국가기록원 교류협력 기록물관리 규정

제1장 총칙

이 규정은 국가기록원 교류협력 사업의 효율적인 추진을 위해 체계적인 교류협력 기록물의 관리에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정은 국가기록원이 타 기관과의 교류협력 사업을 수행함에 있어 생산ㆍ취득한 기록물에 적용된다.

이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. "협정서"는 국가기록원이 타 기관과의 교류협력에 관하여 협의한 사항을 기재하여 공적으로 증명하기 위한 문서를 말한다.

2. "서한문"은 국가기록원이 기관장 명의로 타 기관에 발송한 서신 또는 타 기관의 기관장으로부터 수신한 서신을 말한다.

3. "수집자료"는 국가기록원이 타 기관과의 상호방문 중 또는 우편송부의 방식으로 습득한 기관ㆍ사업ㆍ연구성과ㆍ홍보 자료 또는 간행물 등을 말한다.

4. "기념품"은 국가기록원이 타 기관과의 교류협력 사업 추진 중 또는 상호방문 중에 기관 명의로 획득한 물품을 말한다.

제2장 협정서의 관리

① 타 기관과 교류협정을 체결하고자 하는 부서는 별지 제5호서식의 양식을 참고하여 협정서를 작성한다.

② 협정서의 인쇄지는 특별한 사유가 없으면 복원관리과에서 지정한 한지를 사용한다.

① 각 부서에서는 체결이 완료된 협정서 원본을 기록협력과로 이송하여야 한다.

② 기록협력과는 별지 제1호서식에 따른 협정서 관리대장 및 별지 제2호 서식에 따른 교류협력 기록물 관리카드를 작성하고, 보존이 적합한 장소를 지정하여 협정서를 보관해야 한다.

③ 기록협력과는 이송받은 협정서를 업무관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

① 각 부서는 업무상 필요에 따라 협정서 열람을 요청할 수 있고 기록협력과는 이에 적극 응해야 한다.

② 기록협력과는 제1항에 따른 열람 시 별지 제4호서식에 따라 열람대장을 작성해야 한다.

제3장 서한문의 관리

① 타 기관과의 교류 시 서한문을 보내고자 하는 부서는 별지 제6호서식의 양식을 참고하여 서한문을 작성한다.

② 제1항의 서한문을 작성할 경우 각 부서는 미리 기록협력과에 서한문 작성 사실을 통보하고 기록협력과로부터 별표1의 관리번호를 부여받아 서한문에 기재하여 발송해야한다.

③ 서한문의 인쇄지는 특별한 사유가 없으면 복원관리과에서 지정한 한지를 사용한다.

① 제7조에 따라 서한문을 발송한 경우 각 부서는 그 서한문의 사본 1부를 기록협력과로 이송하여야 한다.

② 각 부서는 대외기관으로부터 서한문을 수신한 경우 원본을 기록협력과로 이송하여야 한다.

③ 기록협력과는 별지 제1호서식에 따라 서한문 관리대장을 작성하고, 별도의 장소를 지정하여 서한문을 보관해야 한다.

④ 기록협력과는 이송받은 서한문을 업무관리시스템을 통해 등록하여 관리하여야 한다.

서한문의 열람은 제6조를 준용한다.

제4장 수집자료 및 기념품의 관리

각 부서는 타 기관과의 교류협력 사업 추진 중에 수집한 자료의 양이 방대하거나 외국어로 작성되어 열람ㆍ활용이 용이하지 않을 경우 국문으로 요지를 작성해야 한다.

① 각 부서는 타 기관과의 교류협력 사업 추진 중에 자료를 수집한 경우, 그 원본 및 제10조에 따라 작성한 수집자료 요지를 기록협력과로 이송하여야 한다.

② 기록협력과는 별지 제1호 서식에 따른 수집자료 관리대장 및 별지 제2호 서식에 따른 교류협력 기록물 관리카드를 작성하고, 보존이 적합한 장소를 지정하여 수집자료를 보관해야 한다.

수집자료의 열람은 제6조를 준용한다.

① 각 부서는 타 기관과의 교류협력 사업 도중 기관 명의로 기념품을 획득한 경우, 별지 제3호서식의 설명카드를 작성하여 기록협력과로 이송하여야 한다.

② 기록협력과는 별지 제1호서식에 따른 기념품 관리대장 및 별지 제2호 서식에 따른 교류협력 기록물 관리카드를 작성하고, 보존이 적합한 장소를 지정하여 기념품을 보관해야 한다.

③ 기념품은 제1항에 따라 작성한 설명카드와 함께 별도의 장소를 정하여 전시할 수 있다.

④ 기록협력과는 이송 받은 기념품이 공공기록물 관리에 관한 법률 제24조 및 동법 시행령 제57조에 따라 관리해야하는 행정박물에 해당하는 경우 해당 기념품을 업무관리시스템을 통해 등록하여 관리하여야 한다.