생한다.

③ 민원문서를 정보통신망을 이용하여 접수ㆍ처리한 경우에는 당해 민원사항을 규정한 법령에서 정한 절차에 따라 접수ㆍ처리된 것으로 본다.

문서는 직접 처리하여야 할 기관에 발신한다. 다만, 필요한 경우에는 조직상의 계통에 따라 발신한다.

제2절 문서의 작성 및 처리

① 문서는 「국어기본법」제11조의 규정에 의한 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우이거나 낯선 전문어 또는 신조어를 사용하는 경우에는 괄호 안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다. <개정 2008. 4. 30.>

② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 쓴다.

③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분의 표기는 24시각 제에 따라 숫자로 하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

④ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.

위원장은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자문서시스템 상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.

문서의 일부분을 삭제하거나 수정하는 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 당해 글자의 중앙에 가로로 두선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인하여야 하며, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 한다. 다만, 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 관인을 찍어야 하며, 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정전의 전자문서는 기안자ㆍ검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.

① 다음 각호의 1에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 관인관리자는 관인으로 문서에 간인하여야 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가ㆍ인가 및 등록 등에 관계되는 문서

② 전자문서의 간인은 다음 각호의 1의 방법에 의한다.

1. 면 표시의 방법 : 제증명발급에 관한 문서를 제외한 문서는 제14조의 규정을 준용한다.

2. 발급번호기재의 방법 : 제증명발급에 관한 문서는 당해 전자문서의 왼쪽 기본선의 아래에서 시작하여 발급번호(단말번호-출력연월일/시ㆍ분ㆍ초-발급일련번호-쪽 번호)를 기재한다.

① 문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙 하단에, 문서철별 면수를 우측 하단에 각각 표시하되, 2장 이상으로 이루어진 문서 중 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 문건별 면수를 당해 문건의 전체 면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시하고, 문서철별 면수는 당해 문서철의 첫 번째 면에서 시작한 그 면의 일련번호만 표시한다.

② 문건별 면수는 위로부터 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수를 부여하여야 하며, 문서철별 면수는 표지와 색인목록을 제외한 본문부터 시작하여 면수를 부여한다.

③ 동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 2권이하의 문서철별 면수는 전권 마지막 면수 다음의 일련번호로 시작하며, 이 경우에도 표지와 색인목록은 면수 부여 대상에서 제외한다.

④ 문서철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리행사가 끝나면 잉크 등으로 표시한다.

① 문서는 위원회 명의로 발신함을 원칙으로 하되, 법령 등에서 위원장의 권한으로 규정된 사무에 관한 문서의 발신은 위원장 명의로 한다.

② 제1항의 규정에 불구하고 위원회내의 보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서(이하 "대내문서"라 한다)는 당해 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 한다.

③ 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.

① 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

② 기안문서(이하 "기안문"이라 한다)는 별지 제2호서식, 별지 제3호서식(전자문서에 한한다. 이하 같다) 또는 별지 제4호서식(내부결재문서에 한한다. 이하 같다)에 의한다. 다만, 관계서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다.

③ 별지 제4호서식은 보고서ㆍ계획서ㆍ검토서 등 내부결재문서에 한하며, 시행문으로 변환하여 시행할 수 없다.

④ 2이상의 처리부서의 장의 결재를 요하는 문서는 그 문서의 처리를 주관하는 부서에서 기안하여야 한다.

⑤ 기안문의 해당 직위 또는 직급의 앞 또는 위에 발의자(기안하도록 지시한 자를 말하며, 기안자가 스스로 입안한 경우에는 기안자를 말한다)는 ★표시를, 보고자(결재권자에게 직접 보고하는 자를 말한다)는 ⊙표시를 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 발의자는 해당란에 ★표시를 하거나 발의자가 누구인지를 검색할 수 있도록 기안자ㆍ검토자 또는 결재권자의 직위 또는 직급 란에 발의자 항목을 추가할 수 있으며, 전자문서로 결재하거나 결재권자에게 직접 보고하지 아니하는 경우에는 보고자의 표시를 생략하고, 다음 각호의 문서는 발의자와 기안자의 표시를 생략할 수 있다.

