중앙영구기록관리시스템 데이터베이스 품질관리 지침

제1장 총칙

이 지침은 기록물의 안전한 보존관리 및 효율적 활용을 위하여 중앙영구기록관리시스템에서 생성 또는 취득을 통해 관리하고 있는 데이터베이스 품질에 관한 세부사항 규정을 목적으로 한다.

이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "데이터"란 컴퓨터가 처리하거나 분석할 수 있는 형태로 존재하는 자료를 말한다.

2. "데이터베이스"란 제1호의 데이터가 체계적으로 구조화되어 저장된 전자적 집합물을 말한다.

3. "데이터베이스 품질"이란 데이터베이스의 최신성, 정확성, 상호운용성 등을 확보하여 사용자에게 유용한 가치를 줄 수 있는 수준을 말한다.

4. "중앙영구기록관리시스템"(Central Archives Management System, 이하 CAMS)이란 중앙기록물관리기관에서 영구기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

5. "업무담당부서"란 CAMS를 기반으로 기록물관리 업무를 수행하는 부서를 말한다.

6. "업무담당자"란 CAMS를 이용하여 기록물관리 업무를 수행하는 업무 담당부서의 구성원을 말한다.

7. "응용프로그램 담당자"란 관리대상 데이터를 생성하고 제공하는 응용프로그램의 개발담당자를 말한다.

① 이 규정은 CAMS 데이터베이스를 구축ㆍ운영하기 위한 품질 관리 활동에 적용한다. 다만, 전자문서, 전자화문서 등 기록물 자체의 관리 활동은 제외한다.

② 데이터베이스 관리에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 지침이 정하는 바에 따른다.

제2장 추진체계

① 데이터베이스의 품질을 체계적으로 관리하기 위하여 데이터베이스 품질관리책임자, 데이터베이스 품질관리담당자를 둔다.

② 데이터베이스 품질관리책임자는 기록정보화에 관한 제도ㆍ정책ㆍ기획을 총괄하는 부서의 장으로 한다.

③ 데이터베이스 품질관리책임자는 데이터베이스 품질관리 실무를 담당하기 위하여 데이터베이스 품질관리담당자를 지정하여야 한다.

④ 제3항에 따른 데이터베이스 품질관리 실무 업무는 부서 인력수급 상황에 따라 유지보수업체 또는 전문관리기관에 위탁하여 운영할 수 있다. 이 경우 위탁운영 총괄자를 데이터베이스 품질관리담당자로 본다.

⑤ 데이터베이스 품질관리책임자는 효율적인 품질관리를 위하여 외부전문가를 구성원으로 하는 자문기구를 구성ㆍ운영할 수 있다.

① 데이터베이스 품질관리책임자는 데이터베이스 품질을 관리하기 위하여 다음의 역할을 수행한다.

1. 데이터베이스 품질관리 및 표준화 정책 수립

2. 데이터베이스 품질진단 및 오류 데이터 정비

3. 대량데이터 일괄등록 업무에 대한 사전협의 및 일괄등록 처리

4. 그 밖에 데이터베이스 품질관리 업무에 대한 대내외 협의 및 의사결정

② 데이터베이스 품질관리책임자는 제1항 각 호의 역할을 수행함에 있어 관련 업무담당부서의 장에게 필요한 조치를 요구할 수 있으며, 업무담당부서의 장은 특별한 사유가 없는 한 이에 협조하여야 한다.

데이터베이스 품질관리담당자는 데이터베이스 품질관리책임자의 통제에 따라 다음 각 호의 업무를 수행하여야 한다.

1. 데이터베이스 품질관리 및 표준화 관련 산출물 작성 및 관리

2. 데이터베이스 품질진단 및 오류데이터 정비에 관한 사항

3. 대량데이터 일괄등록 데이터의 오류 여부 사전 검증

4. 데이터베이스 품질관리 교육

5. 그 밖에 데이터베이스 품질관리와 관련된 사항

제3장 데이터베이스 품질관리

① 데이터베이스 품질관리책임자는 별표1의 절차에 따라 정기적으로 데이터베이스 품질 진단을 실시하고, 오류사항을 확인한 경우 정비방안을 마련하여 해당 업무담당부서의 장에게 통보하여야 한다.

② 제1항의 정비방안을 통보받은 업무담당부서의 장은 데이터 오류 등 조치가 필요한 사항에 대해 정비방안을 검토하여 확정하여야 하며, 데이터값을 확인하여 회신하여야 한다.

