지식관리 및 보상에 관한 지침

제1장 총칙

이 지침은 지식재산처 지식관리의 효율적인 운영을 기하고, 지식활동에 대한 객관적 평가 및 보상체계를 구축하여 특허행정의 질적 생산성을 향상시킴으로써 특허행정업무에 대한 지식경영의 활성화를 목적으로 한다.

이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "지식"이라 함은 특허행정업무에 종사하는 자가 수집 및 생산한 정보를 말하며, 다음 각목과 같이 구분된다.

가. 업무자료 : 업무와 관련성이 있는 지식

나. 소통자료 : 업무와 관련성은 없으나 공유하면 유용할 것으로 판단되는 지식

다. 생산지식 : 개인이 직접 창출한 지식

라. 인용지식 : 외부자료를 가공 없이 인용한 지식

2. "등록"이라 함은 수집 또는 생산한 지식을 지식관리시스템에 일정조건에 맞게 저장하는 것을 말한다.

3. "조회"라 함은 지식활용을 목적으로 등록된 지식을 열람하는 것을 말한다.

4. "검색"이라 함은 일정조건에 따라 등록된 지식을 찾는 것을 말한다.

5. "공유"라 함은 등록된 지식을 이용자가 이용하는 것을 말한다.

6. "지식연결"이라 함은 이미 등록된 다른 지식과 연결하여 쉽게 활용할 수 있도록 하는 것을 말한다.

7. "지식 코멘트"라 함은 지식이용자가 등록된 지식에 대하여 주석을 달거나 논평하는 것을 말한다.

8. <삭제>

9. "지식관리시스템"이라 함은 조직 전체의 생산성을 향상시키기 위하여 직원 개개인의 지식을 축적하고 체계적으로 관리하는 정보시스템을 말한다.

10. "지식전문가"라 함은 분야별 전문지식을 보유하고 있는 자로서 지식을 평가하고 질문에 답변할 수 있는 자를 말한다.

11. "지식마일리지"라 함은 개인의 지식활동을 종합적으로 평가하여 그 결과를 수치로 환산한 점수를 말한다.

지식재산처에서 생성되는 모든 지식에 대한 관리 및 이에 따른 보상은 다른 법령이나 지침 등에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 지침이 정하는 바에 따른다.

제2장 지식관리체계

지식관리에 관한 업무를 총괄하게 하기 위하여 최고지식책임자를 두며, 최고지식책임자는 차장으로 한다.

① 등록된 지식의 효율적인 관리 및 운영을 위하여 지식관리자를 두며, 지식관리자는 지식재산정보국 지식재산정보시스템과장으로 한다.

② 지식관리자는 지식관리시스템과 관련된 실무업무를 총괄하며, 다음 각호의 업무를 수행한다.

1. 지식관리시스템의 구축 및 운영

2. 등록된 지식의 관리

3. 지식활동의 평가 및 보상제도 운영

4. 기타 지식관리시스템의 관리에 관한 사항

③ 지식관리자는 지식관리에 관한 업무를 지원하도록 하기 위해 부서별로 지식도우미를 지정할 수 있다.

④ 지식도우미는 소속부서의 지식활동과 관련하여 다음 각호의 업무를 수행한다.

1. 지식관리시스템 활용방법 전파 및 지식활동 촉진

2. 핵심지식 등록 실적 관리

3. 기타 지식관리 관련 업무 지원을 위한 사항

① 등록된 지식을 평가하고 지식의 품질을 관리하기 위하여 지식전문가를 둔다.

② 지식전문가는 등록된 지식을 객관적이고 성실히 평가하여 지식 품질 향상을 위해 노력해야 한다.

③ 지식전문가는 연 1회 선정 하는 것을 원칙으로 하며, 필요에 따라 수시로 선정하되 그 기준은 지식관리시스템에 공지한다.

④ 지식전문가의 활동기간은 1년을 원칙으로 하되 1회에 한하여 연장할 수 있고, 추가 활동을 위해서는 전항의 선발절차를 따라야 한다.

⑤ 지식전문가가 지식에 대한 평가 및 질문에 대한 답변을 충실히 하지 않을 경우 지식관리자는 지식전문가 교체 등 적절한 조치를 취할 수 있다.

최고지식책임자는 지식관리 및 보상에 관한 중요사항을 심의하기 위하여 필요할 경우 지식전문가로 구성된 지식관리운영협의회를 개최할 수 있다.

① 지식관리시스템 이용자는 신규 게시판 생성 요청시 개설이유, 게시판의 위치, 게시판구성 및 주요내용 등에 관하여 지식관리자와 협의를 거쳐야 하며, 해당게시판을 책임있게 관리해야 한다.

② 이용자는 지식관리시스템을 통한 업무 추진시 반드시 지식관리자와 사전 협의를 해야한다.

제3장 지식관리

① 지식은 지식 창출자가 등록하여야 하며, 지식을 등록하려고 하는 자는 지식의 분류, 보존기간, 공개여부, 핵심단어 등을 기재하여야 한다.

② 지식등록자는 다음 각호의 경우 하나의 지식으로 등록하여야 한다.

1. 동일 또는 유사지식

2. 연속된 지식

3. 요약본과 전문

4. 관련활동이 종료되었을 경우 그 활동에 관련된 일련의 지식

③ 이미 개정이 되어 그 실효성이 없다고 판단된 구지식은 개정된 지식을 등록하여야 한다.

④ 인용지식을 등록할 경우 지식의 출처를 명확하게 표시하여야 하며, 저작권과 관련된 책임은 등록자에게 있다.

