법무부 기록관 청사관리규정

제1장 총 칙

이 규정은 법무부 기록관 청사(이하 ‘청사’라 한다)의 적정한 관리와 유지를 위하여 필요한 사항을 규정함으로써 청사를 효율적으로 이용함은 물론 인원과 재산 보호에 그 목적이 있다.

이 규정은 기록관 건축물과 이에 부속한 부대시설물, 부지 등을 방호 및 관리보호 대상으로 한다.

① 운영지원과장 소속하에 법무부 기록관을 두고, 기록관장은 운영지원과장이 되며, 청사관리에 관하여 총괄ㆍ조정한다.

② 기록관장을 보좌하여 청사 관리 및 유지를 담당할 기록관팀장 두도록 하고, 기록관팀장은 운영지원과 서기관이 된다.

기록관팀장은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 청사 시설의 방호 및 경비에 관한 사항

2. 청사 출입자 및 출입차량 통제에 관한 사항

3. 청사의 주요 구조변경 및 사무실 배정에 관한 사항

4. 청사의 유지ㆍ보수에 관한 사항

5. 청사 사용기관의 사용허가에 관한 사항

6. 기타 청사 관리에 필요한 사항

제2장 청사 시설의 안전 및 유지관리

기록관팀장은 매년 청사 시설물에 대한 안전점검 및 유지관리계획을 수립하여야 한다.

① 기록관팀장은 안전점검반을 편성하여 청사 시설물에 대한 안전점검을 실시하여야 한다.

② 안전점검은 정기점검ㆍ긴급점검 및 정밀점검으로 구분하여 다음 각 호와 같이 실시하여야 한다.

1. 정기점검 : 반기별 1회 이상

2. 긴급점검 : 자체적으로 필요하다고 판단될 때

3. 정밀점검 및 정밀안전진단

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③ 안전점검 시에는 지반침하, 주요 구조부 균열 및 변형, 옹벽ㆍ축대ㆍ법면 안전성, 도시가스ㆍ유류탱크 등 위험물, 수배전반설비, 소방시설, 옥외 배수관 및 맨홀 청소 등 주요 시설물에 대한 이상 여부를 철저히 점검하여야 한다.

④ 기록관팀장은 안전점검 결과에 따라 시설물의 재해 및 재난 예방과 시설물 안전성 확보 등이 필요한 경우 안전진단 전문기관의 정밀안전진단을 실시하여야 하며, 이상 확인 시 즉시 시설물 보완 등 안전조치를 취하여야 한다.

① 기록관팀장은 청사 시설물 유지관리 계획에 따라 청사 시설물의 기능이 향상될 수 있도록 하여야 한다.

② 기록관팀장은 시설물 관계 법령에 따라 청사 시설물의 유지관리를 위한 정기검사 및 점검을 다음 각 호와 같이 실시하여야 한다.

1. 전기설비 정기검사 : 1회/3년

2. 승강기 정기검사 : 1회/1년

3. 태양광 발전설비 정기검사 : 1회/3년

4. 소방시설 종합정밀점검 : 1회/1년

5. 소방시설 작동기능점검 : 1회/1년

6. 보일러 안전검사 : 1회/1년

7. 보일러 운전성능검사 : 1회/3년

8. 기계설비 유지관리점검 : 2회/1년

9. 기계설비 성능점검 : 1회/1년

10. 도시가스 안전검사 : 1회/1년

11. 도시가스 정압기 분해점검 : 1회/3년

12. 대기배출시설 정기점검 : 2회/1년

13. 실내공기질 정기점검 : 1회/1년

14. 청사방역소독 : 6회/1년

15. 저수조 청소 : 2회/1년

16. 저수조 수질검사 : 1회/1년

기록관팀장은 전기, 기계, 정보통신, 건축, 시설관리 등의 사무를 담당하는 자를 시설관리담당자로 지정하고, 시설관리 업무를 수행하도록 조치하여야 한다.

① 시설관리담당자는 소관 업무에 관하여 고장 등 사고가 발생하거나 사고 발생이 예견되는 경우 즉시 응급조치를 취하고 기록관팀장에게 보고하고 필요한 조치를 취하여야 한다.

② 기록관팀장은 사고로 시설의 가동이 정지되거나 정지가 예견될 경우에는 기록관장에게 보고하고 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관팀장은 청사 시설물의 안전 및 유지관리를 위해 시설의 가동 시에는 1인 이상의 근무자가 방재센터에 상주하도록 조치하여야 한다.

② 방재센터 근무자는 화재수신반, 전기감시반, 설비감시반 등이 정상적으로 작동되는지 여부를 수시로 점검하고, 비상상황 발생 시 신속하게 시설관리담당자 및 기록관팀장에게 보고하고 필요한 조치를 취하여야 한다.

