대통령기록관 기록물 보존관리 지침

제1장 총 칙

이 지침은「공공기록물 관리에 관한 법률」및 동법 시행령ㆍ시행규칙과「대통령기록물 관리에 관한 법률」및 동법 시행령에서 정하는 대통령기록관의 서고 및 대통령기록물(이하 "기록물"이라 한다) 관리에 필요한 사항에 대하여 규정함을 목적으로 한다.

이 지침은 대통령기록관의 서고 및 기록물 보존관리에 대하여 적용하며, 기록물 대여에 한하여 대통령기록관의 기록물을 대여 받는 외부 공공기관 및 단체 등(이하 "기관"이라 한다)에 적용한다. 다만, 비밀/지정 관련 서고와 기록물은 별도의 규정에 따른다.

이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

① "서고"란 기록물을 안전하게 관리하고 보존하는 공간을 말한다.

② "보존서고"란 등록ㆍ정리가 완료된 기록물을 보존하는 서고를 말한다.

③ "임시서고"란 수집관련 부서 등에서 수집ㆍ이관된 기록물을 보존서고에 배치하기 전까지 등록ㆍ정리하기 위하여 임시 보존하는 서고를 말한다.

④ "비밀/지정서고"란 기록물 중 비밀 또는 지정 기록물의 정리ㆍ등록ㆍ보존하는 서고를 말한다.

⑤ "출입권한"이란 서고와 서고복도에 출입할 수 있는 권한을 말한다.

⑥ "반출ㆍ입"이란 보존처리, 공개재분류 등 업무처리 및 열람, 전시, 대여 등의 목적으로 기록물이 서고 이외의 지역으로 나가고 들어오는 것을 말한다.

⑦ "책임부서"란 서고를 총괄 관리하는 부서를 말한다.

⑧ "관리책임자"란 해당 서고의 기록물 관리, 보존환경ㆍ시설 점검 관련자를 말하며, 정ㆍ부로 구성한다.

⑨ "대통령기록물관리시스템(Presidential Archives Management System, PAMS)"이란 기록물의 등록에서부터 보존관리 및 반출ㆍ입 등을 전자적으로 수행할 수 있는 시스템을 말한다.

⑩ "출입관리시스템"이란 서고와 서고복도의 출입통제 및 출입자 이력사항을 기록, 관리하는 시스템을 말한다.

⑪ "무선인식(Radio Frequency Identification, RFID)시스템"이란 기록물에 부착된 인식장치인 태그와 확인장치인 리더기 간의 정보교환을 통해 기록물을 관리하는 시스템을 말한다.

⑫ "대여"란 기록물을 전시 등의 목적으로 제2조에서 정한 기관에 한시적으로 관리를 위임하는 것을 말한다.

⑬ "반납"이란 제12항에 의해 기록물을 대여 받는 기관이 대통령기록관으로 돌려주는 것을 말한다.

⑭ "위탁기록물"이란 개인, 단체 또는 기관이 소유하고 있는 기록물을 「대통령 관련기록물 수집에 관한 규정」제21조 에 따라 기록물위탁협약서를 체결하여 대통령기록관이 일정기간 동안 수탁한 기록물을 말한다.

제2장 서고 출입관리

① 서고는 기록물 및 시설ㆍ보존환경 점검을 위하여 별표 1에서 정하는 것과 같이 정ㆍ부 관리책임자를 둔다.

② 서고 관리책임자는 서고 출입, 기록물 반출ㆍ입 등 서고운영에 대한 전반적인 상황을 관리하여야 한다.

① 서고 및 서고 복도 출입권한 설정 범위는 별표 2와 같다.

② 출입권한을 받고자 하는 사람은 별지 제1호서식의 서고 출입 신청서, 별지 제2호서식의 서고 출입 서약서 및 별지 제3호서식의 개인정보 수집ㆍ이용 동의서를 작성하여 서고 책임부서의 장에게 승인을 신청하여야 한다.

③ 서고 책임부서의 장은 서고 출입을 신청한 사람의 소관업무, 출입사유 등을 검토하여 출입을 승인할 수 있다.

