회담사료 관리 규정

제1장 총 칙

이 규정은 남북 회담 및 행사와 관련하여 발생하는 사료의 수집 및 이용에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. "회담사료"라 함은 남북회담의 역사적 가치가 있는 자료로써, ‘남북대화사료집’ 및 ‘회담사료DB’에 게재되는 사료와, ‘실물사료’ 중에서 제4조에 따른 회담사료 심의위원회에서 회담사료로 지정한 자료를 말한다.

2. "회담사료DB"라 함은 남북회담 및 행사와 관련한 처리부서의 기록물(「공공기록물 관리에 관한 법률」 제3조제2항에 따른 기록물을 말한다) 중에서 그 복제본의 형태로 회담정보시스템에 등재하여 관리되고 있는 전자파일의 집합을 말한다.

3. "실물사료"라 함은 남북회담본부 각 부서에서 남북회담 및 행사와 관련하여 보존하고 있는 각종 문서, 자료, 시청각자료, 행정박물 등 비전자 형태의 사료를 말한다.

4. "회담정보시스템"이라 함은 회담사료를 스캔 또는 전자적으로 처리하여 등재하고 이용할 수 있도록 남북회담본부 업무망에 구축된 정보처리시스템을 말한다.

이 규정은 남북회담본부의 회담사료 관리에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에서 정하는 바에 따른다.

제2장 심의위원회 및 관리체계

① 남북회담본부의 회담사료 관리ㆍ운영에 관한 사항을 심의하기 위하여 회담사료 심의위원회(이하 "심의위원회"라 한다)를 구성한다.

② 심의위원회는 다음과 같이 구성한다.

1. 위원장은 남북회담본부장으로 한다.

2. 심의위원회 위원은 남북회담본부 정치군사회담과장, 경제인도회담과장, 회담지원과장, 회담운영연락과장, 출입관리과장이 된다.

3. 심의위원회의 사무 처리를 위해 간사 1인을 두며, 간사는 회담운영연락과 내 지정된 회담사료 관리담당자로 한다.

③ 심의위원회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 개회한다.

④ 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하며, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

⑤ 심의위원회 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.

⑥ 심의위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 심의위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.

⑦ 심의위원회는 다음 사항을 심의한다.

1. 남북대화사료집 제작 등 남북회담 및 행사 관련 사료의 수집 및 이용에 관한 중요한 사항

2. 「회담사료 관리 규정」의 제정 및 개정에 관한 사항

3. 실물사료의 회담사료 지정 및 회담사료의 회담정보시스템 등재에 관한 사항

4. 기타 위원장이 필요하다고 인정하는 사항

① 회담운영연락과장은 회담사료 관리책임자(이하 "사료관리책임자"라 한다)로서 회담사료를 총괄 관리하고, 소속 직원 중에서 회담사료 관리담당자(이하 "사료관리담당자"라 한다)를 둔다.

② 남북회담본부 각 부서장은 남북회담 및 행사 관련 사료의 수집과 회담사료의 이용을 담당하는 부서별 담당자를 지정하여야 한다.

사료관리담당자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 남북대화사료집 제작 총괄 등 남북회담 및 행사 관련 사료의 수집 및 회담사료 이용에 관한 전반적인 사항

2. 심의위원회 개최 및 운영에 관한 사항

3. 회담사료DB의 검증 및 보완에 관한 사항

4. 실물사료의 보존 및 디지털화에 관한 사항

5. 부서별 담당자와의 협력에 관한 사항

6. 회담정보시스템 담당자와의 협력에 관한 사항

7. 기타 회담사료 관리 및 개선에 필요한 사항

부서별 담당자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 남북회담 및 행사 관련 사료 수집 및 남북대화사료집 제작에 관한 사항

2. 소관 회담사료의 스캔 또는 전자적 처리와 회담정보시스템 등재에 관한 사항

3. 소관 실물사료의 회담사료 지정 요청과 필요시 회담운영연락과 이관에 관한 사항

4. 소관 회담사료DB의 검증 및 수정에 관한 사항

5. 기타 회담사료 관리 및 개선에 필요한 사항

제3장 사료 수집 및 관리

남북회담 및 행사 관련 사료로서 수집할 대상은 다음 각 호와 같다.

1. 남북 회담 및 행사와 관련한 모든 형태의 기록물

2. 남북 회담 및 행사와 관련하여 발생한 보존 가치가 있는 실물사료

3. 기타 남북 회담 및 행사 관련 자료

① 부서별 담당자는 제8조에 해당하는 사료 중 회담사료 지정 및 회담정보시스템에 등재가 필요한 사료를 심의위원회에 심의 요청한다.

② 부서별 담당자는 심의ㆍ지정된 회담사료를 스캔 또는 전자적 처리 후 회담정보시스템에 등재하여야 한다. 단, 스캔 또는 전자적 처리가 어려운 실물사료들은 별지 제1호 서식을 작성하여 회담운영연락과에 이관하여야 한다.

③ 제1항 및 제2항은 자료의 발생일로부터 30일 이내에 수행하고, 결과를 회담운영연락과에 통보하여야 한다.

① 사료관리담당자는 회담사료DB의 정합성을 검증하고 효율적인 이용을 위해 필요한 사항을 부서별 담당자에게 요청할 수 있다.

② 사료관리담당자는 회담정보시스템에 등록되지 않은 보존된 실물사료를 디지털화하여 회담정보시스템에 등재하고, 실물사료를 형태별로 구분하여 배치 및 보존하여야 한다.

사료관리담당자는 회담사료DB 및 실물사료의 현황과 회담사료 관리와 관련한 계획 및 개선사항을 주기적으로 사료관리책임자에게 보고하여야 한다.

제4장 회담사료 대출 및 활용

① 남북회담본부 각 부서의 직원 중 회담사료를 대출 받고자 하는 경우에는 각 부서의 장의 결재를 득한 후 별지 제2호 서식의 신청서를 작성하여 사료관리책임자에게 제출하여야 한다.

② 회담사료의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우 사료관리책임자의 재승인을 받고 1회에 한해 연장할 수 있다.

③ 회담사료의 대출은 신청자가 직접 수령하고 반납하여야 하며, 대출받은 회담사료는 다른 사람 또는 다른 기관에 대여할 수 없다.

④ 제1항 내지 제3항의 규정에도 불구하고 사료관리책임자는 회담사료의 보존상태나 성격에 따라 대출범위와 조건을 제한할 수 있다.

⑤ 사료관리책임자는 별지 제3호서식의 대장에 회담사료의 대출에 관련한 기록을 작성하여야 한다.

① 회담사료를 이용하여 기획 전시, 책자 발간 삽입 사진, 기타 업무에 필요한 경우 신청하는 부서의 장은 별지 제2호 서식의 신청서를 공문으로 회담운영연락과에게 제출하여야 한다.

② 회담사료를 이용하는 부서의 장은 「보안업무규정」 및 「저작권법」 등 관련 법령을 준수하여야 한다.