환경지식행정 추진 및 지식정보 관리에 관한 지침

제1장 총 칙

이 지침은 기후에너지환경부 소속 공무원(이하 "직원"이라 한다)의 행정정보, 행정지식 등 지식정보를 조직 차원에서 축적 관리하고, 지식정보를 등록, 활용, 검증, 평가, 보상하는데 필요한 사항을 정하는 것에 그 목적이 있다.

이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "행정정보"란 행정기관 등이 직무상 작성하거나 취득하여 관리하고 있는 자료로서 전자적 방식으로 처리되어 부호, 문자, 음성, 음향, 영상 등으로 표현된 것을 말한다.(전자정부법 제2조 제6호)

2. "행정지식"이란 행정업무 수행의 경험 및 업무에 관한 지식을 말한다.(행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 제47조)

3. "지식정보"라 함은 직원들이 업무수행과 관련하여 습득 또는 창작한 각종 자료와 경험, 노하우 등을 기록한 행정정보와 행정지식을 총칭한다.

4. "기후에너지환경부 지식정보관리시스템"이라 함은 기후에너지환경부 업무와 관련된 행정정보, 행정지식 중에서 정책결정 등의 주요 판단자료로서의 가치가 크다고 인정되는 자료를 전자적으로 구축ㆍ운영하는 정보시스템을 말하며(전자정부법 제30조), 기후에너지환경부에서는 "이지샘터"라 칭한다.

5. "지식마일리지"라 함은 개인의 지식활동을 종합적으로 평가하여 그 결과를 수치로 환산한 점수를 말한다.

6. "등록"이라 함은 수집 또는 생산한 지식을 일정조건에 맞게 저장하는 것을 말한다.

7. "조회"라 함은 지식활용을 목적으로 등록된 지식을 열람하는 것을 말한다.

8. "검색"이라 함은 일정조건에 따라 등록된 지식을 찾는 것을 말한다.

9. "활용"이라 함은 등록된 지식을 이용자가 이용하는 것을 말한다.

10. "댓글"라 함은 지식이용자가 등록된 지식에 대하여 주석을 달거나 논평하는 것을 말한다.

11. "연구모임"이란 공통의 관심사를 갖고 있는 사람들이 업무와 관련된 전문지식을 토론하고 학습하기 위하여 결성한 모임을 말한다.

제2장 추진체계

① 지식행정의 추진 및 관리업무를 총괄하기 위하여 지식정보책임관(CKO : Chief Knowledge Information Officer)을 두며, 지식정보책임관은 기획조정실장으로 한다.

① 지식정보책임관을 보좌하고 지식행정 추진 및 지식정보시스템을 효율적으로 관리하기 위하여 지식정보관리자를 둔다.

② 지식정보관리자는 정보화담당관으로 하며 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 지식행정추진계획 수립에 관한 사항

2. 지식정보관리시스템(이하 이지샘터) 구축 및 관리

3. 연구모임의 관리 및 평가에 관한 사항

4. 기타 지식행정 추진에 관한 사항

① 지식정보관리자를 보좌하고 이지샘터를 구축ㆍ운영하며 지식정보를 관리하기 위하여 지식정보담당자를 둔다.

② 지식정보담당자는 정보화담당관이 지정하며 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 이지샘터의 구축 및 개편 등 관련 기본계획 수립ㆍ시행

2. 이지샘터의 시스템 유지관리, 운영실태 분석 및 평가

3. 기타 이지샘터의 운영ㆍ관리에 필요한 사항

4. 환경 관련 지식정보의 수집 및 디지털화

5. 지식정보의 등록ㆍ활용ㆍ관리 및 평가 등에 관한 사항

6. 연구모임 개설ㆍ운영ㆍ지원 및 관리에 관한 사항

7. 연구모임 온라인 활동을 위한 커뮤니티 시스템에 관한 사항

① 이지샘터에 등록된 지식의 평가를 위하여 지식평가위원회를 둘 수 있다.

② 지식평가위원회 위원장은 정보화담당관으로 하고, 위원은 실ㆍ국(소속기관)의 지식관리자 및 지식담당자로 한다

① 지식정보책임관은 필요에 따라 산ㆍ학ㆍ연 및 유관기관의 전문가 등 외부전문가로 구성된 자문단을 둘 수 있다.

② 자문단은 6명 이내로 구성한다.

③ 자문위원회의 역할은 다음과 같다.

1. 기후에너지환경부 지식행정의 진단 및 향후 개선방향에 대한 자문

2. 우수지식, 우수 연구모임 등 평가

3. 지식행정 추진과 관련된 경험전수 및 교육지원

④ 자문위원을 소집하거나 자료검토 의뢰 시 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제3장 이지샘터의 운영 및 지식정보 관리

기후에너지환경부 업무와 관련 있는 행정정보, 행정지식 등 보존 및 활용가치가 있는 지식정보를 통합하여 축적하고 체계적으로 관리ㆍ제공한다.

