호적용지로 작성된 무연고 호적ㆍ제적 등의 전산화를 위한 개제 등에 관한 사무처리 지침

1. 목적 이 예규는 호적법시행규칙(이하 "규칙"이라 한다) 부칙 제2조 제1항 및 제2항에 의하여 호적용지로 작성된 무연고 호적·제적·전산이기 보류된 호적(이하 "종이제적 등"이라 한다)을 이미지 전산화함에 있어 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. 2. 종이제적 등의 이미지 전산화 절차 가. 이미지 전산화를 위한 개제 대상 (1) 호적용지로 작성된 제적 단, 규칙 부칙(2001. 1. 4) 제2조제5항의 규정에 의한 전산이기로 인하여 생성된 제적은 이미지 전산화하지 아니한다. (2) 호적용지로 작성된 무연고 호적 (3) 호적예규 제577호 다.(2)에 의한 전산이기에 적합하지 아니한 호적(이하 "전산이기보류 호적"이라 한다) 나. 이미지 전산화의 원칙 종이제적 등의 전산화를 위한 개제는 기존의 종이제적 등에 기재된 사항 및 현상을 변경함이 없이 원형 그대로 촬영하여 정보처리시스템에 의하여 이미지 전산입력하는 방법에 의하며, 호적부의 전산이기에 관한 대법원 호적예규 제577호 관련규정은 이를 적용하지 아니한다. 다. 이미지 전산화 절차 (1) 종이제적 등 전산입력 표준 및 자료 제출방법(이하“표준”이라 한다) 등의 배포 법원행정처장은 호적관서가 자체적으로 수립·수행하게 될 이미지 전산화 작업의 통일성을 기하고 호적관서의 이미지 전산호(제)적 자료를 전산정보중앙관리소의 제적정보시스템에 통합구축하기 위하여 호(제)적 이미지 표준, 호(제)적 색인정보 표준, 호(제)적 이미지 색인정보 표준 등 전산입력 표준 및 검증프로그램을 배포하고 그 전산입력된 자료를 법원행정처에 제출하는 방법을 정한다. (2) 이미지 전산화 작업의 착수보고 등 (가) 호적관장자는 법원행정처장이 배포한 표준에 따라 당해 호적관서에 보관되어 있는 종이제적 등에 대하여 이미지 전산화 작업을 착수한 때에는 「제적 등의 이미지 전산화 작업 착수보고」(별지 제1호서식)에 따라 감독법원에 그 뜻을 보고하여야 한다. (나) 호적관서로부터 보고를 받은 감독법원의 장은 지체없이 소속지방법원을 경유하여 그 뜻을 법원행정처장에게 보고하여야 한다. (3) 이미지 전산화 작업 및 자료 제출방법 종이제적 등에 대한 이미지 전산화 작업 및 전산화 자료의 제출요령은 별첨한 별표「종이제적 등 전산입력 표준 및 자료 제출방법」에 의한다 (4) 이미지 전산화 작업일지 등의 작성 및 실적보고 (가) 이미지 전산화 작업일지 작성 이미지 전산화 작업에 착수한 호적관서의 호적관장자는 그 작업을 능률적이고 책임있게 감독·처리하도록 하기 위하여 별첨한「제적 등 이미지 전산화 작업일지」(별지 제2호서식)를 비치하고, 이를 수시로 점검하여야 한다. (나) 이미지 전산화 작업의 실적보고 호적관장자는 매월 말 현재 종이 제적 등 이미지 전산화 작업의 현황을 다음 달 10일까지 감독법원에 별첨한「제적 등 이미지 전산화 현황 보고」(별지 제3호서식)에 의하여 보고하여야 한다. 라. 이미지 전산화 작업의 완료보고 및 전산자료 승인신청 (1) 호적관장자는 당해 호적관서의 종이제적 등에 대하여 이미지 전산화 작업을 완료한 때에는 별첨한 「제적 등 이미지 전산화 작업 완료 보고 및 승인신청」서식(별지 제4호서식)에 따라 감독법원에 지체없이 보고 및 승인신청하여야 하며, 각 감독법원의 장은 소속 지방법원을 경유하여 그 뜻을 법원행정처장에게 보고하여야 한다. 