진실·화해를위한과거사정리위원회 기록 및 자료관리에 관한 규정

제1장 총칙

이 규정은 진실ㆍ화해를위한과거사정리위원회(이하 "위원회"라 한다) 의 기록 및 자료의 생산ㆍ등록, 정리ㆍ이관ㆍ보존 등 관리에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다.<개정 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21..>

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "기록물"이라 함은 위원회 활동과 관련하여 생산 또는 접수된 문서ㆍ고서ㆍ회의록ㆍ간행물ㆍ시청각기록ㆍ구술기록ㆍ대장ㆍ도면ㆍ전자문서 등 모든 형태 기록정보를 말하며 조사기록과 일반기록을 포함한다.<개정 2021. 6. 21..>

2. "조사기록"이라 함은 진실규명을 위한 사건조사와 관련하여 생산ㆍ접수된 기록을 편철ㆍ정리한 기록물철을 말한다.<개정 2009. 7. 16.>

3. "역사기록"(이하 "사료"라 한다)이라 함은 진실규명에 중요한 정보를 제공하는 고서ㆍ문서ㆍ시청각기록ㆍ구술기록ㆍ판결문 등을 말한다.

4. "참고자료"(이하 "자료"라 한다)라 함은 위원회 업무에 참고가 되는 단행본, 학위논문, 정기 간행물, 시청각자료, 사전류, 지도 등을 말한다.

5. "기록물 관리"라 함은 기록물의 생산ㆍ수집ㆍ등록ㆍ정리ㆍ이관ㆍ보존ㆍ활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

제2장 기록물관리체계 <개정 2021. 6. 21..>

① 위원회 활동 관련 생산된 기록 및 조사업무 수행에 필요한 자료의 체계적인 관리와 이용을 위하여 기록정보관을 둔다.<개정 2009. 7. 16., 2010. 2. 26.>

② 기록정보관은 보존서고와 자료실로 운영되며 운영지원담당관이 관리ㆍ운영한다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21..>

① 위원회는 체계적이고 효율적인 기록물관리를 위하여 기록물관리 업무를 총괄하는 부서를 지정하여야 한다.

② 기록물관리부서는 운영지원담당관실로 한다. <신설 2021. 6. 21..>

① 기록물관리부서는 다음의 업무를 수행한다.<개정 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

1. 위원회 기록물관리 기본계획 수립ㆍ시행 <신설 2021. 6. 21..>

2. 위원회 기록물의 정리ㆍ이관ㆍ보존

3. 조사 관련 국내ㆍ외 수집자료의 체계적 관리

4. 기록관리기준표 취합ㆍ관리 및 조정 <개정 2021. 6. 21..>

5. 처리과 기록물관리 지도ㆍ감독 및 교육 <개정 2021. 6. 21..>

6. 위원회 간행물관리

7. 기록 및 자료의 검색ㆍ열람ㆍ대출ㆍ활용

8. 각종 기록 및 자료의 정보화 작업

9. 기록관리시스템 운영ㆍ관리 <개정 2021. 6. 21..>

10. 기록물 보존서고 및 자료 서가 관리

11. 정보공개 접수

12. 기타 기록물관리에 관한 사항 <개정 2021. 6. 21..>

② 운영지원담당관은 필요하다고 인정하는 경우에 업무의 내용에 따라 별도의 책임자를 둘 수 있다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21..>

① 운영지원담당관은 전자문서, 조사기록 및 수집자료의 체계적인 관리ㆍ보존ㆍ활용을 위하여 기록관리시스템을 구축ㆍ운영할 수 있다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21..>

② 기록관리시스템의 구축은 기록물 생산현황 파악 및 주요기록물 검색ㆍ활용이 가능하도록 개발되어야 한다.

③ 전자화된 기록에 대해서는 사용자의 접근제한 및 해킹 등에 대비한 보안 대책을 수립하여야 한다.

④ 운영지원담당관은 전산시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 요구할 경우에는 전문업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21..>

⑤ 운영지원담당관은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업관리 등 필요한 조치를 취해야 한다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21..>

제3장 기록관리

① 위원회 직원은 책임있는 업무수행을 위하여 업무과정을 기록으로 남겨야 한다.

