2015년도 지방이전 정부기관 기록물 관리지침

Ⅰ 총 론 1. 목 적 ○「신행정수도 후속대책을 위한 연기·공주지역 행정중심복합도시 건설을 위한 특별법」및「국가균형발전특별법」에 따른 지방이전 대상 정부기관이 보유하고 있는 기록물의 무단폐기·훼손 방지와 안전한 이송 관리를 위한 방법과 절차 제공 ○ 정부기관의 세종시 및 혁신도시 이전에 대비한 대량 기록물의 체계적·효율적인 관리 ● 기록물 : 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도면·대장?카드·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물류(?공공기록물 관리에 관한 법률? 제3조) 2. 적용대상 ○「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “공공기록물법”이라 한다.) 제3조 및 동법 시행령 제3조에 따른 수도권 소재 공공기관 중「신행정수도 후속대책을 위한 연기·공주지역 행정중심복합도시 건설을 위한 특별법」및「국가균형발전특별법」제18조에 따라 세종시 및 혁신도시 등 지방으로 이전하는 공공기관에 대하여 적용 ● 공공기관 : 국가기관, 지방자치단체, 그 밖에 대통령령이 정하는 기관 (공공기록물법 시행령 제3조) ○ 대상기관 : 48개 기관 - 세종시 <img id="22463209"> </img> - 혁신도시 <img id="22463222"> </img> 　 Ⅱ 기록물관리 일반 1. 목 적 ○ 공공기관의 투명하고 책임있는 행정의 구현 ○ 공공기록물의 안전한 보호 및 효율적 활용 ○ 공공기관 아카이브 구축 기반 조성을 통한 기록문화유산 후대 전승 2. 적용범위 공공기관이 업무와 관련하여 생산·접수한 기록물과 개인 또는 단체가 생산·취득한 기록정보 자료(공공기관이 소유·관리하는 기록정보 자료 포함) 중 국가적으로 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록정보 자료 등 공공기록물에 대하여 적용 <img id="22463231"> </img> ● 행정박물 : 공공기관에서 업무수행과 관련하여 생산·활용한 형상기록물로서 행정적·역사적·문화적·예술적 가치를 지니는 기록물 3. 기록물관리의 원칙 ○ 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물의 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성·무결성·신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 함 <img id="22463279"> </img> ○ 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 필요한 조치를 강구하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물도 전자적으로 관리될 수 있도록 노력하여야 함 ○ 중앙기록물관리기관의 장은 기록물이 효율적이고 통일적으로 관리·활용될 수 있도록 기록물관리의 표준화를 위한 정책을 수립·시행하여야 함 4. 기록물관리기관 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기관으로 영구기록물관리기관, 특수기록관, 기록관으로 구분 <img id="22463280"> </img> <img id="22463263"> </img> ● 기록관은 기록물관리 부서에 설치(동법 시행령 제10조 제2항) 5. 기록물관리 프로세스 ○ 기록물의 관리체계 - 처리과(소관 기록관의 부서단위 및 소속기관) -> 각급 기관 기록관 -> 중앙기록물관리기관(국가기록원) <img id="22463281"> </img> 　 Ⅲ 지방이전 대비 기록물관리 1. 일반현황 가. 관련근거 ○「공공기록물법」제9조, 제13조, 제18조, 제19조, 제28조 ○ 동법 시행령 제13조, 제16조, 제22조, 제23조, 제60조 등 ○ 동법 시행규칙 제4조, 제5조, 제9조～제14조 등 ○ NAK/S 10:2012(v1.1) 기록관 표준운영절차 : 일반 ○ NAK/S 3:2013(v2.1) 처리과 기록관리 업무처리 절차 나. 지방이전 정부기관 범위 및 유형 ○ 정부의 ‘세종시 등 정부기관의 지방이전 계획’에 따라 지방이전을 추진하는 48개 정부기관 <img id="22463282"> </img> 다. 지방이전 정부기관 기록관리 업무 흐름도 <img id="22463298"> </img> 라. 지방이전 대비 기록관리 주요 업무 <img id="22463328"> </img> 2. 기록물 이전계획 수립 가. 목 적 ○ 세종시 및 혁신도시 이전 대상 기관의 대량 기록물을 누락없이 안전하게 이송·관리 ○ 이전 단계별 기록물관리를 위한 주요 업무내역을 계획에 반영하여 차질없는 이전 수행 나. 이전계획 수립시 고려사항 ○ 이전 단계별 기록물관리 업무내역 및 체크리스트 작성 - 이전 사전단계, 이전 추진 및 이전 후 처리과와 기록관(소속기관 기록관리 총괄부서)에서 할 업무 - 대량 기록물의 이송을 위한 세부 추진일정 ○ 신청사에 기록관리 시설·장비 등의 확보 - 보존서고(문서고) 면적, 소화 설비 등 기록관리 시설·장비기준 반영 - 기록물, 서가 등 이송을 위한 이전비용 확보 ※「참고 1. 이전비용 산출 내역서」참조 ○ 기록물 보유현황조사 및 이송계획 - 기록물의 무단폐기 방지와 안전한 이송을 위해 보존서고(문서고)와 처리과 캐비닛 등의 기록물 현황조사 절차·방법 등 - 기록물 편철?