친일반민족행위자재산조사위원회 기록물관리에 관한 규정

제1장 총칙

이 규정은 친일반민족행위자재산조사위원회(이하 "위원회"라 한다)의 기록물관리에 관한 업무수행의 통일성을 기하고, 안전한 보존 및 효율적 활용을 기하기 위하여 위원회의 기록물 및 수집자료 관리에 있어 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "기록물"이라 함은 위원회가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료 및 기타 모든 행정기록물을 말한다.

2. "수집자료"라 함은 재산조사활동을 지원하기 위하여 국내·외에서 수집한 일반도서, 제본도서, 참고도서, 학위논문, 특수자료, 전자매체자료, 연속간행물, 시청각물 등을 말한다.

3. "기록물관리"라 함은 기록물 및 수집자료의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

4. "주관부서"라 함은 기록물관리 운영을 총괄하는 부서를 말한다.

5. "처리부서"는 생산, 편철 등 기록물관리 실무를 수행하는 실·과를 말한다.

①위원회 기록물관리업무 주관부서는 기록관리과로 하고, 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물 및 수집자료 관리에 관한 기본계획의 수립·시행

2. 기록물 및 수집자료의 수집·등록 등에 관한 사항

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물 생산현황의 조사

5. 기록물 이관에 관한 사항

6. 소관 비공개기록물의 공개 재분류

7. 서고 관리

8. 기록물 정수점검 및 실태조사

9. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행

10. 기록물 및 수집자료의 열람·대출

11. 기타 기록물 및 수집자료의 관리에 관한 사항

②기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서에서는 기록물관리책임자를 지정하여야 한다.

제2장 기록물 관리

제1절 기록물의 생산·등록

처리부서는 업무수행의 모든 과정 및 결과를 기록물로 생산하여야 하며, 생산 완료와 동시에 "기록물등록대장"에 이를 등록하여야 한다.

공공기록물 관리에 관한 법률(이하 "법"이라 한다) 시행령 제17조 제1항에 해당하는 연구·검토서를 작성하는 경우에는 법 시행령 제17조 제2항 각 호의 사항이 포함되도록 하고, 그 기록물의 좌측 상단의 여백에 별표1의 방법으로 등록번호를 표기하여야 한다.

①처리부서는 다음 각호의 1에 해당하는 회의를 개최하는 경우 법 시행령 제18조 제2항 혹은 위원회운영세칙 제6조에 의거하여 회의록을 작성하여야 한다.

1. 전원위원회, 상임위원회 등의 회의

2. 위원장이 참석하는 회의

3. 위원회 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 사무처장, 상임위원, 기획단장, 조사단장 등 3급 이상의 공무원 3인 이상이 참석하는 각종 회의

4. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의

②회의록은 당해 회의를 소집하거나 주관하는 처리부서에서 작성하며, "○○회의록" 혹은 "○○회의결과보고"로 기록물등록대장에 등록하여야 한다.

③제1항에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 속기록 또는 녹음기록을 생산하여야 하며, 녹음기록은 제7조에 따라 등록하고 관리하여야 한다.

①처리부서에서 다음 각호의 1에 해당하는 시청각기록물을 생산하는 때에는 별지1 서식에 따라 시청각기록물 표지와 목록을 작성하여 기록물등록대장에 등록하고, 보존봉투(용기)의 좌측 상단 여백에 별표1을 사용하여 등록번호를 표기한다.

1. 위원장, 사무처장 등 주요 직위자의 업무활동과 관련된 사항

2. 위원회의 연혁 및 기능을 보여줄 수 있는 주요 행사에 관한 사항

3. 사료적·증거적 가치가 높아 그 내용 및 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항

4. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

②이미 결재 받은 문서에 포함된 사진파일은 해당 문서에 분리등록하지 아니하고, 제1항의 방식과 동일하게 등록하여 관리할 수 있다.

처리부서에서 작성된 대장, 카드, 도면류에 대하여는 생산시 등록 누락을 방지하기 위하여 여백의 상단 좌측에 별표1의 방법으로 등록번호를 표기하여야 한다.

제2절 기록물의 편철

①처리부서는 매년 초 업무계획에 입각하여 "기록물철등록부"에 기록물철명을 일괄 등록하되, 필요한 경우 수시로 등록할 수 있다.

②주관부서는 기록물철명의 표준화 및 기록물 접근의 통일성을 확보하기 위하여 기록물철명을 점검하고, 처리부서에 변경 요청할 수 있다.

①문서류는 법 시행령 제23조, 법 시행규칙 제9조, 친일반민족행위자재산조사등에관한규칙 제2조의 각 규정에 따라 편철하되, 법 시행규칙 별표 제2호 서식의 기록물철표지와 별지 제1호 서식의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열한다.

