가족관계등록신고서류의 보존ㆍ관리 등에 관한 사무처리지침

시(구)ㆍ읍ㆍ면에서 접수하고 수리한 가족관계등록신고서류에 대한 감독법원 송부와 감독법원의 그 보존ㆍ관리방식에 대하여는 「가족관계의 등록 등에 관한 법률(이하 "법"이라 한다)」과 「가족관계의 등록 등에 관한 규칙(이하 "규칙"이라 한다)」 에 규정된 사항 이외의 사항에 관하여는 이 지침에 따라 처리한다. 다만, 「가정폭력범죄의 처벌 등에 관한 특례법」 제2조제5호에 따른 피해자의 개인정보가 포함된 신고서류에 대하여는 「가정폭력피해자 증명서 등에 관한 개인정보보호 및 그 불복절차에 관한 사무처리지침」을 우선하여 적용한다. 1. 가족관계등록신고서류의 송부와 그 정리ㆍ보존절차 가. 가족관계등록신고서류의 법원 송부절차 (1) 신고서류의 편철 ① 시(구)ㆍ읍ㆍ면의 장은 신고서류를 해당 시(구)ㆍ읍ㆍ면(동ㆍ리 별로 구분하지 아니한다)별로 신고서류를 접수순서에 따라 1개월마다 편철하여 관할 감독법원에 송부한다. ② 규칙 제44조에 따라 제출하는 등록사항별 증명서 등은 신고서와 같이 규칙 제68조에 따라 감독법원으로 송부한다. ③ 시(구)ㆍ읍ㆍ면의 장이 위 ①에 따라 신고서류를 편철하여 송부하는 경우, 기록의 장수가 많은 것은 300매 내외를 기준으로 하여 분책ㆍ편철하여 송부한다. (2) 신고서류에의 쪽 번호 송부한 신고서류의 쪽 번호는 1개월 단위로 각 장(첨부서류를 포함한다)의 아래 중앙에 아라비아 숫자로 일련번호를 기입하고, 각 목록의 장수표시란에는 신고서류의 각 첫 면의 쪽 번호를 기재한다. (3) 신고서류의 송부방법 감독법원에 대한 신고서류 송부는 부득이한 경우 이외에는 법원에 직접 교부하는 방법에 의하여 한다. (4) 송부목록의 편철방법 신고서류에 대한 송부목록 1부는 1개월 마다 편철한 해당 신고서류의 앞부분에 합철하여 송부한다. (5) 신고서류의 송부목록 표지 신고서류를 송부할 때에는 각 목록의 전면에 별지 제1호 양식에 의한 표지를 붙이고, 그 표지의 우측 상단에 발송인과 직인을 찍어 송부한다. (6) 발송번호의 기록방법 규칙 제68조의 신고서류를 법원에 송부할 때에는 신고서류송부목록을 문서건명부에 등재하고, 「가족관계등록사무의 문서 양식에 관한 예규」별지 제33호 서식「발송인과 직인」인판(印版)의 번호는 문서건명부의 진행번호를 기록한다. (7) 흠결있는 신고서와 추후보완신고서에 의한 가족관계등록부의 기록, 신고서 편철 및 송부방법 ① 흠결이 있는 신고서와 그 추후보완신고서에 따라 같은 달 내에 가족관계등록부에 기록된 경우에는 두 신고서를 합철하여 감독법원에 송부하여야 한다. ② 흠결이 있는 신고와 추후보완신고가 월(月)을 달리하여 가족관계등록부에 기록된 경우에는 각 기록이 완료된 월(月)에 수리된 다른 신고서류와 같이 편철하여 각 해당 월(月)별로 감독법원에 송부하여야 한다. ③ 재외공관으로부터 흠결이 있는 신고서와 함께 추후보완신고서의 송부가 있는 경우에는 이를 한꺼번에 하나의 신고로 보아 접수하고, 가족관계등록부에 기록을 하여야 한다. (8) 신고서가 감독법원에 송부 중 분실된 경우의 처리방법 ① 신고서가 법원에 송부도중 