정리, 이송상자 편성과 반출, 이송절차 등 ○ 이전 후 기록물 정수점검 및 서고 재배치 등의 계획 - 기록물 인계인수 및 정수점검 - 기록물의 재배치 및 시설·장비 설치현황 점검 등 3. 기록물 보유현황 전수조사 및 정리 <img id="22463344"> </img> 가. 목 적 ○ 신청사 이전 대비 기록물의 무단폐기 방지 및 안전한 이송과 기록물 보존시설 인프라 구축을 위한 통계 확보 ○ 기록물의 적기 이관 및 보존기간 경과 기록물에 대한 평가·폐기 등 효율적 기록물관리 기반 마련 ○ 기록물 정리 및 목록관리를 통해 해당기관 정보공개 요구에 대비하는 등 행정의 효율성 제고 나. 조사대상 기록물 ○ 처리과(캐비닛, 개인사물함 등) 및 보존서고(문서고) 등에 보관하고 있는 기록물 전체 - 생산·접수한 종이기록물 : 문서·대장, 카드·도면류 - 시청각기록물(필름, 사진, 동영상 등), 조사·연구·검토서, 회의록, 간행물, 행정박물, 비밀기록물 등 다. 기록물 보유현황조사 및 정리방법 ○ 조사 시기 - 이전 예정 전년도에 기관별로 자체조사 실시 ※ ’14년도의 경우 ’15년도에 이전 대상인 10개 기관(혁신도시)을 대상으로 실시 ○ 조사 및 정리방법 - 각 기관 직접 조사 : 각 기관별로 기록관(소속기관 기록관리 총괄부서)과 처리과간의 협의를 통하여 조사일정, 조사방법 등을 결정하여 수행(업무담당자 협조 필요) - 용역을 통한 조사(위탁조사) : 기록관(소속기관 기록관리 총괄부서) 주관 하에 해당 처리과에 인력을 지원하여 조사 라. 보유현황조사 수행절차 <img id="22463346"> </img> 마. 수행절차별 역할분담 체계 <img id="22465152"> </img> (1) 조사계획 수립 - 조사 일정, 절차, 방법 및 사전 준비사항 등에 대한 세부계획 수립 <img id="22463417"> </img> (2) 보유현황 조사 교육 - 기록관(소속기관 기록관리 총괄부서)에서는 처리과 기록관리책임자를 대상으로 기록물 보유현황조사 매뉴얼 교육 실시 <img id="22463399"> </img> ● 기록물관리책임자 : 해당 처리과 기록물의 정리·보관 및 이관 등 기록관리 전 과정을 주관하는 담당자[공공기록물법 시행규칙 제15조] (3) 보유기록물조사 대상 파악 - 보존서고(문서고), 별도 보관서고 및 개인 캐비닛 등에서 관리 중인 기록물에 대한 일제 조사 실시 - 기록관(소속기관 기록관리 총괄부서) 주관 하에 처리과 기록관리책임자 및 업무담당자가 실사 추진 <img id="22463421"> </img> - 산출물 : 보존서고, 별도 보관서고 및 처리과 캐비닛 등에서 관리되고 있는 보유현황조사 대상 기록물 관리상태·수량 ● 업무담당자 : 업무담당자는 업무 수행과정에서 생산·접수한 기록물을 빠짐없이 등록, 분류·편철, 정리하여야 하며, 처리과 기록물관리책임자의 요청에 따라 기록관으로 이관하기 전까지 기록물을 안전하게 보관 (4) 처리과 현황파악 결과 통보(처리과->기록관) - 처리과에서 보유하고 있는 기록물의 위치 및 수량 등에 대한 보유현황조사 결과 (5) 기록물의 편철·정리(「참고 2. 기록물 유형별 편철?정리」참조) - 보유현황조사 대상을 선별하고, 제외대상 기록물 철을 분리 <img id="22463423"> </img> - 보존서고(문서고)에서 관리하고 있는 기록물과 처리과 내의 캐비닛, 서랍 등에 보관 중인 기록물 철에 대하여 생산부서별->생산년도->보존기간 등의 순으로 서가 배치 이 때 서고 내의 서가 이외에 적재되어 있는 기록물도 정리하여 서가에 배치하고, 기록물 외의 불필요한 적치물을 제거 - 미편철된 기록물이 있을 경우에는 편철작업을 실시 <img id="22463403"> </img> - 보존기간 30년 이상(20년 이상은 30년으로 간주) 보존표지 작업 - 기록관(소속기관 기록관리 총괄부서)에서 발급한 기록물 철 레이블 스티커를 보유현황조사 대상기록물에 부착 《 기록물 보유현황 조사 시 기록물 철 스티커》 <img id="22463431"> </img> (6) 기록물 목록 작성 - 사전에 준비한 작업장으로 보유현황조사 대상 기록물 반출 <img id="22463425"> </img> - 기록물 목록 작성기록물보유현황조사 목록 작성 서식에 따라 목록 작성 《 기록물 보유현황조사 목록 작성 서식 》 <img id="22463451"> </img> < 작성 방법 > <img id="22463443"> </img> ① 생산부서 : 기록물 생산 처리과(부서)명을 기재. 다만, 처리과가 불분명할 경우에 한하여 현재 보관하고 있는 처리과(부서)명을 기재 ② 생산년도 : 기록물의 생산연도 표기 ③ 제목 : 기록물 내용을 확인하여 정확한 제목을 기재 ④ 보존위치 : 대상 기록물을 보존하고 있는 물리적 공간(부서, 문서고) ※ 이전 후 재배치를 위하여 부서내 캐비닛 번호, 서고 내 위치정보 등을 자세히 기재 ⑤ 보존기간 : 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분 ※ 보존기간 20년은 30년으로 간주 ⑥ 제목(배면) : 전면의 제목과 배면의 제목이 다른 경우 기재 ⑦ 종 류 : 문서, 카드, 도면, 시청각(필름·사진류, 녹음·동영상류)으로 구분하여 기재 ⑧ 공개여부 : 기록물에 대한 공개여부(공개, 부분공개, 비공개) 기재 ⑨ 비 고 : 기타 특이 사항을 기재(예, 대여 기록물인 경우, 대출부서명 등) <img id="22463465"> </img> (7) 처리과별 기록물 목록 통보(처리과->기록관) - 처리과별로 작성한 기록물 보유목록을 기록관으로 통보 - 기록관에서는 처리과로부터 통보 받은 기록물 목록을 취합 (8) 보존기간 검토·확인 - 기록관에서는 목록을 취합한 후 기록물 실물 실사 요청(기록관->처리과) - 처리과에서는 기록물 실사와 병행하여 보존기간이 미책정된 기록물 철에 대하여 “기록물 보존기간별 책정기준[(공공기록물법 시행령 제26조 제1항 별표1)”(「참고 3. 