대통령 관련기록물 수집에 관한 규정

제1장 총 칙

이 규정은 「대통령기록물 관리에 관한 법률」(이하 "대통령기록물법"이라 한다) 제22조, 제26조 및 동법 부칙 제3조에 따라 대통령 관련기록물의 수집에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

①"대통령 관련기록물"이라 함은 대통령기록물법 제2조제3호의 개인기록물, 동법 부칙 제3조에 해당하는 기록물(물품을 포함한다. 이하 같다)을 말한다.

② "수집"이라 함은 대통령기록관이 대통령 관련기록물을 관리하기 위하여 기증, 위탁, 보상, 사본ㆍ복제물 제작, 구술채록 등의 방법으로 취득하는 것을 말한다.

③ "기증기록물"이라 함은 개인, 단체 또는 기관이 소유하고 있는 기록물을 대통령기록관에 무상으로 양도한 기록물을 말한다.

④ "보상"이라 함은 대통령기록물법 제26조제3항에 따른 보상 및 동법 부칙 제3조제2항에 따른 비용의 지급을 말한다.

⑤ "위탁기록물"이라 함은 개인, 단체 또는 기관이 소유하고 있는 기록물을 대통령기록관에 일정기간 동안 위탁하여 보존ㆍ관리하고 활용하는 기록물을 말한다.

⑥ "구술채록"이라 함은 제2항의 "수집"을 위하여 특정인의 경험과 기억에 의한 구술을 영상, 음성, 문자 등의 형태로 기록하여 남기는 것을 말한다.

제2장 수집대상 및 심의

대통령기록관은 다음의 각 호에 해당하는 기록물을 수집할 수 있다.

1. 대통령기록물법 제2조제3호에서 정한 "개인기록물"과 동법 부칙 제3조에 해당하는 기록물로서 역사적 보존가치가 있는 기록물

2. 대통령의 직무수행, 주요 사건ㆍ사고 또는 정치활동 및 개인활동과 관련하여 다음 각 목에 해당하는 개인 또는 단체가 생산하거나 보유하고 있는 기록물

가. 국내ㆍ외 정부기관ㆍ기록물관리기관ㆍ언론기관ㆍ연구소ㆍ교육기관ㆍ도서관 또는 외국인

나. 대통령의 유ㆍ가족

다. 대통령 재임 시 국가공무원법 제2조제3항제1호에 해당하는 정무직공무원. 다만, 대통령 보조ㆍ보좌기관 및 경호기관의 경우 3급 이상 공무원으로 한다.

라. 대통령의 당적을 보유하고 있거나 보유하였던 정당 또는 그 정당의 주요 간부

마. 대통령이 가입하고 있거나 가입하였던 단체 또는 그 단체의 주요 간부

3. 기타 대통령기록관의 장이 특히 필요하다고 인정하는 기록물

대통령기록관의 장은 다음 각 호에 해당하는 대통령 관련기록물에 대하여는 우선적으로 수집하도록 적극 노력하여야 한다.

1. 관리소홀 등의 사유로 멸실의 위험이 현저한 기록물

2. 국내ㆍ외 미발굴 기록물 또는 사료적 가치가 높은 기록물

3. 대통령의 직무수행에 법적ㆍ행정적ㆍ재정적 증거를 가진 기록물

대통령기록관의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 수집을 하지 않을 수 있다.

1. 소장 경위나 출처, 소유권 등이 분명하지 않은 경우

2. 국가적으로 보존할 가치가 없다고 판단되는 경우

① 대통령기록관의 장은 기록물 수집에 관한 사항을 심의하기 위하여 필요한 경우 기록물수집심의회를 둘 수 있다.

② 기록물수집심의회는 다음 각 호에 해당하는 기록물에 대하여 수집여부 등을 심의하여야 한다.

1. 기증 신청 기록물

2. 보상 신청 기록물

3. 위탁보존 신청 기록물

4. 기타 기록물 수집에 관한 주요 사항

③ 대통령기록관의 장은 제2항의 각 호에 대해 심의결과가 있는 날로부터 10일 이내에 심의결과를 별지 제1호서식에 따라 신청자에게 통지하여야 한다. 통지방법은 우편, 모사전송 또는 정보통신망 등으로 한다.

① 기록물수집심의회 위원은 대통령기록관의 장이 지정하는 공무원 2인 및 외부위원 3인 이내로 구성한다.