1. 검토 및 결정을 요하지 아니하는 문서

2. 제증명 발급, 회의록 기타 단순사실을 기록한 문서

3. 일상적ㆍ반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 진실ㆍ화해를위한과거사정리위원회 위임전결규정(이하 "위임전결규정"이라 한다)에 의한 결재계통에 의하여 검토를 받아야 한다. 다만, 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명 란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.

② 문서의 내용이 다른 부서의 업무와 관련이 있는 때에는 그 부서의 협조를 받아야 한다.

③ 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

① 문서는 위원장의 결재를 받아야 한다. 다만, 대내문서는 당해 부서의 장의 결재를 받아야 한다.

② 위원장은 사무의 내용에 따라 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결사항은 위원회 위임전결규정에서 정하는 바에 따른다.

③ 결재권자가 휴가ㆍ출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.

위원장은 검토ㆍ협조 및 결재중인 전자문서를 검토자ㆍ협조자 및 결재권자가 동시에 볼 수 있도록 전자문서의 열람체계를 구축할 수 있다.

결재권자가 전신 또는 정보통신망에 의하여 시행할 문서에 결재를 함에 있어서 그 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니라도 누설되는 경우 국가안전보장, 질서유지, 경제안정 기타 국가이익을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신방법을 암호 또는 음어로 지정하여야 한다.

① 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 시행문서(이하 "시행문"이라 한다)는 별지 제2호서식 또는 별지 제3호서식에 의하여 작성하되, 수신자별로 시행문을 작성하여야 한다. 다만, 수신자가 행정기관이 아닌 경우와 기타 특별한 사유가 있는 때에는 문서 접수란을 표시하지 아니할 수 있다.

② 관보규정 제17조의 규정에 의하여 시행문에 갈음하여 관보에 게재ㆍ공포하도록 한 문서에 대하여는 그 시행문을 1부만 작성할 수 있으며, 전신ㆍ전신타자 또는 전화로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니한다.

③ 제2항의 규정에 의하여 시행문을 관보게재로 갈음하는 때에는 본문의 마지막에 "이 내용에 관한 시행문은 따로 보내지 아니함"이라고 써야 한다.

④ 위원장이 소속직원 또는 소속기관에 단순 업무에 관한 지시, 단순한 자료요구ㆍ업무연락ㆍ통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 전자문서시스템의 전자게시판 또는 위원회의 홈페이지 등에 게시한 때에는 당해 문서를 시행한 것으로 본다. 위원회내의 상호 부서간에 발신하는 문서를 시행하는 경우에도 또한 같다.

① 위원장 또는 위원회 명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서, 임용장ㆍ상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 관인(전자이미지 관인을 포함한다. 이하 같다)을 찍거나 위원회의 장이 서명(전자문자서명을 제외한다)을 하고, 부서장 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 부서장이 서명을 한다. 다만, 전신ㆍ전신타자 또는 전화로 발신하는 문서나 관보ㆍ신문 등에 게재하는 문서에는 관인을 찍거나 서명하지 아니하며, 일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시문서와 행정기관간의 단순한 자료요구ㆍ업무연락ㆍ통보 등을 위한 문서로서 기안자가 결정한 경미한 내용의 문서에는 관인을 찍는 것과 서명하는 것을 생략할 수 있다.

② 관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 관인날인에 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

① 시행문은 처리부서에서 발송하되, 종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하고, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하여야 한다.

② 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편ㆍ우편ㆍ모사전송ㆍ전신ㆍ전신타자ㆍ전화 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편ㆍ등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.

③ 제1항의 규정에 불구하고 전자문서는 위원회의 홈페이지 또는 직원의 공식 전자우편주소(위원회가 직원에게 부여한 전자우편주소를 말한다. 이하 같다)를 이용하여 위원회 외의 자에게 발송할 수 있다.