다만, 호적관장자는 감독법원에 종이제적 등의 이미지 전산화 작업 완료 보고 및 승인신청과 동시에 「제적 등 이미지 전산화 현황 정보」(별지 제5호서식)를 지체없이 법원행정처장에게 송부하여야 한다. (2) 법원행정처장은 다. (3)항의 제출방법에 의해 송부된 전산자료에 대하여 지체없이 오류검증작업을 실시하고, 오류가 발생한 경우에는 오류목록을 작성하여 해당 호적관서에 통보하여야 한다. (3) 오류목록을 통보받은 호적관서의 호적관장자는 오류목록에 따른 오류정비를 하여 「제적 등 이미지 전산화 작업 완료 보고 및 재승인신청」서식(별지 제6호 서식)에 따라 감독법원에 그 뜻을 보고 및 재승인신청하여야 하고, 감독법원에서는 지체없이 이를 법원행정처장에게 보고하여야 한다. (4) 법원행정처장은 송부된 전산자료에 대한 검증절차를 거쳐 오류가 없음이 확인된 때에는 전산자료에 대한 승인을 하고 승인된 종이제적 등의 전산자료에는 정보처리시스템에 의하여 일괄하여 규칙 부칙(2004. 10. .) 제2조제1항에 따른 전산화의 뜻을 기록하여 이를 제적정보시스템에 이관한다. 단, 오류가 발견된 때에는 (2)항~(4)항을 반복 수행한다. 마. 이미지 전산화에 따른 조치 (1) 이미지 전산화의 사유 기록 호적관장자가 법원행정처장으로부터 승인을 얻은 때에는 그 승인일로부터 종이제적 등의 전산자료는 전산제적 또는 전산호적으로서의 효력이 인정되므로 종이제적 등에는 지체없이 규칙 부칙(2004. 10. .) 제2조제1항에 따른 전산화의 뜻을 기재하여야 한다. (가) 이미지 전산화 작업이 완료되고 법원행정처장의 승인을 얻은 종이제적 등의 경우에는 기존의 호(제)적 첫장 상단의 적당한 여백에 아래 예시와 같은 목각인 내지 고무인을 이용하여 주서하고 서미인을 날인하는 것으로 기재에 갈음할 수 있으며, 이 때 이미지 전산화 일자는 법원행정처장의 승인일로 한다. <img src="/flDownload.do?flSeq=145621287&gubun=ESTABLISHRULEIMG" alt="img145621287"onError="this.style.visibility='hidden'"> (나) 이미지 전산화 작업이 완료되고 법원행정처장의 승인을 얻은 무연고 호적 또는 전산이기보류 호적은 위 (가)의 기재 이외에도 규칙 제76조 제2항의 규정에 의한 제적절차를 밟아야 한다. 이로 인하여 생성된 제적은 무연고 호적과 전산이기보류 호적을 구분하여 별도의 제적부에 편철하여 따로 관리한다. 바. 이미지 전산화작업 완료 후 승인절차 중 종이제적 등에 관한 열람 및 등·초본 발급 신청 또는 호적사건발생시의 사무처리에 관한 경과조치 등 (1) 호적관장자는 종이제적 등에 관하여 이미지 전산화를 완료하여 승인신청을 하였으나, 법원행정처장의 승인을 아직 얻지 못한 때에 그 종이제적 등에 관한 열람 및 등·초본 발급신청이 있거나 호적사건(호적신고, 호적정정신청, 직권정정 등 호적에 기재를 요하는 모든 사건을 말한다. 이하 같다)을 접수하였을 때에는 종전의 호적용지로 작성된 호(제)적에 대한 사무처리규정에 따라 처리하여야 한다. (2) 위 (1)항에 따라 호적사건을 접수한 때에는 즉시 「이미지 전산화완료 제적 등의 전산자료 정정 현황」(별지 제7호서식)에 등록하고 사건처리가 완료된 때에는 그 처리내역을 기재하여 이미지 전산화 완료에 따른 법원행정처장의 승인이 있는 때에 감독법원에 보고하여야 한다. 이 때 호적사건이 호적용지로 작성된 무연고 호적 또는 전산이기보류 호적에 대한 것일 때에는 이 호적은 이미지 전산화를 위한 입력 대상 및 통계 건수에서 제외하여야 한다. (3) 제적에 대하여 호적사건이 접수되어 위 (1)항 및 (2)항에 따른 처리를 하는 때에는 그 변동자료를 즉시 정보처리시스템에 의하여 입력하여야 한다.(호적정보시스템 입력시 종전에 종이제적 등으로 구분하여 접수처리한 부분을 수정한후, 이미지 호(제)적으로 접수하여 이 예규 3.가.(2)(가)의 이미지제적에 대한 기록의 특례규정에 의하여 처리한다) (4) 무연고 호적에 대하여 호적사건이 접수되어 위 (1)항에 따른 처리를 한 때에는 호적용지로 작성된 무연고 호적의 무연고 호적상태가 종료된 것으로 보아 호적예규 제413호에 의한 조치를 취하여야 하고 그 호적을 규칙 부칙(2001. 