기록물의 보존기간별 책정기준)]을 참조하여 보존기간 책정 ● 기록물 보존기간 : 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구 범위 내에서 책정(종전의 20년은 30년으로 간주) - 기록물 실사 및 보존기간 책정 후 기록관으로 결과 통보 (9) 기록물 보유현황 통계작성·관리 - 처리과별 기록물보유현황을 취합하여 기록물 생산 및 보존기간, 유형별 통계 작성 - 이후, 기록관에서는 처리과로부터 매년 생산현황보고를 받아 취합하여 보유현황 통계 현행화 관리 ※ 기록물 보유현황조사는 당해 기관의 기록관리 중장기계획 수립 등 기초자료로 활용 ● 생산현황보고 : 처리과 기록물관리책임자는 소관 처리과의 기록물 정리업무가 종결되면 5월 31일까지 전자기록생산시스템으로 전년도 기록물 생산현황을 기록관으로 보고(공공기록물법 제19조, 동법 시행령 제33조) < 기록물보유현황 통계 작성 서식 > <img id="22463628"> </img> < 작성 방법 > ① 보존기간 : 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년 ※ 보존기간 20년 -> 30년으로 간주(공공기록물법 제26조에 따라 구분) ② 카드 : 30매를 1권으로 환산하여 기재 ③ 도면 : 30매를 1권으로 환산하여 기재 4. 기록물 평가·폐기 가. 일반사항 기록물의 평가 및 폐기는 효율적인 보존업무 수행을 위해 보존가치가 상실된 기록물을 적시에 폐기하는 업무 ● 처리과에서는 일체의 기록물을 폐기할 수 없으며 반드시 기록관에서 수행하여야 하며, 이때 처리과는 의견을 제시하여야 함 <img id="22463710"> </img> 나. 기록물 평가·폐기 업무 프로세스 <img id="22463741"> </img> 다. 평가 대상 기록물 기록관이 보유하고 있는 기록물 중 평가를 실시하는 기록물의 대상은 다음과 같음 <img id="22463742"> </img> 라. 생산부서 평가 의견 제출 ○ 처리과 기록물관리책임자는 기록관으로부터 기록물 평가에 대한 생산부서 의견 제출을 요청받은 경우 해당 업무담당자에게 의견 제출을 요청하고, 제출된 의견을 취합?조정하여 처리과의 장의 결재를 받아 기록관으로 의견을 제출하여야 함 ○ 기록물관리책임자 및 업무담당자가 소관 기록물의 폐기여부에 대한 의견을 제출하고자 하는 경우에는 해당 기록물 생산과 관련된 유관 법령, 업무 수행을 참조하여 보존이 필요한지 여부 등을 종합적으로 검토하여 폐기?보존기간 상향 조정?폐기 보류 등의 의견을 그 사유와 함께 기록관으로 제출하여야 함 마. 평 가 (1) 평가 절차 <img id="22463724"> </img> (2) 평가계획 수립 및 대상 확인 - 기록관은 전년도에 보존기간이 경과한 한시기록물을 대상으로 매년 1회 이상 평가를 수행하여야 하며, 업무량을 고려하여 대상 시기 및 횟수를 정할 수 있음 - 기록관은 평가업무 수행을 위해 처리과 의견조회, 기록물관리 전문요원 심사 및 기록물평가심의회 심의, 처분 등 평가 계획을 수립?시행하여야 함(필수) - 기록관이 확인하여야 하는 대상 및 방식은 다음과 같음 <img id="22463772"> </img> (3) 처리과 의견 요청 기록관은 해당 처리과별로 평가 대상 기록물 목록을 배부하고, 처리과 기록물관리책임자에게 의견을 요청하여야 함 (4) 기록물관리 전문요원 심사 - 기록물관리 전문요원은 처리과별로 의견을 취합하고, 이를 참조하여 행정적·역사적·증빙적 가치 등을 검토하여 기록물을 심사하고 기록물평가심의서를 작성하여야 함 - 심사가 완료되면 작성된 심사의견을 기록관의 장이 검토하고 확정 함 ● 기록물의 행정적·역사적 가치 : ?공공기록물법? 시행령 제26조 제1항(별표 1)에서 제시하고 있는 보존기간 책정기준을 참조하여 공공기관별로 세부 기준을 마련하여 판단 · 기록물의 증빙적·활용적 가치 : 해당 기록물과 관련된 업무 또는 사업 종료 여부, 소송 진행 여부, 업무 지속성을 위해 참조할 가치가 있는지 여부 등을 판단 ● 기록물평가심의서 참조대상 기록물의 처리과 의견, 전문요원 평가의견, 심의회 의견란에보존기간 재책정·보류·폐기로 구분하여 심의결과 작성 < 기록물평가심의서 양식 > <img id="22463812"> </img> (5) 기록물평가심의회 구성?운영 - 기록관 또는 특수기록관은 기록물 평가의 전문성을 높이고 기록물의 사회적?역사적 가치를 판단할 수 있도록 기록물평가심의회를 구성?운영하여야 함 - 기록물평가심의회는 당해 기관의 장이 위촉 또는 임명하며, 위원장을 포함하여 5인 이내의 민간 전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 2인 이상의 민간 전문가를 포함하여야 함 - 통일?외교?안보?수사?정보 등의 기록물을 생산하는 기관은 민간전문가를 1인 이상으로 할 수 있음 ● 민간 전문가 : 당해 기관의 기록물 보존가치를 평가할 수 있는 관련 분야 경험자로서 해당 분야의 전문가, 기록관리학·역사학·문헌정보학·행정학 등 유관 분야 전문가로 위촉 (6) 기록물평가심의회 심의 - 기록관 또는 특수기록관은 처리과 의견 조회 및 기록물관리 전문요원 심사가 완료된 기록물에 대한 심의를 기록물평가심의회에 요청하여야 함 - 기록물평가심의회는 기록물의 행정적·역사적·증빙적 가치 및 처리과·기록관에서 제출한 의견을 고려하여 종합적으로 심의하여야 함 - 대상 기록물의 심의결과는 보존기간 재책정, 보류, 폐기로 구분하여 확정하고, 기록물관리 전문요원은 심의 완료 후 심의 결과를 회의록과 함께 당해 기관 장의 결재를 받아 최종 확정 바. 