④ 인편 또는 우편으로 발송하는 문서는 문서과의 지원을 받아 발송할 수 있다.

⑤ 전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 이를 출력하여 발송할 수 있다.

① 문서는 처리부서에서 접수하여야 하며, 문서과에서 직접 받은 문서는 지체없이 처리과에서 이를 배부하여 접수하게 하되, 이 경우 배부정보는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제20조에 따른 등록정보로 관리하여야 한다. <개정 2008. 4. 30.>

② 접수된 문서에는 별표 1의 접수인을 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 두문의 오른쪽 여백에 찍고, 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제20조의 규정에 의한 기록물등록대장에 접수등록번호와 접수일시를 기재하여야 한다. 다만, 별지 제2호서식 또는 별지 제3호서식을 사용한 경우에는 접수인을 찍지 아니한다. <개정 2008. 4. 30.>

③ 제1항의 규정에 의하여 문서과에서 직접 받은 문서는 문서과가 접수일시를 기재하여 이를 처리부서로 보내야 한다.

④ 처리부서의 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 다음 각호에 해당하는 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 통계ㆍ설문조사 등을 위하여 각 부서로부터 취합하는 문서는 제외한다.

1. 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서

2. 민원문서

3. 행정기관간 또는 위원회내의 상호 부서간 업무협조에 관한 문서

4. 접수된 문서를 처리하기 위하여 소관사항 등 형식적인 면 또는 법률ㆍ예산 등 내용적인 면에서 검토가 필요한 문서

5. 그 밖에 직원의 신상(신상), 교육훈련 등과 관련하여 직원이 개별적으로 또는 전체적으로 알아야 할 필요가 있는 문서

⑤ 제4항의 규정에 있어 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템상에서 자동으로 표시되도록 하여야 하고, 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

⑥ 위원장은 정보통신망을 이용하여 위원회외의 자로부터 문서를 접수할 수 있도록 필요한 조치를 할 수 있으며, 정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항 내지 제4항의 규정에 의하여 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소ㆍ성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다.

⑦ 위원장은 위원회의 홈페이지 또는 직원의 공식 전자우편주소를 이용하여 문서를 받아 처리부서에서 접수하게 할 수 있다.

⑧ 민원문서의 접수 및 처리는 「민원 처리에 관한 법률」이 정하는 바에 의한다. <개정 2021. 6. 4.>

문서는 생산한 즉시 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제20조의 규정에 의하여 기록물등록대장에 등록하고 생산등록번호를 부여하여야 한다. <개정 2008. 4. 30.>

외국어로 된 문서에 대하여는 제10조 내지 제14조 및 제21조의 규정을 적용하지 아니할 수 있다.

제3장 정책실명제 등

① 위원장은 주요정책의 결정 또는 집행과 관련되는 다음 각호의 사항을 종합적으로 기록ㆍ보존하여야 한다.

1. 주요정책의 결정 및 집행과정에 참여한 관련자의 소속ㆍ직급 및 성명과 그 의견

2. 주요정책의 결정 및 집행과 관련된 각종 계획서, 보고서, 회의ㆍ공청회ㆍ세미나 관련 준비자료 및 토의내용

② 위원장은 주요정책의 결정을 위하여 공청회ㆍ세미나ㆍ관계자회의 등을 개최하는 경우에는 개회일시ㆍ참석자ㆍ발언내용ㆍ결정사항ㆍ표결내용 등을 처리부서 직원으로 하여금 기록하게 하여야 한다.

① 위원장은 매년 처리부서로 하여금 다음 각호에 관한 정책자료집을 만들게 하여야 한다.

