강원 우정 자료실 운영 규정

제1장 총 칙

이 규정은 강원지방우정청에 자료실을 설치하고 그 운영과 자료의 관리에 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "자료"라 함은 자료실에 비치된 도서 및 행정자료를 말한다.

2. "자료실"이라 함은 자료를 체계적으로 관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 공간, 시설, 장비, 인력 등을 갖추고 업무를 수행하는 기관을 말한다.

3. "도서관리시스템"이라 함은 자료의 등록과 대출ㆍ반납 서비스를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

4. 그 밖에 자료실에 관한 용어는「도서관법」을 준용한다.

① 자료의 체계적 관리와 효율적 활용을 위하여 자료실을 설치ㆍ운영한다.

② 자료실은 강원지방우정청장이 지정하는 부서에 설치하고 자료실장은 설치 부서의 장으로 한다.

③ 자료실의 명칭은‘강원 우정 자료실’로 하고 위치는 강원지방우정청 5층 우체국 서비스아카데미로 한다.

④ 자료실장은 소관 부서 직원을 담당자로 지정하여 자료실 운영과 자료 관리의 업무를 수행하도록 한다.

자료실의 기능은 다음 각 호와 같다.

1. 자료의 수집, 정리, 보존, 관리

2. 자료의 열람 및 대출

3. 기타 자료실 운영과 자료의 관리 및 이용에 관한 사항

제2장 자료 관리

행정자료의 제출은 다음 각 호와 같다.

1. 각 실, 국(과)에서 발간되는 행정자료는 3부를 자료실에 제출한다.

2. 문서수발 담당부서는 다른 기관 또는 단체에서 송부된 행정자료를 자료실에 제출하여 널리 이용하게 한다.

3. 소속직원이 직무수행 중 취득한 행정자료는 상용에 속하는 것을 제외하고는 자료실에 제출한다.

4. 자료실장은 필요하다고 인정되는 경우 각 실, 국(과)에서 보유하고 있는 행정자료의 원본 또는 부본을 제출하도록 요구할 수 있다.

자료실장은 제출한 행정자료를 보존할 필요성이 있다고 인정할 때에는 이를 제본하고 별지 제1호 서식의"제본 자료 목록"을 작성 비치한다.

① 자료는 자료실장이 구입하는 것을 원칙으로 하며 연간 계약에 의한 구입 또는 수시 구입을 병행할 수 있다.

1. 각 실, 국(과)은 자료실에 비치되지 아니한 도서로서 직무수행 상 필요하다고 인정되는 도서의 구입을 자료실에 요청할 수 있다.

2. 자료실장은 제1호의 구입요청이 있을 때에는 예산의 범위 내에서 요청 도서를 구입할 수 있다.

② 자료는 구입 외에 교환, 기증 등의 방법으로도 수집할 수 있다.

① 자료는 도서관리시스템으로 등록ㆍ관리한다.

② 제1항에 따른 자료의 등록은 등록번호, 도서명, 저자기호, 분류번호를 필수 항목으로 한다.

1. 등록번호는 자료실에 자료 반입 순서에 따른 일렬번호로 한다.

2. 저자기호는 시스템에서 자동 생성한다.

3. 분류번호는 다음의 분류 기준에 따라 부여한다.

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① 자료실은 보존 중인 자료에 대하여 연 1회 이상 정수 점검, 상태 점검을 시행한다.

② 자료실장은 제1항에 따라 자료 점검이 정기적으로 이뤄질 수 있도록 별지 2호 서식의"자료 정기 점검표"를 작성하고, 이에 따라 자료를 점검해야 한다.

③ 자료실장은 제2항에 따른 점검 결과에 따라 자료 보존에 필요한 사후 조치를 실시하여야 한다.

① 자료실은 자료의 효율적인 보관 및 관리를 위하여 자료의 교환, 이관, 폐기 및 제적(더 이상 이용 가치가 없는 자료를 등록대장에서 제거하는 것을 말한다.)할 수 있다.

② 제1항에 따른 자료실 자료의 교환, 이관, 폐기 및 제적의 기준은 다음과 같다.