분실된 경우에는 가족관계등록사건접수장에 따라 분실한 신고서의 수, 그 종류, 사건본인의 성명, 접수연월일과 분실경위를 기재한 조서를 작성하고 그 신고사건에 따라 가족관계등록부에 기록을 한 등록사항별 증명서를 첨부하여야 한다. ② 이 등록사항별 증명서에는 그 각 증명서에 신고서 분실로 인하여 사건본인의 신고(신청)사항의 기재가 있는 등록사항별 증명서를 제출한다는 사유를 기재하고, 시(구)ㆍ읍ㆍ면의 장이 서명 날인한 부전지를 첨부하여야 한다. 오류가 있는 가족관계등록사건건수표는 가족관계등록사건접수장에 따라 다시 작성 제출하여야 한다. (9) 출장소의 신고서류 송부절차 시(구)ㆍ읍ㆍ면의 출장소가 신고서류를 송부할 경우 그 출장소를 독립된 시(구)ㆍ읍ㆍ면으로 보아 위(1)항부터 (8)항까지의 절차에 따른다. 나. 감독법원의 정리ㆍ보존절차 (1) 신고서류와 그 목록의 기재와의 부합 여부 조사 법원이 신고서류를 송부 받은 때에는 각 송부목록의 기재내용과 송부되어 온 신고서류가 서로 부합하는지를 정확히 조사하여야 한다. (2) 신고서류편철부의 표지는 다음과 같은 방법에 따라 제작하여 사용한다. 다만, 감독법원은 법원 사정에 따라 신고서류를 22㎝×31㎝×26㎝(A4용지상자)정도 크기의 상자에 넣어 보존할 수 있다(이 경우 상자의 앞면에 별지 제2호 양식의 기재사항을 기재한 표지를 붙여야 한다). ① 신고서류편철부의 표지는 별지 제2호 양식과 같이 한다. ② 부책표지의 제작 기준 ㉠ 재료: 내구성이 강한 화학제품이나 견고한 합지천으로 한다. ㉡ 규격: 표지 규격을 가로 23cm, 세로 29.7cm, 책 허리 11cm로 한다. ㉢ 색상: 신고서류편철부는 밝은 회색으로 한다. (3) 신고서류편철부의 편철방식 신고서류편철부 신고서류의 분량에 따라 1개월분을 여러 권으로 분책하거나 수 개월분을 한권으로 합철하여 보존할 수 있다. 법원의 시정지시에 의하여 송부 받은 서류나, 송부시 빠뜨려 추가로 송부 받은 서류는 신고서류의 목록에 표시한 후 그 서류철의 맨 끝부분(서류의 양이 많을 경우에는 별책으로 조제할 수 있다)에 편철하여 보존하여야 한다. 다만, (2)의 단서의 경우에는 1개월분을 여러 상자에 보존하거나 수 개월분을 한 개의 상자에 보존할 수 있다. 법원의 시정지시에 의하여 송부 받은 서류나, 송부시 빠뜨려 추가로 송부 받은 서류는 신고서류의 목록에 표시한 후 그 상자(서류의 양이 많을 경우에는 별도 상자로 조제할 수 있다)에 보존하여야 한다. (4) 신고서류의 철저조사 ① 신고서류를 송부 받은 법원은 지체 없이 그 내용을 조사하여야 하고 지적사항에 대하여는 시정지시를 하여야 한다. ② 감독법원은 매년 1월 첫째 주 수요일까지 전년도 매월 시정지시 건수를 별지 제3호 양식에 의하여 법원행정처에 보고하여야 한다. (5) 신고서류의 목록 보존 신고서류의 각 목록은 위(4)의 조사가 완료된 때에 신고서류와 함께 즉 시(구)ㆍ읍ㆍ면에서 송부된 대로 1개월마다 신고서류편철부에 편철하여 보존한다. (6) 출장소의 신고서류의 보존 출장소를 둔 시(구)ㆍ읍ㆍ면의 신고서류는 본사무소의 신고서류 다음에 출장소의 