법원행정처와 외교부의 시스템 연계 방식을 이용한 재외공관의 등록사항별 증명서 교부 등에 관한 사무처리지침

제1장 총칙

이 예규는「가족관계의 등록 등에 관한 규칙」(이하 "규칙"이라 한다) 제24조에 따라 법원행정처와 재외공관 사이에 재외공관에서 등록사항별 증명서(제적 등ㆍ초본을 포함한다. 이하 같다) 발급에 관한 신청의 접수 및 교부사무(이하 "등록사항별 증명서 교부사무"라 한다)를 법원행정처와 외교부의 시스템 간 전자적 연계 방식으로 처리함에 있어 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

법원행정처와 재외공관 간 등록사항별 증명서 교부사무를 위한 각종 서류의 송부는 다른 특별한 사정이 없는 한 법원행정처의 '가족관계등록정보시스템'과 외교부의 '재외국민을 위한 통합전자행정시스템(G4K)'을 연계한 전산정보처리조직을 이용한다.

① 법원행정처장은 다음 각 호의 사항 및 외교부의 의견을 종합하여 등록사항별 증명서 교부사무를 처리할 재외공관(이하 “교부 재외공관”이라 한다)을 지정할 수 있다.

1. 재외공관 관할구역 내에 거주하는 재외동포의 인구수, 재외공관에서 접수한 가족관계등록신고사건 건수 및 재외공관에서 등록사항별 증명서 발급신청을 대행한 건수 등에 비추어 재외공관에서 등록사항별 증명서 교부사무를 처리할 필요성이 있는지 여부

2. 재외공관이 등록사항별 증명서 교부사무를 원활하게 처리할 수 있는 정보통신망 등의 시설을 갖추었는지 여부

3. 재외공관의 가족관계등록정보 보안에 관한 관리능력, 등록사항별 증명서 교부사무에 관한 전문인력, 수수료등 각종 비용 정산을 위한 업무담당인력 확보여부

② 재외공관의 장은 법원행정처장이 교부 재외공관의 지정을 위하여 제1항 각 호의 어느 하나 또는 그 밖에 필요한 사항의 소명을 요구한 경우 그 소명자료를 제출하여야 한다.

이 예규에 따른 등록사항별 증명서는 「가족관계의 등록 등에 관한 법률」제4조의2제2항의 재외국민 가족관계등록사무소장(이하‘재외국민 가족관계등록사무소장’이라 한다.) 명의로 하고, 제10조에서 정한 인증문에 재외공관장 직인을 부기하여 발급한다.

재외공관의 장은 소속 등록사항별 증명서 교부사무를 담당하는 공무원(이하 “재외공관 가족관계등록담당자”라 한다)을 지정하거나 변경한 때에는 별지 제1호 서식에 의하여 즉시 법원행정처장에게 보고하여야 한다.

본인, 배우자, 직계혈족(이하 이 조에서는 "본인등" 이라 한다)은 이 예규에 따른 등록사항별 증명서 교부를 신청할 수 있다. 다만, 본인등의 대리인도 본인등의 위임을 받은 경우 신청할 수 있다.

제2장 신청, 접수, 전송 및 교부절차

① 이 예규에 따라 등록사항별 증명서의 교부를 신청하고자 하는 사람은 「가족관계등록사무의 문서 양식에 관한 예규」 별지 제11호 또는 제11-1호 서식의 가족관계등록부 등의 증명서 교부 등 신청서(이하 “신청서”라 한다)를 작성하여야 한다.

② 우편으로 등록사항별 증명서의 송부를 청구하는 경우에는 신청서에 정해진 사항을 기재하고, 교부신청권자의 신분증명서 사본을 첨부하여야 하며, 대상자의 등록기준지를 기재하여야 한다.

③ 영문증명서상 본인의 부, 모 또는 배우자가 외국인인 경우 영문증명서 발급을 신청하는 때에는 그 사람의 외국여권상 로마자성명을 소명하여야 한다.

④ 신청인이 아포스티유 발급을 신청하기 위하여 외교부에 증명서 발급정보 전송을 원하는 경우에는 신청서에 증명서 발급정보 전송에 관한 동의를 표시하여야 한다.

① 등록사항별 증명서 발급신청을 받은 재외공관 가족관계등록담당자는 신청인의 자격이 있는지, 신청사유가 부당한 목적을 위한 것인지 여부 등을 면밀히 심사하여 접수하여야 한다. 다만, 제7조제2항에 따라 우편으로 등록사항별 증명서의 송부를 청구받은 재외공관 가족관계등록담당자는 신청서 접수 즉시 그 상단 여백에 ‘우편접수’를 표시하여야 한다.

② 우편으로 등록사항별 증명서의 송부를 청구받더라도 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 재외공관 가족관계등록담당자는 신청서에 그 거부사유를 기재하여 반송하여야 한다.

