통일부자료관리규정

제1장 총칙

이 규정은 통일업무 수행 및 통일ㆍ북한문제 연구에 필요한 각종 자료의 수집, 관리 및 존안과 활용 업무를 체계화하고 능률적으로 처리하기 위하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 자료라 함은 일반도서 및 잡지류 등 문헌자료 뿐만 아니라, 관련 지식과 정보를 수용한 모든 형태의 자료를 말한다.

이 규정은 따로 정하는 바가 없는 한, 통일부와 그 소속기관이 업무수행상 필요에 따라 입수하거나 발간하여 관리하는 모든 자료에 적용된다.

제2장 자료수집

정보분석국장은 다음 각 호의 순서대로 자료를 수집한다.

1. 북한에서 간행되는 제반자료와 국내외의 북한 및 통일관련 자료

2. 통일부와 그 소속기관의 업무수행에 필요한 자료

3. 기타 관련 참고자료

① 정보분석국장은 제4조의 우선순위에 따라 입수할 자료목록을 수시로 작성한다.

② 통일부의 각 부서장 및 소속기관의 장은 소관업무의 수행상 필요로 하는 각종 자료의 목록을 별지 제1호서식에 의거 수시 작성, 정보분석국장에게 제출한다.

필요한 자료는 구입ㆍ수증ㆍ상호교환 및 복사 등의 방법으로 입수한다.

정보분석국장은 활용도가 특히 높거나 대출요구가 많은 자료의 복본을 2권 이상 확보할 수 있도록 노력해야 한다.

정보분석국장은 국외에서 생산되는 각종 정보ㆍ자료를 신속 원활하게 입수하기 위하여 주요국의 현지거주자 중 관계전문가 또는 관련기관과 해외출장자 등을 자료수집 협조자로 지정 활용할 수 있다.

정보분석국장은 제8조의 해외자료수집 협조자나 업무상 크게 유용한 자료를 제공한 외부인사 및 협조기관에 대해서는 예산의 범위 내에서 사례금 또는 보상금을 지급할 수 있다.

제3장 자료관리

① 모든 자료는 일반자료, 특수자료, 보안자료, 통일부 발간물, 시청각자료, 파일자료, 기타 형태별 특성에 따라 구분하여 관리한다.

② 보안자료는 대외비 및 비밀로 분류된 각종 자료를 말하며, 보안업무규정에 의거 관리한다.

③ 특수자료는 특수자료취급지침에 의하여 특수자료로 분류된 자료를 말하며, 별도의 특수자료취급지침 및 관련 내규에 의거 관리한다.

④ 통일부 발간물은 통일부와 그 소속기관의 업무추진 결과로 생산된 각종 발간물로 이를 수집ㆍ관리한다.

단행본은 "한국십진분류표"에 의거 분류하며, 정기간행물과 시청각자료, 기타 자료는 자체 관리방식에 따라 분류한다.

모든 자료는 자료검색이 용이하도록 전산화 하도록 한다.

통일부내 각 부서 및 소속기관에서 각종 자료를 입수하거나 발간한 때에는 열람용으로 활용하기 위하여 발간물 2권 이상과 전자파일을 정보분석국에 이관하는 것을 원칙으로 한다.

정보분석국에 입수된 자료는 KORMARC 규칙을 적용하여 자료관리프로그램에 전산 입력한다.

① 정보분석국장은 제10조제2항의 보안자료 중 보호기간이 경과하거나 예고문에 의거 파기하여야 할 자료일지라도 북한관련 연구나 업무 수행상 특히 필요하다고 판단되는 경우에는 해당 자료의 보호기간이나 예고문에도 불구하고 계속 존안할 수 있다.

② 제1항의 규정에 의하여 계속 존안하고자 할 때에는 보안업무규정이 정하는 바에 따라 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 비상사태 및 이에 준하는 긴급사태에 임하여 자료의 일상적 보존관리가 불가능할 경우에는 관계규정에 의거 따로 취급되어야 할 보안자료를 제외한 모든 자료는 정보분석국장의 책임하에 지정된 보관 장소 밖으로 비상 반출할 수 있다.

② 정보분석국장은 다음 각호의 경우, 해당 자료를 폐기 또는 결손 처분할 수 있다.

1. 자료로서의 가치가 떨어져 더 이상 관리할 필요가 없게 된 자료

2. 3권 이상의 복본을 소장하고 있는 자료로서 열람빈도가 적어 복본을 소장할 필요가 없게 된 자료

3. 심한 훼손으로 더 이상 활용이 곤란하게 된 자료

4. 존안 또는 대출 중 분실된 자료로서 그 책임소재가 불분명하여 변상조치가 어렵게 된 자료 등

제4장 특수자료심의위원회

특수자료취급지침 제3조에 의거 통일부에 접수되는 각종 자료의 특수자료여부와 관리개선에 관한 사항을 심의하기 위하여 특수자료심의위원회(이하 "위원회"라 한다)를 정보분석국에 둔다.

① 위원회는 위원장 1인, 위원 4인, 간사 1인으로 구성한다.

