등기소에 비치할 장부와 보존기간 및 보조장부의 양식에 관한 예규

이 예규는 「부동산등기규칙」(이하 "규칙"이라 한다) 제166조의 규정에 의하여 「부동산등기법」(이하 "법"이라 한다) 및 규칙에 따라 등기사무를 처리함에 있어 등기과·소(이하 "등기소"라 한다)에 작성, 비치할 필요가 있는 기존의 장부와 보존기간을 예시하고, 그 장부 중 보존기간의 정함이 없는 장부의 보존기간 및 그 장부외 등기업무에 필요한 장부를 새로 정함으로써 전국 등기소의 업무통일과 능률적인 사무처리를 도모함에 그 목적이 있다.

등기소에는 별표1 목록 기재의 보조장부를 작성, 비치하여야 하며, 그 양식은 별지 별지 제1호 및 제2호로 한다.

보조장부의 기재는 다음 각호와 같이 한다.

1. 삭제(2020.08.20. 제1704호)

2. 삭제(2006.11.15. 제1155호)

3. 우편물수령증철 : 등기소에서 발송되는 우편물에 대하여 우체국으로부터 수령받은 특수우편물수령증을 모두 편철한다.

4. 삭 제(2012.01.13 제1441호)

① 확정일자부책보존부에는 확정일자부를 등재한다.

② 등기전산정보시스템에 의해 관리되는 등기신청서류보존부에는 신청서기타부속서류편장을 입력한다.

1. 삭제(2020.08.20. 제1704호)

2. 신청서 기타 부속서류 편철장

3. 삭제(2020.08.20. 제1704호)

③ 기타장부보존부에는 확정일자부책보존부 및 등기신청서류보존부에 등재되는 장부 외의 모든 장부 등을 등재한다.

④ 상업ㆍ법인ㆍ선박등기에 관한 장부의 경우에도 제1항 내지 제3항에 준하여 등재한다.

⑤ 보존부는 매년 작성하되, 누년 계속하여 사용할 수 있다. 다만, 마모 등으로 필요한 때에는 그 보존부책을 다시 조제하고 폐기되지 아니한 종래의 장부의 기재사항을 새로이 조제된 장부에 연도별, 보존기간별로 이기하되, 종래의 장부는 보존기간 종료시까지 보존하여야 한다.

⑥ 보존할 장부는 보존기간 별로 구분하여 등재하되, 누년 사용할 경우 보존한 연도가 같은 장부는 연속하여 등재하여야 한다.

① 등기소에 작성ㆍ비치할 장부 및 그 보존기간은 별표 2와 같다.

② 등기소장은 다른 법령이나 규칙, 예규 등의 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 가급적 제1항 및 제2조에 규정된 장부외의 장부 등은 사용하지 아니한다.

① 등기전산정보시스템에 의해 자료가 관리되는 경우에는 별도 종이장부를 조제할 필요가 없고, 등기신청서류보존부와 기타장부보존부에도 이를 등재하지 아니한다. 다만, 기타문서의 접수 등 등기전산정보시스템에 의해 자료가 관리되는 경우에는 보조기억장치로 조제된 장부를 사용한다.

② 부동산등기규칙 제19조제5항에 따라 등기전산정보시스템의 저장공간 부족, 전산으로 관리되는 신청서기타부속서류편철장에서 등기원인정보만을 분리하여 보존하는 방법이 확보되거나 서면으로 제출된 신청서 및 첨부서면의 전자보관 방법에 관한 제도가 마련될 때까지 등기전산정보시스템으로 관리되는 자료는 보존기간이 만료되더라도 삭제하지 아니한다.