형사소송에서의 전자사본문서 이용 등에 관한 업무처리지침

이 예규는 형사사건 기록 사본의 전자적 관리 및 그 이용의 시범시행에 관하여 필요한 사항을 규정함으로써, 형사소송의 정보화를 촉진하고 효율성, 투명성을 높여 적법한 절차에 따른 공정하고 신속한 재판을 실현하는 데 이바지함을 목적으로 한다.

이 예규에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. "전자사본"이란 원본과 별도로 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 변환되어 송신ㆍ수신 또는 저장되는 정보를 말한다.

2. "전자사본시스템"이란 법원행정처가 형사소송에 필요한 전자사본을 생성하거나 관리할 수 있도록 하드웨어ㆍ소프트웨어ㆍ데이터베이스ㆍ네트워크ㆍ보안요소 등을 결합시켜 구축ㆍ운영하는 전산정보처리시스템을 말한다.

3. "전자사본기록"이란 이 예규 제3조 및 제3조의2에 따라 전자사본으로 생성ㆍ관리하는 사건의 기록을 말하고, 전자사본기록으로 관리되는 사건을 "전자사본기록사건"이라 한다.

4. "시범시행 법원"이란 법원행정처장이 형사사건 기록 사본의 전자적 관리 및 이용을 시범시행하도록 지정한 법원을 말한다.

① 시범시행 법원 재판부의 재판장은 사건기록의 전자적 관리 및 열람(출력 또는 복제를 포함한다. 이하 같다)이 필요하다고 인정되는 사건에 대하여 사건기록의 전자사본화를 명할 수 있다. 이 경우 재판장은 전자적 열람이 가능한 기록의 범위를 정할 수 있다.

② 재판장은 특별한 사정이 없는 한 제2회 공판기일 전까지 전자사본화를 명하여야 한다.

③ 전자사본화 명령사건과 일반사건이 병합된 경우 일반사건 역시 전자사본화 명령이 있는 것으로 본다.

④ 전자사본화 명령사건이 시범시행 법원이 아닌 법원으로 이송된 경우 전자사본화 명령은 취소한 것으로 본다.

⑤ 담당재판부 법원사무관ㆍ법원주사ㆍ법원주사보(이하 ‘법원사무관 등’이라 한다)는 재판장이 전자사본화 명령을 한 사건에 대하여 열람권자에게 지체 없이 전자사본화안내서를 보내야 한다. 다만 제11조제1항에 따른 전자사본기록 열람 대상에 해당하지 않는 경우에는 그러하지 아니하다.

법원행정처장은 사건기록의 전자적 관리, 이용 및 열람 필요성, 예산 현황을 고려하여 각급법원의 사무분담 또는 사건유형별로 범위를 정하여 전자사본화 대상사건을 포괄적으로 지정할 수 있다. 이 경우 법원사무관 등은 제3조제1항의 전자사본화 명령이 있는 경우에 준하여 해당 사건을 전자사본기록사건으로 관리한다.

① 법원사무관 등은 재판장의 전자사본화 명령이 있는 경우 그때까지 조제된 형사사건기록(공판기록 및 그에 첨철된 증거서류 등을 포함한다)을 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 방법으로 전자사본화하여 전자사본시스템에 전산등재한다.

1. 원본을 전자적인 형태로 변환(스캔)하는 방법

2. 원본과 동일한 내용의 전자문서를 등록하는 방법

② 법원사무관 등은 재판장의 전자사본화 명령 이후 당해 사건에서 종이 형태로 작성되거나 제출되는 서류를 지체없이 전자사본화하여 전자사본시스템에 전산등재한다. 다만 재판장의 명령ㆍ결정을 요하는 서류의 경우에는 명령ㆍ결정 시 전자사본화하여 등재할 수 있고, 법관 또는 법원사무관 등이 작성한 서류의 경우 원본에 갈음하여 등본을 전자사본화하여 등재할 수 있다.

③ 전자사본화 담당자가 별도로 있는 법원에서는 법원사무관 등의 지시에 따라 전자사본화 담당자가 제1, 2항의 전자사본화 업무를 담당한다.

④ 검사 또는 변호인이 제1항의 기록 또는 제2항의 서류의 전부 또는 일부에 관하여 제1항에 준하는 방법으로 생성한 전자파일을 제출한 경우에는 이를 전자사본시스템에 전산등재하는 것으로 전자사본화 업무에 갈음할 수 있다.

⑤ 제1항의 기록 또는 제2항의 서류에 컴퓨터용디스크, 그 밖에 이와 비슷한 정보저장매체(이하 "컴퓨터용디스크 등"이라 한다)가 첨부되어 있는 경우 컴퓨터용디스크 등에 저장된 전자문서를 전자사본시스템에 전산등재하는 것으로 전자사본화 업무에 갈음할 수 있다. 재판장은 컴퓨터용디스크 등에 기억된 문자정보를 증거자료로 하는 경우로서 컴퓨터용디스크 등이 제출되어 있지 않은 때에는 해당 전자문서를 컴퓨터용디스크 등에 담아 제출하게 하거나 지정된 전자우편주소로 전송할 것을 요구할 수 있다.