① 지식관리자는 지식전문가의 승인이 필요한 지식을 지정할 수 있다.

② 지식전문가는 등록일로부터 7일 이내에 지식의 승인 여부를 결정하여야 하며, 등록된 지식을 승인할 경우 지식의 내용을 평가하여야 한다.

③ 지식전문가는 등록된 지식이 다음 각호의 어느 하나에 해당하는 경우 승인을 반려할 수 있다.

1. 이미 등록되어 있는 지식과 동일하거나 유사한 경우

2. 1건의 지식을 2건 이상으로 분할하여 등록한 경우

3. 인용지식을 생산지식으로 등록한 경우

4. 내용이 극히 부실하거나 심각한 오류를 포함하고 있는 경우

5. 인터넷 등을 통해 누구나 손쉽게 입수할 수 있는 내용을 특별한 활용목적 없이 단순 복사하여 등록한 경우

6. 외부에 공개하는 내용에 비공개대상정보가 포함되어 있는 경우

7. 외부자료를 인용하면서 출처를 표시하지 않는 등 저작권을 침해할 소지가 있는 경우

④ 지식등록자는 반려에 이의가 있을 경우 반려된 날로부터 7일이내에 지식관리자에게 이의신청을 할 수 있다.

⑤ 등록된 지식이 최종적으로 승인되기 위해서는 해당 분야 지식전문가의 60% 이상이 승인하여야 한다.

① 지식등록자는 자신이 등록한 지식에 대해 수정 및 보완할 수 있다.

② 지식의 특성상 공동으로 작성하는 것이 유용한 경우 지식등록자 이외에도 지식을 수정할 수 있다.

③ 보존기간이 만료된 지식은 자동으로 폐기하며, 보존기간이 명시되어 있지 않은 경우 등록일부터 10년이 경과하면 폐기할 수 있다.

④ 지식관리자는 보존기간이 만료된 지식 중 활용빈도가 높거나 보존의 필요성이 있다고 판단되는 지식에 대해 보존기간을 연장할 수 있다.

⑤ 지식전문가 또는 지식관리자는 등록된 지식이 비밀을 요하거나 기타 사회질서에 어긋나는 것이라 판단되는 경우 최고지식책임자의 동의를 얻어 지식을 삭제할 수 있다.

① 지식이용자는 등록된 지식에 대해 조회, 코멘트, 검색, 연결, 질문 및 답변할 수 있다.

② 지식이용자는 등록된 지식에 대해 수정을 요구할 수 있으며, 이 경우 지식등록자는 요구사항에 대해 검토를 거친 후 수정할 수 있다.

③ 지식전문가 또는 지식관리자는 지식의 분류가 적절하지 않은 경우 지식을 재분류할 수 있다.

④ 지식전문가 또는 지식관리자는 일반국민이나 민간기관 등 지식재산처 외부와 지식을 공유하고자 하는 취지와 목적을 고려하여 지식의 공개여부를 조정할 수 있다.

① 지식전문가는 창의성, 충실성, 활용성 등을 종합적으로 고려하여 지식의 내용을 평가하여야 하며, 최종평가점수는 지식전문가별 평가점수의 평균으로 한다.

② 지식이용자는 등록된 지식의 내용을 평가할 수 있다.

③ 등록된 지식의 평가점수는 지식전문가에 의한 평가점수와 지식이용자에 의한 평가점수를 합산하여 산정하며, 지식평가점수 산정방식은 지식관리시스템에 공지한다.

제4장 지식활동의 평가 및 보상

① 지식의 등록, 공유 및 활용 등 지식활동에 따라 지식마일리지를 부여할 수 있으며, 지식마일리지 체계는 지식관리시스템에 공지한다.

② 지식활동을 활성화하기 위해 필요한 경우 지식관리자는 제1항의 규정에 의한 활동 이외에도 지식마일리지를 부여할 수 있다.

③ 내용이 더 이상 유효하지 않는 등의 특별한 사유없이 지식등록자가 등록된 지식을 임의로 삭제할 경우 지식등록 활동으로 부여된 지식마일리지는 회수할 수 있다.

④ 지식관리자는 이용자 평가가 극히 부진하거나 부적절한 지식으로 신고된 지식에 대해서는 지식마일리지를 차감할 수 있다.

① 지식관리자는 지식마일리지에 따라 지식활동 우수자 및 우수부서를 선정하고, 포상금을 지급하거나 이에 상당한 포상을 할 수 있다.

② 포상의 종류, 인원 및 시기, 포상금의 액수 등은 지식관리자가 예산의 범위 내에서 조정할 수 있다.

③ 지식관리자는 일정기간 동안 특정주제의 지식을 공모하고 지식전문가 및 관련 부서의 평가를 통해 우수지식을 선정하여 포상할 수 있다.

④ 지식관리자는 지식관리시스템을 통환 지식활동을 활발히 하는 커뮤니티를 선정하여 포상할 수 있다.

① 지식마일리지에 따라 매월 지식활동 우수자를 이달의 지식인으로 선정할 수 있으며, 지식인으로 선정된 자의 명단을 지식관리시스템에 게시할 수 있다.

② 등록된 지식 중 제12조의 규정에 의한 지식평가점수가 일정수준 이상인 지식은 우수지식의 자격을 가지며, 이를 지식관리시스템에 표시하도록 한다.

제5장 지식활동 활성화

지식관리자는 직원들의 지식 창출ㆍ활용을 촉진하기 위하여 지식관리의 날을 지정하여 운영할 수 있다.