① 서고 책임부서의 장은 서고 출입자를 통제ㆍ관리하여야 하며, 출입통제ㆍ관리는 출입관리시스템으로 하는 것을 원칙으로 한다.

② 출입권한이 부여되지 않은 사람이 서고에 출입하고자 하는 경우에는 별지 제4호서식에 의한 서고 출입대장에 기재하고 해당 서고 관리책임자의 안내에 따라야 한다.

① 서고에 출입하는 자는 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물 및 시설물의 훼손 및 무단 반출

2. 접착제, 화기, 인화물질, 칼 등의 위험물 반입

3. 음료수, 물 등의 음식류 반입

4. 출입권한을 부여받은 목적 이외의 작업 및 행위

5. 그 밖에 기록물 보안 및 보존에 위해 우려가 있는 행위

② 서고 관리책임자는 서고 출입자에게 제1항의 내용을 사전에 고지 하여야 한다. 다만, 기록물 보존을 위한 업무, 작업 등을 위하여 부득이한 경우 적절한 조치를 취한 후 허용하게 할 수 있다.

③ 서고 관리책임자는 서고 출입자가 기록물에 위해를 가할 우려가 있다고 판단되는 경우에는 서고 출입을 제한할 수 있다.

서고 책임부서의 장은 서고 출입사유가 소멸된 사람에 대하여는 출입권한을 해제하여야 한다.

① 근무시간 중에는 서고 책임부서의 장의 통제에 따라 서고를 출입한다.

② 당직근무자는 보관 중인 서고비상열쇠함을 개봉하여 마스터키와 비밀번호를 통해 서고에 출입할 수 있다.

③ 제2항의 서고비상열쇠함은 야간 및 휴일 당직근무자에게 당직신고 시 전달한다.

④ 제2항의 비상상황 발생에 따라 공개된 비밀번호는 변경 조치하여야 한다.

제3장 기록물 보존관리

기록물을 보존서고에 배치할 때에는「대통령기록물 관리에 관한 법률 시행령」제12조제2항에 따라 대통령별, 기록물 형태별, 출처별 등으로 구분하여 서고 및 서가에 배치하여야 한다.

보존서고의 기록물에 대하여 대통령별 위치를 식별할 수 있도록 서가에 표시 하여야 한다.

① 기록물의 반출ㆍ입 신청은 대통령기록물관리 시스템을 이용하여야 하며, 부득이한 경우 별지 제5호서식에 따라 서면으로 신청할 수 있다. 다만, 열람 신청에 의한 반출ㆍ입은 「대통령기록관 열람실 운영규정」에 따른다.

② 기록물의 반출 신청은 반출 받고자 하는 날로부터 최소 1일전에 신청하여야 한다.

③ 반출된 기록물은 그 반출된 목적이 종료되었을 경우 즉시 서고로 반입신청하고, 반입하여야 한다.

기록물의 반출ㆍ입 신청에 따른 인계ㆍ인수는 서고에서 하는 것을 원칙으로 한다.

수집부서 등에서 수집ㆍ이관된 기록물은 등록ㆍ정리하여 보존서고에 배치하기 전까지 임시서고에 보존ㆍ관리한다.

서고 관리책임자는 해당 서고의 기록물이 서고 이외의 지역으로 반출되는 것을 통제하여야 하며, 기록물의 무단 반출ㆍ입 제한 등 보안관리를 담당한다.

① 서고의 기록물 확인점검, 재배열, 정리, 반출ㆍ입 등은 서고 관리책임자가 관장한다.

② 서고 내에서는 기록물관리 업무 이외의 작업 등은 원칙적으로 금한다.

① 기록물의 정수점검은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제48조제3항에 따라 매 2년마다 1회 실시하여야 한다.

② 기록물의 정수점검은 직접 확인하는 것을 원칙으로 하며, 대통령기록물관리시스템(PAMS)과 무선인식시스템(RFID)을 활용할 수 있다.