1. 4)제2조제1항 본문에 의하여 전산이기 개제하여야 한다. 이 때 호적의 기재내용중 불분명한 문자가 있는 경우에는 호적신고인에게 소명하게 하는 등의 방법으로 문제점을 해소한 후 정확히 이기하여야 한다. (5) 전산이기보류 호적에 대하여 호적사건이 접수되어 위 (1)항에 따른 처리를 한 때에는 호적예규 제577호 1.다.에도 불구하고 전산이기보류 호적을 규칙 부칙(2001. 1. 4)제2조제1항 본문에 의하여 전산이기 개제하여야 한다. 이 때 호적기재사항중 일부가 없거나 호적용지의 일부가 멸실된 호적인 경우에는 전산이기 당시 현존하는 호적의 내용을 이기하며, 동일인에 대하여 복수의 호적이 있는 경우일 때에는 이들 모두를 전산이기하되, 호적의 기재내용 전부 또는 일부를 판독할 수 없는 경우에는 호적신고인에게 소명하게 하는 등의 방법으로 문제점을 해소한 후 정확히 이기하여야 한다. 사. 이미지 전산제적부 등의 취급 및 관리 규칙 부칙 제2조의 규정에 의하여 호적용지로 작성된 호적 또는 제적의 이미지 전산화가 완료되어(그 전산자료를 "이미지 전산제적부 등"이라 한다) 법원행정처장의 승인이 있는 때에는 그때로부터 이미지 전산제적부 등은 호적법 제124조의3제2항의 호적부 또는 제적부로 보기 때문에 그 승인일로부터 정보처리시스템에 의하여 호적사무를 처리하여야 하며, 규칙 제14조의2에서 정한 바에 의하여 보관·관리하여야 한다. 3. 호적사건의 접수 및 기록사무의 처리의 특례 가. 이미지 전산제적부 등에 대한 호적사건의 접수사무처리 등 (1) 이미지 전산제적부 등에 대한 호적사건은 현행 호적접수장에 동일하게 접수한다. (2) 이미지 전산제적부 등에 대한 호적사건의 기록방법은 다음과 같다. (가) 이미지 전산제적에 대한 기록의 특례 이미지 전산제적에 대한 호적사건이 발생한 경우에 기록하는 방법 1) 이미지 전산제적 자체에는 호적사항란이든 신분사항란이든 사건에 따른 정정 또는 기록을 요하지 아니하며 이미지 전산제적 맨 첫면에 별지 제①호로 예시된 표지양식을 추가로 설치하여 정정 또는 기재내역을 기록하여야 한다. 단, 정정 또는 기재사항이 없는 경우에는 ‘정정 또는 기재사항 없음’으로 표시한다. 2) 추가설치된 표지양식의 [정정 또는 기재사항]란에 기록하여야 할 사건의 기재례는 호적실무자료집(기재편)의 항목식 기재례를 따른다. 다만, [정정 또는 기재사항]란에 항목식 기재례로 기록할 때에 해당 사건에 대해 기록할 항목 처음에 [사건본인명] 및 [호주와의 관계] 항목을 설정하여 그에 대한 기재를 한 다음 그 아래에 점선을 그어 정정 또는 기재된 내용과 구분하여야 한다. 3) 제적의 구성원이 누락되어 구성원을 추가하는 정정 사건이 발생할 경우에는 맨 첫면에 추가설치된 표지양식의 [정정 또는 기재사항]란에 구성원 추가취지를 기재한 후, 이미지 전산제적의 맨 뒷면에 별지 제②호양식을 추가로 설치하여 추가된 구성원 및 해당 구성원의 신분사항을 항목식으로 기록한다. 추가된 구성원에 대하여 정정사건이 발생할 경우에는 맨 첫면에 추가설치된 표지양식의 [정정 또는 기재사항]란에는 기록하지 않고 맨 뒷면에 추가설치된 양식의 해당 구성원에 대한 신분사항란에 기록한다. 구성원이 여러 명 추가되는 경우 별지 제②호양식을 계속 추가적으로 설치하여 기록한다. (나) 이미지무연고호적에 대한 기록의 특례 1) 호적용지로 작성된 무연고 호적에 대하여 전산화작업을 완료하여 법원행정처장의 승인을 얻은 이후(이하 그 호적을 "이미지무연고호적"이라 한다) 이미지무연고호적에 대하여 호적사건이 발생한 경우 먼저 규칙 부칙(2001. 1. 