군산지방해양수산청 기록관운영규정

제1장 총칙

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 군산지방해양수산청 기록관의 설치ㆍ운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "기록물"이란 군산지방해양수산청(장항해양수산사무소를 포함한다. 이하 "군산청"이라 한다)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 모든 형태의 기록정보자료(문서ㆍ대장ㆍ도면ㆍ카드ㆍ시청각물ㆍ간행물ㆍ도서ㆍ전자문서 등을 말한다)와 행정박물(行政博物)을 말한다.

2. "기록물관리"란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이와 관련된 모든 업무를 말한다.

3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리ㆍ활용하기 위하여 필요한 보존서고 및 시설, 열람ㆍ사무ㆍ작업 공간 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 등을 모두 갖춘 시설을 말한다.

4. "기록관리시스템"이란 기록물관리를 전자적으로 수행할 때 사용하는 시스템을 말한다.

5. "전자기록생산시스템"이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지의 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.

이 규정은 군산청에 적용하며, 기록관의 설치ㆍ운영과 관련하여 다른 법령에서 따로 정하는 경우를 제외하고는 이 규정에 따른다.

제2장 구성 및 분장업무

① 기록관은 운영지원과에서 설치ㆍ운영하며, 기록관장은 운영지원과장으로 한다.

② 기록관장은 기록물관리를 효율적으로 수행하기 위하여 운영지원과에 기록물관리 전문요원을 배치해야 한다.

③ 처리과의 장은 처리과의 기록물관리를 위하여 기록물관리 책임자 및 담당자를 지정해야 한다.

① 군산청장은 기록물관리를 위하여 전문성을 갖춘 사람을 자문위원으로 위촉할 수 있다.

② 제1항에 따라 위촉된 자문위원의 임기는 3년으로 하며, 연임할 수 있다.

③ 기록관장은 위촉된 자문위원에게 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물관리 기본계획 수립ㆍ시행

2. 기록물 수집ㆍ관리 및 활용

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로 통보

5. 보존기간 30년 이상 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관

6. 삭제

7. 기록관리시스템에 미등록된 기록물 등록 관리

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리

9. 비공개기록물ㆍ비밀기록물의 공개 재분류

10. 기록관 보존서고 관리

11. 기록물관리 실태조사 및 정수 점검

12. 기록물관리 교육 운영계획 수립 및 시행

13. 처리과의 기록물관리 지원ㆍ지도ㆍ감독

14. 기록물의 재난대비 계획 수립

15. 기록관의 시설 및 장비 관리

16. 기록관리시스템 운영

17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공

18. 비전자기록물의 전자화

19. 보존기간이 준영구 이상인 기록물의 보존매체 수록

20. 기록물의 검색ㆍ열람 제공

21. 정보공개 접수창구 운영

22. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보와 관련한 사항

23. 기록물의 통계 작성ㆍ관리

24. 임시조직의 기록물관리 감독

25. 삭제

26. 삭제

27. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각 호의 사항에 따른 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 기록물의 관리

① 기록관장은 군산청에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과를 기록물로 생산ㆍ등록할 수 있도록 해야 한다.

② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제17조부터 제19조까지에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물의 생산 등록ㆍ관리 기준을 작성하여 관리해야 한다. 다만, 전자기록생산시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산ㆍ관리하는 경우에는 작성하지 않을 수 있다.

③ 삭제

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하여 등록해야 한다.

② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 관리해야 한다.

① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 정리하기 위하여 매년 2월 말일까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류ㆍ분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시해야 한다.

② 처리과는 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 이용하여 통보해야 한다.

③ 기록관장은 처리과의 기록물 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보해야 한다.

① 처리과는 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산(起算)일부터 2년의 범위에서 기록관으로 이관해야 한다.

② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 미리 「공공기록물관리에 관한 법률 시행규칙」 별지 제3호서식에 따라 이관연기신청서를 기록관에 제출해야 한다.

③ 처리과는 제2항에 따라 이관 연기가 결정된 기록물을 보존기간 기산일부터 10년의 범위에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 그 목적을 달성한 경우에는 해당 기록물을 기록관으로 이관해야 한다.

④ 기록관장은 직제 개편, 한시 조직의 해산 등이 발생한 경우 업무를 인계ㆍ인수하는 부서 간에 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 해야 한다. 다만, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관으로 이관하여 관리한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 보존서고에 보관해야 한다.

② 제1항에 따른 기록물의 보관 방식은 기록관장이 정한다.

③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 보존서고 관리책임자를 지정해야 한다.

④ 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 별표 6에 따라 기록관에 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖춰야 한다.

① 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조제1항, 같은 법 시행령 제43조 및 같은 법 시행규칙 제35조에 따라 시행한다.

② 기록물을 평가 및 폐기하려면 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 별지 제10호서식에 따라 기록물평가심의서를 작성하고 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리해야 한다.

③ 기록물평가심의회에서 폐기를 확정한 기록물은 기록관장의 책임으로 폐기한다.