③ 방재센터 근무자는 다음 각 호의 사항을 확인ㆍ점검하여야 한다.

1. 배수펌프 등 각종 기기 정상작동 여부

2. 가스 정압기실 등 위험물시설 이상 여부

3. 누수 되는 곳이 있는지 여부

4. 공조기 작동 이상 여부

5. 청사 외곽 조명등 작동 여부

6. 전기분전반 이상 여부

7. 소방시설 정상작동 여부

8. CCTV 정상작동 여부

9. 태양광, 태양열 정상작동 여부

10. 주차관리시스템 운영 및 등록관리

④ 방재센터 근무자는 근무일지를 작성하여 시설관리담당자 및 기록관팀장에게 시설물의 이상 유무 및 특이사항 등을 보고하여야 한다.

① 기록관팀장은 청사 시설물의 보안관리를 위해 보호구역을 설정하여야 하고, 보호구역 여부를 출입구에 표기하여야 한다.

② 보호구역은 다음 각 호의 종류로 구분하여 설정하여야 한다.

1. 통제구역 : 방재센터, 서버실, 정보통신기자재실

2. 제한구역

가. 보존서고, 기록물보존처리실(디지털변환처리실, 마이크로필름처리실, 소독/탈산실 등), 기록물 인수실, 하역장, 정보통신사무실

나. 전기실, 기계실, 발전기실, 공조실, 소화가스실

③ 보호구역은 담당 직원 및 허가받은 사람을 제외하고 출입을 제한하여야 한다. 다만, 공사 등 기타 필요한 사유로 보호구역에 출입이 필요한 경우 사전에 기록관팀장의 승인을 받아야 하며, 출입 시에는 관계 직원이 동행하여야 한다.

① 기록관팀장은 청사 시설물 중 직접 관리가 곤란한 시설에 대하여는 전문 업체에 위탁하여 관리할 수 있다.

② 시설관리담당자는 전문 업체와 계약한 사항을 수시로 확인ㆍ점검하여 계약변경이 필요한 경우 기록관팀장에게 보고하고 필요한 조치를 취하여야 한다.

설계도서(설계도면, 구조계산서, 지질조사서, 각종 부하계산서, 최종감리보고서 등)는 다음 각 호와 같이 관리한다.

1. 청사 신ㆍ증축 및 개보수 설계도서는 건물수명과 같이 영구히 보존한다.

2. 설계도서는 목록을 작성하여 관리하며 외부인에게 열람 또는 대부할 때에는 열람ㆍ대부자를 기록[별지 제1호 서식]하고 보안에 철저를 기한다.

3. 설계도서는 책임자를 지정하여 관리하며 책임자가 변경된 때에는 인계인수를 철저히 한다.

제3장 청사 시설의 방호 및 경비

기록관팀장은 청사 시설의 방호 및 경비를 위해 방호원을 배치하여야 한다. 다만, 근무자가 상주하지 않는 야간 및 공휴일 등 청사 방호 및 경비를 위해 전문 업체에 위탁하여 관리할 수 있다.

① 기록관팀장은 청사 시설의 현황, 행사 일정 등을 고려하여 방호원의 순찰 및 근무 장소와 시간 등을 편성하여 배치하여야 한다.

② 방호원 편성은 2인 1조로 구성하여야 하며, 연가 등으로 인한 근무 공백 발생 시 다른 인력을 대체하여 공백이 발생하지 않도록 조치하여야 한다.

③ 기록관팀장은 제1항의 편성 및 배치 현황을 주기적으로 점검하여, 청사의 방호 및 경비 업무가 원활하게 수행될 수 있도록 조치하여야 한다.

방호원은 지급된 제복을 착용하고 청결을 유지해야 하며 필요시 방호 장비를 휴대하고 근무에 임하여야 한다.

방호원의 방호 및 경비 구역은 다음 각 호와 같다.

1. 청사 건물 내부 전역

2. 건물 외부로 통하는 각 출입구 등 청사 내부와 외부의 경계구역

3. 청사 대지 및 공간 전역 등 청사의 외곽

① 방호원은 순찰 코스에 따라 근무시간(09:00~18:00) 중에 3회 이상 순찰하여야 한다.

② 순찰 시 주된 점검 사항은 다음 각 호와 같다.

1. 무단 출입자에 대한 신분 확인 및 사후 조치

2. 시설물의 이상 유무, 외부로 통하는 출입문 및 창문의 개폐 여부

3. 기타 청사 경계, 화재와 도난 사고 예방, 인명 보호에 필요한 사항

방호원은 다음 각 호의 일반적인 복무 수칙을 준수하여 청사의 방호 및 경비 업무를 수행하여야 한다.