1. 위원회의 주요 현안사항

2. 위원회의 주요사건에 대한 조사ㆍ연구 및 심의 결과

3. 대통령령이상의 법령을 제정하는 사항

4. 위원회 전반에 큰 영향을 미치는 제도를 개선하거나 수립하는 사항

5. 기타 정책자료집으로 만들어 보존할 필요가 있는 사항

② 제1항의 규정에 의한 정책자료집에는 다음 각호의 사항이 포함되어야 한다.

1. 추진배경

2. 추진경과

3. 조사ㆍ연구 등 계획에서부터 시행ㆍ완결까지에 관련된 다음 각목의 문서

가. 계획서ㆍ보고서ㆍ추진계획표ㆍ일정표ㆍ조사 분석 및 심의결과 등

나. 사건의 관련자 및 관련기록

다. 공청회ㆍ세미나 및 관계자회의의 기록

라. 정책ㆍ사업 등을 변경하는 경우 변경하게 된 경위와 관련자 및 관련기록

③ 위원장은 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 만든 정책자료집 중 1부는 처리부서에 보관하고, 1부는 위원회 자료실에 보관하며, 1부는 국가기록원에 제출할 수 있다. <개정 2021. 6. 4.>

위원회가 언론기관에 보도 자료를 제공하는 경우에는 당해 자료에 담당부서ㆍ담당자ㆍ연락처 등을 함께 기재하여야 한다.

제4장 관인관리

① 관인은 위원회 또는 소위원회 명의로 발송 하거나 교부하는 문서에 사용하는 청인과 위원장 또는 소위원장 명의로 발송하거나 교부하는 문서에 사용하는 직인으로 구분한다.

② 위원회의 사무를 위임받은 기관은 그 위임받은 사무를 처리하기 위해 관인을 가질 수 있다.

관인의 모양은 정사각형으로 하되, 그 크기는 별표 2와 같다.

관인의 재료는 쉽게 마멸되거나 부식되지 아니하는 재질을 사용하여야 한다.

관인인영의 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 전자문서를 출력하여 시행하거나 모사전송기를 통하여 문서를 접수하는 경우에는 관인인영의 색깔을 검정색으로 할 수 있다.

관인의 인영은 한글 전서체로 하여 가로로 새기되, 그 기관 또는 직위의 명칭에 "인" 또는 "의인"자를 붙인다. 다만, 민원업무 등 특수업무를 처리하기 위한 관인은 그 업무집행목적에 한하여 사용되는 것임을 명시하여야 한다.

① 위원장은 관인의 인영을 별지 제5호서식의 관인대장에, 전자이미지관인의 인영을 별지 제6호서식의 전자이미지관인대장에 각각 등록하여야 한다.

② 관인은 등록하지 아니하면 이를 사용하지 못한다.

① 관인이 분실 또는 마멸되거나 갱신할 필요가 있는 때에는 그 사유를 들어 관인을 재등록하여야 한다.

② 제1항 또는 그 밖의 사유로 관인을 폐기하고자 하는 때에는 관인대장에 관인폐기내역을 기재하고, 그 관인을 국가기록원에 관인폐기공고문과 함께 이관하여야 한다. <개정 2021. 6. 4.>

③ 전자이미지관인을 사용하는 기관은 관인을 재등록한 경우 즉시 사용 중인 전자이미지관인을 삭제하고, 재등록한 관인의 인영을 전자이미지관인으로 전환하여 사용하여야 한다.

④ 전자이미지관인을 사용하는 기관은 사용 중인 전자이미지관인의 인영의 원형이 제대로 표시되지 아니하는 경우 전자이미지관인을 재등록하여 사용하여야 한다.

관인 또는 전자이미지관인을 등록 또는 재등록하거나 폐기한 때에는 이를 관보에 공고하여야 한다.

제5장 협조사무

① 각 부서에서는 다음 각호의 1에 해당하는 업무를 행하고자 할 때에는 당해 업무의 기획, 확정 또는 시행 전에 관련부서의 업무협조를 받아야 한다.