⑥ 제1항의 기록 또는 제2항의 서류에 전자사본화하는 것이 현저히 곤란하거나 적합하지 아니한 문서(이하 ‘전자사본화 불가문서’라 한다)가 있는 경우, 비록 문서의 전체가 전자사본화 불가문서라 하더라도 문서건명부에 문건으로 입력하여 전자사본화 요청을 한 후 해당 서류의 표지를 전자사본화하여 전자사본기록에 전자사본화 불가문서가 있음을 현출시키고 나머지는 전자사본화 불가로 처리한다.

⑦ 재판사무시스템에 등록된 재판서, 조서, 녹취서 등 전자문서는 재판장의 전자사본화 명령이 없더라도 전자사본시스템에 전산등재할 수 있다.

① 법원사무관 등은 수시로 전자사본시스템을 확인하여 전자사본화와 관련된 문건분류나 스캔확인 등의 공정에 지체됨이 없도록 한다.

② 문건은 공판기록(공소장 및 검사가 제출하는 공소장변경신청서, 의견서 등 변론을 목적으로 하는 서류 및 그 부속서류, 피고인 및 변호인이 제출하는 각종 서류, 공사무소 조회 자료, 피해자 제출 서류 등)과 증거서류 등(증거채택 결정이 이루어진 증거서류와 검사가 탄핵증거 또는 양형자료로 제출하는 기타의 서류)으로 대분류하고 증거서류는 다시 각각의 번호와 증거명칭으로 분류한다.

③ 법원사무관 등은 문건분류와 전자사본화 확인 작업 시 누락되거나 이상이 없는지 여부를 철저히 확인하여 전자사본화 과정에 오류가 없도록 한다.

법원사무관 등은 전자사본화 절차가 완료되면 제출된 서류와 이를 변환한 전자사본문서의 표목과 장수를 대조ㆍ확인하는 등의 방법으로 그 동일성을 확인하고 이 예규 등에서 정한 바에 따라 편성, 보관한다.

법원사무관 등은 각 공판기일 후 신속히 증거목록을 정리하여 증거목록 전자파일을 재판사무시스템에 등록하여야 한다.

전자사본기록을 열람할 수 있는 사람은 다음 각 호 중에서 재판장이 지정한다.

1. 검사

2. 피고인

3. 피고인의 법정대리인, 「형사소송법」 제28조의 규정에 의한 특별대리인

4. 변호인

전자사본기록을 열람하려는 자는 「민사소송 등에서의 전자문서 이용 등에 관한 법률」 제6조, 「민사소송 등에서의 전자문서 이용 등에 관한 규칙」 제4조, 「민사소송 등에서의 전자문서 이용 등에 관한 업무처리지침」 제7조부터 제9조까지의 규정에 따라 사용자등록을 하여야 한다. 등록사용자 중 법무법인, 법무법인(유한), 법무조합, 합동법률사무소는 「민사소송 등에서의 전자문서 이용 등에 관한 업무처리지침」 제10조에 따라 소속 변호사를 소속사용자로 지정할 수 있다.

① 법원은 필요한 경우 제8조 제2호부터 제4호까지에 해당하는 열람권자에게 전자사본기록 열람을 위한 전자사본기록사건인증번호를 부여한다.

② 제1항에 따라 전자사본기록사건인증번호를 부여받은 자가 이를 분실한 경우에는 법원에 출석하거나 또는 참여업무를 담당하는 법원사무관 등에게 모사전송의 방법으로 신분증 사본을 송부하여 본인확인절차를 거친 후 이를 재확인 또는 부여받는다.

③ 제1항 또는 제2항에 따라 전자사본기록사건인증번호를 부여받은 자는 정당한 이유 없이 다른 사람에게 이를 알려주어서는 아니 되고, 전자사본기록사건인증번호를 알게 된 사람은 이를 부정한 목적으로 사용하여서는 아니 된다.

① 제8조에 해당하는 열람권자가 전자사본기록을 열람하는 경우에는 「민사소송 등에서의 전자문서 이용 등에 관한 규칙」 제2조 제2호의 전자소송홈페이지를 통하여 전자사본시스템에 접속하여 그 내용을 확인하고 이를 서면으로 출력하거나 해당 사항을 자신의 자기디스크 등에 내려받는 방식으로 한다. 다만 제8조 제1호에 해당하는 열람권자는 이에 준하는 방식으로 열람할 수 있다.