처 분 (1) 보존기간 재책정 - 기록관 또는 특수기록관은 기록물평가심의회 심의 결과, 보존기간이 연장된 기록물에 대하여 기록관리시스템에 대상 기록물 철별로 다음 사항을 등록 <img id="22463818"> </img> (2) 보 류 - 기록관 또는 특수기록관은 심의결과, 보류로 의결된 기록물에 대하여 기록관리시스템에 대상 기록물철별로 다음 사항을 등록 <img id="22463819"> </img> - 보류로 의결된 기록물은 유예기간 경과 후 해당년도 평가 대상에 포함하여 이 표준에 따른 평가절차를 다시 수행 (3) 폐 기 - 기록관 또는 특수기록관은 심의 결과, 폐기로 확정된 기록물에 대하여 기록관리시스템에 심의결과를 등록하고 등록 후에는 정해진 폐기 일자에 따라 폐기를 수행하고 폐기목록은 영구보존 하여야 함 <img id="22463823"> </img> 사. 폐기 시행 (1) 폐기절차 <img id="22463824"> </img> (2) 비전자기록물 폐기 비전자기록물의 폐기는 기록물에 포함되어 있는 보안사항, 개인정보 등이 유출되지 않도록 다음의 방법 중 하나를 선택하여 처리하여야 함 - 파쇄 : 기록물 세절시 보안은 종이가 얼마나 잘 세절되는가에 달려있으므로, 민감한 기록은 교차세절을 통해 내용판독이 불가능하도록 해야 함 - 용해 : 용해된 종이는 섬유 구성분을 감소시키므로, 제대로 처리하면 매우 안전한 폐기방법 임 - 소각 : 가급적 파쇄나 용해가 불가능할 경우에만 사용하며, 해당지역의 소각 제한사항에 위배되지 않도록 소각되어야 함. 고밀도압축 종이는 잘 소각되지 않으므로 산업시설(야외 소각장이 아닌)에서 처리 (3) 폐기결과 관리공공기관은 기록물의 폐기집행 후, 위탁업체로부터 기록물 목록·수량·폐기방법 등이 명시된 폐기증명서 징구·관리 ● 기록물의 폐기집행 시 대상 기록물이 유출되지 않도록 각별히 주의하고, 기록물의 완전삭제 및 물리적형태가 완전히 소멸되는 과정을 공공기관의 직원이 입회하여 모든 작업이 종료될 때까지 감독 5. 기록물 이송(포장, 반출, 운송) 가. 일반사항 기록관 및 소속기관은 신청사 이전에 따른 기록물 포장, 운송, 재배치 작업 시 기록물의 파손과 분실을 방지하고 안전사고 예방 등에 대한 대책을 마련하여 수행하여야 함 나. 기록물 이송 절차 <img id="22463838"> </img> 다. 기록물 이송 절차별 세부내용 (1) 기록물 이송 계획 수립 - 기록관(소속기관 기록관리 총괄부서)은 기록물의 안전한 이송관리가 이루어 질 수 있도록 이송일정, 인력투입, 기록물 포장, 투입차량, 장비, 신청사 서가 재배치, 기록물 정리 등 자세한 사항에 대하여 이송계획서를 수립하여야 함 (2) 목록대조 확인 등 사전조사 실시 - 이송대상 기록물 목록과 실물 대조를 통해 대출기록물 등 현황을 파악하여 기록물이 누락되지 않도록 하여야 함 - 기록물의 유형과 기록물 철의 규격 및 부피 등을 감안하여 이송용 박스 사이즈, 포장재료, 박스별 기록물 목록 등을 결정 - 생산부서별 기록물량을 감안하여 신청사 기록물 서고 내 서가를 배정(현재 기록물량의 140% 이상) (3) 박스 작업 - 박스별 기록물 목록과 대조하여 해당 기록물과 목록이 일치하는지 여부를 확인한 후 오류사항은 목록에 기재 - 이상이 없는 기록물은 생산부서->생산시기->보존기간 기준박스별 목록순으로 박스에 담고 확인 - 기록물 박스에 해당 기록물 목록 1부를 넣은 후 포장용 테이프로 동봉하고, 박스 앞면에 박스 인식번호를 부착함 〈 박스 작업〉 <img id="22463893"> </img> (4) 반출계획 수립 - 이송 대상 기록물량 및 이송거리 등을 감안하여 일정, 인력, 차량, 선탑자 등에 대한 계획을 상세하게 작성 - 원거리 이동에 따른 보안 및 2차 사고에 대한 대비책 마련 (5) 기록물 운송 - 기록물 적재는 적재가능 최대중량 또는 용적으로 함 - 화물차량은 화물자동차운송사업에 의한 면허를 받고 관련 자동차 보험에 가입하여 운송하는 차량 이용 - 이송 중 기록물의 분실, 도난, 파손, 충격, 진동 등을 방지할 수 있도록 취급과 안전조치를 취하여야 함 - 운송 시 운송차량마다 소속직원 선탑 필수 - 이송을 위한 기록물 이송박스 목록 등 반출확인서 작성 < 기록물 반출·반입서 양식 〉 <img id="22465214"> </img> ※ 기록물 반출·반입시 반드시 인계인수서를 작성하여 기록물의 누락 및 유실시 추적 관리 6. 기록물 재배치 가. 일반사항 기록관 및 소속기관은 이송된 기록물에 대한 정수점검과 재배치를 위한 계획을 수립하여 업무를 수행하여야 함 나. 기록물 재배치 세부내용 (1) 기록물 점검계획서 및 재배치 계획 수립 - 기록관(소속기관 기록관리 총괄부서)은 이송기록물의 재배치(서고 및 캐비닛 등)를 위한 정수점검 및 재배치 계획을 수립하여야 함 (2) 이송 기록물 검수 확인 - 도착지에 이송된 기록물은 하역 후 미리 지정한 보존서고(문서고) 및 처리과로 신속히 이송하여 이상여부를 검수 확인 - 박스별 기록물 목록과 대조하여 해당 기록물과 목록이 일치하는지 여부를 확인(인계인수서 작성) (3) 기록물 재배치 및 정리 - 기록물 박스 배치가 완료되고 이상이 없을 시에는 박스를 해체하여 생산부서->생산시기->보존기간별 목록순으로 기록물 철을 서가에 재배치 - 서가 재배치 후 기록물 철별 서고명->서가번호->단번호->연번호 정보 등 위치정보 현행화 관리 〈 서가 배치〉 <img id="22463883"> </img> 　 Ⅳ 기록물 보존관리 인프라 구축 <img id="22463915"> </img> 1. 