강원지방우정청 공공기록물 관리에 관한 규정

제1장 총 칙

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하"공공기록물법"이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 강원지방우정청 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고 공공기록물 관리 운영에 관하여 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "기록물"이라 함은 강원지방우정청(이하"강원청"이라 한다)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용, 이에 부수적인 제반 업무를 말한다.

3. "기록관"이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문인력 등을 갖추고 업무를 수행하는 기관을 말한다.

4. "기록관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 및 이중보존 매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규정은 강원청에 적용되며 공공기록물 관리에 관하여 다른 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바를 따른다.

제2장 기록관 구성 및 업무분장

① 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 기록관을 설치ㆍ운영한다.

② 기록관은 기록물관리 업무를 담당하는 운영지원과에 설치하고, 기록관장은 운영지원과장으로 한다.

③ 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 운영하기 위하여 전담 요원을 두어 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무를 수행하도록 한다.

④ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장을 기록물관리 책임자로 지정하여 처리과의 기록물관리를 하도록 한다.

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행

2. 기록물의 생산ㆍ관리(이관)

3. 기록물 평가 심의회 관리

4. 기록물의 보존 및 전산화 관리

5. 기록물 보안관리 및 점검

6. 기록물의 대출 및 열람

7. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각호의 업무에 관한 세부 업무 분장은 기록관장이 정한다.

제3장 기록물의 생산 및 관리

① 기록관장은 효율적이고 책임 있는 업무를 수행하기 위하여 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무 수행의 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ관리될 수 있도록 한다.

② 기록관장은 공공기록물법 시행령 제17조, 제18조, 제19조에 따라 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각 기록물에 대해 생산ㆍ등록ㆍ관리하며, 비전자 기록물에 대하여는 전자화하여 관리한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에는 그 기관의 전자 기록 생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록한다.

② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하고 비전자 기록물에 대하여는 전자화하여 관리한다.

① 기록관장은 전년도에 처리과에서 생산이 완결된 기록물을 정리하기 위하여 매년 2월 말까지 공개 여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등이 이루어질 수 있도록 감독한다.

② 처리과의 장은 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전년도의 기록물 생산현황을 전자 기록생산시스템을 통하여 통보한다.

③ 기록물 생산현황 결과는 관할 영구 기록물관리 기관장에게 공공기록물법 시행령 제42조에 따라 통보한다.

① 기록관은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받고, 이 경우 처리과의 장은 별지 제1호 서식의 기록물 이관목록을 기록관장에게 제출한다.

② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호 서식의 기록물 이관 시기 연장신청서를 기록관장에게 제출한다.

③ 제2항에 따른 이관 연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 활용할 수 있으며, 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관한다.

④ 직제 개편, 한시 조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계ㆍ인수하는 부서 간에 기록물인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 기록관이 당해 기록물을 이관받아 관리한다.

① 처리과에서 생산한 비밀기록물이 다음 각호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록관으로 이관하여야 하며, 이 경우 처리과의 장은 별지 제3호 서식의 비밀기록물 이관목록을 기록관장에게 제출한다.

1. 일반문서로 재분류한 경우

2. 예고문에 따라 비밀 보호 기간이 만료된 경우

3. 생산 후 30년이 지난 경우

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간 등을 구분하여 서고에 배치한다.

② 제1항에 따른 기록물의 서고 배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③ 기록관장은 기록물의 정수 점검 및 상태 점검 실시, 항온ㆍ항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취한다.

① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중 잠금장치가 된 보관함을 설치ㆍ관리한다.

② 기록관장은 비밀 취급 인가를 받은 비밀기록물 전담 관리 요원을 지정하여 이관받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급 인가권자는 비밀의 누설 또는 유출 방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리 요원에 대한 신원조사, 보안 교육 등 필요한 조치를 한다.

기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 공공기록물법 제27조 제1항, 같은 법 시행령 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조에 따라 시행하되, 기록물평가심의회를 구성ㆍ운영한다.

제4장 기록물평가심의회

① 기록물의 평가 및 폐기를 심의하기 위하여 "강원지방우정청 기록물평가심의회"(이하 "심의회"라 한다)를 다음과 같이 구성한다.