1. 청사 내의 인명과 재산을 보호하기 위하여 관계 법령과 규정을 준수하고 성실한 태도로 근무에 임하여야 한다.

2. 지휘 계통에 있는 상사의 직무상 명령에 따라야 하며 방호 및 경비 구역과 복무 사항을 숙지하고 근무에 임하여야 한다.

3. 품위를 손상하거나 근무에 지장이 있는 행위를 하여서는 안되고, 직무상 권한을 남용하거나 공용 물품 또는 시설 등을 사적으로 이용하여서는 안된다.

4. 무단으로 근무지를 이탈해서는 안되며, 근무시간에 발생한 상황에 대하여는 다음 근무자에게 정확히 인계하고, 비상 상황이 발생 시 즉시 출동할 수 있도록 상시 비상연락체계를 유지하여야 한다.

5. 방문자는 친절히 안내하고 항상 출입자의 거동을 주의 깊게 살펴 위해를 가할 수 있거나, 공무에 방해가 될 수 있는 자는 출입을 통제하는 등 적절한 조치를 취하여야 한다.

6. 시위 발생, 위해자 발견 등 특이사항 발생 시에는 기록관팀장에게 신속히 보고하고, 지시에 따라 처리하여야 하며 관련 부서 및 관할 경찰서 통보 등의 적절한 조치를 취하여야 한다. 다만, 사안이 긴급하여 먼저 사태 해결이 필요한 경우 적절한 조치 후 보고하도록 한다.

① 방호원은 "방호 및 경비 근무일지"[별지 제2호 서식], "청사 출입자기록부"[별지 제3호 서식]를 작성하고, 기록관팀장에게 근무상황 등을 보고하여야 한다.

② 기록관장은 법령 또는 근무 수칙을 위반한 자에 대하여 관계 규정에 따라 징계 등 필요한 조치를 취할 수 있다.

① 국기 및 정부기 등의 관리는 방호원이 수행한다.

② 국기는 연중 게양하여야 하고 야간에는 적절한 조명이 되도록 한다. 다만, 심한 눈ㆍ비ㆍ바람 등으로 훼손이 우려되는 경우 게양하지 아니한다.

① 근무 중 화재, 도난, 위해분자 침입 등 돌발사태가 발생할 때에는 지휘계통에 따라 신속히 보고하고 그 지시에 따른다.

② 긴급한 경우에는 먼저 사태해결을 위한 적절한 조치를 한 후 보고하며 경찰서, 소방서 등에 즉시 통보하여 협조를 받아 처리한다.

① 방문객 또는 민원인 등이 폭언 시 녹음을 하겠다는 사실을 당사자에게 사전 고지한 후 녹음을 하여야 하며, 법적 조치를 받을 수 있다고 3회 이상 고지하여야 한다.

② 방문객 또는 민원인 등이 폭언을 계속하는 경우 민원 응대가 불가능함을 설명하고 퇴거를 요청하며, 퇴거에 불응 또는 폭행 발생 시 관할 경찰서 신고 등 필요한 조치를 취하여야 한다.

제4장 청사 시설의 출입 관리

방호원은 모든 청사 출입자에 대해서 방문목적 및 신분을 확인하고 방문자용 출입증을 배부하는 등 기록관 내부 출입 규정에 따를 수 있도록 친절히 안내하여야 한다.

청사 출입이 가능한 출입증은 다음 각 호와 같다.

1. 공무원증(공무직원증 포함) : 기록관 소속 및 법무부 소속 직원 등

2. 일반출입증 : 청사관리용역업체, 장기계약근로자(일용직 등), 기타 청사유지관리 상 필요하다고 인정되는 자로 장기간 청사 출입이 필요한 자

3. 임시출입증 : 공무원증 및 일반출입증을 발급받은 자 중 훼손 또는 분실 등으로 재발급 예정인 자

4. 방문자출입증 : 업무 및 민원 등 일회성으로 청사 출입이 필요한 자

출입증은 다음 각 호와 같은 권한을 부여한다.

1. 공무원증 : 청사 전체 출입 권한 부여, 단 업무 분장에 따라 일부 구역은 제한 가능

2. 일반출입증 : 출입 목적에 따라 출입 권한 부여

3. 방문자출입증 : 방문 목적에 따라 세미나실, 열람실에 한하여 출입 권한 부여

① 기록관 소속 직원은 청사 내에서 항상 공무원증을 패용하여야 한다.

② 기록관 직원은 청사에 방문하는 용역업체 또는 민원인 등 모든 출입자에 대하여 사전에 방호원에게 통지하여야 한다.

③ 방호원에게 사전 통지되지 않은 출입자는 관계 직원에게 유선으로 방문 여부를 확인한 후 관계 직원이 동행하도록 안내하여야 한다.