신고서류를 목록과 함께 장부에 편철하여 보존한다. (7) 신고서류의 폐기 ① 신고서류의 보존기간 30년이 경과된 것은 한꺼번에 폐기한다. ② 신고서류의 보존기간이 경과된 경우라 하더라도 시(구)ㆍ읍ㆍ면의 장이 사무처리상 필요하다고 인정하여 일정기간 그 폐기를 보류하여 줄 것을 요청한 때에는 그 요청기간 동안 해당 신고서류의 폐기를 보류하고 신고서류편철부에서 제거하여 별도의 「폐기보류 신고서류철」에 편철하여 보존한다. ③ 「폐기보류 신고서류철」 은 연도별로 시(구)ㆍ읍ㆍ면의 구별 없이 별지 제4호 양식에 의한 목록을 붙여 보존한다. ④ 폐기보류신고서류는 그 보류기간이 경과하면 해당 목록의 비고란에 「○○년 ○월 ○일 폐기」 라고 기재한 후 즉시 폐기한다. (8) 신고서류편철부의 보관방법 ① 신고서류편철부를 보관하는 창고는 소화시설 및 습기제거시설(환풍기 등)을 갖추어야 하며, 창고 내에는 화재의 염려가 있는 물건(복사기 및 약품 등)을 보관하여서는 안 된다. ② 신고서류편철부는 서가에 시(구)ㆍ읍ㆍ면별 및 연도별로 구분ㆍ진열하여 보관한다. ③ 창고의 출입통제 신고서류편철부를 보관한 창고에는 법원의 감독공무원 이외의 자의 출입을 허용하여서는 안 되며, 창고의 출입문에는 「담당 직원 외 출입을 금함」이라는 붉은색 글씨의 표찰을 게시하여야 한다. 1의2. 가정폭력범죄피해자 개인정보보호를 위한 조치 시(구)ㆍ읍ㆍ면의 장 또는 법원의 관계공무원은 신고서류의 열람 청구가 접수된 때에는 우선 전산정보처리조직을 통하여 그 청구인이 가정폭력범죄피해자와 관련된 법 제14조제9항의 교부제한대상자 또는 법 제15조의2제2항에 따른 공시제한대상자 본인등인지 확인하여야 하고, 「가정폭력피해자 증명서 등에 관한 개인정보보호 및 그 불복절차에 관한 사무처리지침」를 우선 적용하여 처리하여야 한다. 2. 법원에 보관되어 있는 신고서류의 열람 가. 법원에 보관되어 있는 신고서류를 열람하고자 하는 이해관계인은 별지 제5호 양식의 신청서를 작성하여 제출하여야 한다. 나. 법원에 보관되어 있는 신고서류에 대하여는 등ㆍ초본이나 인증 있는 사본을 교부할 수는 없다. 다만, 법 제42조제4항에 따른 이해관계인 또는 해당사건을 처리한 시(구)ㆍ읍ㆍ면 담당공무원의 청구가 있으면 인증 없는 단순한 사본은 교부할 수 있다. 다. 친양자입양신고서류의 열람청구에 대해서는 규칙 제72조제2항 및 "나"항의 규정을 따른다. 라. 열람은 법원주사 등이 보는 앞에서 하여야 한다. 마. 열람은 무료로 한다. 바. 위 "가"항의 열람신청서는 가족관계등록민원청구서편철장에 편철하여 보존한다. 3. 특종신고서류의 보존·관리 가. 특종신고서류는 법원에 송부하지 아니하고 그 신고서류를 접수한 시(구)·읍·면에서 연도별로「특종신고서류편철장」에 편철하여 보존하되, 가족관계등록부 존재신고 등이 없는 한 영구보존 하여야 한다. 나. 일반신고와 특종신고가 혼합된 신고서류는 등본을 작성하여 원본은 감독법원에 송부하고, 등본은 가족관계등록사무를 처리한 관서에서 "가"항에 따라 보존한다. 4. 신고서류의 폐기절차 신고서류를 폐기할 때에는 가정법원장(지원장)의 승인을 받아야 한다.