② 심의회는 위원장 1명을 포함하여 6명 이내의 위원으로 구성하되, 2명 이상의 민간전문가를 포함하도록 한다.

③ 심의회 위원장은 기록관장인 운영지원과장으로 하고, 위원은 다음 각호의 어느 하나에 해당하는 자 중에서 본인의 동의를 받은 후 강원청장이 위촉한다.

1. 자청 소속 국ㆍ실별 처리과의 수석계장

2. 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 자

3. <삭제>

④ 민간위원의 임기는 2년으로 하며 연임할 수 있다. 다만 강원청 소속 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.

⑤ 심의회 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록물관리 전문 요원으로 한다.

⑥ 기록관장은 위촉된 민간위원에게 심의회 개최 시 예산의 범위 내에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우 소집한다.

② 위원장은 심의회를 대표하며 심의회 운영을 총괄한다.

③ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때는 청장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.

④ 심의회의 회의는 재적 위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

⑤ 위원이 부득이한 사유로 심의회의 회의에 참석할 수 없는 경우에는 별지 제4호 서식에 따른 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.

⑥ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제5호 서식부터 제7호 서식을 작성ㆍ관리한다.

⑦ 심의회 위원은 기록물 평가 업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 누설하여서는 아니 되며, 그 직책에서 물러난 후에도 또한 같다.

심의회는 다음의 어느 하나에 해당하는 사항을 심의ㆍ의결한다.

1. 공공기록물법 시행령 제43조 제1항에 따른 보존기간 경과 기록물의 보존기간 재책정ㆍ보류 또는 폐기

2. 그 밖에 기록물관리와 관련하여 기록관장이 요청한 사항

기록관장은 심의회 의결 결과를 기록관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 등 변경 내역은 이력으로 관리한다.

제5장 기록물의 보존 및 전산화 관리

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 별표 1의 기준에 따라 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖춘다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하고, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖춘다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축한다.

② 기록관리시스템은 처리부서의 전자 기록 생산시스템과 소관 영구 기록물 관리기관의 시스템이 연동되어 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 단계적으로 구축ㆍ운영한다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 활용 가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 한다.

① 전자기록물의 백업은 우정사업본부에서 일괄 관장하며 안전한 보존을 위하여 주기적으로 백업을 실시한다.

제6장 보안관리 및 점검

① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고,「보안 업무규정」및「보안업무규정 시행규칙」에 따라 관리한다.

② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 보안ㆍ재난 대비계획을 작성하여 운영한다.

① 기록관의 보존서고 관리자는 다음 각호의 사항을 이행한다.

1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비, 이동식서가 등 시설물 작동 상태와 보존기록물의 훼손 여부 및 해충의 발생 여부

2. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검

3. 보존기록물에 대한 서고 배치 및 정수 점검

② 이 밖에 보존서고 관리를 위하여 필요한 사항은 기록관장이 정한다.

제7장 기록물의 대출 및 열람

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음의 각 호와 같다.

1. 강원청 및 소속기관의 직원

2. 타 공공기관 직원으로 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

② 제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

다음 각호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 훼손 또는 멸실 되기 쉬운 기록물인 경우

6. 그 밖에 기록물의 성질 등으로 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

기록관의 열람 시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손ㆍ멸실 또는 파기

2. 무단으로 열람실 외부로의 반출

3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴

4. 열람실 내부로의 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람ㆍ복사 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

③ 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람 담당 직원의 지시에 따라야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각호의 사항에 따른다.

1. 대출은 직원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기한은 7일 이내로 한다. 다만 특별한 사유가 인정되는 경우에 1회에 한하여 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제8호 서식에 따른 기록물 반출ㆍ반입 대장을 작성하여야 한다.

4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대출할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장 신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우 추가 대출을 금지할 수 있다.

② 다음 각호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 내라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 전출 또는 대출 기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장자

2. 그 밖에 기록관장이 대출 기간 전 반납을 요구하는 경우

제8장 보 칙

① 기록관장은 강원청 및 소속기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.

② 기록관장은 기록물의 관리 업무와 관련하여 처리과의 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.