기록물관리 공간시설 확보 가. 목 적 ○ 기록물의 안전한 보존을 위한 최적의 보존환경과 설비 구축 ○ 기록물 수집·정리·평가·보존·열람·교육 등 기록관리 업무의 효율적 수행과 행정서비스 제공을 위한 업무환경 마련 <img id="22463926"> </img> 나. 기본방향 ○ 청사 설계·시공시 보존서고 설계 반영을 통해 법정 공간 확보 ○ 기록물의 안전한 보존을 위한 최소 보존관리 환경 구축 - 공공기관별로 기록관리 시설 및 장비 등 인프라 구축에 필요한 적정 소요예산 반영 ○ 청사 이전 뿐 아니라 시설 확충(보강)시에도 참고자료로 활용 2. 기록물관리 시설 기준 가. 기록관리 업무작업실 기준 (1) 인수실 - 기록물의 대량 인수(이관)가 용이하도록 설계 - 인수 과정에서 발생하는 분진의 흡입·배출이 가능하도록 흡입배출구 설치 - 이관 기록물 파악 및 이관부서와의 원활한 업무 협조 등을 위한 전화망·LAN망 등 설치 - 인수기록물의 임시보관을 위한 임시서가, 목록 검수를 위한 이동식 작업대, 북카 등 확보 (2) 등록?정리실 등 일반 작업실 - 공기청정기, 기록물의 소량 이동을 위한 보조작업대·북카 등 확보 ※ 「참고 4. 기록관리 시설·장비 기준」 참조 (3) 열람실 - 일반열람실, 특수매체열람실(마이크로필름 등), 휴게실 등으로 구성 ● 열람실 : 개가식·폐가식으로 구분, 특수매체 열람공간 별도 설치 권고 - 마이크로필름의 열람활용을 위해 판독복사기 설치 권고 ※「참고 4. 기록관리 시설·장비 기준」 참조 (4) 전시실 - 상시 전시하는 상설전시관과 특별한 주제에 관련된 전시를 하는 기획전시관으로 구분하여 설치 가능 - 전시공간은 서고 보존환경 기준(온·습도, 조명)과 동일하게 적용 (5) 소독 등 대형장비 처리실 - 소독시 약품을 사용하므로 처리공간 전체에 대한 배기시설 설치 - 곰팡이 및 분진제거, 약품취급 등을 위한 공기청정기 설치 - 전화망·LAN망 등 설치, 전력량은 필요 전력량의 130% 이상 확보 ● 소독처리장비 : 업무 처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리시 이를 설치하지 않을 수 있음. (6) 마이크로필름 작업실 (가) 준비실 : 기록물 해철시 발생하는 분진 제거용 공기청정기 설치 (나) 촬영실 : 기록물 촬영기가 설치되므로 암실환경 조성 및 전원(110V, 220V) 확보 (다) 검사실 ?촬영된 필름의 이상 유무 등을 검사하는 장소로 농도계, 판독출력기 등의 검사 장비 설치를 위한 전원(110V, 220V) 설치 ?기록물의 전산 관리를 위한 LAN망 확보 (라) 현상·복제 : 촬영한 필름을 약품을 사용하여 현상, 복제를 실시하므로 약품 냄새 배기 기능, 순수 급수, 전력 확보 (마) 폐수처리 ?필름 현상실에서 배출되는 폐수처리는 관련 법령(수질환경법)을 준수하여 처리시설 설치 ?외부 처리업체에 용역을 의뢰할 경우 폐수저장조 별도 설치 ● 마이크로필름 촬영 및 현상장비 : 업무 처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리시 이를 설치하지 않을 수 있음 나. 보존서고 및 서가 기준 (1) 보존서고 신축 - 혁신도시 청사 신축 예정기관은 보존서고 적정면적 및 시설이 설계·시공에 반영될 수 있도록 조치 - 서고위치는 지리적 여건, 소장 기록물의 종류, 온·습도 환경 및 재난대비 등을 고려하여 지상형 또는 지하형으로 하되 지상형 권고(특히, 수해 우려지역은 반드시 지상형 설치) - 기존 건물에서 보존시설 확충(보강) 예정 기관은 적정 공간 및 시설 재배정을 통한 법적 공간 확보 (2) 보존서고 면적 - 보존기록물의 종류 및 양을 고려하여 서고의 크기 및 수 결정 ?현 보존 기록물량, 추가 이관예상량 등을 산정하여 적정 면적 확보 ※「참고 4. 기록관리 시설·장비 기준」 세부 참조 - 작업공간을 고려하여 보존기록물량 대비 약 140%정도 확보 ● 기록물량이 적은 경우 보존환경이 유사한 기록물끼리 통합 운영 가능 - 비밀기록물 관리를 위한 별도의 전용서고 필요 ※ 관련근거 : 공공기록물법 제32조, 시행령 제66조 (3) 서 가 - 기록물의 형태, 크기 등에 관계없이 모두 배가할 수 있어야 하고, 교체 및 제거가 용이해야 함 - 서가 종류는 기록물 유형 및 양 등을 고려하여 고정식 또는 이동식 선택 ● 이동식 서가(모빌렉) 설치시 소요면적 50% 내외 감축 효과 - 서가는 기록물 종류에 알맞은 재질, 형태를 고려하여 선택 ?미생물이나 해충을 고려할 때 금속재질이 보다 적절 (4) 서고 하중 - 건물의 안전성과 밀접한 관계가 있으므로 건축 설계 초기단계부터 전문가 또는 시설관리부서와 협의 필요 - 서가 설치 계획시 반드시 건물 하중 고려한 설계 - 고정식 서가 : 750kgf/㎡ 이상 - 이동식 서가 : 1,000~1,200kgf/㎡ 이상 - 기록물 종류 및 밀집정도에 따라 변동 가능 다. 항온항습 및 환기 ○ 준영구 이상 기록물은 필수적으로 항온항습 환경하에서 관리 ○ 보존서고에 항온항습기, 온?습도계(자기온?