③ 데이터베이스 품질관리책임자는 제2항에 따라 검토ㆍ확정한 오류데이터를 정비하고, 그 결과를 업무담당부서의 장에게 통보하여야 하며, 업무담당부서의 장은 정비결과의 이상 유무를 확인하여야 한다.

④ 데이터베이스 품질관리책임자가 데이터 오류사항을 신고받은 경우에도 동일한 절차를 따른다.

① 데이터베이스 품질관리책임자는 별표2의 절차에 따라 대량데이터 일괄등록 업무를 수행한다.

② 업무담당부서의 장은 CAMS에 대량데이터 일괄등록이 필요한 용역사업을 추진하고자 하는 경우, 용역사업을 발주하기 이전에 데이터베이스 품질관리책임자와 등록시기, 등록항목, 데이터량 등을 포함한 대량데이터 일괄등록 방안을 협의하여야 한다.

③ 데이터베이스 품질관리책임자는 제2항에 따른 일괄등록 협의 시 일괄등록에 필요한 의견을 제시할 수 있으며, 업무담당부서의 장은 이를 사업계획서에 반영하여 용역사업을 추진하여야 한다.

④ 업무담당부서의 장은 용역사업 결과에 따라 데이터베이스 품질관리책임자에게 CAMS에 대량데이터 일괄등록을 요청할 수 있다. 다만, 허수 입력 등 특이사항이 있는 경우에는 그 사유를 포함하여야 한다.

⑤ 업무담당부서의 장이 CAMS에 대량데이터 일괄등록을 요청하는 경우 데이터베이스 품질관리책임자는 사전에 데이터 검증을 수행하여야 하며, 필수 데이터가 누락된 경우는 등록되지 못하도록 하여야 한다.

⑥ 데이터베이스 품질관리책임자는 CAMS에 대량데이터를 일괄 등록하는 경우 등록일시, 담당자 등의 이력을 관리하여야 한다.

① 데이터베이스 품질관리책임자는 데이터베이스에 대한 일관성과 정합성을 기할 수 있도록 ‘기록관리 메타데이터 표준’ 등 공공표준에서 제시된 명칭을 사용하여 다음 각 호의 표준화 지침서를 작성, 관리하여야 한다.

1. 표준단어사전 : 표준화된 데이터베이스 칼럼명을 구성하기 위한 기본요소로서 한글명, 영문명, 영문약어, 정의 등으로 구성한다.

2. 표준용어사전 : 표준단어를 조합하여 표준용어를 구성하며 표준용어사전 내에서 데이터베이스 칼럼명을 선정한다.

3. 표준도메인사전 : 데이터베이스 칼럼의 데이터타입을 정의하며, 도메인명, 데이터타입 등으로 구성한다.

4. 표준코드사전 : 데이터베이스 칼럼에 허용된 데이터값을 제한된 범위내에서 구체적으로 열거한 것으로 코드명, 코드값, 유효값 등으로 구성한다.

② 데이터베이스 품질관리책임자가 제1항의 표준화 지침서를 작성, 변경하고자 하는 때에는 관련되는 업무담당부서의 장, 기록관리 표준화 정책을 수립ㆍ운영하는 부서의 장과 협의하여야 하며 작성ㆍ변경 절차는 별표3과 같다.

③ 데이터베이스 품질관리책임자는 현행의 기록관리 법령, 절차, 업무가 반영될 수 있도록 표준화 지침서를 주기적으로 점검, 현행화하여야 한다.

① 데이터베이스 품질관리담당자는 데이터베이스 품질을 고려하여 응용프로그램이 개발되도록 관리하여야 하며 관리절차는 별표4와 같다.

② 응용프로그램 담당자는 CAMS 고도화사업 및 유지보수사업 등 정보화 사업을 추진하는 경우 데이터베이스 품질을 고려하여 응용프로그램을 개발하도록 개발자를 대상으로 제9조제1항 각 호에 대한 교육을 실시하여야 한다. 이 경우 교육은 데이터베이스 품질관리담당자가 실시한다.

③ 응용프로그램 담당자는 데이터베이스 항목에 대한 추가ㆍ삭제ㆍ변경이 필요할 경우 데이터베이스 품질관리담당자와 사전에 협의하여야하며, 개발된 응용프로그램은 데이터베이스 품질관리담당자의 검증을 받고 이상이 없는 경우 CAMS에 반영하여야 한다.