1. 자료의 교환 또는 이관의 기준

가. 보존 및 활용 공간의 효율화

나. 자료에의 접근 및 이용의 편의성

다. 내용의 충실화 및 최신 자료의 확보

2. 자료의 폐기 및 제적의 기준

가. 이용 가치의 상실 여부

나. 훼손 또는 파손, 오손

다. 불가항력적인 재해, 사고, 기타 이에 준하는 사유로 인한 자료의 유실

라. 그 밖에 자료실장이 필요하다고 인정하여 정하는 경우

③ 자료의 교환, 이관, 폐기 및 제적 시에는 그 사유와 목록을 작성하고 자료실장의 승인을 받아야 한다.

④ 자료의 폐기 및 제적의 각 범위는 연간 전체 보유 자료의 100분의 7을 초과할 수 없다. 다만 제2항 2호‘다’목의 경우와 자료실의 (재)설치 및 폐지의 경우에는 그러지 아니할 수 있다.

제3장 자료실 운영

① 자료실 개방 시간은 업무 시간으로 하되 필요한 경우 자료실장이 조정할 수 있다.

② 매주 토, 공휴일은 휴관한다. 다만 그 밖에 도서 점검, 시설 정비 등 특수한 사정으로 개관이 곤란한 경우에도 휴관할 수 있다.

① 자료의 열람은 자료가 비치된 장소에서 하여야 하며, 강원지방우정청 소속 직원 외 일반인에게도 허용한다. 다만, 일반인은 사전에 자료실장의 승인을 받은 자여야만 한다.

② 자료를 자료실 외에 대출할 수 있는 자는 강원지방우정청 소속 직원에 한한다. 단, 자료실장이 필요하다고 인정할 경우 강원지방우정청 소속이 아닌 공무원과 우정사업 유관 기관의 임직원 등에게도 대출할 수 있다.

③ 제2항에도 불구하고 희귀자료, 귀중 자료의 대출과 그 밖에 자료실장이 금지할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 자료의 대출을 제한할 수 있다.

④ 1회 대출은 5권 이내로 하며, 대출 기간은 7일로 하되, 최대 7일간 1회 연장할 수 있다.

⑤ 자료실장은 대출자료 반납 연체가 있는 이용자에게 연체 일수만큼 자료 대출을 정지시킬 수 있다.

① 대출자는 대출받은 자료를 대출 기간 내에 반납하여야 한다.

1. 자료실 운영자는 대출한 자료를 대출 기간 내에 반납하지 않은 자에 대하여 반납을 요구하여야 하며, 필요한 경우 대출 기간 전이라도 반납을 요구할 수 있다.

2. 반납 요구는 별지 제3호 서식의"자료 반납 요구서"나 전화 또는 구두로 할 수 있다.

3. 반납 요구 기한이 경과 하여도 대출받은 자가 반납하지 아니할 경우 1차 독촉을 하고, 독촉받은 날로부터 15일이 경과 하여도 반납하지 아니할 경우에는 분실한 것으로 인정하여 제14조의 규정에 의하여 변상 조치시킨다.

4. 제3호의 규정에 의하여 변상을 한 자에게는 30일간 대출을 정지하며, 3회 이상 정지 처분을 받은 자에게는 대출을 금한다.

② 대출자가 해직, 전직, 해외 파견, 휴직 등 신분상의 변동이 있을 때에는 지체 없이 대출받은 행정자료를 반납하여야 한다.

열람자 또는 대출자가 자료를 분실, 훼손 또는 심히 오손하였을 때에는 동종의 행정자료로 변상하여야 한다.

1. 동종의 자료로 변상이 불가능한 경우에는 원본의 시가로 변상하여야 한다.

2. 원본의 시가를 알 수 없을 경우 자료실장이 결정한다.

3. 별지 제4호 서식의"변상통지서"를 받은 자는 통지받은 날로부터 30일 내에 변상하여야 한다.

강원 우정 자료실에 대하여는 이 규정에서 정한 사항을 제외하고 「도서관법」과 그 밖의 관계 법령을 적용한다.