습도계 등) 설치 - 항온항습기의 경우 보존서고 규모에 따라 공조형 항온항습기(대형 서고, 서고 외부), 패키지형 항온항습기(소형 서고, 서고 내부) 설치 ○ 오염물질에 의한 기록물 훼손 방지를 위해 자연적환기 또는 기계적환기 필요 라. 소화체계 ○ 조기 경보시스템을 설치하고 화재발생시 개별 위치 파악이 가능해야 함 ○ 휴대형 가스식 소화기를 비치하여 초기화재에 대비해야 함 ○ 가스식은 오존층 파괴 환경규제물질(하론, 염화불화탄소 계열 등) 여부 등 각 제품의 특성을 고려하여 선택 <img id="22464046"> </img> 마. 보안관리 체계 ○ 기록물의 안전한 관리를 위해 이중잠금장치 반드시 설치 ○ 보존서고 출입은 기록관리담당자의 철저한 통제 및 관리 필요 ○ 주요 기록물 보존서고에 감시장치(영상감시장치) 설치 권고 ※「참고 4. 기록관리 시설·장비 기준」 세부 참조 3. 보존환경 기준 가. 기록물 유형별 적정 보존환경을 설정·관리하여야 함 나. 보존환경 유지기준 <img id="22464074"> </img> 1) 전자기록물 : CD, DVD의 전자매체에 저장된 전자문서, 사진·동영상 파일 등 2) 흑백사진 필름, 마이크로필름은 자기매체류 기준 준수 다. 기타 환경관리 사항 ○ 서고 내로 외부공기의 직접적인 유입 및 분진 등의 오염물질, 해충 침투 방지 ○ 햇빛의 직접적인 입사 방지를 위해 창문에 블라인더, 커튼 등 설치 ○ 창문과 출입문은 완전히 밀폐되도록 개폐장치 보완, 단열확보 등을 위해 지속적으로 건물 관리 4. 기록물 보존시설 구축 소요예산 가. 기관별 현 보유시설·장비 수준 및 소장기록물량 등 여건 다양 ○「참고 5. 기록관의 시설·장비 비용산출 참고기준」을 참고하여 실제 소요예산 편성 나. 유형별 소요예산 산정(예시) (단위 : 백만원) <img id="22464178"> </img> 　 Ⅴ 기록관 설치 운영 <img id="22464605"> </img> 1. 목 적 ○ 업무에 기반한 공공기관 기록물의 전자적?체계적인 관리를 통해 해당 공공기관의 업무능률 향상 ○ 국가의 중요한 문화유산이며 기록정보자원인 기록물의 안전한 보존·관리 및 활용 <img id="22464606"> </img> 2. 필요성 가. 공공기관 기록물관리의 전담 기능 수행 ○ 기록물 생산부서와 기록관, 기록관과 영구기록물관리기관을 연계, 해당 공공기관 기록물의 보존·활용·이관 등 전담관리 ○ 기록물관리업무의 일원화로 기록관리체계 및 인프라 구축의 조기정착 유도 ○ 중요 기록물의 체계적 보존에 따른 훼손·멸실을 방지하여 후대 역사자료로 전승 나. 전문적 기록관리의 지속적 증대 ○ 기록물관리 전문요원의 배치 및 확대를 통한 전문적이고 일관성 있는 기록관리 업무 수행 ○ 기록물의 수집·이관, 공개재분류, 기록관리기준표 운영, 기록물의 가치 평가, 보존기간 재획정, 폐기심의 등에 대한 전문지식 최대한 활용 ○ 당해 공공기관 전 직원에 대한 지속적인 기록관리 재교육 실시 ○ 전자정부 실현 등 업무환경 변화에 따른 업무에 기반한 전자기록관리체계 구축의 핵심기능 수행 다. 대국민 정보공개 및 열람서비스 제공의 핵심 역할 ○ 기록물의 체계적 관리로 신속한 검색 및 활용 가능 ○ 공공기관 정보공개창구의 일원화·통합화로 신속한 열람서비스 제공 3. 기록관의 역할 가. 기록물의 보존·관리 및 활용 등 기록물 관리 기능 ○ 당해 공공기관 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행 ○ 당해 공공기관 기록물의 수집·관리 및 활용 ○ 기록관이 설치되지 아니한 관할공공기관의 기록물관리 ○ 영구기록물관리기관으로의 기록물의 이관 ○ 관할공공기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원 나. 기록정보센터로서의 기능 ○ 당해 공공기관의 기록물에 대한 정보공개청구의 접수 ○ 대국민·기관 이용자 맞춤형 기록물 공개·열람 활용 다. 기록물 활용 및 보존의 분담 ○ 영구기록물관리기관과의 협력관계 속에서 보존기간 30년 이상 중요 기록물의 활용 및 보존 분담 ○ 기록관이 설치되지 아니한 관할 공공기관 기록물의 활용 보존관리의 분담 4. 설치대상 및 방법 가. 기록관 설치 대상기관 ○ 공공기록물법 시행령 제10조 <img id="22465233"> </img> 나. 기록관 설치방법 (1) 전담부서 설치 및 유사업무 통폐합 (가) 설치위치 ?기록관은 기록물관리부서에 설치·운영함을 원칙으로 함 ※ 공공기관 중 기록관 설치기준에 미달하는 기관은 당해 공공기관의 장이 지정하는 부서에서 기록관 업무 수행 (나) 명칭 : “공공기관명 + 기록관” (다) 유사업무 통합 및 직제반영 ?기록관의 업무와 중복되는 기능·기구의 통합 예) 문서계, 행정자료실, 정보공개접수창구 업무 등 ?기관 직제 및 직제시행규칙에 기록관 기구·기능·인력 반영 (2) 기록관 운영규정 제정 및 업무분장 - 국가기록원에서 제시하는 기록관 운영규정 제정(안)을 참고하여 해당 기관의 업무성격과 조직의 특성 등 제반 여건에 따라 규정 마련 - 기록관의 기능 및 역할, 수행업무에 따른 업무분장과 업무담당자 지정, 처리과별 기록물관리책임자 지정 운영 (3) 기록물관리 적정 인력 배치 - 기록물관리 전문요원을 비롯한 적정 규모의 기록관 근무인력 확보·배치 - 기록물관리 전문요원은 기록관 인력의 최소 1/4이상 확보 <img id="22464643"> </img> 【 기록관 수행 업무 】 <img id="22464661"> </img> <img id="22464664"> </img> 【 기록관 인력 배치 및 업무 분장(안) 】 <img id="22464645"> </img> (4) 업무기능별 공간구성 (가) 기록관은 업무공간, 공공공간(公共空間), 보존공간으로 구성 ?