② 각 국ㆍ담당관ㆍ과ㆍ팀(이하 "처리과"라 한다)에서 생산ㆍ접수된 기록물 중 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 것은 업무관리시스템에 등록하여야 한다.<개정 2010. 2. 26., 2021. 6. 21..>

1. 일반행정문서

2. 조사기록물

3. 회의록

4. 시청각기록물

5. 기타 등록이 필요한 기록물

③ 업무관리시스템에 등록된 사항은 임의로 삭제 또는 수정되지 않도록 관리하여야 하며, 등록된 사항을 삭제 또는 수정할 경우에도 삭제 또는 수정전의 기록이 그대로 남도록 관리하여야 한다. <개정 2021. 6. 21.>

① 처리과의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의를 개최하는 경우에 회의록[별지 제1호 서식]을 작성하여야 한다.

1. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 위원장이 참석하는 회의

2. 위원회의, 소위원회의, 자문회의(위원회 운영규칙에서 정한 회의록 작성은 그에 따른다)

3. 기타 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

② 회의록은 당해 회의를 소집하거나 주관하는 해당 부서에서 작성하여 등록하여야 한다.

① 처리과의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다.

1. 위원장의 주요 업무활동

2. 위원회의 주요 행사

3. 기타 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항

② 제① 항의 규정에 의하여 시청각기록물을 생산하는 경우에는 시청각기록물 표지를 작성ㆍ등록하여야 한다.

③ 발간ㆍ제작된 시청각기록물은 기록물관리부서로 원본파일, 출력물 또는 책자를 제출하여야 한다.<개정 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

① 위원회 사료의 수집은 기증, 위탁, 복사ㆍ제본 등의 방법에 의한다.

② 진실규명을 위해 조사과정에서 사료를 수집할 경우에는 보존가치가 있는 원본자료를 중심으로 수집하여야 한다.

③ 진실규명을 위하여 보상금을 지급(진실규명에 기여한 자에 대한 보상 및 지원에 관한 규칙 제10조)하고 사료를 수집할 때에는 기록물관리부서에 통보하여야 한다.<개정 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

④ 제③항에 의하여 수집된 사료는 목록과 함께 기록물관리부서에 제출하여 등록되도록 하여야 한다.<개정 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

⑤ 수집된 사료는 "수집사료개요"[별지 제2호 서식] 또는 "구술사료개요"[별지 제3호 서식]를 작성하여 목록[별제 제4호 서식]과 함께 기록물관리부서로 제출하도록 하여야 한다.<개정 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

⑥ 운영지원담당관은 기관ㆍ단체ㆍ개인 등에게 기증을 요청할 때에는 기증의뢰서[별지 제5호 서식]를, 위탁을 요청할 때에는 위탁의뢰서[별지 제6호 서식]를 발행할 수 있다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

① 처리과의 장은 간행물을 발간하고자 할 때에는 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제22조제① 항에 따라 발간등록번호를 부여받고 그 결과를 기록물관리부서에 통보하여야 한다.<개정 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

② 처리과의 장은 법 제22조제②항에 따라 간행물을 발간한 후, 기록물관리부서 및 국가기록원에 각 3부를 제출하여야 한다.<개정 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

① 처리과의 장은 해당 부서의 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 기록물관리 책임자를 지정하여야 한다. <전문개정 2021. 6. 21.>

② 처리과의 기록물관리 책임자는 다음업무를 수행하여야 한다. <전문개정 2021. 6. 21.>

1. 기록물 및 기록물철(단위과제카드)의 생산ㆍ등록ㆍ관리에 관한 사항

2. 처리과별 기록관리기준표 작성ㆍ관리에 관한 사항

3. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항

4. 기타 처리과의 기록물관리에 관한 사항

③ 삭제

④ 조직개편 및 인사이동 시에는 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하고 이를 관리하여야 한다.

① 운영지원담당관은 기록물의 관리 및 보존을 위하여 기록물 이관계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2021. 6. 21.>

② 제1항의 계획에는 다음 각 호의 내용이 포함되어야 한다.

