지식재산처 회의실 관리지침

이 지침은 지식재산처에서 관리하는 회의실의 운영과 사용에 관한 지침을 정함으로써 효율적인 관리체계를 유지함을 그 목적으로 한다.

지식재산처에서 관리하는 3개 회의실의 관리부서와 수용인원 등 회의실 현황은 별지와 같다.

① 회의실 관리부서의 팀장은 소속직원 중에서 관리담당자를 지정하고 그 담당자가 회의실의 사용 및 관리에 대한 전반적인 사항을 담당하도록 조치한다.

② 회의실 관리담당자는 회의실 사용신청을 접수하여 배정하고, 회의실내 각종 비품을 관리하며 회의실이 항상 청결하게 유지될 수 있도록 관리한다.

③ 회의실 관리담당자는 회의실을 사용하지 아니할 때 무단으로 사용하거나 출입을 하지 못하도록 회의실을 잠금조치하여야 하며 비품배치상태를 일정하게 유지ㆍ관리하여야 한다.

④ 회의실 관리담당자는 회의실 비품현황 및 회의실 사용에 관한 관리대장을 작성하여 관리하여야 하며 회의실내 비품이 회의실 밖으로 반출되지 아니하도록 철저히 관리하여야 한다.

⑤ 회의실 관리부서의 팀장은 회의실 관리담당자의 업무수행상태를 수시로 점검하고 회의실 비품관리ㆍ청소상태 등을 직접 점검하여 회의실이 항상 최적의 상태로 유지될 수 있도록 하여야 한다.

① 회의실을 사용하고자 하는 부서에서는 사용하기 전 날까지 회의실 관리부서에 사용을 신청하여야 한다.

② 사용신청을 받은 회의실 관리담당자는 같은 시간대에 사용요청이 없는 경우에는 사용이 가능함을 확인하고 회의실 관리대장에 요청사항을 기록한다.

③ 동일한 회의실을 같은 시간대에 사용신청이 중복될 경우 신청부서간 협의에 의해 사용할 부서를 정하되 협의가 이루어지지 아니할 경우에는 먼저 신청한 부서에 우선권을 부여한다.

① 회의실을 사용하는 부서에서는 회의시작 직전에 회의실 관리담당자로부터 회의실 열쇠를 받아 사용하여야 한다.

② 회의실 사용자는 회의실내 비품의 배치상태를 임의로 변경하거나 비품을 회의장 밖으로 반출하여서는 아니된다.

③ 회의실을 사용한 부서에서는 회의실을 정돈하고 회의실 관리담당자의 "이상 없음"확인을 받은 후 회의실 열쇠를 반납하여야 한다.