업무공간은 기록물의 처리와 연구를 수행하는 공간과 사무공간으로 기록물의 분류·등록·수집·이관·정리·평가·기술·폐기·전산화 등 업무 흐름을 고려하여 업무 수행에 적합하도록 배치 ?공공공간은 직원, 시민, 연구자 등 기록 이용자들이 자유롭게 이용할 수 있는 열람 공간으로 목록 등 자료검색에 필요한 도구를 비치하고, 상담요원도 배치 ?보존공간은 기록관리 법령에서 정한 기록관·특수기록관의 시설?장비 및 보존환경 기준을 준수하여 기록물의 보존관리에 적합하도록 운영하는 공간 【 기록관 공간 시설 평면도(안) 】 <img id="22464666"> </img> ※ 대상기관의 여건에 따라 기록관의 공간은 탄력적으로 운영될 수 있지만, 서고공간의 경우에는 법령의 규정에 따른 공간을 확보하고 시설을 구비 ?비밀기록물의 관리를 위한 별도의 전용서고 및 시설·장비를 설치·운영하여야 함 　 Ⅵ 행정사항 ○ 세종시 및 혁신도시 등으로 이전하는 정부기관은 기관별로 기록물 이전을 위한 자체계획을 수립·시행할 것 ○ 기관별로 기록물 이전관련 예산을 반영하여 원활하게 업무가 진행될 수 있도록 할 것 ○ 기관별로 보존기록물에 대한 자체 보유현황조사를 실시한 후, 그 결과를 국가기록원으로 제출할 것 ※ 이전 예정 전년도에 실시 ○ 기록물 보유현황조사 후 국가기록원으로 조기 이관을 희망하는 기관은 사전 공문으로 요청하여 협의할 것 〈 참고 1 〉이전비용 산출 내역서 <img id="22464650"> </img> 〈 참고 2 〉기록물 유형별 편철 ? 정리 ▣ 종이기록물(대장) ≪ 문서류?대장 ≫ ○ 정리시기 : 업무 종결과 동시에 진행 ○ 정리주체 : 업무담당자(모든 공무원) ○ 준비물 : 기록물철 표지, 색인목록, 보존용 표지, 보존집게(클립), 보존상자, 관리번호(스티커 또는 라벨출력) ○ 정리순서 <img id="22464672"> </img> ① 생산·접수문서 분류 및 정리 - 진행문서 파일에 편철된 문서를 분리 - 최초 문서(1월 1일자)부터 최근 문서(12월 31일자) 순으로 분류하여 정리 <img id="22464686"> </img> <img id="22464687"> </img> ② 기록물(철/건) 페이지 번호 표기 - 기록물 철의 면수 페이지 번호는 중앙 하단에, 기록물 건의 면수는 중앙 하단에 부여하되, 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수에 페이지 부여 <img id="22464689"> </img> - 페이지 번호는 연필로 먼저 표기한 후 이상이 없는 경우 넘버링 기계나 볼펜 등으로 표기 <img id="22464690"> </img> ③ 기록물철 표지 작성 - 해당 기록물철의 표지를 작성하여 출력 - 기록물철의 표지에는 보존기간, 기록물철 제목, 생산년도, 생산부서명을 기재 ※ 기록물철 표지 작성 서식은 국가기록원 홈페이지 - 기록관리란? - 기록관리표준 - 지침 및 매뉴얼에서 ‘기록물철표지 및 색인목록’을 다운로드하여 기관 실정에 맞도록 활용 ④ 색인목록 작성 - 해당 기록물철의 색인목록을 작성하여 출력 - 색인목록에는 일련번호, 등록일자, 제목, 보낸 기관명, 받은 기관명, 페이지 수, 전자문서 여부, 공개여부를 표기 <img id="22464699"> </img> ⑤ 기록물 편철 - 편철해야 할 문서를 정리한 후 기록물철 표지와 색인목록을 놓고 보존용 표지로 씌움 - 기록물철당 편철량은 100매 이내를 원칙으로 하며, 편철량이 과다한 경우 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목을 부여하고 괄호 안에 권호수를 다르게 표기 <img id="22464711"> </img> ⑥ 보존용 집게(클립) 고정 - 문서의 편철이 끝나면 보존용 집게(클립)로 편철한 문서가 쏟아지지 않도록 고정 <img id="22464715"> </img> ⑦ 관리번호 스티커 부착 - 보존용 표지 윗부분과 날개 부분에 해당 기록물철의 관리번호 표기 - 기록물철의 관리번호는 스티커나 라벨용지를 이용하여 출력 후 사용 <img id="22464731"> </img> ⑧ 보존상자 편성 - 보존용 표지를 이용한 문서의 편철이 모두 끝나면 해당 기록물철을 보존상자에 편성 - 보존상자에 기록물철을 편성시 문서가 쏟아지거나 보존용 표지가 찢어지지 않도록 유의 <img id="22464732"> </img> ⑨ 서가(캐비닛) 배치 - 보존상자 편성이 끝나면 캐비닛이나 보존서고 서가에 기관의 배열방식에 따라 배치 <img id="22464733"> </img> ≪ 카드류 ≫ ○ 정리시기 : 업무 종결과 동시에 진행 ○ 정리주체 : 각 부서 업무담당자 ○ 준비물 : 기록물철 표지, 색인목록, 보존용 표지, 보존집게(클립), 보존봉투, 보존상자, 관리번호(스티커 또는 라벨출력) <img id="22464722"> </img> ○ 정리순서 <img id="22464723"> </img> < 카드류 보존봉투 > ⑧ 보존봉투 및 보존상자 편성 - 편철하여야 할 카드를 30건 기준으로 정리 - 기록물철 표지와 색인목록, 편철할 카드를 보존봉투에 넣고, 관리번호 표기 후 보존상자에 넣음 <img id="22464734"> </img> ≪ 도면류 ≫ ○ 정리시기 : 업무 종결과 동시에 진행 ○ 정리주체 : 각 부서 업무담당자 ○ 준비물 : 기록물철 표지, 색인목록, 도면 보관함, 관리번호(스티커 또는 라벨출력) ○ 정리순서 <img id="22464782"> </img> <img