②카드류는 비치활용이 종결되는 시점에 법 시행규칙 별표 제7호의 카드류 보존봉투에 30건 이내로 넣어 편철하고, 보존봉투의 맨 위에는 법 시행규칙 별지 제1호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록의 순서에 따라 카드를 배열한다.

③사진·필름류는 법 시행규칙 별표 제9호의 보존봉투에 넣어 편철하고 보존봉투의 맨 위에는 법 시행규칙 별지 제1호 서식의 색인목록을 놓고 그 순서에 따라 배열한다. 단, 사진파일은 보존봉투 대신에 저장매체의 보존용기를 그대로 사용한다.

④오디오·영화·비디오류는 해당 매체의 보존용기를 그대로 사용하고 법 시행규칙 별지 제1호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록의 순서에 따라 배열한다.

제3절 기록물 정리·이관 등

①주관부서의 장은 법 시행령 제25조에 따라 업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표를 작성하여야 한다.

②처리부서는 기록물철을 생성할 적절한 단위업무가 없거나 조직개편으로 인한 단위업무의 이동 등의 변경이 발생할 경우 주관부서와 협의하여 기록관리기준표를 갱신하여야 한다.

①처리부서는 매년 2월말까지 전년도 기록물에 대한 정리업무를 수행하고, 매년 6월말까지 전년도 기록물의 생산현황을 주관부서로 통보하며, 주관부서는 이를 취합하여 관리하여야 한다.

②주관부서는 매년 초에 위원회 기록물관리지침 수립 시 전년도 기록물의 정리 및 생산현황통보 계획을 수록하여야 한다.

①주관부서는 매년 9월말까지 전년도 기록물의 이관 계획을 수립하여 시행할 수 있다.

②처리부서는 기록물의 정리·편철이 완료된 기록물에 대하여 별지2 서식의 인계인수서를 작성하여 주관부서로 이관하여야 한다. 다만, 업무가 종결되지 아니하였거나 수시로 참고할 필요가 있는 기록물에 대하여는 별지3의 서식을 사용하여 연기할 수 있다.

③주관부서의 장은 업무담당자의 잦은 교체로 인하여 기록물의 인계자가 불명확하거나 관리부실의 우려가 있는 기록물에 대하여 처리부서에 조기 이관을 요청할 수 있다.

①처리부서는 기록물을 폐기할 수 없다.

②주관부서는 보존기간이 경과한 기록물 등에 대하여 폐기대상목록을 작성하여야 한다.

처리부서는 법 시행령 제57조 제1항에 따라 관인류 및 현판, 기념품, 휘호 등의 상징물·기념물 등을 생산·접수한 때에는 별지4의 대장에 기재 후 위원회 활동기간까지 관리하여야 한다.

①서고에는 서고번호와 서가번호를 표시하고, 이관 받은 기록물은 관리번호순으로 서가에 배열한다.

②주관부서는 이관 받은 기록물을 처리부서에서 신속하게 접근·활용할 수 있도록 서고 보유목록을 위원·직원에게 공지하여야 한다.

③서고에 보유하고 있는 기록물에 대하여는 1년 주기로 정수점검을 실시하여 기록물 관리·보존의 이상여부를 확인하여야 한다.

①주관부서의 장은 위원회 기록물이 효과적으로 생산·관리될 수 있도록 자료관리시스템을 구축·운영할 수 있다.

②자료관리시스템의 운영에 필요한 기준과 절차에 필요한 세부적인 사항은 별도로 정한다.

제3장 수집자료 관리

수집자료의 선정 및 구입은 다음 각호의 사항을 고려하여 필요한 자료의 수요를 파악하고, 주관부서의 장이 예산의 범위 안에서 수시로 구입할 수 있다.

1. 위원회 조사업무에 필요한 자료

2. 기타 위원회 운영에 필요한 자료

①처리부서는 해외여행이나 공무출장 중 수집한 자료를 주관부서에 제출하여야 한다.

②처리부서는 간행물을 생산하는 경우 주관부서에 간행물 3부를 제출하여야 한다.

③주관부서는 개인 및 단체로부터 기증받은 자료 중 친일재산조사를 위하여 지속적으로 보관하여 활용할 가치가 있다고 판단되는 자료 등은 접수하여 관리하여야 한다. 다만, 친일재산조사 업무에 부적당하다고 인정되는 자료는 관리대상에 포함시키지 아니할 수 있다.

①수집자료의 효율적 관리와 이용을 위하여 이용가치가 없게 되거나 훼손된 수집자료는 필요한 기관으로 이관 혹은 폐기할 수 있다.

②제1항의 규정에 의한 이관 및 폐기의 기준과 범위에 관하여 필요한 사항은 별도로 정한다.

