국립국어원 기증자료 관리 및 보존에 관한 규정

이 규정은 국어 관련 고문헌과 국어학 관련 귀중 자료를 기증받아 국어의 발전과 국어유산의 보존·전승의 기반을 마련하고, 이를 국민과 국어 연구자들이 이용할 수 있도록 보존·관리함으로써 기증 문화의 활성화를 도모하기 위함을 목적으로 한다.

① 자료 기증자의 확보, 기증 권유, 기증 자료의 고증, 기증자의 예우 등에 관한 중요 사항을 협의하기 위하여 자료기증협의회(이하 ‘협의회’라 한다)를 둘 수 있다.

② 협의회는 다음 사항을 심의한다.

1. 자료 기증자의 조사, 확보 및 기증 권유 방안

2. 기증 자료의 고증 및 기증 수용 여부

3. 자료 기증자의 예우에 관한 사항

4. 기증 자료의 보존과 관리에 관한 사항

5. 기증 자료 확보를 위한 홍보 방안에 관한 사항

6. 그 밖에 위원장이 필요하다고 인정하는 사항 [전부개정 2014.3.10.]

③ 협의회는 위원장을 포함하여 7명 이내로 구성한다. [전부개정 2014.3.10.]

④ 위원장은 기획연수부장으로하고, 내부위원은 어문연구실장, 공공언어과장, 교육연수과장, 어문연구과장으로 하고, 외부위원은 국어학 또는 고문서 전문가 중에는 2명을 위촉한다. [전부개정 2014.3.10.]

⑤ 협의회의 간사는 자료실 운영 담당자로 한다.

① 국립국어원(이하 ‘국어원’이라 한다)에 자료를 기증하고자 하는 개인 또는 단체는 ‘자료기증원’ [별지 1호 서식]을 자료 목록과 함께 제출하여야 한다.

② 기증 자료를 받는 것으로 확정되면 자료실의 담당직원이 기증자를 방문하여 자료를 보관 장소로 옮긴다. 다만, 기증자가 원할 경우 다른 방법으로 옮길 수 있다.

③ 기증 자료를 옮기는 데 필요한 비용은 기증을 받는 자의 부담으로 한다.

④ 기증 자료는 국립국어원장(이하 ‘원장’이라 한다) 명의로 기증받으며 해당 부서장은 기증자의 인적사항과 기증 내용 등을 외부에 발표할 수 있다.

⑤ 기증 자료의 일반 공개를 위하여 기증 자료 전시회를 개최할 수 있다.

① 기증 자료는 그 목록을 작성하여 국어원에서 사용하고 있는 ‘도서관리프로그램’에 입력하고 자료실에 보존·관리한다.

② 기증 자료의 목록은 자료실에 1부를 비치하고 1부는 기증자에게 기증 자료의 수령증[별지 2호 서식]과 함께 교부한다.

③ 기증자의 기증 자료는 기증 자료임을 표시하는 별도의 공간에 기증자의 성명과 기증 내용 등을 설명하는 표시판을 부착하여 보존·관리한다.

① 기증 자료 중 다음 항에 해당하는 자료는 등록 부적합 자료로 처리한다.

1. 제본 및 인쇄 상태가 영구 보존하기에 부적합한 자료

2. 파손·오손 정도가 심하여 수리 및 제본비가 자료 구입비를 상회하는 경우

3. 삭제

4. 국어원 소장 자료 중 복본으로 소장할 필요가 없는 자료

5. 그 밖에 협의회에서 소장할 가치가 없거나 부적합하다고 인정하는 경우 [전부개정 2014.3.10.]

② 등록 부적합 자료는 기증자에게 그 사유를 알리고 해당 자료의 처리 방법에 관하여 협의한다.

③ 등록 부적합 자료는 기증자가 원하면 이를 돌려 줄 수 있다.

④ 전자파일로 전환이 가능한 자료는 전자파일 형태로 보존하고 그렇게 할 수 없는 자료는 폐기한다.

① 기증은 무상으로 한다.

② 기증자에 대한 공식적인 예우는 없으나 필요시 기증자의 사회적 위치, 기증자료의 수량 등을 감안하여 협의회에서 기증자에 대한 감사의 표시로 다음 사항을 논의하여 정할 수 있다.

1. 원장 명의의 감사패 수여

2. 기념품 증정

3. 국어원 자료실 평생 이용 회원으로 등록

4. 국어원의 각종 정기간행물 배송

5. 자료 기증자와의 간담회 개최

③ 기증 자료의 양이 많고 기증 자료의 가치가 높아 국어 문화유산에 해당할 때에는 기증자의 희망을 고려하여 협의회에서 논의한 후 개인문고를 설치할 수 있다.