4)제2조제1항 본문에 의하여 전산이기 개제하고 규칙 제76조제2항의 규정에 따라 제적으로 처리한 후 호적사건을 접수 처리하여야 한다. 2) 위의 전산이기를 함에 있어서 호적의 기재내용 중 불분명한 문자가 있는 경우에는 호적신고인에게 소명하게 하는 등의 방법으로 문제점을 해소한 후 정확히 이기하여야 한다. (다) 이미지화된 전산이기보류 호적에 대한 기록의 특례 1) 전산이기보류 호적에 대하여 전산화작업을 완료하여 법원행정처장의 승인을 얻은 이후(이하 그 호적을 "이미지화된 전산이기보류 호적"이라 한다) 이미지화된 전산이기보류 호적에 대하여 호적사건이 발생한 경우 먼저 규칙 부칙(2001. 1. 4)제2조제1항 본문에 의하여 전산이기 개제하고 규칙 제76조제2항의 규정에 따라 제적으로 처리한 후 호적사건을 접수 처리하여야 한다. 2) 위의 전산이기를 함에 있어서 호적기재사항중 일부가 없거나 호적용지의 일부가 멸실된 호적인 경우에는 전산이기 당시 현존하는 호적의 내용을 이기하며, 동일인에 대하여 복수의 호적이 있는 경우일 때에는 이들 모두를 전산이기하되, 호적의 기재내용 전부 또는 일부를 판독할 수 없는 경우에는 호적신고인에게 소명하게 하는 등의 방법으로 문제점을 해소한 후 정확히 이기하여야 한다. 3) 이미지화된 전산이기보류 호적에 대한 이기보류 해소사유가 발생한 때에도 규칙 부칙(2001. 1. 4)제2조제1항 본문에 의하여 전산이기 개제하고 규칙 제76조제2항의 규정에 따라 제적으로 처리하여야 한다. 나. 이미지 전산제적부 등의 양식 (1) 이미지 전산제적부 등의 표지양식 이미지 전산제적부 등에는 맨 첫면에 표지를 별지 제①호양식으로 예시된 양식에 따라 호적 또는 제적으로 제목을 붙여 설치한다. (2) 이미지 전산제적부 등의 등·초본 발급 요령 가) 이미지제적 등의 표지양식의 제목 "호(제)적"을 "호(제)적 등본"(예시된 별지 제③호양식 참조) 또는 "호(제)적 초본"(예시된 별지 제④호양식 참조)으로 하고 표지양식의 [정정 또는 기재사항]란의 말미에는 증명문구를 삽입하여 이미지 전산제적부 등의 등·초본의 표제부로 하고 전체 면수를 모번호로 하여 가지번호를 붙이는 방법으로 면수표시를 하여야 한다. 나) 종이제적 등에 기재란의 여백이 없어서 용지를 덧붙여서 작성된 호(제)적이 있는 경우에는 덧붙인 부분을 덧붙임장으로 별도로 출력하여 그 부분을 오려내어 이미지 전산제적부 등의 해당 부분에 덧붙여 직인으로 간인하여야 한다. 다) 초본의 경우에는 호주에 관한 부분과 신청인에 관한 부분 이외에 다른 구성원의 부분은 가린 후 가린 부분은 여백표시를 삽입하여 출력하여야 한다. 라) 이미지 전산제적부 등의 등·초본의 각 면의 순서를 표지양식, 이미지전산제적부 등의 이미지, 구성원 추가양식 순으로 하여 작성·발급한다. 다. 관할의 특례 (1) 법제24조 및 규칙 제7조 내지 제8조의 규정에 의하여 시·읍·면의 구역이 변경되어 호적 및 관계서류를 해당 시·읍·면으로 인계하여야 하나, 이를 누락한 호(제)적을 호적관장자가 종이제적 등의 이미지 전산화 과정에서 발견한 때에는 그 제적 등이 현존하는 호적관서에서 이미지 전산화 작업을 수행하도록 한다. (2) 종이제적 등에 대한 이미지 전산화가 완료·승인된 때에는 지체없이 종이제적 등에 이 예규의 마.(1)에 따라 이미지 전산화하였다는 뜻을 기재하고 규칙 제8조의 규정에 따라 관할 호적관서에 종이제적 등을 인계하여야 한다. 4. 호적관서에 비치할 장부 및 그 보존기간 이미지 전산화 작업에 착수한 호적관서에는 아래 장부를 비치하여야 하고, 그 장부는 당해 호적관서의 이미지 전산자료에 대한 법원행정처장의 승인이 있는 때의 다음 해로부터 10년간 보존한다. (1) 제적 등 이미지 전산화 작업일지철 (2) 제적 등 이미지 전산화 현황보고철 (3) 이미지 전산화 완료 제적 등의 전산자료 정정현황 보고철