④ 방호원은 사전에 통지된 자에 한하여 청사 출입을 허용함을 원칙으로 하며, 출입시에는 신분증을 확인ㆍ보관한 후 방문자출입증을 교부하여 출입을 허용하여야 한다.

⑤ 취재기자 등은 대변인실과 협의하여 출입 여부를 확인한 후 방문자출입증을 교부하여 출입을 허용하여야 한다.

⑥ 우체국 및 택배 직원은 청사 내 사무실 출입을 금지하고 우편물 및 택배물 등을 인계받아 안내 데스크에서 보관하여야 한다.

① 방문객이 단체인 경우 "단체방문신청서"[별지 제4호 서식]에 방문목적, 방문인원 등을 작성하여 기록관팀장에게 신청하여야 하며, 기록관팀장의 승인을 득한 후 출입하여야 한다. 이 경우 일일 방문증을 일괄 교부하거나, 필요하다고 인정할 경우 비표로 갈음할 수 있다.

② 단체 방문객은 기록관팀장이 지정한 장소에 한하여 출입하여야 한다.

① 기록관 직원은 자신의 공무원증 및 공무직원증에 청사출입통제 기능을 등록하여야 한다.

② 일반출입증 발급을 받고자 하는 자는 다음 각 호의 서류를 구비하여 기록관팀장에게 요청하여야 한다.

1. 일반출입증 발급신청서 1부(별지 제5호 서식)

2. 서약서 1부(별지 제6호 서식)

3. 개인정보 수집 및 이용 동의서 1부(별지 제7호 서식)

4. 여권(기간만료 3개월 이내) 사본 1부. 여권 미소지자는 신원진술서(경찰청 양식) 1부.

5. 여권용 사진(3개월 이내 촬영) 1매 및 사진파일

6. 출입 목적을 증명할 수 있는 서류

③ 기록관팀장은 제2항 각호의 구비서류를 확인한 후 이상이 없을 경우 "일반출입증 발급대장"[별지 제8호 서식]에 기록하고 출입증을 발급하여야 한다.

④ 타인의 출입증을 패용한 자는 출입증을 회수하고 출입을 제한하여야 한다.

⑤ 출입증을 분실한 자는 지체없이 "분실신고 및 각서"[별지 제9호 서식]를 작성하여 기록관팀장에게 재발급신청을 하여야 한다.

일반출입증을 발급받은 자 중 계약기간 만료ㆍ발급사유 상실 등 출입목적이 종료된 경우에는 출입증을 즉시 반납하여야 하며, 방호원은 반납된 출입증을 소각하거나 분쇄한 후 "일반출입증 발급대장"[별지 제8호 서식]에 폐기 여부를 표기하여야 한다.

청사 정현관 출입문은 평일 09시부터 18시까지 개방하고 야간 및 공휴일에는 개방하지 아니한다.

① 방호원은 항상 출입자의 휴대품을 주의 깊게 관찰하여 의심이 있는 경우 휴대품 검사를 실시하여야 하며, 휴대품 검사를 거부하는 출입자에 대하여는 출입을 거부할 수 있다.

② 방호원은 제1항에 따라 휴대품 검사 시에는 인권 침해 등의 문제가 발생하지 않도록 주의하여야 한다.

제5장 청사 출입 차량관리

① 차량을 이용해 청사를 출입하고자 하는 직원 및 일반출입자는 "차량번호인식시스템 등록 신청서"[별지 제10호 서식]를 작성하여 기록관팀장에게 차량의 등록을 요청하여야 한다.

② 기록관팀장은 출입 목적 등을 확인 후 승인하여야 하며, 방호원은 승인된 차량을 차량번호인식시스템에 등록하고 관리하여야 한다.

① 청사를 출입하는 모든 차량은 주차게이트를 통과하여야 하며, 보행자의 안전에 주의하여야 하고 방호원의 통제에 적극 협조하여야 한다.

② 미등록 차량이 출입을 요하는 경우 방호원은 주차게이트에서 방문목적, 방문부서 등을 확인한 후 통과시켜야 하며, 방문객에게 주차 위치 및 청사 출입 동선 등을 정확히 안내하여야 한다.

③ 상행위나 불법 부당한 목적으로 청사 출입을 요하는 차량에 대하여 방호원은 출입을 통제할 수 있다.

① 방호원은 승용차요일제 및 선택요일제를 위반한 차량에 대해서 긴급한 경우를 제외하고는 출입을 통제하여야 한다.

② 방호원은 경차 및 장애인 주차구역 위반 차량에 대하여 일반주차구역에 주차할 수 있도록 안내하여야 하며, 이를 거부할 경우 출입을 통제할 수 있다.