② 기록물수집심의회의 의장은 대통령기록관의 수집담당부서의 장(이하 "수집담당부서장"으로 한다)으로 하고, 의결은 참석인원 과반수이상의 찬성으로 한다. 외부위원의 경우 서면으로 의견을 제시할 수 있으며, 이 경우 당해 외부위원은 심의회에 참석한 것으로 본다.

③ 기록물수집심의회의 심의결과는 별지 제2호 서식의 회의록으로 작성하여 보존한다.

④ 수집담당부서장은 기록물수집심의회의 실무를 위하여 담당자 1인을 간사로 둘 수 있다.

제3장 수집절차 및 방법

① 대통령기록관의 장은 매년마다 당해연도 기록물수집대상ㆍ수량ㆍ조사계획 및 활용계획 등이 포함된 기록물수집계획을 수립한다.

② 대통령기록관의 수집담당부서(이하 "수집담당부서"라 한다)는 제1항의 기록물수집계획에 따라, 대상 기록물의 소장정보ㆍ가치 등을 조사하여 별지 제3호 서식의 수집조서를 작성하여야 한다.

① 수집담당부서는 수집 대상 기록물이 결정된 때에는 기록물별로 별지 제4호 서식의 기록물수집카드를 작성하여야 한다.

② 기록물수집카드는 대상 기록물의 특징ㆍ소장정보 등 기록물에 대한 기술사항 및 수집업무 진행사항을 포함하여, 기록물 수집의 모든 과정이 기록으로 남도록 하여야 한다.

① 수집담당부서는 수집업무의 개시에 따라 소장자 또는 신청자 접촉 및 협상 등의 수집절차를 진행하고, 그 결과를 별지 제5호 서식의 수집진행카드에 기록하여야 한다.

② 기록물수집담당부서는 수집업무 수행과정 및 결과가 반영되도록 제1항의 수집진행카드를 사안이 발생할 때마다 작성하여, 기록물별 기록물수집카드에 체계적으로 관리되도록 하여야 한다.

③ 대통령기록관의 장은 제9조제1항의 기록물수집카드와 제10조제1항의 수집진행카드를 전자적으로 관리 할 수 있도록 노력하여야 한다.

① 대통령 관련기록물은 원본의 수집을 원칙으로 한다. 다만, 사본 또는 복제물만 존재하거나 원본의 수집이 어려운 경우에는 사본 또는 복제물을 수집할 수 있다.

② 대통령 관련기록물은 기증에 의한 수집을 우선으로 한다. 다만, 기증이 어려운 경우에는 보상, 사본ㆍ복제물 제작, 위탁, 구술채록 등의 방법으로 수집할 수 있다.

③ 제2항에 따라 구술채록의 방법으로 수집하는 경우 그 방법이나 결과물의 관리ㆍ활용에 관하여는 별도의 지침으로 정한다.

① 대통령기록물을 기증하고자 하는 자(이하 "기증자"라고 한다)는 별지 제6호 서식의 기록물 기증신청서와 별지 제7호 서식의 기증기록물 목록을 작성하여, 대통령기록관의 장에게 제출하여야 한다. 기증자가 기증기록물 목록을 작성할 수 없는 때에는 관련 직원을 파견하여 그 목록을 작성하게 할 수 있다.

② 기증자는 우편, 직접방문, 모사전송 또는 정보통신망 등의 방법으로 기록물기증신청서 및 목록을 제출한다.

① 대통령기록관의 장은 기록물 수증이 결정된 때에는 기증자와 별지 제8호서식의 기증협약서를 체결하고, 별지 제9호서식의 기록물 기증증서를 기증자에게 교부한다.

② 제1항의 기증협약서에는 기증기록물에 대한 소유권 및 이용제한에 관한 사항을 정하여 작성하여야 한다.

③ 기증협약이 체결된 이후 추가로 수증이 결정된 때에는 기증협약서에 그 내용을 추가하고 기증기록물 목록을 첨부하여 관리하여야 한다.

① 기증은 무상으로 함을 원칙으로 한다.

② 기록물 소유권에 대한 입증은 기증자의 책임으로 한다.

③ 기증기록물에 기증자의 명칭 또는 기증자가 요구하는 명칭을 부여할 수 있다.

대통령기록관의 장은 개인기록물의 수집을 위하여 대통령기록물법 제26조제3항 및 시행령 제14조에 따라 보상할 수 있다.

① 대통령기록관에 기록물을 제공하고 보상받으려고 하는 자(이하 "보상신청자"라 한다)는 다음 각 호의 서류를 제출하여야 한다.

