소송기록 등 분실시의 업무처리지침(재일 2001-5)

1. 목적 이 예규는 소송계속 중 사건기록이나 확정사건의 재판서, 그 밖에 이에 준하는 문서(이하 “재판서 등”이라 한다)가 분실 또는 멸실된 경우 그 복구·조제 등 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. 2. 소송계속 중인 민사·가사·행정·특허사건 기록 가. 기록의 복구 다음 요령에 따라 문서를 제출받거나 재작성하여 새로 기록을 조제한다. 복구하지 못한 부분이 있는 때에는 해당 부분에 그 취지를 표시한다. (1) 당사자 제출 문서 소장, 답변서, 준비서면 등 주장서면, 서증 및 증거신청서 등은 당사자 또는 대리인(이하 '당사자 등'이라고 함)으로 하여금 부본 또는 사본을 제출하도록 한다. (2) 법원 작성 문서 (가) 판결문 등 당해 심급에서 사건을 종국하는 재판서 등 ① 법원 전산정보처리시스템에 재판서 등의 원본과 동일한 내용의 사본파일이 저장되어 있는 경우에는 그 파일에 의해서 재판서 등의 원본에 갈음하는 사본을 작성한다. ② 제1항의 파일이 저장되어 있지 않으나 재판서 등의 정본이나 인증등본이 제시된 경우에는 그 정본 또는 인증등본에 의해서 재판서 등의 원본에 갈음하는 사본을 작성한다. ③ 제1항의 파일이 저장되어 있지 아니하고, 제2항의 정본이나 인증등본도 제시될 수 없는 경우에는, 법원사무관등이 원고 및 피고 측 당사자나 그 소송대리인 쌍방으로부터 재판서 등의 사본을 각각 제출받아 그 일치여부를 확인하고, 재판장의 인가를 받아 재판서 등의 원본에 갈음하는 사본을 작성한다. 위 사본 작성을 인가하는 재판장은 작성된 사본의 우측 상단의 인가란에 인가일을 적고 서명날인한다. (나) 변론조서 등 그 밖의 문서 ① 기록표지, 변론조서, 증거목록, 증거촉탁서 등 법원 작성 문서는 사건부 등 장부, 기일부, 사건메모, 전산자료 등을 참고하여 원래의 내용대로 재작성한다. 분실된 문서가 날인을 요하는 문서인 경우 아래 나.의 규정에 의하여 법원사무관등이 날인하는 이외에는 별도로 날인을 하지 아니한다. ② 당사자 등이 조서등본을 소지하고 있는 경우에는 그 사본을 제출하도록 한다. (3) 외부기관 작성 문서 사실조회서, 감정서 등 외부기관이 작성한 문서의 경우 작성기관으로 하여금 부본을 제출하게 하거나 당사자 등이 소지하고 있는 사본을 제출하도록 한다. (4) 송달통지서 당사자 등으로부터 영수증을 작성받아 이에 갈음하되, 소장부본의 송달일 등 송달일자가 문제되는 경우에는 복구 이후 변론조서에 별도로 정리·기재한다. 나. 복구문서의 표시 법원 및 외부기관 작성 문서에 대해서는 개개 복구문서의 말미에 법원사무관등이 그 문서가 복구문서라는 취지와 복구방법을 표시한 다음(기재례: "이 판결서는 원고의 소송대리인이 제시한 판결서 정본을 토대로 작성한, 원본에 갈음하는 사본임","이 판결서는 원고와 피고로부터 제출받은 각 판결서 정본의 사본 내용에 상위가 없음을 확인하고 작성한, 원본에 갈음하는 사본임", "이 조서는 기일부와 사건메모를 토대로 재작성한 복구문서임" "이 사실조회서는 기록 분실 이후 ○○동 사무소로부터 재제출받은 것임") 복구날짜를 기재하고 날인한다. 다. 경위서의 편철 복구한 기록의 표지 다음에는 해당 재판부의 재판장과 법원사무관등의 공동 명의로 다음과 같은 사항을 기재한 경위서를 작성하여 편철한다(기재례, 전산양식 A2740). 1. 기록이 분실된 경위 2. 분실된 기록의 범위 3. 기록의 복구방법과 복구된 문서를 토대로 기록을 다시 조제하였다는 취지 4. 복구된 문서와 복구되지 아니한 문서의 표시 라. 소송진행 내역에 관한 자료의 편철 경위서 다음에는 전산시스템에 남아 있는 사건검색 결과, 기일진행내역, 문서접수내역 등 소송진행의 경과를 증명할 수 있는 서류를 출력하여 편철한다. 3. 형사사건 기록 가. 공소유지에 필요한 자료의 제출 등 (1) 공소장 검사로부터 공소장 부본을 제출받아 공판기록에 편철한다. (2) 수사기록의 복구 수사기록 사본 또는 등본의 입수가 가능한 경우에는 이에 기하여 사본을 작성하여 공판기록에 첨철한다. (3) 입증촉구 수사기록의 복구가 불가능한 경우에는 검사로 하여금 분실된 수사기록 대신 공소유지에 필요한 자료를 제출하게 하거나 별도의 방법으로 입증을 하도록 촉구한다. 나. 구속관계 서류의 편철 구속에 관한 재판서(보석·구속집행정지·구속취소·구속기간 갱신결정 등) 등본이 남아 있는 경우에는 그 등본을, 재판서 등본이 남아 있지 않은 경우에는 구속영장 청구서, 구속영장원부, 구속영장청구사건 처리부 등의 등본 또는 전산시스템에 남아 있는 자료의 출력물 등 구속과 관련한 사항을 증명할 수 있는 자료를 공판기록에 편철한다. 다. 준 용 이상 규정된 사항 이외에는 위 2.의 규정을 준용한다. 4. 기록이 멸실된 경우의 처리 위 2. 가. (2) 내지 (4), 나. 내지 라. 및 3의 나. 다.의 규정은 화재, 사변 기타 재난으로 인하여 소송기록이 멸실된 경우에 이를 준용한다. 5. 확정사건의 재판서 등이 분실 또는 멸실된 경우의 처리 가. 복구 및 복구문서의 표시 (1) 위 2. 가. (2) (가) 및 나.의 규정을 준용한다. 다만, 2. 가. (2) (가) ③의 규정에서 정한 인가는 소속 법원의 수석부장판사로부터 받는다. (2) 재판서 등을 복구한 경우, 법원사무관등은 재판서 등이 분실 또는 멸실된 경위와 복구의 방법을 기재한 경위서(기재례,전산양식 A2741)을 작성하여 복구문서에 첨부한다. 나. 복구가 불가능한 경우 위 가. (1)에 따른 복구가 불가능한 때에는, 법원사무관등이 재판서 등이 분실 또는 멸실된 경위와 새로운 소송의 제기나 그 밖의 방법으로 새로운 집행권원 확보 필요성을 적은 안내서[기재례, 전산양식 A2742]를 작성하여 당사자 또는 그 소송대리인에게 통지한다.