① 군산청장은 기록물의 평가 및 폐기를 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 위원장 1명과 위원 4명으로 구성ㆍ운영한다.

② 삭제

③ 심의회의 위원장은 기록관장으로 하며, 위원은 선원해사안전과장, 항만물류과장 및 관련분야 외부전문가 2명으로 구성한다.

④ 군산청장은 기록물관리 및 군산청 업무에 전문성을 갖춘 사람을 자문위원으로 위촉한다.

⑤ 제4항에 따라 위촉된 자문위원의 임기는 3년으로 하며, 연임할 수 있다.

⑥ 기록관장은 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 심의위원에게 지급할 수 있다.

⑦ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두며, 간사는 기록물관리 전문요원 또는 위원장이 지정하는 담당자가 된다.

⑧ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 보존기간 10년 이하 기록물의 평가ㆍ폐기 등에 관한 사항

2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항

3. 그 밖에 기록물의 평가ㆍ폐기 및 보존관리에 필요한 사항

① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.

② 심의회는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③ 처리과의 장은 심의회 개최가 필요하다고 판단하는 경우에는 위원장에게 심의회 소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 필요하다고 인정하면 심의회를 소집할 수 있다.

④ 간사는 필요한 경우 회의록을 작성하여 그 기록을 유지ㆍ관리해야 한다.

① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회의 운영을 총괄한다.

② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 공무원인 위원 중에서 직제 순에 따라 그 직무를 대행한다.

제4장 기록물의 전산화관리

삭제

기록관장은 기록관리시스템이 전자기록생산시스템과 연동되어 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 운영해야 한다.

삭제

기록관장은 활용가치가 높은 기록물의 전산화를 추진하여 기록물의 신속한 검색ㆍ활용이 가능하도록 해야 한다.

전산화 기록물은 디스크, 자기 테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물을 주기적으로 백업해야 한다.

② 기록관장은 백업진행 상태를 수시로 점검해야 하며, 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산하여 백업자료를 보관해야 한다.

제5장 보안관리 및 점검

① 기록관장은 기록관을 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따라 보안 관리를 철저히 해야 하며, 「보안업무규정」에서 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 사람을 관리책임자로 지정해야 한다.

② 기록관은 외부인의 출입을 원칙적으로 금지한다. 다만, 시설 정비 등의 이유로 부득이하게 출입하려는 사람은 기록관장의 허가를 받아야 하며, 별지 제1호서식에 따라 기록관 출입대장을 작성해야 한다.

③ 군산청장은 기록물을 기록관으로 이관할 때에는 「보안업무규정」에 따라 필요한 보안조치를 해야 한다.

기록관장은 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비계획을 작성ㆍ운영해야 한다.

기록관장은 다음 각 호의 사항을 점검해야 한다.

1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 등 시설물 작동상태

2. 보존 기록물의 정수 및 보존상태 점검

3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황 점검

제6장 기록물의 열람ㆍ대출

기록관의 기록물 열람ㆍ대출 시간은 그날 정상근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에는 열람ㆍ대출 시간을 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람ㆍ대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 해양수산부 및 소속기관 직원

2. 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하려는 사람

3. 해양수산부 및 소속기관에 파견된 직원

② 제1항제2호의 경우에는 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 기록물을 열람ㆍ대출하려는 사람은 다음 각 호의 행위를 하면 안 된다.

1. 기록물의 훼손ㆍ오손ㆍ파기

2. 허가 없이 기록관 밖으로 기록물 반출

3. 기록관 시설의 훼손ㆍ파괴

4. 기록관 안으로 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 기록물 열람ㆍ대출에 방해가 되는 행위

② 기록물을 열람ㆍ대출하려는 사람은 별지 제1호서식에 따라 기록관 출입대장을 작성하고, 기록관장의 지시에 따라야 한다.

③ 삭제

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 삭제

2. 기록물의 대출기간은 10일로 함. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하려는 사람은 별지 제2호서식에 따라 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 함

4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있음

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람ㆍ대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하려는 경우

2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하려는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람ㆍ대출을 제한하고 있는 경우

4. 기록물의 열람ㆍ대출로 다른 사람에게 손해를 끼칠 위험이 있거나, 정상적인 행정업무가 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 있는 기록물인 경우

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 적합하지 않다고 인정하는 경우

누구든지 대출한 기록물을 다른 사람이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

① 기록물을 대출한 사람은 정해진 기간 안에 기록물을 반납해야 한다.

② 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 해야 한다.

③ 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시

2. 그 밖에 기록관장이 반납을 요구하는 경우

기록관장은 기록물관리의 원활한 운영과 발전을 위하여 기록물관리에 관한 자료를 처리과에게 요구할 수 있다.

제7장 보칙

① 기록관장은 군산청 기록물관리실태를 연 1회 이상 점검해야 한다.

② 기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 처리과의 기록물관리 책임자 및 담당자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규정에서 정한 것을 제외하고 기록관의 운영에 필요한 사항은 기록관장이 정한다.

이 규정의 운영에 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.