id="22464785"> </img> < 도면류 보존함 > ① 생산·접수 도면 분류 및 정리 - 도면 보관함이나 비규격 케이스 안의 도면을 꺼내어 가지런히 정리 - 청사진과 원도가 함께 편철되어 있는 경우, 먼저 원도를 정리하고 청사진은 원도 다음에 정리 <img id="22464786"> </img> ② 기록물건 페이지 번호 표기 - 도면의 우측 하단에 페이지 일련번호 표기 - 페이지 일련번호는 연필로 먼저 표기하고 이상이 없는 경우 넘버링 기계나 볼펜 등으로 표기 <img id="22464788"> </img> ③ 기록물철 표지 작성 - 해당 기록물철의 표지를 작성하여 출력 - 기록물철 표지에는 보존기간, 기록물철 제목, 생산년도, 생산부서명을 기재 ④ 색인목록 작성 - 해당 기록물철의 색인목록을 작성하여 출력 - 색인목록에는 일련번호, 등록번호(관련 문서번호), 제목, 페이지 수, 전자문서 여부, 공개여부 등을 표기 <img id="22464791"> </img> ⑤ 도면 보관함 편성 - 해당 도면의 기록물철 표지와 색인목록을 출력하여 도면 보관함에 원본 도면과 함께 편성 <img id="22464792"> </img> ⑥ 관리번호 스티커 부착 - 도면 보관함의 기본정보를 작성하고, 라벨지를 이용하여 출력한 후 도면 보관함에 부착 <img id="22464814"> </img> ⑦ 서가(캐비닛) 배치 - 도면 보관함의 편성이 완료된 도면은 서가(캐비닛)에 배치 <img id="22464818"> </img> ▣ 시청각기록물(사진?필름 등) ○ 정리시기 : 업무 종결과 동시에 진행 ○ 정리주체 : 각 부서 업무담당자 ○ 준비물 : 기록물철 표지, 색인목록, 유산지, 슬라이드 필름케이스, CD케이스, 외장하드디스크 보관케이스, 보존봉투, 관리번호(스티커 또는 라벨출력) ○ 정리순서 <img id="22464824"> </img> ① 생산·접수 시청각물 분류 및 정리 - 사진·필름, 슬라이드 첩 안에 있는 각각의 시청각기록물을 분류하고 정리 - 하나의 행사·사안을 기준으로 시간발생순으로 편집하여 하나의 시청각기록물철을 생성 - 여러 사안의 필름이 연결되어 있는 경우라도 각각의 사안을 기록물철로 구분 - 테이프, 영화필름 등 분리될 수 없는 매체의 경우 하나의 기록물철로 생성 - 동영상이 여러 개로 나누어졌을 경우 각각을 기록물철로 생성 <img id="22464834"> </img> ② 기록물건 페이지 번호 표기 - 인화된 사진 : 뒷면에 수기로 페이지 번호 표기 - 필름 : 시작점을 표기하고, 유산지에 페이지 번호 표기 - 슬라이드필름 : 필름케이스에 페이지 번호 표기 <img id="22464842"> </img> ③ 기록물철 표지 작성 - 해당 시청각기록물철의 표지를 작성하여 출력 - 기록물철의 표지에는 보존기간, 기록물철 제목, 생산년도, 생산부서명을 기재 ④ 색인목록 작성 - 해당 기록물의 색인목록을 작성하여 출력 - 색인목록에는 일련번호, 등록번호(관련 문서번호), 제목, 사진설명(내용요약), 형태 등을 기재 <img id="22464881"> </img> ⑤ 보존봉투 편성 - 해당 기록물의 내용, 규격에 맞는 정리용품을 이용하여 편철 후 보존봉투에 편성 - 사진 편철 - 필름 편철 - 슬라이드 필름 편철 <img id="22464897"> </img> ⑥ 관리번호 스티커 부착 - 시청각 보존봉투에 관리번호 스티커를 부착하거나 수기로 표기 <img id="22464888"> </img> ⑦ 보존상자 편성 - 시청각기록물 유형별로 보존상자나 보호케이스 및 보존용기에 편성 <img id="22464927"> </img> ⑧ 서가(캐비닛) 배치 - 시청각기록물의 편철이 완료되면 보존상자에 편성한 후 서가(캐비닛)에 배치 <img id="22464956"> </img> ▣ 행정박물 ○ 정리시기 : 행정박물 유형에 따라 진행 ○ 정리주체 : 각 부서 업무담당자 ○ 준비물 : 행정박물 관리대장, 관리번호(스티커 또는 라벨출력) ○ 정리순서 - 행정박물은 국가적 차원에서 보존가치가 높다고 판단되는 것에 대하여 영구기록물관리기관의 장이 이관대상으로 지정·관리할 수 있음 - 행정박물은 관리대상이 다양하고, 이관시기도 다르므로 기관의 행정박물을 조사하여 관리대장에 등재·관리가 선결임 <img id="22464974"> </img> - 행정박물 관리대상 <img id="22464957"> </img> - 행정박물 이관시기 <img id="22464958"> </img> <img id="22464959"> </img> - 행정박물 관리대장 〈 참고 3 〉기록물의 보존기간별 책정 기준 <img id="22464975"> </img> <img id="22464960"> </img> <img id="22464976"> </img> <img id="22464961"> </img> <img id="22464977"> </img> 〈 참고 4 〉기록관리 시설?장비 기준 <img id="22464965"> </img> ＊비고 : 1. 전산장비의 기준은 그 기관 또는 다른 기관과 공동 활용이 가능한 전산장비가 있는 경우에는 조정이 가능하다. 2. 마이크로필름 장비는 업무처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리 시 이를 설치하지 아니할 수 있다. <img id="22465379"> </img> 〈 참고 6 〉기록물 이전관련 체크리스트 기 록 관 <img id="22465342"> </img> 처 리 과 <img id="22465380"> </img>