1. 2이상의 부서에서 공동으로 행하는 것이 필요한 업무

2. 다른 부서의 지원을 필요로 하는 업무

3. 기타 다른 부서의 협의ㆍ또는 동의 및 의견조회 등이 필요한 업무

② 업무협조를 요청함에 있어서 그 취지와 추진계획 및 파급효과 등 당해 업무협조 사안에 대한 이해를 도울 수 있는 관계 자료를 첨부하여야 한다.

업무협조는 다음 방법에 의한다.

1. 문서에 의한 업무협조

2. 회의 등에 의한 협조

3. 공동 작업반 편성 등에 의한 협조

4. 전화 등에 의한 협조

업무협조를 요청받은 부서는 다음 각호의 사항을 검토하여야 한다.

1. 협조요청 목적의 타당성

2. 협조처리기간의 타당성

3. 협조요청 내용의 명확성

4. 기타 업무량 및 경비 등의 판단

제6장 서식관리

위원회에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용한다.

서식은 다음과 같이 법령서식과 일반서식으로 나눈다.

1. 법령서식은 법률ㆍ대통령령ㆍ위원회규칙 등 법령으로 정한 서식을 말한다.

2. 일반서식은 법령서식을 제외한 모든 서식을 말한다.

다음의 서식은 법령으로 정한다. 다만, 법령에서 고시 등으로 정하도록 한 경우와 기타 특별한 사유가 있는 경우에는 그 서식을 고시ㆍ훈령ㆍ예규 등으로 정할 수 있다.

1. 당해 서식의 기재사항이 국민의 권리ㆍ의무와 직접 관련되는 사항을 정하는 서식

2. 인가ㆍ허가 및 승인 등 민원에 관계되는 서식

3. 위원회에서 공통적으로 사용되는 서식 중 중요한 서식

① 서식에 사용되는 용지의 규격은 제10조제4항의 규정에 의한 용지의 규격과 같게 하되, 부득이한 경우에는 별표 3의 규격에 해당하는 용지를 사용한다. 다만, 증표류 또는 컴퓨터에 의한 기록서식 등 기타 특별한 사유가 있는 경우에는 그에 적합한 규격의 용지를 사용할 수 있다.

② 서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별도의 기안문 및 시행문을 작성하지 아니하고 서식자체를 기안문 및 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호ㆍ접수등록번호ㆍ수신자ㆍ시행일자 및 접수일자 등의 항목을 넣어 설계한다.

③ 전자문서의 서식에 대하여는 「전자정부법 시행령」제24조의 규정이 정하는 바에 의한다. <개정 2008. 4. 30., 2021. 6. 4.>

④ 서식에는 호적ㆍ병적ㆍ연고지조사 등의 필요가 있는 경우를 제외하고는 본적란을 설치하지 아니한다.

⑤ 민원서식에는 당해 민원사무의 처리절차ㆍ연락처ㆍ처리기간 및 전자적 처리가능 여부 등을 표시하여 민원인의 편의를 도모하여야 한다.

⑥ 서식은 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여 설계하여야 하며, 불필요하거나 활용도가 낮은 항목을 넣어서는 아니 된다.

⑦ 서식은 법령에 의하여 서식에 날인하도록 정한 경우를 제외하고는 서명이나 날인을 선택적으로 할 수 있도록 설계하여야 한다.

⑧ 서식은 글씨의 크기, 항목간의 간격, 기재할 여백의 크기 등을 균형있게 조절하여 기입항목의 식별이 쉽도록 설계하여야 한다.

⑨ 서식에는 가능한 한 위원회의 로고ㆍ상징ㆍ마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 위원회 이미지가 제고될 수 있도록 하여야 한다.

① 서식을 제정 또는 개정하고자 하는 경우에는 위원장의 승인을 얻어야 한다.