1. 신청서에 정해진 사항을 기재하지 않은 경우

2. 신분증명서 사본을 첨부하지 않은 경우

3. 대상자의 등록기준지를 기재하지 않은 경우

4. 신청사유가 부당한 목적임이 분명한 경우

③ 신청서를 접수한 재외공관 가족관계등록담당자는 별지 제2호 서식의 접수대장(이하 "접수대장"이라 한다)에 신청사항을 기재하고, 신청서 및 신분증명서 등을 전자화문서로 변환한 후 이를 법원행정처장에게 즉시 전송한다.

① 재외국민 가족관계등록사무소 소속 담당공무원은 「등록사항별 증명서의 발급 등에 관한 사무처리지침」의 관련 규정에 따라 발급이 가능한 경우에는 등록사항별 증명서 전자화문서를 재외공관에 전송하고, 발급이 불가능한 경우에는 발급불가사유를 적시하여 재외공관에 통지하여야 한다.

② 재외국민 가족관계등록사무소 소속 담당공무원은 신청인이 제7조제4항에 따른 동의를 표시한 경우에 증명서 발급정보를 외교부에 전송하여야 한다.

① 재외공관 가족관계등록담당자는 전송받은 등록사항별 증명서 전자화문서를 출력하여 그 등록사항별 증명서에 제3항에 따른 고무인 인증문을 찍되, 그 위치는 등록사항별 증명서의 마지막 장에 기록된 재외국민 가족관계등록사무소장 명의 아래 중앙 여백에 찍어야 한다. 다만, 등록사항별 증명서 마지막 장 아래에 여백이 없는 경우에는 마지막 장 뒷면 아래 중앙 여백에 찍는다.

② 등록사항별 증명서가 여러 장인 경우에는 재외공관장의 직인으로 간인한다. 간인은 천공방식으로도 할 수 있다.

③ 등록사항별 증명서 인증문의 고무인은 아래와 같이 새겨서 사용한다.

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④ 제3항에도 불구하고 영문증명서 인증문의 고무인은 아래와 같이 새겨서 사용할 수 있다.

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⑤ 등록사항별 증명서의 인증문 말미에 찍는 민원발급용 재외공관장 직인은 재외공관을 대표하는 대사 또는 영사가 대내외에 시행하는 각종 문서에 찍는 직인과 동일하여야 한다.

제3장 수수료등

① 재외공관의 장이 이 예규에 따라 등록사항별 증명서를 교부한 경우 원화 1,000원 상당의 수수료(이하 "수수료"라 한다)를 수입인지ㆍ현금 또는 현금의 납입을 증명하는 증표로 징수하여야 한다. 다만, 재외공관의 장이 수수료를 외국통화로 징수하는 경우 외교부장관은 현지 환율시세 등을 감안하여 수수료 외에 환전수수료 등의 비용을 정할 수 있다.

② 삭제 (2014.12.08. 제404호)

① 외교부장관은 이 예규에 따라 징수한 수수료를 분기 후 20일 이내(마지막 분기는 분기 후 15일 이내)에 국고에 납입하여야 한다.

② 외교부장관은 징수한 수수료 내역을 분기별로 보고하되, 분기 후 20일 이내(마지막 분기는 분기 후 15일 이내)에 별지 제5호 서식을 첨부하여 법원행정처장에게 문서로 통지하여야 한다.

③ 삭제 (2023.10.31. 제623호)

④ 삭제 (2023.10.31. 제623호)

제4장 준수사항

① 재외공관 가족관계등록담당자는 가족관계등록 관련 법규에서 정한 목적 이외의 사유로 등록사항별 증명서를 교부하거나 열람하여서는 아니되며, 특히 가족관계등록정보의 보안 및 개인정보 보호에 충실하여야 한다.

② 재외공관의 장은 소속 가족관계등록담당자가 가족관계등록 관련 법규에 위반함이 없는지 수시로 감독하여야 한다.

법원행정처는 별지 제6호 서식의 발급통계표를 작성하되 재외공관의 등록사항별 증명서의 발급사항을 합산하여 기록하고, 비고란에 재외공관별 발급통수 및 수수료를 기록한다.

① 신청서 접수시 받은 서류들은 재외공관에서 보존한다.

② 제1항의 서류, 접수대장 및 처리대장은 각 3년간 이를 보존한다.

법원행정처장은 제3조 제1항 각 호의 사정이 변경되거나 제11조 제2항, 제12조 제1항 또는 제2항, 제13조 제1항을 위반하여 사무를 처리한 재외공관에 대하여 교부 재외공관 지정을 취소할 수 있다.

제5장 업무지도

법원행정처장은 소속 직원으로 하여금 재외공관을 방문하도록 하여 제3조 제1항 각 호의 사항들을 점검하고, 등록사항별 증명서 교부사무에 관한 업무지도를 하게 할 수 있다.