1. 기록물의 이관 기간

2. 기록물의 이관 대상, 방법 및 일정

3. 기록물의 편철방법

4. 기타 기록물관리에 필요한 사항

③ 처리과의 장은 일반행정 문서철을 2년 이내에 목록과 함께 기록물관리부서로 이관하여야 한다. 다만 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물에 대하여는 이관시기의 연장을 신청할 수 있다.<개정 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

④ 처리과의 장은 종결된 조사기록물철을 분기별로 목록과 함께 기록물관리부서로 이관하여야 한다. 다만 필요한 경우에 운영지원담당관과 협의하여 이관시기를 조정할 수 있다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

⑤ 처리과의 장은 단위업무 폐지, 담당자 변경 등으로 기록물의 관리부실이 우려될 경우 당해 기록물을 기록물관리부서로 이관하여야 한다.<개정 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

① 운영지원담당관은 처리과별 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하고 기록물관리 책임자 및 직원을 소집하여 교육을 실시할 수 있다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

② 운영지원담당관은 보존 기록물을 관리하는 직원의 보안 준수를 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

① 영구기록물 중 원본의 물리적 상태가 취약하거나 이용 빈도가 높아 원본 훼손의 우려가 있는 것으로 판단되는 경우 매체이전 또는 다중보존 하여야 한다.

② 기록물을 매체 이전하는 경우에 매체수록본의 하나는 원본에 준하여 철저히 보존하고 이용 시에는 별도의 매체사본을 제공한다.

① 운영지원담당관은 처리과, 생산년도, 보존기간 별로 기록물을 배열하고 보존현황을 기록ㆍ유지하여야 한다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

② 보존서고에는 번호를 표시하고 이를 등록하여 기록물의 보존위치를 구별할 수 있게 하여야 한다.

③ 보존서고는 제한구역으로 지정하고, 관리책임자에 의하여 보존서고의 출입과 기록물의 입ㆍ출고가 통제되도록 하여야 한다.

④ 보존기록물중 대외비로 분류된 기록은 "보안업무규정"에 따른다.

① 처리과의 장은 기록물을 폐기할 수 없으며, 기록물관리부서로 이관하여 폐기절차를 진행하여야 한다. <개정 2021. 6. 21.>

② 운영지원담당관은 보존기간이 경과한 기록물 등에 대하여 폐기대상 목록을 작성하여야 한다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

① 기록물의 열람은 위원회 소속 직원에 한하며, 근무시간 내의 이용을 원칙으로 한다

② 기록물을 열람하는 경우에는 열람대장에 기재하여야 한다.

③ 기록물은 기록정보관 내에서 열람하는 것을 원칙으로 하되, 조사기록과 사료를 대출하는 경우에는 기록물 대출ㆍ반납 서약서[별지 제7호 서식]를 작성하여 운영지원담당관의 승인을 받아야 한다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

④ 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 할 경우에는 열람ㆍ대출을 제한할 수 있다.

① 기록물을 열람하거나 대출받은 자가 관리 부주의로 분실하거나 훼손하였을 경우에는 지체없이 사유서를 첨부하여 운영지원담당관에게 제출하여야 한다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

② 제① 항에 의한 보고를 받은 운영지원담당관은 해당 직원에 대하여 변상 등 필요한 조치를 취할 수 있다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

제4장 자료관리

① 처리과의 장은 소관업무 수행상 구입이 필요한 도서가 있을 때에는 운영지원담당관에게 구입을 의뢰한다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

② 운영지원담당관은 다음 각 호의 사항을 확인 후 자료를 구입하여야 한다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

1. 업무수행에 필요한 자료인지의 여부

2. 소장 자료와의 중복 여부

3. 기존자료의 이용가능 여부

4. 예산상 구입가능 여부 등

③ 운영지원담당관은 분기별로 자료 수요조사를 실시하여 구입대상 목록을 작성하고 자체 선정 자료와 함께 구입ㆍ등록하여야 한다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

① 진실규명 조사활동 과정에서 기증, 위탁, 복사ㆍ제본 등의 방법으로 수집한 자료는 목록과 함께 기록물관리부서에 제출하여 등록하도록 하여야 한다.<개정 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

② 조사활동과 관련하여 회의, 세미나, 워크샵 등에 참석하여 취득한 자료는 기록물관리부서에 제출하여 등록하도록 하여야 한다.<개정 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

③ 운영지원담당관은 해외출장자에게 해외자료의 수집을 요청할 수 있다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

① 자료의 열람은 위원회 소속 직원에 한하여 개가식으로 운영한다.