1. 기록물보상신청서(별지 제10호서식) 1부

2. 보상신청 기록물 목록(별지 제11호서식) 1부

3. 주민등록증 등 신분을 증명할 수 있는 서류 사본 1부

② 보상신청자가 보상기록물 목록을 작성할 수 없는 때에는 관련 직원을 파견하여 그 목록을 작성하게 할 수 있으며, 제1항의 제출 서류는 우편, 직접방문, 모사전송 또는 정보통신망 등의 방법으로 제출한다.

③ 제1항에 따라 필요한 경우, 제출한 서류에 대한 심사를 거쳐 실물접수여부를 결정할 수 있다. 이 경우 대통령기록관의 장은 별지 제12호서식의 기록물 보관증을 신청자에게 교부한다.

대통령기록관의 장은 기록물 보상의 결정이 있는 때에는 보상신청자와 별지 제13호서식의 기록물보상협약서를 체결하고, 특약사항이 있는 경우에는 기록물보상협약서에 그 내용을 작성한다.

① 보상이 완료된 날로부터 기록물의 소유권, 저작권 및 이용에 대한 모든 권리는 대통령기록관에 있다. 보상절차의 완료일은 보상금액이 지급된 날로 한다.

② 기록물 소유권에 대한 입증은 보상신청자의 책임으로 하고, 보상절차가 완료된 이후 발생하는 소유권 분쟁에 소요되는 비용은 보상신청자의 부담으로 한다.

보상이 완료한 경우에도 해당 기록물이 도난, 장물, 위조, 가품 등 불법에 의한 기록물로 판명될 때에는 보상신청자에게 지급된 금액을 전액 환수하며, 해당 기록물은 관계법규에 따라 처리한다.

① 기록물을 대통령기록관에 위탁하고자 하는 자는(이하 "위탁자"라고 한다) 별지 제14호서식의 위탁신청서 및 제15호서식의 위탁기록물 목록을 작성하여 신청하여야 한다. 위탁자가 위탁기록물 목록을 작성할 수 없는 때에는 관련 직원을 파견하여 그 목록을 작성하게 할 수 있다.

② 제1항의 제출서류는 우편, 직접방문, 모사전송 또는 정보통신망 등의 방법으로 제출한다.

① 대통령기록관의 장은 기록물 위탁관리 결정이 있는 때에는 위탁자와 별지 제16호서식의 기록물위탁협약서를 체결하여야 한다.

② 대통령기록관의 장은 위탁협약서에 위탁기록물의 공개ㆍ전시ㆍ대여ㆍ복제 및 관계기관 자료제출 여부 등 관리조건에 관한 구체적인 사항을 협의하여 정하여야 한다.

① 대통령기록관의 장은 기록물을 수탁한 때에는 별지 제17호서식의 위탁기록물 확인서 및 제21호 서식의 기록물 목록을 위탁자에게 교부한다.

② 위탁자가 위탁기록물 확인서 및 위탁기록물 목록을 분실 또는 훼손한 때에는 별지 제18호서식의 위탁기록물 확인서 재교부신청서를 대통령기록관의 장에게 제출하여 재교부를 받아야 한다.

기록물의 위탁 관리는 무상으로 하는 것을 원칙으로 하되, 위탁자의 요청에 따라 기록물을 복제ㆍ복사하는 때에는 위탁자에게 소요비용을 청구할 수 있다.

① 위탁기간은 위탁자와 협의하여 정한다.

② 위탁기간 종료일로부터 2개월 전까지 위탁기간에 대한 변경 또는 기록물 반환신청이 없는 경우에는 원 위탁기간만큼 연장하는 것으로 보고 위탁기록물 확인서를 갱신하여 교부한다.

① 위탁기록물의 소유권이 양도되어 위탁자가 변경된 때에는 구 소유자가 변경된 날로부터 30일 이내에 서면으로 그 사실을 대통령기록관의 장에게 제출하고 위탁기록물 확인서를 갱신하여야 한다.

② 위탁자의 사망으로 인한 상속의 경우에는 상속확인(가족합의)을 대통령기록관의 장에게 서면으로 제출하고 위탁기록물 확인서를 갱신하여야 한다.

① 위탁자는 기록물을 위탁기간 만료 전에 회수하고자 하는 때에는 별지 제19호 서식의 반환신청서를 제출하여야 한다.

② 위탁기간의 만료 또는 위탁자의 반환요청에 따라 기록물을 반환할 때에는 위탁기록물 확인서를 회수하고, 별지 제20호서식의 영수증을 받아 보관한다. 이 경우 대통령기록관의 장은 별지 제21호서식에 따라 개별 기록물마다 위탁자의 기록물 이상유무 확인을 받아야 한다.