② 위원장은 정보분석국장이 되며, 위원은 통일부 및 그 소속기관 직원 중에서 통일 및 북한에 대한 연구 경험과 전문 지식이 풍부한 자와 외부 전문연구자를 선정ㆍ위촉한다.

③ 간사는 정보분석국 과장 중에서 위원장이 지정하는 자로 한다.

① 위원회의 회의는 필요에 따라 수시로 소집한다.

② 위원장이 필요하다고 인정할 경우, 해당 공무원 또는 전문가에게 회의 참석과 자문을 요청할 수 있으며, 예산의 범위 내에서 수당을 지급할 수 있다.

③ 회의 결과는 별지 제2호서식에 의거 작성하여 관리한다.

제5장 자료의 활용

정보분석국장은 입수된 각종 자료의 목록과 관련 사항 등을 부내외의 이용자에게 가능한 신속히 안내하여야 한다.

북한자료센터에 소장하고 있는 각종 자료의 열람은 다음에 정한 자에 한한다.

1. 일반자료 및 특수자료

통일부와 그 소속기관의 직원 및 일반 이용자

2. 보안자료

가. 비밀 : 해당 비밀등급에 따른 취급인가자로서 열람이 특별히 필요하다고 정보분석국장이 승인한 자

나. 대외비 : 신분과 열람목적을 확인하여 열람이 필요하다고 정보분석국장이 승인한 자

제10조에서 정하고 있는 특수자료 및 보안자료를 열람하고자 할 때에는 열람 장소를 지정하거나 제한할 수 있다.

삭제 <2006. 3. 14.>

① 제10조제1항의 일반자료 내지 제10조제3항의 특수자료를 대출하고자 할 때에는 별지 제3호서식에 의한 자료이용신청서를 제출하여야 한다.

② 제10조제2항에서 정하는 보안자료를 대출하고자 하는 경우에는 보안업무규정에서 정하는 바에 따라 대출할 수 있다.

① 1인이 1회에 대출받을 수 있는 자료의 수량은 부내대출인 경우에는 10권 이내, 부외대출인 경우에는 5권 이내로 한다.

② 대출기간은 부내대출인 경우에는 30일, 부외대출인 경우에는 2주 이내로 하되 1회에 한하여 1주 이내에서 연장할 수 있다.

③ 대출받은 자료의 대출기한을 연장하고자 할 때에는 북한자료센터 홈페이지, 전화 또는 직접 방문 한 후 절차에 따라 다시 대출 받아야 한다.

④ 정보분석국장은 관리목적상 특히 필요한 경우에는 대출 기한내일지라도 자료의 반납을 요구할 수 있다.

별지 제3호서식의 자료이용신청서의 접수순위에 따른다.

① 정보분석국장은 다음의 각호에 해당하는 이용자에게 신규 대출을 중지하거나 제한할 수 있다.

1. 대출받은 자료를 기한 내에 반납하지 아니한 자

2. 대출받은 자료를 타인에게 다시 대출한 자

② 대출받은 자료는 대출받은 자가 타인에게 다시 대출할 수 없다.

③ 대출받은 자가 신분을 상실하거나 장기휴가ㆍ휴직ㆍ출장 등으로 직장을 1개월 이상 이탈하는 경우에는 대출받은 자료를 즉시 반납하여야 한다.

① 정보분석국장은 대출기한이 경과한 후 7일이 지나도 자료를 반납하지 않을 경우에는 별지 제4호서식이나 전자우편을 통해 반납을 독촉할 수 있다.

② 부내대출의 경우, 1차 독촉 후 5일이 경과하여도 자료를 반납하지 않을 때에는 소속 부서장 또는 기관장에게 통보하여 반납을 요구할 수 있다.

① 열람자가 열람 자료의 일부를 복사하고자 할 때에는 별지 제3호서식의 자료이용신청서를 제출하여야 한다.

② 소장 자료의 복사요청이 있을 경우 관계규정의 저촉여부와 보안상의 문제점 등을 종합 검토한 후 승인하여야 한다.

① 자료를 열람하거나 대출받은 자는 자료를 분실하거나 훼손하는 일이 없도록 최대한 주의하여 관리하여야 한다.

② 자료를 열람하거나 대출받은 자가 자료를 분실하거나 훼손한 경우에는 그 날로부터 15일 이내에 해당 자료의 신규구입 또는 원상복구에 소요되는 금액을 변상하거나 대출본과 동일한 자료로써 대체 반납하여야 한다.

③ 부내대출의 경우, 제2항의 기한 내에 스스로 변상조치하지 아니할 때에는 그 사실을 소속부서장 또는 기관장에게 통보하여 변상 조치할 수 있도록 협조를 요구할 수 있다.

제6장 북한자료센터 분소의 지정 및 운영

정보분석국장은 통일부 및 그 소속기관 내에 별도로 도서관 시설을 갖춘 경우 해당 부서장과 협의하여 특수자료 열람 등을 할 수 있는 북한자료센터의 분소로 지정할 수 있다.

분소의 관리 및 운영은 해당 시설의 관리 및 운영 규정에 따른다. 다만 특수자료 열람 등과 관련해서는 「특수자료 취급지침 내규」에 따른다.