국가기록원 특수자료 취급지침

이 지침은 국가정보원의「특수자료 취급지침」에 따라 국가기록원의 특수자료 취급 및 관리에 관한 필요사항을 정함을 목적으로 한다.

"특수자료"란 간행물, 녹음테이프, 영상물, 전자출판물 및 전자파일, CD, DVD 등 모든 디지털 방식의 자료(이하 "디지털 콘텐츠"라 한다)를 포함한 일체의 대중전달 매개체로서 다음 각 호의 자료를 말한다.

1. 북한 및 반국가단체에서 제작ㆍ발행한 자료 중

가. 그 구성원 또는 지령을 받은 자의 활동을 찬양ㆍ고무ㆍ선전 또는 이에 동조하거나 국가변란을 선전ㆍ선동하는 내용의 자료

나. 국가의 존립ㆍ안전이나 자유민주적 기본질서를 위태롭게 하는 내용의 자료

2. 제1호의 자료를 복제ㆍ복사하거나 그 일부를 발췌ㆍ인용 등을 통해 재연한 자료

① 국가기록원장(이하 "원장"이라 함)은 수집한 자료들에 대해 제2조에 따라 특수자료 및 일반자료로 분류하여야 한다. 다만, 통일부장관이 일반자료로 재분류한 자료는 일반자료로 분류ㆍ활용할 수 있다.

② 특수자료 여부에 대한 판단이 어려운 때에는 행정안전부를 경유하여 통일부에 문의하고 그 의견에 따라 처리한다.

① 원장은 특수자료의 관리 및 취급에 대해 전반적인 보안책임을 진다.

② 원장은 자료를 전담 관리할 정ㆍ부 책임자를 임명하여야 하며, 정책임자는 관리담당부서의 과장으로 하고 부책임자는 국가기록원 사무분장 규정에 의거 해당 업무를 분장하는 직원으로 하여 다음 각호를 수행하게 하여야 한다.

1. 특수자료의 보관관리 및 확인점검

2. 각종 대장 기록유지 및 특수자료 관리에 필요한 사항

③ 원장은 자료관리 정ㆍ부 책임자에 대해 보안서약서(별지 제2호 서식) 징구 및 교육 등 보안조치를 하여야 한다.

④ 특수자료는 등록대장(별지 제3호 서식)에 기록하고 관리번호(별지 제4호 서식)를 부여 및 경고문(별지 제5호 서식)을 여백에 표시해야 한다.

⑤ 디지털 콘텐츠의 보관ㆍ활용을 위해 시스템을 구축ㆍ운영하고자 할 경우에는 외부 침해 및 자료유출 방지를 위한 보안대책을 강구하고 안전성 확인을 위한 보안성 검토를 행정안전부에 의뢰하여 승인을 받아야 한다.

⑥ 디지털 콘텐츠의 온라인 전송 및 인가목적 이외 활용을 금지하고, 별도 보관목록을 작성ㆍ유지하여야 한다. 다만, 취급기관 간에는 자료 공유 등 정당한 목적에 한해 비밀번호 설정 등 적정 보안대책을 강구 후 온라인으로 송ㆍ수신할 수 있다.

⑦ 특수자료는 수집 및 정리단계에서는 나라기록관 NF504 서고에 보존하고 정리 완료 후에는 서고를 관리하는 보존담당부서로 인계한다.

① 열람 신청이 있을 때에는 신청자의 신분 및 열람목적을 확인한 후 비공개기록 제한적 열람실에서 열람을 허가한다. 단, 디지털 콘텐츠는 인터넷과 보조기억매체 연결 차단 등 보안조치한 열람전용 PC에서만 열람하게 하여야 한다.

② 대출 신청이 있을 때에는 신청자의 신분ㆍ목적을 확인하고 타당성이 인정된 경우에 한하여 30일 이내의 기간 동안 대출을 허가할 수 있다. 단, 디지털 콘텐츠는 행정안전부장관이 승인한 경우에 한해서만 대출을 허가한다.

③ 자료 대출 시 대출 목적 외 사용 및 무단 복제ㆍ복사ㆍ유통 방지를 위해 서약서(별지 제6호 서식) 징구 등 보안대책을 강구하여야 한다. 다만, 소속 직원에 대해서는 서약서를 징구하지 않을 수 있다.

④ 대출 후 반납하지 않거나 자료를 분실하였을 경우에는 특수자료 열람 및 대출을 12개월간 제한한다.

⑤ 열람 또는 대출 시 열람ㆍ대출대장(별지 제7호 서식)에 해당 내용을 기록하여야 한다.

⑥ 자료의 복사는 최소화하고, 부득이하게 제공할 경우 제3항에 따른 보안서약서를 별도 징구하여야 한다.

⑦ 자료를 다른 취급기관에 양도할 때에는 양도대장(별지 제8호서식)에 해당 내용을 기록하고 비고란에 복사 여부를 기록하여야 한다.

① 원장은 국민의 안보의식 향상 및 학술연구 등 필요한 경우 행정안전부장관의 승인을 받아 특수자료를 공개하거나 일반자료로 재분류할 수 있다. 이 경우 공개 또는 재분류할 자료의 내용, 활용목적, 공개시기 및 방법 등을 기재한 특수자료 공개활용 계획서를 제출하여야 한다.

② 제1항에도 불구하고 보유하고 있는 특수자료의 목록은 공개할 수 있다.

① 원장은 특수자료 취급현황(별지 제9호 서식)을 작성하여 매년 1월 15일까지 행정안전부장관에게 보고하여야 한다.

② 원장은 특수자료의 분실, 유출, 대출ㆍ사본제공한 특수자료의 무단공개 확인 등 각종 보안사고 발생 및 특수자료 보존서고 이전 시 지체없이 행정안전부장관에게 보고하여야 한다.

천재지변, 화재 등 비상상황 발생 시 국가기록원 보존서고 기록물 재난대책에 따라 자료보호방안을 마련하여 시행하여야 한다.

이 지침에 구체적으로 명시되지 않았거나 다시 규정되지 않은 사항은 국가정보원의 특수자료 취급지침에 따른다.