기록물관리 표준 작성 지침

제1장 총칙

이 지침은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제7조, 제9조 및 제39조에 따라 기록물관리 표준의 작성에 관한 사항을 규정하는 것을 목적으로 한다.

이 지침에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. "조항"이란 요구사항, 권장사항 또는 설명의 형식을 취하는 규범적 문서 내용을 서술하는 표현을 말한다.

2. "요구사항"이란 최선의 업무를 달성하는 데에 필요한 사항 중 선택의 여지가 없는 사항이나 필수적으로 요구되는 기준을 제시할 때 이를 준수하도록 요구하는 표현을 말한다.

3. "권장사항"이란 기타 사항을 배제하지 않으면서 여러 가능한 대상 중의 하나를 특별히 적절한 것으로 추천하거나, 특정 행위절차가 필수적으로 요구되는 것은 아니지만 선호될 때, 또는 소극적 관점에서 특정 행위절차는 피하는 것이 좋지만 금지된 것은 아닐 때 해당 내용을 전달하는 표현을 말한다.

4. "설명"이란 표준문서의 내용 중 정보를 전달하는 표현을 말하며, 허용이나 실현 가능성을 표현하는 문장을 포함한다.

5. "부속서"란 내용으로서는 본래 표준의 본문에 포함시켜도 되는 사항이지만 표준의 구성상 특별히 추려서 본문에 준하여 정리한 것을 말한다.

6. "부(part)"란 사용자의 편의를 위하여 하나의 표준을 물리적 또는 논리적으로 구분할 필요가 있는 경우 동일한 번호 아래 둘 이상으로 나눈 것을 말한다.

7. "절(clause)"이란 표준 목차의 세분에 있어 기본적인 구성요소를 말한다.

8. "항(subclause)"이란 번호가 부여된 절의 세분화된 구분을 말한다.

① 표준은 표준 개발에 참여하지 않은 사용자도 내용을 이해할 수 있도록 분명하고 정확한 문장을 사용하여야 한다.

② 표준의 구조, 용어와 기술방식은 일관성이 있어야 하고, 관련된 다른 표준의 구조 및 절의 번호 부여 방식은 가능한 동일하여야 한다.

③ 유사한 조항을 표현하는 경우에는 동일한 어법을 사용하여야 하며, 이미 정의된 용어를 다른 용어로 대체하여서는 안 된다.

④ 기술 관련 표준의 경우 기술현황을 최대한 반영하되, 향후 기술 발전 및 환경 변화에 따라 조정이나 확장이 가능하도록 작성하여야 한다.

제2장 표준의 구조

표준문서는 부, 절, 항, 문단, 목록, 부속서 등에 각각 번호를 부여하여 작성하며, 부여 체계는 아래 표와 같다.

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① 부의 번호는 1부터 시작하는 아라비아 숫자로 표시하며, 표준번호 뒤에 붙임표(-)를 넣어 표기한다.

② 제1항에 따라 부에 번호를 부여할 때는 표준의 제목에도 ‘제○부’를 표기하고 쌍점( : )을 사용하여 부제목을 명시한다.

③ 부의 제목은 표준의 제목과 동일한 방법으로 작성한다.

(예시) NAK 31-1:2022(v2.3) 전자기록물 장기보존패키지 기술규격-제1부: XML로 포맷화된 방식(NEO2)

(예시) NAK 31-2:2022(v1.1) 전자기록물 장기보존패키지 기술규격-제2부: 디렉토리로 구조화된 방식(NEO3)

① 절은 아라비아 숫자로 표기하며 표준의 "적용범위"부터 절 번호를 연속적으로 부여하고, 부속서는 제외한다.

② 절은 본문 내용과 구분하기 위하여 행을 달리하고, 절 번호 뒤에는 ‘절 제목’을 표기한다.

① 항은 같은 단계에서 최소 두 개 이상의 항이 존재할 때만 생성할 수 있다.

② 기본 항은 파생 항으로 5단계까지 세분할 수 있으나 사용자의 가독성을 위하여 가능한 2～3단계까지로 구성한다.

③ 제2항에 따라 항을 4단계 이상 세분할 경우에는 가능한 본문의 내용을 묶거나 항 대신 목록을 사용한다.

④ 항 번호 뒤에도 필요한 경우 절과 같이 제목을 붙일 수 있다.

⑤ 요구사항과 같은 조항의 성격이 아닌 공통적이고 일반적인 내용을 담고 있는 문단은 가능한 일반적인 사항에 해당하는 하나의 항으로 분리한다. 다만 동일 단계의 다른 항이 없는 경우에는 해당 절에 기술할 수 있다.

① 문단은 서술형 문장으로 작성하며 번호를 부여하지 않는다.

② 문단은 참조로 언급할 때의 혼란을 방지하기 위하여 가능한 특정 항에 속하여야 한다.

목록 내에 각 항목은 -, ㆍ, a), 1) 순으로 기호를 사용하여 구분한다.

제3장 표준의 내용

① 표준문서는 표지, 목차, 머리말, 제목, 적용범위, 적용근거, 용어정의, 본문의 순으로 구성하여야 한다.

② 표준문서는 필요에 따라 개요, 부속서, 참고문헌, 색인, 해설을 포함할 수 있다.

③ 표준문서의 작성에 필요한 경우 그림과 표를 삽입할 수 있다.

① 표준의 내용의 구체적인 작성 요령은 별표 1을 따른다.

② 용어정의의 표기에 관한 사항은 별표 2를 따른다.

③ 외래어와 외국어 표기에 관한 사항은 별표 3을 따른다.

④ 표준의 서식에 관한 사항은 별표 4를 따른다.

표준안 작성 단계에서는 별표 5에 따라 필요성, 내용ㆍ형식의 적합성을 점검하여야 한다.