대통령기록물 복제본 관리 규정

제1장 총 칙

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록물법" 이라 한다) 및 동법 시행령ㆍ시행규칙과 「대통령기록물 관리에 관한 법률」(이하 "대통령기록물법" 이라 한다) 및 동법 시행령에서 정하는 대통령기록물 복제관리에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

대통령기록관 내에서 제작하는 대통령 기록물법 제2조 제1호에 따라 대통령기록관이 소장하는 기록물과 동법 제26조에 따라 수집ㆍ관리되는 개인기록물의 복제본에 대하여 적용한다.

본 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "복제"란 비전자기록물을 종이에 영인ㆍ모사ㆍ모조하여 사본으로 제작하는 행위를 말한다.

2. "대통령기록물 복제본"이란(이하 "복제본"이라 한다) 대통령기록물과 동일하거나 유사한 규격과 품질을 갖도록 복제한 사본을 말한다.

3. "복제번호"란 복제본을 관리하기 위해 부여한 고유식별번호를 말한다.

4. "복제담당부서장"이란 복제본을 제작 및 관리하는 대통령기록관의 담당부서장을 말한다.

5. "복제신청자"란 복제본의 제작 또는 이용을 신청한 자를 말한다.

6. "반출ㆍ입"이란 복제본의 이용 등을 목적으로 복제본 관리장소 이외로 나가고 들어오는 것을 말한다.

7. "대여"란 복제본의 관리를 복제신청자에게 한시적으로 위임하는 것을 말한다.

8. "기증"이란 복제본의 관리를 복제신청자에게 영구적으로 위임하는 것을 말한다.

9. "반납"이란 대여 또는 기증한 복제본을 복제담당부서장에게 돌려주는 것을 말한다.

10. "폐기"란 복제본을 복구 불가능한 수준으로 제거하는 것을 말한다.

복제담당부서장은 다음의 업무를 수행한다.

1. 복제본 제작

2. 복제본의 보존관리

3. 복제본의 폐기관리

① 국가기록원 등 다른 기관이 제작 또는 소장하고 있는 복제본의 관리에 대하여서는 해당기관의 행정규칙을 따른다.

② 단, 대통령기록관은 복제본 관리를 위해 다른 기관이 제작 또는 소장하고 있는 대통령기록관 소장기록물의 복제본 관리와 관련한 내용을 요청하여 확인 할 수 있다.

제2장 복제본 제작 및 관리

① 복제의 대상은 대통령기록물법 제2조 제1호에 따라 대통령기록관이 소장하는 기록물과 동법 제26조에 따라 수집ㆍ관리되는 개인기록물이다.

② 다만, 제①항의 복제 대상기록물에 해당하지 않는 기록물이라도 대통령기록관 내 이용을 목적으로 복제 신청을 한 경우, 이를 복제 대상으로 할 수 있다.

복제담당부서장은 다음 각 호의 목적으로 대상 기록물의 복제본을 제작한다.

1. 공공기록물법 제21조에 따라 중요 기록물의 이중보존을 위해 복제하는 경우

2. 대통령기록물법 제26조 및 동법 시행령 제14조에 따라 개인기록물을 복제하는 경우

3. 공공기록물법 시행규칙 제34조에 따라 대통령기록물 원본의 보호를 위하여 전시에 복제본을 이용하는 경우

4. 대통령 관련 기록물을 기증받는 경우, 기증자의 요청으로 기증자의 개인소장을 위한 복제본을 제공하는 경우

5. 그 밖에 대통령기록관장이 필요하다고 인정하는 경우

① 복제신청자는 매년 하반기에 실시하는 복제본 수요 조사 기간에 신청하여야 한다. 단, 조사 기간 내에 신청하지 못한 복제본 제작 신청은 복제담당부서장과 별도 협의한다.

② 복제신청자가 대통령기록물법 시행령 제14조 제3항에 따라 소유권이 대통령기록관으로 이전되지 아니한 개인기록물을 복제 신청하려는 경우에 대해서는 소유자의 동의를 받아야 한다.

③ 대외기관에서 규정 제6조에 따른 기록물에 대하여 복제본 제작을 신청하는 경우에는 그 대상 기록물을 공문서로 한정한다.

④ 복제신청자는 별지 제1호 및 제2호 서식의 ‘복제신청서’와 ‘복제신청목록’과 필요시 별지 제3호 서식의 ‘기록물 복제 동의서’를 작성하여 신청하여야 한다.

