오송보건의료행정타운 회의실 사용관리 규정

이 규정은 오송생명과학단지지원센터가 관리하는 오송보건의료행정타운의 중앙후생관 내 대강당, 국제회의실, 소회의실 등의 사용관리에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정에 따른 사용관리 대상 회의실은 다음 각 호와 같다.

1. 대강당 : 중앙후생관 1층 2-2호실

2. 소회의실 Ⅰ : 1층 2-3호실

3. 소회의실 Ⅱ : 1층 2-4호실

4. 국제회의실 : 1층 2-5호실

① 오송생명과학단지지원센터장(이하 "센터장"이라 한다)은 오송생명과학단지지원센터(이하 "센터"라 한다) 등 오송보건의료행정타운 입주 기관(이하 "국책기관"이라 한다)이 주관하거나 후원하는 세미나, 워크숍, 업무 설명회, 월례조회, 교육 등의 목적으로 대강당, 소회의실 Ⅰ, 소회의실 Ⅱ, 국제회의실(이하 "회의실"이라 한다)의 사용을 승인할 수 있다.

② 국책기관이 후원하지 않는 외부기관의 회의실 사용은 원칙적으로 불허한다. 다만, 국책기관의 사용이 예정되어 있지 않는 경우, 1개월 이내 예약신청 건에 한해서 회의주체, 목적 및 내용, 참석인원 등을 검토하여 사용을 승인할 수 있다.

사용 요일 및 시간은 다음 각 호에 의한다.

1. 사용기간 : 월∼금요일을 원칙으로 하며, 토ㆍ일요일 및 공휴일은 원칙적으로 사용을 승인하지 아니함.

2. 사용시간 : 09:00∼18:00로 하고, 그 외의 시간 사용이 필요한 경우에는 별도로 승인을 받아야 함.

① 국책기관이 주관 또는 후원하는 경우에는 회의실을 무료로 사용한다.

② 외부기관이 사용하는 경우는 아래의 사용료를 센터에 납부하여야 한다.

1. 대강당 : 35만원/1일

2. 국제회의실 : 10만원/1일

③ 센터장은 사용료를 징수한 경우 이를 국고에 세입 조치하여야 한다.

① 회의실을 사용하고자 하는 국책기관은 사용 1개월 전 각 기관 예약담당자가 홈페이지 전산망으로 예약신청을 하여 센터장의 승인을 받아야 한다. 다만, 국제회의 또는 주기적으로 개최되는 대규모(300명 이상) 전국ㆍ지역 통합단위 회의 등 반드시 수개월의 예약기간이 필요한 예외적인 경우에는 소정의 신청서(별지 제1호서식)와 기타 필요서류(회의개요 등)를 첨부하여 회의 개최 3개월 전에 공문으로 신청하여야 하며 센터장의 승인을 받아 신청기관에 회신하거나, 센터의 담당자가 직접 예약ㆍ입력한다.

② 동일한 일시에 두 개 기관 이상이 신청한 경우 접수시간을 우선하여 승인하되, 센터장이 필요하다고 판단하는 경우에는 사용목적 등을 고려하여 이를 조정할 수 있다.

③ 회의실 사용과 연계하여 전시, 각종 장비ㆍ시설물 설치 등을 위하여 인접 복도공간의 사용이 필요한 경우에는 이에 대하여도 센터장의 승인을 받아야 하며, 이 경우 복도공간의 점유나 시설물 설치 등으로 인한 전기사용, 기존 시설물 훼손이 최소화 되도록 하여야 한다.

① 회의실을 사용하는 기관은 사용기간중 시설관리를 위해 선량한 주의 의무를 다하여야 하며, 센터장의 승인 없이 회의실에 음식물(물, 과자 포함)을 반입해서는 안 된다.

② 회의실의 시청각 장비 등을 사용하고자 하는 경우에는 사전에 센터의 승인을 받아야 하고, 이미 회의실에 설치된 것 외의 시설 및 장비는 사용하는 기관이 자체적으로 준비하여야 한다.

③ 회의실 사용에 따른 안내문, 현수막, 쓰레기 등은 사용 종료일에 모두 수거하여 사용기관 책임하에 처리하여야 한다.

① 회의실을 사용한 기관에서는 회의실 사용시간 전후에 센터의 회의실 담당자에게 이상 유무를 확인 받아야 하며, 사용기관은 센터에 대하여 기자재 보관 및 시설 정리 등을 요구하여서는 아니 된다.

② 제1항에 의한 이상 유무 확인 시 사용기관의 과실 또는 부주의로 인한 시설물 손상의 경우에는 이를 원상회복하여야 한다.

③ 제4조에 규정된 사용시간 외에 사용하는 기관은 센터에서 별도로 정하는 시간에 시설의 이상 유무를 확인받아야 한다.

④ 사용기관은 1인 이상의 책임자를 정하여 사용 후 센터에 보고하여야 하며, 사용 후 안전ㆍ청결ㆍ통신 등 관리에 만전을 기하여야 한다.

이 규정에 없는 회의실 사용관리에 관하여는 센터장이 정한다.