제4장 기록물 대여

대통령기록관의 장은 업무에 지장이 없는 범위 안에서 다음 각 호의 하나에 해당하는 경우 기록물을 대여할 수 있다.

1. 국민 문화의식 함양을 위해 전시하는 경우

2. 그 밖에 공공의 이익에 부합하는 경우

① 대통령기록관의 장은 개인에게 기록물 대여를 금지한다.

② 대통령기록관의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물에 대하여는 대여를 제한할 수 있다.

1. 비공개 및 비밀/지정 기록물

2. 훼손상태가 심각하여 보존 및 복원처리가 필요한 기록물

3. 기록물 평가ㆍ분류, 매체수록, 보존처리 과정 등에 있는 기록물

4. 대통령기록관의 전시 등을 위하여 사용 중 또는 사용 예정인 기록물

5. 그 밖에 대통령기록관의 장이 대여 제한이 필요하다고 판단되는 기록물

기록물 대여를 원하는 기관의 장은 대여 받고자 하는 날로부터 1개월 이전에 다음 각 호의 사항을 갖추어 대통령기록관의 장에게 별지 제6호서식을 작성하여 공문으로 신청하여야 한다. 다만, 부득이하다고 대통령기록관의 장이 인정하는 경우에는 1개월 내에도 신청할 수 있다.

1. 대여기록물의 대여목적, 수량 및 목록, 대여기간

2. 대여기록물의 보험가입 예정일(보험에 가입할 경우에 한함)

3. 대여기록물의 포장 및 운송 방법

4. 대여기록물의 관리 및 전시 장소

5. 대여기록물 관리 장소의 환경조건(온ㆍ습도 및 유해가스, 조도 등)

6. 대여기록물 관리 장소의 보안 시설 내역

7. 대여기록물 관리 장소의 화재 등 재해에 대비한 시설 내역

대통령기록관의 장과 기록물을 대여 받는 기관의 장은 기록물을 대여하기 전에 대여 전후의 상태를 비교할 수 있도록 상태를 확인하고 별지 제7호서식을 작성하여야 한다.

대통령기록관의 장은 대여기록물의 훼손ㆍ분실 등 유사시에 대비하여 사진촬영ㆍ스캐닝 등 필요한 조치를 마련한 후 대여하는 것을 원칙으로 한다.

① 기록물을 대여 받는 기관의 장은 대여기록물의 분실 및 훼손시 수리ㆍ복원 조치나 변상금액을 보장하기 위한 보험에 가입 하여야 한다. 다만, 대통령기록관의 장이 인정하는 경우 또는 국가기관 및 지방자치단체는 보험에 가입하지 아니할 수 있다.

② 제1항에 따른 보험가입증서는 기록물을 대여받기 전까지 대통령기록관의 장에게 제출하여야 한다.

① 대통령기록관의 장은 대여기록물의 보험평가액을 결정하기 위하여 기록물 보험평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성하여 심의할 수 있다.

② 심의회의 위원은 대통령기록관의 장이 지정하는 공무원 2인 이상(서고 책임부서의 장을 포함한다) 및 외부전문가 2인을 포함하여 5인 이상으로 구성한다. 다만, 기록물에 따라 외부전문가의 참여가 필요하지 않다고 판단되는 경우에는 관련 공무원으로 심의회를 구성하여 운영할 수 있다.

③ 심의회의 의장은 위원 중에서 호선하고, 심의회 의결은 참석위원 과반수의 찬성으로 한다.

④ 보험평가액은 심의회의 합의에 의해 산정하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 합의가 안 될 경우에는 평가위원들의 평가액 중 최고, 최저가를 제외한 나머지 평가액을 산술평균한 금액으로 한다.

⑤ 심의회의 실무를 처리하기 위하여 대통령기록관 서고 책임부서 소속 공무원 중에서 간사 1인을 둔다.

① 기록물을 대여 받는 기관의 장은 별지 제8호서식의 기록물 대여/반납 인계ㆍ인수서를 작성하여 대통령기록관의 장과 교환하고, 별지 제9호서식의 대통령기록물 대여 서약서를 작성하여 대통령기록관의 장에게 제출하여야 한다.