이지샘터 관리대상 지식정보는 기후에너지환경부 본부 및 소속기관 업무 관련 내용으로 다음과 같다.

가. 행정정보 : 기후에너지환경부에서 업무 수행과 관련하여 생산한 보고서 및 계획서 등 주요 문서(비결재 문서 포함), 외부 수집자료, 시청각 기록물, 행정박물류 등

나. 행정지식 : 업무와 관련된 경험, 노하우, 업무수행방법 등 업무에 관한 지식

다. 해외출장 관련 자료 : 해외출장(연수) 보고자료, 사진, 동영상 및 수집자료

① 직원은 개인 또는 공동명의로 모든 분야에 대하여 자유로이 지식정보를 등록할 수 있다.

② 지식정보 등록자는 등록하는 지식정보의 업무 적용성, 활용가능성, 창조성 등을 최대한 고려하여 등록하여야 한다.

③ 외부로부터 입수한 지식정보 등록 시에는 반드시 출처를 명확히 기재하여야 하며, 「저작권법」상의 문제가 발생할 수 있는 지식정보는 등록하여서는 안된다.

다음 각 호에 해당하는 사항에 대하여는 시행 전, 시행과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 업무 추진계획서 및 결과보고서, 시청각 기록물 등 행정정보를 등록하여야 한다.

1. 기후에너지환경부 장ㆍ차관, 소속기관장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동

2. 기념일, 국제회의 등 기후에너지환경부의 주요행사

3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 업무에 대한 자료로서 보존이 필요하다고 인정되는 지식정보

4. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 기록으로 보존할 필요가 있는 사항

5. 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항

6. 그 밖에 지식정보로서 관리가 필요하다고 인정되는 사항

① 등록 요청한 지식정보는 지식정보담당자의 검증을 거쳐 승인한다.

② 지식정보담당자는 지식정보 등록일로부터 7일 이내에 승인이나 거부를 결정하여야 하며, 지식정보의 가치에 따라 차등하여 점수를 부여할 수 있다.

③ 지식정보담당자가 출장 등으로 승인하지 못할 경우 대리인을 정하여 수행하게 할 수 있다.

① 지식정보담당자는 신청된 지식 내용이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 승인을 거부할 수 있다.

1. 허위사실 또는 심각한 오류를 내포하는 경우

2. 공개될 경우 조직 내ㆍ외부에 심각한 업무지장을 초래할 것이 예상 되는 경우

3. 단순한 업무지식이나 동일한 내용의 반복적인 게시

4. 상업적 목적, 욕설, 비방, 음란한 표현 등

5. 개인정보보호에 어긋나는 내용의 지식

6. 1건의 지식을 2건 이상의 지식으로 분할하여 등록한 경우

7. 인용지식을 창안지식으로 위장하거나 인용시 출처를 기재하지 않은 경우

8. 그 밖에 지식행정의 정상적인 운영을 저해하는 표현 또는 내용

② 지식정보담당자는 제1항에 따라 승인을 거부하는 경우에는 그 사유를 지식등록 신청자에게 통보하여야 한다.

① 이지샘터에 등록된 지식정보는 기후에너지환경부, 소속기관에 근무하는 모든 직원이 업무와 관련하여 활용할 수 있다.

② 업무 외 개인적인 목적으로 사용하고자 할 경우에는 저작권 관련 규정을 위배하지 않는 범위 내에서 허용된다.

① 이지샘터에 등록된 지식정보에 대해서는 등록, 조회, 활용, 댓글, 좋아요 등에 대해 지식마일리지를 부여하며 다음 각 호에 따른다.

1. "등록", "활용", "좋아요"에 대해서는 지식정보 등록자에게 마일리지 부여

2. "조회", "댓글"에 대해서는 지식정보 이용자에게 마일리지 부여.

② 지식마일리지의 점수체계는 별도의 지식마일리지 관리계획을 수립하여 적용한다.

① 지식등록자는 등록한 지식에 대하여 지식정보 담당자가 승인하기 전에는 수정을 할 수 있으나, 승인된 지식에 대해서는 수정할 수 없다.

② 지식정보 담당자는 지식의 저작권 및 기본내용을 침해하지 않는 범위 내에서 오타, 오류 등을 수정할 수 있다.

① 이지샘터에 등록된 지식정보는 등록자가 임의로 삭제할 수 없으며 삭제를 원하는 경우 지식정보 담당자에게 요청하여야 한다.

② 이미지 해상도 저하, 업무목적에 부적합, 자료파손 등 문제가 발생한 지식정보에 대하여는 지식등록자와 협의 없이 서비스 중지를 할 수 있다.

③ 등록된 지식정보에서 오류가 발견되거나 사생활 침해 및 명예훼손 등 타인의 권리가 침해된 경우에는 그 사실을 접한 직원은 지식정보 담당자에게 통보하여야 한다.