대통령기록관의 장은 필요한 경우 위탁기록물에 대하여 복사ㆍ복제 등을 요청할 수 있으며, 특별한 사유가 없는 경우 위탁자는 이에 응하여야 한다.

기록물의 이전에 소요되는 비용은 대통령기록관의 부담으로 한다. 실물접수 및 심의결과 반환이 결정된 경우에도 그에 따른 비용은 대통령기록관의 비용으로 한다.

① 대통령기록관의 장은 필요한 경우 대통령기록물의 복사, 스캔, 촬영, 복제 등의 방법으로 사본 또는 복제물을 제작하여 수집할 수 있다.

② 사본으로 수집시 해당 기록물의 원 소장기관과 사본에 대한 이용권한 또는 이용제한에 관한 사항을 협의하여야 한다.

제4장 수집기록물의 운송 및 관리

① 대통령기록관의 장은 수집한 기록물을 운송하는 경우 직원을 입회시켜 운송 중 파손, 분실, 도난 등에 대비하여 안전하게 진행되도록 조치하여야 한다.

② 파손의 우려가 있고 현물가치가 높은 기록물을 운송할 경우에는 미술품ㆍ문화재 등에 사용되는 전용차량을 이용하거나 필요한 보안조치를 강구하여야 한다.

기록물의 가치가 높거나 파손의 우려가 있는 등 대통령기록관의 장이 필요하다고 인정하는 때에는 운송 기록물에 대하여 운송보험 또는 적하보험 등에 가입할 수 있다.

① 대통령기록관의 장은 수집이 완료된 기록물을 대통령영구기록관리시스템에 등록하여 관리하도록 조치하여야 한다.

② 수집된 사본은 전자화하여 관리할 수 있다.

대통령기록관의 장은 위탁기록물의 안전한 보존을 위하여 상태점검 또는 적절한 보존조치를 취할 수 있다.

제5장 기록물 자료조사 등

대통령기록관의 장은 체계적이고 효율적인 국내외 소재 기록물 수집을 위하여 필요한 경우 자문교수 및 기록물조사위원을 위촉하여 자료조사ㆍ발굴 업무를 수행할 수 있다.

① 수집담당부서는 역사학, 행정학, 정치학, 대통령학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 전공자로 기록물 수집과 관련하여 지식과 경험이 풍부한 자를 자문교수로 둘 수 있다.

② 자문교수에 대하여 예산의 범위 내에서 수당 및 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다. 자문 또는 심의가 서면으로 이루어 진 때에도 수당을 지급할 수 있다.

① 기록조사위원은 국내외 소재 주요 기록정보 자료 조사를 위하여 기록물 조사위원을 위촉할 수 있다.

② 조사위원은 예산의 범위내에서 국가별로 적절한 인원을 선발할 수 있으며, 다음의 각 호의 사항을 고려하여 선발한다.

1. 대학, 연구소, 학회, 협회 등에서 국가별, 분야별 기록물 연구경력이 있는 자

2. 역사학, 행정학, 정치학, 대통령학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 전공자로 현지 체류 유학생 또는 연구자

3. 기타 기록물 수집 및 내용분석 등에 전문성을 보유하고 있는 자

③ 조사위원의 임기는 조사기간에 따라 정한다. 단, 임기중이라도 조사위원으로서의 임무에 태만하거나 기타 특별한 사유가 있을 때에는 해촉할 수 있다.

④ 예산의 범위내에서 기록조사위원에게 조사비를 지급할 수 있다. 조사비의 지급은 월단위로 하고, 조사일수가 1개월 미만시에는 일할계산하여 지급한다. 조사비의 지급 금액 및 기준은 연도별 조사위원 운영계획 수립시 별도로 정한다.

⑤ 조사위원이 기록물 조사 외 복제ㆍ수집을 위해 출장 갈 경우, 예산의 범위내에서 공무원여비규정을 적용하여 일비, 숙박비, 식비를 지급할 수 있으며, 교통비의 경우 실비를 지급할 수 있다.

⑥ 조사위원은 기록물 조사내역을 별지 제22호서식(조사보고서) 및 별지 제23호서식(조사목록)에 따라 매월 정한 기일까지 보고하여야 한다. 다만, 조사 대상 기록물 또는 기관의 특수성 등의 사유로 인하여 사전에 별도 협의를 한 경우 합의된 조건에 따른다.

⑦ 소관부서는 매월 조사위원의 조사보고서 및 조사목록을 검토하여야 한다.