② 기록물을 대여 받는 기관은 기록물을 대통령기록관에서 직접 수령 하여야 한다.

① 기록물을 반납하고자 할 경우 해당 기관의 장은 사전에 반납 공문을 대통령기록관의 장에게 제출하여야 한다.

② 대통령기록관의 장과 기록물을 반납하는 기관의 장은 별지 제8호서식의 기록물 대여/반납 인계ㆍ인수서를 작성하여 교환하여야 한다.

③ 기록물을 반납하는 기관은 기록물을 대통령기록관에 직접 반납하여야 한다.

대통령기록관의 장과 기록물을 반납하는 기관의 장은 대여 전후 기록물의 이상 유무를 제21조에 의해 작성된 별지 제7호 서식을 근거로 확인하여야 한다.

기록물을 대여 받는 기관은 대여한 기록물 운송을 위한 포장비, 운송비, 인건비 및 보험료 등을 부담하여야 한다. 다만, 대통령기록관의 장이 인정하는 경우에는 비용의 일부 또는 전부를 지원할 수 있다.

① 기록물을 대여 받는 기관은 기록물의 파손ㆍ분실ㆍ도난 또는 기타 안전사고에 대비하여 포장ㆍ운송하여야 하며, 기록물 훼손 등이 없도록 만전을 기하여야 한다.

② 기록물 포장과정에는 대통령기록관 직원이 입회하여야 하며, 기록물의 안전한 운송을 위하여 대통령기록관 직원이 동승할 수 있다. 다만, 대통령기록관의 장이 기록물의 안전을 위하여 필요하다고 인정되는 경우에는 대통령기록관에서 직접 포장ㆍ운송할 수 있다.

기록물을 대여 받은 기관의 장은 해당 기록물을 전시 등의 목적으로 사용할 경우 대통령기록관 소장 기록물임을 명시하여야 한다.

① 기록물의 대여기간은 대여 목적에 해당하는 최소한의 기간으로 하며 최장 1년 이내를 원칙으로 한다. 다만, 대통령기록관의 장이 인정하는 경우 5년 이내로 할 수 있다.

② 기록물을 대여 받은 기관이 대여기간을 연장하고자 할 때에는 대통령기록관의 장에게 대여연장 공문 및 목록 등을 대여기간 만료 1개월 전에 제출하여야 한다.

③ 대통령기록관의 장은 연장을 검토하여 필요하다고 인정되는 경우에는 1년 이내로 대여기간을 연장할 수 있다. 다만, 대통령기록관의 장이 인정하는 경우 3년 이내로 대여기간을 연장할 수 있다.

대통령기록관의 장은 정당한 사유 없이 제31조에 규정한 대여기간이 경과한 경우에는 다음 각 호의 조치를 취할 수 있다.

1. 대여 만료일로부터 1주일 경과시 1차 반납촉구 및 주의ㆍ경고

2. 1차 반납촉구기간 만료일로부터 1주일 경과시 기록물 강제회수 및 향후 5년간 대여금지

3. 기록물 반납에 불응할시 법적 조치 및 무기한 대여 금지

① 기록물을 대여 받은 기관의 장은 기록물 관리장소의 환경조건을 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제60조의 별표 6에 준하는 조건으로 관리하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 대통령기록관의 장이 인정하는 경우에는 예외적으로 관리할 수 있다.

② 기록물을 대여 받은 기관은 매년 기록물 관리장소의 환경조건 및 기록물의 상태를 확인하고, 그 결과를 3월 말까지 대통령기록관으로 통보하여야 한다.

③ 기록물을 대여 받은 기관은 기록물을 파기ㆍ손상ㆍ은닉ㆍ유출 또는 위조ㆍ변조를 하여서는 아니 되며, 안전한 보존관리를 위하여 대통령기록관의 장이 정하는 사항을 성실히 준수하여야 한다.

④ 대통령기록관의 장은 대여기록물에 대하여 기록물 정수점검 및 상태확인을 연 1회 이상 실시하여야 한다.