② 제1항의 규정에 의하여 승인된 서식에 대하여 업무의 전산화 등으로 승인된 서식을 그대로 사용할 수 없는 경우와 단순히 자구수정이나 활자크기ㆍ종이류 등을 변경하고자 할 경우에는 서식제정의 근본목적을 침해하지 아니하는 범위 안에서 기재항목 또는 형식 등을 변경하거나 자구수정, 활자크기 또는 종이류 등을 변경하여 사용할 수 있다. 이 경우 제1항의 규정에 불구하고 사후통보로 승인에 갈음할 수 있다.

③ 처리부서에서 서식을 폐지한 때에는 지체 없이 그 사실을 문서과의 장에게 통보하여야 한다.

④ 위원회가 고시ㆍ훈령 또는 예규 등으로 서식을 제정 또는 개정하고자 할 경우의 서식의 표시에 관하여는 제43조의 규정을 준용한다.

① 처리과는 서식의 제정 또는 개정의 승인신청을 하는 때에는 서식 승인신청서에 서식초안을 첨부하여야 한다. 이 경우 서식초안은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 전산기기에 의하여 작성하여야 한다.

② 2이상의 부서에 관계되는 서식은 관계부서간의 사전협의를 거쳐야 한다.

① 서식에는 서식의 아래 한계선 오른쪽 밑에 용지의 규격ㆍ지질 및 단위당 중량을 표시하여야 한다.

② 서식의 지질 및 단위당 중량의 결정기준은 별표4 와 같다.

위원장은 부득이한 경우를 제외하고는 서식을 전산기기에 의하여 관리하고 이를 사용자에게 제공하여야 한다.

제7장 업무편람

위원회가 상당기간에 걸쳐 반복적으로 행하는 업무에 대하여는 그 업무의 처리가 표준화ㆍ전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용함을 원칙으로 한다.

업무편람은 다음과 같이 행정편람과 직무편람으로 구분한다.

1. 행정편람은 사무처리 절차 및 기준과 장비운용방법 기타 일상적 근무규칙 등에 관하여 각 업무담당자에게 필요한 지침ㆍ기준 또는 지식을 제공하는 업무지도서 또는 업무참고서를 말한다.

2. 직무편람은 부서별로 그 소관업무에 대한 업무계획ㆍ관리업무현황 기타 참고자료 등을 체계적으로 정리하여 활용하는 업무 현황철 또는 업무 참고철을 말한다.

행정편람의 발간 부서는 관련제도의 변경 등으로 행정편람의 내용을 수정 또는 보완하여야 하는 사유가 발생한 때에는 그 내용을 수정 또는 보완하여야 한다.

① 직무편람은 부서별로 작성한다.

② 부서편람은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 위원회의 직제에 규정된 최하단위부서별로 작성한다.

① 처리부서의 장은 정기 또는 수시로 직무편람의 내용을 점검하여야 한다.

② 업무편람은 컴퓨터화일로 관리할 수 있다.

제8장 사무환경

사무처장은 사무환경을 사무능률의 향상 및 직원들의 건강보호를 기할 수 있도록 조성ㆍ관리하여야 한다.

각 부서의 사무실은 건물구조ㆍ조직ㆍ업무 및 인원 등을 고려하여 배치하되, 업무처리흐름의 원활화, 관련부서의 인접배치, 출입편의가 이루어지도록 배치함을 원칙으로 한다.

① 사무실의 면적기준은 「정부청사관리규정 시행규칙」 제2조제2항 별표1의 규정을 준용한다. <개정 2021. 6. 4.>

② 제1항의 규정에도 불구하고 업무의 성격, 직위 및 직급별 근무인원, 집기 및 장비 등을 고려하여 위원장이 따로 정할 수 있다.

① 각 부서의 장은 매년 1회 이상 사무환경 관리상태의 적정여부를 점검하고, 중대한 결함이 발견된 경우에는 지체없이 이를 시정ㆍ개선하여야 한다.

② 사무처장은 사무환경개선을 위하여 필요하다고 인정하는 때에는 각 부서의 사무환경관리실태를 조사할 수 있다.