문서 등의 반환ㆍ폐기 등에 관한 예규(재민 2006-1)

제1조(목적)

이 예규는 민사소송법 제355조 제4항의 규정에 따라 증거로 채택되지 아니한 문서와 그 밖에 중복되거나 불필요한 문서 등을 반환ㆍ폐기하는 절차와 방법 등에 관하여 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.

제2조(증거로 채택되지 아니하거나 기일에서 진술되지 아니한 문서의 반환ㆍ폐기)

① 참여사무관 등은 재판장의 지시를 받아 법원에 제출된 문서 중 당사자가 서증으로 제출하지 아니하거나 서증으로 제출하였으나 증거로 채택되지 아니한 문서 또는 증거로 채택되었다가 증거채택이 취소된 문서, 변론기일이나 변론준비기일에서 진술되지 아니한 문서를 제출자에게 반환하거나 폐기한다. 다만, 공공기관으로부터 송부된 인증등본은 공공기관으로부터 반환 요청이 없는 한 서증 신청인에게 반환하거나 폐기하되, 수사기관에서 송부된 문서 등 서증 신청인에게 공개하는 것이 적당하지 않은 문서는 폐기한다.

② 당사자가 서증으로 제출하지 아니한 문서를 제1항의 규정에 따라 반환하거나 폐기한 때에는 그 문서가 첨부된 준비서면 등의 끝 부분이나 증거신청서 등의 표지나 뒷면 여백에 반환ㆍ폐기 사유, 반환ㆍ폐기의 취지 및 당사자의 의견을 들은 기일 등을 기재한다.

[기재례] 서증 미제출 문서 반환(폐기), 1차 변론기일

③ 당사자가 서증으로 제출하기 위하여 서증부호와 번호를 부여한 문서가 증거로 채택되지 아니하거나 증거채택이 취소되어 제1항의 규정에 따라 반환하거나 폐기한 때에는 “민사 등 증거목록에 관한 예규(재민 2004-6)”에서 규정한 서증이 기각된 경우의 기재방법에 따라 서증목록을 작성하고, 비고란에 당사자의 의견을 들은 기일 등을 기재한다.

④ 변론기일이나 변론준비기일에서 진술되지 아니한 문서를 제1항의 규정에 따라 반환하거나 폐기한 때에는 그 문서의 표지 여백에 반환ㆍ폐기 사유, 반환ㆍ폐기의 취지 및 당사자의 의견을 들은 기일 등을 기재한다.

[기재례] 부진술 문서 반환(폐기), 2차 변론기일

제2조의2(서증 외의 증거 신청이 채택되지 않은 때의 문서의 반환ㆍ폐기)

① 증인신청서 등이 제출된 후 증거로 채택되지 않거나 증인신청 등이 채택되었다가 철회 또는 취소된 경우 참여사무관 등은 재판장의 지시를 받아 증인신청서 등에 첨부된 증인신문사항 등을 제출자에게 반환하거나 폐기한다.

② 제1항의 규정에 따라 증인신문사항 등을 반환하거나 폐기한 때에는 “민사 등 증거목록에 관한 예규(재민 2004-6)”에서 규정한 증거 신청이 채택되지 않은 경우의 기재 방법에 따라 증인등목록을 작성하고, 비고란에 당사자의 의견을 들은 기일 등을 기재한다.

제2조의3(증인신문사항 등의 폐기)

① 참여사무관 등은 증인신문조서 또는 당사자신문조서를 작성한 후 재판장의 지시를 받아 증인신청서 등에 첨부된 증인신문사항 등을 폐기한다. 다만, 민사소송법 제159조에 따라 증인신문 또는 당사자신문을 녹음하여 녹음물이 조서의 일부가 된 경우로서 「변론의 속기·녹음에 관한 업무처리요령」 제13조의2에 따른 녹취서가 작성되지 않은 때에는 증인신문사항 등을 폐기하여서는 아니 된다.

② 증인신문사항 또는 당사자신문사항을 제1항의 규정에 따라 폐기한 때에는 증인신청서 등의 표지나 뒷면 여백에 폐기의 취지와 폐기한 날짜를 기재한다.

[기재례] 증인신문사항 폐기, 2007. 7. 23.

제3조(조회사항 등이 중복되는 경우)

① 법원이 사실조회ㆍ감정촉탁 등 신청서(이하 ‘신청서’라고 한다)에 첨부된 조회사항ㆍ촉탁사항 등(이하 ‘조회사항 등’이라고 한다) 및 참고자료와 동일한 내용으로 사실조회ㆍ감정촉탁 등(이하 ‘사실조회 등’이라고 한다)을 하는 때에는, 참여사무관 등은 기록에 편철하는 사실조회서ㆍ감정촉탁서 등(이하 ‘사실조회서 등’이라고 한다)에는 조회사항 등 및 참고자료를 첨부하지 않는다.

② 제1항의 경우, 사실조회서 등의 조회사항 등 란에는 조회사항 등 및 참고자료가 신청서에 첨부된 내용과 동일하다는 취지의 기재를 하여야 한다.

[기재례] 조회사항 : 200 . . .자 사실조회신청서의 조회사항 및 참고자료와 같음

제4조(중복 문서 등의 반환ㆍ폐기)

① 참여사무관 등은 재판장의 지시를 받아 신청서에 첨부된 참고자료 중 이미 기록에 편철되어 있는 증거 등과 동일한 자료를 신청인에게 반환하거나 폐기한다.

② 참여사무관 등은 재판장의 지시를 받아 사실조회 등에 대한 회신서ㆍ감정서 등(이하 ‘회신서 등’이라고 한다)에 첨부된 자료 중 이미 기록에 편철되어 있는 증거 등과 동일한 자료를 증거 신청인이나 제출인에게 반환하거나 폐기한다.

③ 제1, 2항의 경우, 신청서 및 회신서 등 표지의 여백에 반환ㆍ폐기 사유, 반환ㆍ폐기의 취지 및 당사자의 의견을 들은 기일 등을 기재한다.

[기재례] 참고자료(갑 1호증 ~ 5호증과 동일) 반환(폐기), 2차 변론기일

제4조의2(상소심 등의 반환ㆍ폐기)

① 상소심이나 이송을 받은 법원의 참여사무관 등은 송부받은 기록에 중복되거나 불필요한 문서가 반환ㆍ폐기되지 아니하고 첨부되어 있는 때에는 재판장의 지시를 받아 제2조 내지 제4조에 따라 반환ㆍ폐기할 수 있다.

② 제1항에 따라 반환ㆍ폐기하는 때에는 제2조 제2항ㆍ제3항, 제2조의2 제2항, 제2조의3 제2항, 제3조 제2항 및 제4조 제3항을 준용한다. 이 경우 반환ㆍ폐기된 문서의 장수를 함께 기재한다.

[기재례] 서증 미제출 문서 반환(폐기), 1차 변론기일, 367～390쪽

제5조(기록심사)

참여사무관 등은 수시로 기록에 불필요하거나 중복된 문서 등이 편철되어 있는지 심사하여 재판장에게 보고하여야 한다.

문서 등의 반환ㆍ폐기 등에 관한 예규(재민 2006-1)

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