① 대통령기록관의 장은 기록물을 대여 받은 기관이 부정한 방법의 대여 및 목적 외 활용 사실을 발견한 경우에는 기록물의 대여중지ㆍ회수 및「대통령기록물 관리에 관한 법률」제30조에 따른 고발 등 적절한 조치를 취할 수 있다.

② 기록물을 대여 받은 기관은 대통령기록관의 장의 허가 없이 임의로 타 기관에 대여할 수 없다.

① 기록물을 대여 받은 기관이 대여한 기록물을 망실하였을 경우에는 보험평가심의회의 보험평가액에 따라 그에 상당하는 금액을 변상하여야 한다.

② 기록물을 대여 받은 기관이 대여한 기록물을 훼손하였을 경우에는 대통령기록관의 장이 요구하는 바에 따라 기록물을 수리ㆍ복원하고 그 훼손으로 인한 가치하락분에 상당하는 금액을 변상하게 할 수 있다.

③ 대통령기록관의 장은 대여 받은 기관이 제33조제2항을 위반하거나 위반할 우려가 있을 경우에는 기록물의 대여중지ㆍ회수 및「대통령기록물 관리에 관한 법률」제30조에 따른 고발 등 적절한 조치를 취할 수 있다.

제5장 서고 환경 및 시설 점검

① 서고 온ㆍ습도 관리는 온ㆍ습도계를 이용하여 상시 점검하여야 한다.

② 서고에 비치된 온ㆍ습도계는 연 1회 이상 점검 및 교정하여야 하며, 필요 시 외부의 공인된 전문기관에 위탁하여 실시할 수 있다.

③ 서고 보존환경 점검은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제60조의 별표 6에 명시된 사항을 대상으로 수행하며, 필요에 따라 확대할 수 있다.

④ 서고 보존환경 점검은 연 1회 이상 실시하여야 하며, 필요 시 외부의 공인된 전문기관에 위탁하여 실시할 수 있다.

⑤ 서고 보존환경 점검 결과 법적 기준치를 초과한 경우, 재점검 및 보존환경 개선을 위해 관련부서에 연락하여 적절한 조치를 취하도록 하여야 한다.

서고 내부는 수시로 청소 등 환경정비를 실시하여야 하며, 필요 시 외부업체에 위탁하여 실시할 수 있다.

① 서고 시설은 연 1회 이상 점검하여야 하며, 필요한 경우에 수시로 점검한다.

② 서고 시설점검은 서고의 균열ㆍ누수, 출입문, 공조시설, 서가 등 기록물 보존에 영향을 줄 수 있는 제반시설을 대상으로 한다.

③ 서고 책임부서의 장은 서고 시설ㆍ장비에 고장ㆍ파손 등 문제가 발생하였을 경우에는 관련부서에 연락하여 필요한 조치를 취하도록 하여야 한다.

제6장 위탁기록물의 수탁관리

① 위탁기록물 수집담당부서의 장(이하 "수집담당부서의 장"이라 한다)이 위탁기록물을 서고에서 보관하고자 할 때에는 별지 제10호서식의 위탁기록물 인수ㆍ인계서를 작성하고 서고 책임부서의 장과 교환하여야 한다.

② 수집담당부서의 장이 위탁기록물을 서고에 보관한 위탁기록물을 회수하고자 할 때에는 별지 제10호서식의 위탁기록물 인수ㆍ인계서를 작성하고 서고 책임부서의 장과 교환하여야 한다.

① 위탁기록물의 서고 보관기간은 대통령기록물 수집에 관한 규정 제21조 및 제24조에 따라 체결한 기록물위탁협약서의 위탁만료일까지로 한다.

② 수집담당부서의 장은 위탁기록물의 위탁 기간의 변경이 있을 경우, 지체 없이 서고 책임부서의 장에게 변경사항을 통보한다.

① 제39조제1항에 따라 인계한 위탁기록물의 반출ㆍ입 등은 서고 관리책임자가 관장한다.

② 위탁기록물의 반ㆍ출입은 별지 제5호서식에 따라 서면으로 신청할 수 있다.