④ 제3항에 따라 관련사실을 통보받은 지식정보 담당자는 지체 없이 해당 지식정보에 대하여 오류 및 타인의 권리침해 여부 등을 검토하여 삭제 등 필요한 조치를 하고 해당 직원에게 그 사실을 통보하여야 한다.

⑤ 이지샘터 운영 주관부서(정보화담당관실)에서는 지식정보의 삭제 요청 건이 권리의 침해 여부를 판단하기 어렵거나 이해당사자 간에 다툼이 예상되는 경우 이를 확인하기 위하여 해당 정보에 대한 접근을 임시적으로 차단하는 조치를 할 수 있다.

① 등록된 지식은 역사적 보존가치가 있는 정보를 제외하고 보존기간 5년을 경과하는 경우에는 자동으로 이를 삭제한다. 다만, 지식등록 신청 시 별도의 보존기간을 정한 경우에는 그러하지 아니하다.

② 지식정보 담당자는 보존기간이 만료된 지식 중에서 활용빈도가 높거나, 보존의 필요성이 있다고 판단되는 지식에 대하여는 보존기간을 연장할 수 있다.

이지샘터에 등록된 지식정보를 외부에 제공하고자 하는 경우 공개가 허용된 지식정보를 제공하는 것을 원칙으로 하며, 대외비밀 또는 보안이 요구되는 지식에 대하여 해당 지식의 공개범위를 제한할 수 있다.

① 지식정보 담당자는 이지샘터에 등록된 행정정보 및 행정지식에 대해 저작권과 개인정보 등을 침해하지 않도록 면밀히 검토한 후 승인하여야 한다.

② 지식정보의 승인 이후에라도 저작권과 개인정보 침해를 인지한 경우 해당 지식정보를 즉시 삭제하여야 한다.

이지샘터에 등록된 지식 중 직원이 그 직무와 관련하여 등록한 지식에 대하여는 특허 등 지식재산권의 등록을 받을 수 있는 권리를 기후에너지환경부가 승계한다.

정기적으로 "행정정보 등록주간"을 지정하여 시행하며 이 주간에는 주요 행정정보를 집중 등록하도록 한다.

제4장 연구모임 관리 및 평가

① 직원들이 업무수행에 필요한 전문지식 및 현안과제에 대하여 학습ㆍ토론함으로써 문제해결 능력을 배양하고 개선방안을 도출하기 위하여 연구모임을 구성하여 운영한다.

② 연구모임을 구성한 때에는 이지샘터의 커뮤니티 관리시스템에 등록ㆍ신청하여 지식정보관리자의 승인을 받아야 한다.

③ 지식정보 관리자는 새로 개설이 신청된 연구모임이 기존의 연구모임과 유사하거나 연구모임의 목적이 타당하지 않은 경우에는 승인을 거부할 수 있다.

① 연구모임 활동은 연구모임의 관리자를 중심으로 운영하며, 관리자는 구성원에게 일정한 임무를 부여할 수 있다.

② 연구모임 활동의 효율적 수행을 위하여 온라인 활동과 오프라인 활동을 병행할 수 있다.

③ 연구모임별로 활동목적, 연구ㆍ운영목표, 활동방침, 활동방법, 추진실적, 추진계획 등이 포함된 "연구모임 활동계획서"를 작성하여 관련 게시판에 게시함으로써 연구모임의 실질적 운영을 유도한다.

④ 지식정보관리자는 연구모임 평가 등의 목적으로 연구모임 활동실적을 취합하고자 할 때 "연구모임 활동결과보고서"를 요청할 수 있다.

① 연구모임의 활동을 위하여 지식정보관리자는 예산범위 내에서 외부강사료, 자료집 발간비용 등을 연구모임 활동성과 및 활동계획에 따라 차등하여 지원할 수 있다.

② 각 기관은 회의실을 연구모임의 모임장소로 제공하여야 하며, 외부의 시설을 이용할 경우에는 지식정보관리자는 예산범위 내에서 임차료를 지원할 수 있다.

③ 오프라인 학습모임을 위하여 연구모임별로 워크숍을 추진하는 경우 부서장은 출장조치 등 행정지원을 하여야 한다.

④ 연구모임에서 오프라인 모임 및 워크숍을 개최한 경우 참석자의 상시학습 시간을 인정하여야 한다.

① 연구과제 성과목표가 달성되어 연구모임 활동의 필요가 없어진 때에는 지식정보관리자에게 폐쇄를 요청할 수 있다.

② 일정기간 이상 활동실적이 저조한 연구모임은 지식정보관리자가 직권으로 폐쇄할 수 있다.

① 제25조 제4항의 연구모임 활동결과 보고서를 바탕으로 연구모임의 활동실적과 성과물에 대한 평가를 실시한다.

② 연구모임 평가는 온라인 활동(게시물, 회원의 참여도 등) 및 오프라인 활동(모임 횟수, 토론결과, 업무 및 정책반영 사례, 자료집 발간 등)을 평가하여 우수연구모임을 선정한다.