수집자료는 다음 각 호의 절차에 따라 정리하고, 관리하여야 한다.

1. 기관인, 장서인, 등록번호표시인을 날인하고 등록번호를 부여하고 등록원부에 등재한다.

2. 수집자료는 등록번호순으로 정리하고 도서관리프로그램에 의해 전산 등록하여 관리하여야 한다.

3. 수집자료 중 비도서형태의 시청각자료와 물품자료는 등록번호, 분류번호 등을 부여하고 별도 보관하여야 한다.

제4장 기록물 및 수집자료의 정보제공

제1절 기록물 및 수집자료의 열람

①열람시간은 당일 근무시간의 시작시부터 종료시까지 한다. 다만, 필요한 경우 이를 연장·단축 또는 변경할 수 있다.

②서고의 기록물 및 수집자료는 위원회의 위원·직원에 한하여 열람하는 것을 원칙으로 한다.

③제2항의 규정에도 불구하고 당해기관에 열람의뢰공문 요청을 통하여 주관부서 장의 승인을 얻은 경우에 한하여는 열람할 수 있다.

열람은 서고 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.

1. 기록물 및 수집자료의 훼손·오손 또는 낙서

2. 무단 실외반출

3. 복사기 등 시설의 훼손 또는 파괴

①기록물 및 수집자료를 열람하고자 하는 때에는 별지5 서식의 열람대장에 그 내용을 기재한다.

②제22조의 제3항에 해당하는 자는 기록물 및 수집자료를 열람하고자 할 경우 서고 안에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 한다.

위원회에서 소장하고 있는 수집자료를 제22조의 3항에 해당하는 자가 복사, 촬영코자 할 경우에는 주관부서 장의 사전 승인을 얻어야 한다.

제2절 기록물 및 수집자료의 대출

서고의 기록물 및 수집자료는 위원회의 위원·직원에 한하여 대출하는 것을 원칙으로 한다.

기록물 및 수집자료의 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물 및 수집자료의 권수에 관계없이 대출기간은 30일 이내로 하되 진행중인 업무의 여부에 한하여 여러 차례 연장할 수 있다. 다만, 기록물을 대출하고자하는 자는 별지6 서식의 신청서와 별지7 서식의 서약서를 작성하여야 한다.

3. 제2호의 규정에 불구하고 보존 기록물 및 수집자료의 보존 상태나 성격에 따라 대출범위와 조건을 제한할 수 있다.

다음 각 호의 1에 해당하는 경우에는 열람·대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀, 대외비가 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단될 경우

5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물 및 수집자료인 경우

6. 기타 기록물 및 수집자료의 성질상 대출이 부적합하다고 판단되는 경우

①기록물 및 수집자료를 대출받은 자는 대출기간 내에 이를 반납하여야 하고, 기간 연장이 필요한 때에는 사전에 연장요청을 하여야 한다. 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

②대출된 기록물 및 수집자료를 기간 내에 반납하지 않을 경우에는 다음 각 호의 절차에 따라 처리한다.

1. 대출 만료일로부터 1주일이내 1차 반납 촉구

2. 1차 반납 촉구기간 만료일로부터 1주일이내 2차 촉구

3. 2차 반납 촉구기간 내에도 반납하지 않을 경우에는 분실한 것으로 간주

③해외출장·국내장기출장·전출·휴직·정직·퇴직 및 복귀 등의 사유가 발생한 때에 대출자는 지체 없이 그 기록물 및 수집자료를 반납하여야 한다.

④대출기간 내 일지라도 필요한 경우 담당직원은 대출 기록물 및 수집자료의 반납을 요구할 수 있다.

기록물 및 수집자료를 열람하거나 대출받은 자가 분실 또는 훼손하였을 경우에는 동일한 것으로 변상하여야 한다. 다만, 동일한 것을 구할 수 없는 경우에는 당해 현재 시가에 상당하는 금액으로 변상하여야 하며, 그 시가를 환산하기 어려운 경우에는 주관부서의 장이 정하는 금액으로 한다.

제5장 보안관리 및 점검

①서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 한다.

②서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 서고를 출입하고자 하는 자는 미리 주관부서 장의 허가를 받아야 한다.

서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 소화기기를 비치하여야 한다.

서고근무자는 다음 각 호의 사항을 일일 점검하여야 한다.

1. 서고의 각종 전원 등 각종 시설물 작동상태와 보존 기록물 및 수집자료의 오손여부 및 해충의 발생여부

2. 서고의 열람 및 대출상황의 점검

제6장 보칙

①주관부서의 장은 위원회의 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.

②주관부서의 장은 기록물의 관리업무와 관련하여 위원회 각 실·과의 기록물관리담당자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 따로 정할 수 있다.