⑤ 복제담당부서장은 신청 사안의 중요도(관내 전시를 우선으로 함), 시급성, 제작일정 등을 고려하여 복제신청자와 협의를 통해 우선순위를 정한다.

⑥ 복제신청자는 협의된 일정에 따라 원본을 복제담당부서장에게 인계ㆍ인수하여야 한다.

다음의 각 호에 해당하는 경우 복제를 제한하여야 한다.

1. 원본의 훼손 또는 보존관리에 지장을 초래할 우려가 있는 경우

2. 그 밖에 부적합하다고 판단하는 경우

복제담당부서장은 복제본의 제작 및 관리를 위하여 다음 각 호의 사항을 준수하여야 한다.

1. 복제본은 원본에 최대한 가깝게 제작함이 원칙이다.

2. 원본이 액자(족자ㆍ병풍 등을 포함) 형태일 경우, 화면 외의 액자는 복제범위에서 제외할 수 있다.

3. 제작 완료된 복제본은 복제번호를 부여하고 복제본의 이면에 복제번호를 표기하여 원본 기록물과 구분하여야 한다.

4. 복제번호 표기는 인쇄나 스탬프 등으로 별표 1에 따라 표기하며, 번호와 제작일은 수기로 기입할 수 있다.

5. 제작을 완료한 복제본은 별지 제4호 서식의 ‘복제본 관리대장’에 그 내용을 작성하며, 복제본 담당부서가 보존ㆍ보관한다.

① 복제본 이용은 대여를 원칙으로 하며, 이용목적 종료 후 즉시 복제담당부서장에게 반납하여야 한다.

② 1년 이내 단기간 대여의 경우 이용 사안의 종료 시까지, 장기간 대여의 경우는 1년 단위로 연장하는 것을 원칙으로 한다. 단, 관내 장기 대여의 경우 복제담당부서장과 협의를 거쳐 달리 정할 수 있다.

③ 복제본의 대여기간을 연장하고자 할 시에는 별지 제5호 서식의 ‘복제본 대여ㆍ연장신청서’를 작성하여 대여기간 종료 1개월 전까지 연장을 신청하여야 한다.

① 복제본 이용 시 발생하는 관리상의 책임은 복제본을 이용하는 자에게 있다.

② 복제본을 이용하는 자는 다음의 사항을 준수하여야 한다.

1. 무단파기ㆍ멸실 또는 유출의 금지

2. 목적 외의 복제본이용 금지

다음 각 호에 해당하는 경우 복제본을 기증할 수 있다.

1. 규정 제7조 제4호에 따라 기증자에게 복제본을 제공하는 경우

2. 기관 간 업무 공유와 상호교류ㆍ협력의 취지로 복제본의 제공이 필요하다고 대통령기록관의 장이 인정하는 경우. 단, 제6조 제2항의 경우는 제외한다.

① 복제신청자는 대여기간 내에 복제담당부서장이 지정한 대통령기록관 내 장소에서 복제본 대여의 반출ㆍ입을 수행하여야 한다.

② 복제담당부서장과 복제신청자는 복제본의 수량 및 외형을 상호 확인하여 별지 제6호 서식의 ‘복제본 인계ㆍ인수서’를 작성ㆍ교환하여야 한다.

③ 반출 시 복제신청자는 복제담당부서장에게 별지 제7호 서식의 ‘복제본 이용 서약서’를 제출하여야 한다.

④ 복제담당부서장은 제1항부터 제3항까지의 사항을 별지 제8호 서식의 ‘복제본 반ㆍ출입 관리대장’으로 작성하여 관리한다.

⑤ 기증에 대해서도 위의 제1항부터 제4항에 따라 수행한다.

복제본의 대여 중 심각한 훼손 또는 분실이 발생하였을 경우 즉시 복제담당부서장에게 별지 제9호 서식의 ‘복제본 손실 신고서’를 작성하여 신고하여야 한다.

① 다음의 각 호에 해당하는 경우, 복제본을 폐기할 수 있다.

1. 복제본에 심각한 훼손이 발생한 경우

2. 복제신청자가 폐기 요청을 한 경우

3. 복제본의 제작목적이 소멸된 경우

② 제1항에 따라 복제본 폐기 시, 별지 제10호 서식의 ‘복제본 폐기서’를 작성하여 복제본을 폐기하여야 한다.