외교부 비전자 공문서 등 처리 지침

제1장 총 칙

이 지침은 정부의 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」(이하 "영" 이라 한다) 및 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙」에 따라 외교부(국립외교원 및 재외공관을 포함한다) 비전자 공문서를 처리함에 있어 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

외교부 및 그 소속기관 비전자 공문서의 수발신 등 처리에 관하여는 다른 법령 및 규정에 정해진 경우를 제외하고는 본 지침을 적용한다.

① 이 지침에서 공문서(이하 "문서"라 한다)라 함은 정부의「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」제4조에 열거된 문서 및 국제관계에 의한 외교문서를 지칭한다.

② 외교문서라 함은「외교문서 공개에 관한 규칙」제2조에 명시된 문서를 말한다.

제2장 외교문서 처리

① 본부 또는 재외공관에서 생산하는 외교문서에는 본부 부서기호와 재외공관 기관기호를 기재하여야 하며, 외국어로 작성된 외교문서의 경우 부서기호와 기관기호는 영문기호를 사용한다.

② 제1항의 본부 부서기호 및 재외공관 기관기호는 별표1과 같다.

① 외교문서는 영 제11조 제1항에 의거 문서 생산등록번호를 부여하고 등록하여야 한다.

② 외교문서의 등록번호는 문서를 처리하는 각 실(국)ㆍ과ㆍ팀 및 국립외교원(이하 "처리과"라 한다)과 재외공관이 연도별 일련번호의 형식으로 를 부여한다.

보관함에 투입된 주한공관의 외교문서는 외교행낭ㆍ문서팀 접수담당이 일 2회(오전 및 오후) 수거하여 접수일시를 등록하고 지체없이 처리과에 배부하여야 한다. 배부 일시 및 수신처 기록은 별도로 유지ㆍ관리한다.

① 각 실(국)ㆍ과ㆍ팀이 생산한 외교문서는 해당 부서의 자체 관리대장에 등록하고 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)에 비치된 관인을 날인하여 대외에 발송한다.

② 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)은 외교문서 발송 현황 관리를 위해 외교문서발송대장을 비치하고 이를 5년간 보관한다.

제3장 문서의 발송

① 재외공관에 발송하는 문서는 외교행낭 취급자가 공관별 발송일정에 따라「외교행낭 및 신서사 운영에 관한 예규」제2장에 의거하여 발송한다.

② 타 부처(기관)에 발송하는 문서는 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)에 비치된 문서발송대장에 등록한 후 인편으로 정부서울청사(본관) 문서 접수처에 전달하고 접수 확인을 받는다. 대통령실은 필요시 동일한 절차에 따라 사송 담당이 일 1회 직접 방문하여 전달할 수 있다.

③ 타 부처(기관)에 발송하는 문서 중 ②항의 방법으로 발송할 수 없는 문서는 우편으로 발송하되 내용에 따라 등기 또는 보통우편으로 구분하여 발송하고 증거서류를 비치한다.

각 실(국)ㆍ과ㆍ팀이 재외공관장에게 발송하는 문서와 첨부물은 항공화물로 운송되는 상황을 감안하여 훼손 또는 파손을 방지하기 위한 적절한 조치를 취하여 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)에 발송 의뢰하여야 한다.

① 각 실(국)ㆍ과ㆍ팀이 비밀문건의 발송을 의뢰하는 경우, 해당 문건을 이중 봉투에 넣어 봉하되 겉봉투에 비밀문건임이 표시되지 않도록 한다.

② 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)은 비밀문건 발송 현황을 비밀문서발송대장에 기재하고 이를 5년간 보관한다.

중요문서는 필요에 따라 그 문서의 기안자가 사전에 문서 수발 절차를 취한 후 직접 수신처에 전달할 수 있다.

문서 기안자는 첨부물에 유의하여야 하며, 첨부물이 있는 모든 문서의 끝머리에는 첨부물의 제목과 수량을 명시하고, 부피가 작은 첨부물은 가능한 한 문서와 함께 편철하여 발송한다.

① 재외공관장이 국내 행정 기관에 발송하는 문서는 영 제15조에 의거 직접 발신하되, 본부 담당부서를 경유과로 지정하여야 한다.

② 재외공관에서 발신하는 문서 중에서 가족관계, 병무, 국적, 영사송달, 운전면허 조회, 유전자 검사, 재외선거 등 관련 단순 민원처리 문서는 경유처로의 부본 송부를 생략할 수 있다.

제4장 문서의 접수

① 외교행낭으로 본부(외교행낭ㆍ문서팀)에 도착한 비전자 문서 등은 재외공관에서 송부한 문서목록표와 실물 대조하여 누락 여부를 확인한 후 지체없이 처리과에 배부한다.

② 외교행낭ㆍ문서팀은 회계행정포털시스템을 통하여 문서의 배부 일시와 수령인 등을 확인할 수 있는 관리체계를 유지하여야 한다.

③ 사송 및 우편을 통해 접수된 타 부처(기관) 문서는 지체없이 처리과에 배부하되 접수대장, 우편물목록표 등에 수령 확인을 받고 이를 5년간 보관한다.

비밀문건의 접수 및 배부는 일반문서 접수 및 배부 체계와 분리하여 관리한다.

경유문서를 배부받은 처리과는 동 경유문서의 내용을 확인하여야 하고, 문서의 내용과 관련하여 필요하다고 판단되는 경우 최종 수신기관에 대해 의견을 제시할 수 있다.

제5장 관인 관리

① 직인 및 외무관인(외무고무인, 외무철인, 외무특수철인)을 제외한 일반고무인 등은 재외공관 및 처리과로 하여금 새겨 자체 제작하여 사용하게 할 수 있다.

② 각 실(국)ㆍ과ㆍ팀은 특수한 업무 처리에 사용하는 관인이 필요한 경우, 영 제34조에 따라 자체적으로 내부 승인 절차를 거친 후 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)에 제작을 의뢰할 수 있다.

① 문서등록번호를 부여할 수 없는 임용장, 상장 및 제 증명서 등에 관인을 사용할 경우에는 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)에 비치된 관인사용기록부에 기록한 후 날인하여야 한다.

② 각 실(국)ㆍ과ㆍ팀은 ①항의 날인이 필요한 경우, 그 용도 및 사유를 기재한 협조문이나 관인 날인 대상 문서에 대한 부서장의 결재 또는 승인 사실을 확인할 수 있는 근거서류를 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)에 송부하여야 한다.

③ 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)은 관인 날인 현황 관리를 위해 관인사용기록부를 비치하고 이를 5년간 보관한다.

① 재외공관과 처리과는 영 제36조 및 제37조에 의거 관인의 발급 및 재발급이 필요한 경우 사유와 용도를 기재하여 공문으로 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)에 신청한다. 재발급의 경우 마모 또는 파손된 관인의 인영을 첨부하여 신청하고, 재발급 대상인 구관인은 새로 발급된 관인 수령 후 즉시 본부에 반납한다.

② 관인을 분실한 재외공관 및 처리과는 관인 재발급을 신청할 때 별표2 양식의 분실경위서를 제출하여야 한다.