② 「재판기록 열람ㆍ복사 예규」 제4조 제2항에 따른 형사재판기록의 열람ㆍ복사신청이 있는 경우(위 「재판기록 열람ㆍ복사 예규」 제4조 제2항 제5호부터 제7호에 해당하는 자는 재판장이 허가한 경우에 한한다) 법원사무관 등은 그 형사재판기록의 전자사본문서를 출력하거나 PDF 파일로 변환하여 제공하는 방식으로 열람ㆍ복사에 갈음할 수 있다.

① 교도소 또는 구치소에 있는 피고인으로부터 전자사본기록에 대한 열람 신청을 받은 열람담당자는 열람 기일(일시 및 장소)을 정하여 이를 [전산양식 B1350-1］에 의한 서면으로 피고인이 구금되어 있는 교도소 또는 구치소로 통지하여야 한다.

② 열람담당자는 특별한 사정이 없는 한 열람 등의 기일을 신청을 받은 날로부터 1주 이내로 정한다.

① 법원사무관 등은 「형사소송법」 제35조, 「재판기록 열람ㆍ복사 규칙」 제7조 제3항, 「재판기록 열람ㆍ복사 예규」 제9조의2, 제9조의3에 따라 전자사본기록에 대하여 개인정보 보호를 위한 비실명 처리를 하여야 한다.

② 비실명처리 담당자가 별도로 있는 법원에서는 법원사무관 등의 지시에 따라 비실명처리 담당자가 전항의 비실명처리 업무를 담당한다.

① 법원사무관 등은 분리심리되어 일부가 상소되고 나머지는 원심에 계속 중인 경우에 전자사본기록을 복제할 수 있다.

② 복제된 전자사본기록이 다른 법관 또는 법원직원에게 이관된 때에는 별도의 전자사본기록으로 관리ㆍ보존되어야 한다.

① 법원사무관 등은 재판장의 전자사본화 명령에 따라 전자사본화가 완료된 경우 원본인 종이기록을 작성 또는 제출 순서에 따라 별도로 보관하되, 분실하지 않도록 유의하여야 한다.

② 재판장이 전자사본화 불가문서로 지정한 서류는 원본과 함께 보관하고, 「형사소송서류의 전산입력 및 편철방법에 대한 예규」에 따라 첨철할 서류의 경우는 별책으로 편성하여 보관한다.

전자사본기록사건의 경우 종이기록의 편성 및 편철, 기록표지 작성 등에 관한 다음 각 호의 규정을 적용하지 아니할 수 있다.

1. 「법원재판사무 처리규칙」 제23조 제1항

2. 「형사공판조서 중 증거조사부분의 목록화에 관한 예규」 제2조 제2항

3. 「형사사건 기록표지에 기재할 피고인의 구속여부 등의 표시방법에 관한 예규」

4. 「기록표지의 관련사건 표시 및 비닐커버 사용 등에 관한 업무처리요령」 제1조

5. 「배상신청에 관한 예규」 제5조 제1항, 제2항

6. 「성범죄자 신상정보 등록대상 사건의 접수 및 처리 등에 관한 예규」 제2조 제3항, 제4항

7. 「적시처리가 필요한 중요사건의 선정 및 배당에 관한 예규」 제4조 제1항, 제7조 제3항

8. 「선거범죄사건의 신속 처리 등에 관한 예규」 제4조 제2항, 제3항, 제5조, 제5조의2 제1항, 제12조 제1항, 제4항

9. 그 밖에 전자사본기록의 관리로 인하여 필요하지 아니한 경우

① 법원사무관 등은 상소가 제기된 경우 제15조에 따라 보관된 종이기록을 보관순서에 따라 그대로 편철하되, 기록의 장수가 많은 것은 적절한 두께로 분책할 수 있다.

② 제15조 제2항에 따라 보관하는 서류의 경우 제1항에 따라 편철한 기록과 함께 상소법원으로 송부한다.

전자사본기록사건의 경우 상소 기록의 제조에 있어서 소송관계기록 장수 표시, 기록목록 작성 등에 관한 다음 각 호의 규정을 적용하지 아니할 수 있다.

1. 「법원재판사무 처리규칙」 제23조 제2항

2. 「증거분리제출제도의 시행에 따른 형사소송기록관리에 관한 예규」 제6조

3. 「구속에 관한 서류의 편철요령」 제4조, 제5조

4. 「상소기록의 작성ㆍ송부 및 반송 등에 관한 예규」 제2조 제1항, 제2항

5. 「기록표지의 관련사건 표시 및 비닐커버 사용 등에 관한 업무처리요령」 제4조

6. 그 밖에 전자사본기록의 관리로 인하여 필요하지 아니한 경우

① 법원사무관 등은 사건이 완결된 때에는 제15조에 따라 보관된 종이기록을 보관순서에 따라 그대로 편철하여 그 법원에 대응하는 검찰청 또는 고위공직자범죄수사처에 송부하되, 기록의 장수가 많은 것은 적절한 두께로 분책할 수 있다.

② 제15조 제2항에 따라 보관하는 서류의 경우 제1항에 따라 편철한 기록과 함께 송부한다.