② 자료의 열람은 근무시간 내의 이용을 원칙으로 하며, 근무시간 외에는 운영지원담당관의 승인을 받아야 한다.<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26.>

③ 삭제 <2009. 7. 16.>

① 자료의 대출은 위원회 소속 직원에 한 한다.

② 자료의 대출은 1인당 5권에 한하여 2주 동안 대출이 가능하고 필요한 경우 1회에 한하여 연장할 수 있으며, 연장시에는 1개월 미만으로 한다. 단, 장기대출을 필요로 하는 자료는 3개월까지 대출할 수 있다.<개정 2009. 7. 16., 2021. 6. 21.>

③ 조사업무 수행에 필요한 비공개 자료는 업무 관계자에 한하여 이용이 가능하며, 유실 등 이에 대한 책임은 이용자가 진다.

① 조사기록은 기록물 대출ㆍ반납 서약서[별지 제7호 서식]를 작성하고, 조사기록 대출부[별지 제8호 서식]에 기재한 후 이용이 가능하다. <개정 2021. 6. 21.>

② 조사기록물 중 비밀은 위원회 보안업무규정에 따른다.<개정 2009. 7. 16., 2021. 6. 21.>

① 비공개 역사기록은 운영지원담당관의 승인후 대출이 가능하며, 대출에 관한 규정은 일반자료와 동일하다.<개정 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

① 자료담당자는 점검기간중 자료의 열람 및 대출을 정지할 수 있으며 대출도서를 회수할 수 있다.<개정 2009. 7. 16.>

① 대출자료는 대출기간 내에 반납하고 담당직원의 확인을 받아야 하며, 기간연장이 필요한 때에는 사전에 연장신청을 하여야 한다.

② 대출을 받은 자가 다음 각 호의 어느 하나에 해당할 경우에 자료의 대출기한이 경과하지 아니 하였을 지라도 지체 없이 이를 반납하여야 한다.

1. 대출기간이 만료되었을 때

2. 위원 및 직원의 신분이 상실되었을 때 <개정 2021. 6. 21.>

3. 대출기간을 초과하는 병가ㆍ휴가ㆍ장기출장

4. 기타 운영지원담당관의 반납 요청이 있을 때<개정 2008. 4. 30., 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21.>

③ 인사담당자는 제2항 제2호의 상황이 발생하는 경우 운영지원담당관에게 통보하여야 한다.<개정 2009. 7. 16., 2010. 2. 26., 2021. 6. 21..>

① 제23조의 규정에 의거하여 자료를 반납하지 아니하는 직원에 대하여는 연체일수에 해당되는 기간동안 도서의 대출을 정지할 수 있다.<개정 2009. 7. 16.>

① 다음 각호에 해당하는 도서는 원칙적으로 대출하지 아니한다.<개정 2009. 7. 16.>

1. 미정리자료

2. 사전류ㆍ연감ㆍ편람ㆍ목록집ㆍ색인집 등 참고자료

3. 보존용 연속간행물로서 입수일로부터 1개월이 경과하지 아니한 것

4. 신문류

5. 기타 귀중도서로서 자료담당자가 지정한 것

① 대출받은 자료는 타인에게 전대할 수 없다.<개정 2009. 7. 16.>

① 자료를 열람 또는 대출받은 자는 자료를 훼손하거나 분실하였을 경우에 동일한 자료로 변상하여야 한다.

② 현품을 구하는 것이 불가능하거나 비매품일 경우에는 망실자료와 동일한 내용의 자료 또는 2배에 해당하는 금액을 납부하여야 한다.<개정 2009. 7. 16.>